公司图纸管理程序文件更新12.10

1、项目文件管理程序编 制： 项目部 校 对： 审 核： 批 准： 目录一、总则 31.目标 32.适用范围 33.项目文件定义 34.职责 3二、项目资料管理 31、项目资料的类型 32. 样品图纸文件的管理 43、正式受控图纸管理文件 43.1项目文件编制和签署栏的管理 43.2项目文件的管理与存档 43.3项目文件的修改 43.4项目文件的保密 5三、项目文件的发放流程 5四.项目文件的回收 6五. 项目文件的销毁 6六、文件借阅 7七、附件 7一、总则1、目标项目文件是本公司的核心机密，是本公司进行生产和管理工作共同的依据。为了保证项目文件的完整性、一致性、保密性，使公司的项目文件得到有效

2、的控制,确保生产现场所用的项目文件为最新有效版本。特制定本制度，加强管理并规范员工的行为。2、 适用范围适用于本公司项目部所涉及到的所有项目文件。3、项目文件定义本规定所述的项目文件包括产品装配图、零件图、工装夹具图、工艺图、项目标准、项目通知以及项目培训资料、顾客提供的图纸等文件资料。4、职责1）.项目部负责全公司项目文件的编制、审核、批准，更改。2）.资料员负责项目文件的复印、发放和归档管理。3）.各使用部门负责图纸的使用、保管。二、项目资料管理1、项目资料的类型1）.产品图样、产品标准、产品装配图、工装图、作业指导书、工艺卡、项目通知单、更改通知单、评审表、企业标准等各类项目性文件；2）

3、.顾客提供的项目图纸、标准；3）.外来资料（图纸、电子文档，国家标准、行业标准）；4）.与顾客之间的关于项目信息的邮件、传真等。2. 样品图纸文件的管理与存档1）.试制图纸底图由项目部项目负责人掌管，以便修改和指导试制工作。2）.产品试制阶段结束后经客户确认通过，由项目部将“正式图档”发放各部门。项目资料员将“正式图纸”存档，并将“试制用图”统一回收并存档备份。3、受控图纸管理文件3.1项目文件编制和签署栏的管理1）.项目文件、项目标准及项目图纸应严格执行设计（编制）、审核、批准三级把关制度；明确各级的责、权、利。2）.项目文件中，需备注内部编号，数量（是否对称），表面处理，以及特别备注，信息

4、不全的项目文件视为无效文件，不得发放各部门。3.2项目文件的管理与存档1）项目文件的使用、保存管理1.1 受控的项目文件各级部门均应保管好，如有丢失应填写文件丢失报告单由项目经理审核签字后交项目主管审批后方可补发。1.2 应回收的文件如有丢失应填写文件丢失报告单由项目经理审核签字后由项目员存档。2）项目文件的存档2.1 项目类文件的原稿及电子档由项目部保存。2.2 归档后的项目类文件由项目部存档。2.3 项目人员编制的项目文件对项目资料进行整理审批生效后，将电子档图纸放于服务器中共享，将纸质文件复印件交接给制造部负责人，在文件发放记录中签收，由项目存档留底。3.3项目文件的修改1）.项目文件的

5、更改权限属项目部。其它任何部门或个人不得在文件、标准图、工艺图等资料上作任何标记、涂改。2）.项目文件的修改，由项目员填写文件更改申请单，说明修改理由及修改具体内容，由项目主管审批后，填发更改通知单一式两份，最后将修改后的文件及更改通知单交由制造部门负责人及采购外协签字确认，确认后的更改单由项目部存档备案。3.4项目文件的保密1）.任何部门、个人不得擅自打印、复印，或以任何形式传递、拷贝项目文件。2）.工作需要必须打印或复印时，经办人提出书面复印、打印申请单申请（员工填写申请理由、份数），经项目员确认核可后方可复印拷贝。三、项目文件的发放流程1.项目图纸发放项目员把详细的信息填写完整（每张图纸

6、上需包含内部编号，数量（对称需特别标识），表面处理，以及特别备注），并制作项目清单，项目清单的内容须与图纸信息一一对应，经项目经理复核后，将无误的图纸以及项目清单复印件交由制造部门负责人签字签收，项目图纸原件，清单，制造部门负责人签字确认单由项目部保存以备存档查阅。2.外协图纸发放1）.外协人员凭据 “外协加工单”到生产部申请打印、复印工艺图纸。产品加工完后与图纸一起归还采购部，外协单位留底复印件以备查阅。2）.外协加工的图纸，须由外协单位敲章确认，并标明签收图纸日期。四.项目文件的回收1.因工艺变更、尺寸需调整等原因，导致项目文件失效不再使用的，由项目员发布文件作废、失效声明通知，并及时回收

7、。2.因图纸、文件的损坏、污损等原因不能再使用，需要重新更换图纸，经项目员批准后，附上原有损坏的文件到项目部领用。原发放日期不变，旧的项目文件不必登记即时销毁。3.销毁的纸质文件必须经过碎纸机粉碎或者烧掉。五. 项目文件的销毁1）.由于新项目的日新月异，越积越多的项目文件会占据不必要的资源，所以有的项目文件需要销毁和清除，故文件最低保存期为2年。 2）.已收回、需销毁的项目文件，由项目部统一归档，并决定文件的处置，完全没有保存价值的项目文件，由项目员校对核实后，填写文件销毁申请表（注明文件名称、图号和销毁理由），并经领导批准，即可销毁。3）.销毁申请表应妥善保管，有据可查。4）.销毁的纸质文件

8、必须经过碎纸机粉碎或者烧掉。六、文件借阅1.相关部门因业务需要借阅已经归档的文件或资料时，应填写项目资料借阅记录台账以备查询。2.文件借阅者需保持文件完整，并按期归还，到期借阅经办人要催还并收回文件。七、附件1、 项目更改申请单；2、 更改通知单；3、 复印、打印申请单；4、 项目发放记录；5、 受控文件领用申请表；6、 项目销毁申请表；7、 项目资料借阅记录台账；项目更改申请单编号: 项目名称项目图号/编号项目页数更改页数 或序号版本 更改原因：更改内容申请人： 时 间： 部门项目经理项目主管确认 签名备注编制： 日期：更改通知单编号: 项目名称项目图号更改日期更改页数 或序号更改项数更改内容申请人： 时 间： 部门项目经理制造部负责人采购外协确认 签名备注编制： 批准： 日期：复印/打印申请单 文件编号：申请人日期项目名称项目编号/图号复印 打印 份数申请理由：项目经理审批 签名：备注：编制： 日期：15项目发放记录 文件编号：序号项目名称图号份数接受人接受日期发放类型旧文件处理备注编制： 日期：受控文件领用申请表 项目编号：领用人领用部门项目名项目编号/图号领用