英文电子邮件的写作特点和格式

1、英文电子邮件的写作特点和格式一、主题主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings;长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES:SuppliertrainingNO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太长）主题框的内容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting这样的表达，YES:应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写

2、即可。另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词或冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation视信的内容是否重要，还可以开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation,供参考），如：URGENT:Submityourreporttoday!二、称呼1、E-mail一般使用非正式的文体，因此正文（Body）前的称呼（Salutation）通常无须使用诸如DearMr.John之类的表达。在同辈的亲朋好友或同事间可以直呼其名，

3、但对长辈或上级最好使用头衔加上姓。YES:Tommy,或者Mr.Smith。2、称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。如：Jimmy,IreceivedyourmemoandwilldiscussitwithEriconWednesday.Best,David3、人家的名字千万不要错，老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样，头衔都不要错.头衔或学位，任择其一吧.以下是一样的：HowardE.Wyatt,Dr.HowardE.Hyatt4、多过一个男人，用Messrs,就是Misters的意思，不过不要跟名字，跟姓就行啦.YES:Messrs.Smith,Wy

4、att,andFury。女人呢？YES:用Mesdames,Mmes.,orMses.同样不要跟名字.例子：Mses.Farb,Lionel,andGray。男女一齐呢？弄清楚称呼就行.例如：Dr.andMrs.HaroldWright;Mr.HaroldWrightandDr.MargaretWright;Mr.andMrs.HarveyAdams-Quinn。5、有人有自己头衔就要跟紧，例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔，有时大头不知道对方头衔，干脆用Ms.算了.Ms.SarahGray6、职衔短可以一行过，长就下一行吧.例如：KenGreen,President/KenGreen/V

5、icePresidentofInternationalOperationsNO:KenGreen/VicePresidentofUnicomChinaYES：KenGreen/VicePresident,UnicomChina7、老外的名字有时有Jr.或Sr.,之前的逗点是随你喜欢的，以下都是正确，不要笑人：YES:MichaelJ.Smith,Jr./MichaelJ.SmithSr.8、用人家的名字总好过人家的头衔称呼.如果没有名字，或者是很正规信的信件，可以考虑这些：DearCommitteeMember:DearMeetingPlanner:DearColleagues:ToAllSa

6、lesReps:ToWhomItMayConcern:DearSirorMadam:DearMadamorSir:DearPurchasingAgent:如果是全公司：YES:GentlemenorLadies:LadiesorGentlemen:9、有时见到人家用冒号就说人家错，其实也未必啊，看：YES:DearMr.Jones:（非常正规）DearJoan:DearJim,Jim,（非正规）三、拼写特别是给长辈或上级写信,1、E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事,或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然OutlookExpr

7、ess等软件的拼写检查功能可以助你一臂之力。2、外国国名尽量用大写.是为尊重，也方便邮差.3、标点要准确NO:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.YES:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.4、大小写要注意非必要，不要整个字都是大写，除非要骂人。NO:MUSTchangetoOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样。YES:要强调的话，用底线，斜字，粗体就可以了。四、结尾部分A、书信的结尾致意要留意，弄清大

8、家的关系才选择用词，例子：1、 VeryFormal非常正规的（例如给政府官员的）Respectfullyyours,Yoursrespectfully,2、 Formal正规的（例如客户公司之间啦）Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,3、 LessFormal不太正规的（例如客户）Sincerelyyours,Yourssincerely,Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,4、Informal非正规的（例如朋友，同事之类）Regards,Warmregards,Withkindes

9、tregards,Withmybestregards,Mybest,GivemybesttoMary,Fondly,Thanks,Seeyounextweek!有时在we,I,andyou之间选择是很烦的事-如果是公司代表联络生意之类，可以用：Wewillreimburseyoufortheselegalexpenses.Sinopecwillreimburseyoufortheselegalexpenses.如果单纯说你自己，可以用:Ifoundthebrochureveryinformative.有时可以一起用啦.：Wearepleasedtoofferyouthepositionofsa

10、lesdirector,andIamlookingforwardtoourTuesdaymorningmeeting.那么I和you呢？好烦好烦.一般来说，收信人的利益比较重要，名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了.多用you有时会有隔阂的感觉.Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你样）Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcan

11、didatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou'llagree隧就诙善侈了）Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来芈U断我呀）Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点，人家受落）总之，语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.B、信尾客套话（Complimentaryclose）通常也很简明。常常只须一个词，如：'Thanks','

12、;Best','Cheers',不需要用一般信函中的'Sincerelyyours'或Bestregards'。C、签名：不要把Mr.,Ms.,Mrs.,Dr.之类一起签，人家会笑你的.签名也看信件的语气.给朋友或公司客户，签Bill也可以，给陌生人就最好用Gates或者BillGates啦.五、其它注意事项：A、文法1、切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为：Decidingtor

13、escindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是reporto）2、句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。3、结构对称，令人容易理解。例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeen

14、alteredwithinkmarkings.应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5、动词主词要呼应。想想这两个分别：1） Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2） Thisisoneofthepublic-relatio

15、nsfunctions,whichareunderbudgeted.6、时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。7、选词正确像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。8、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧，除了One,例子：127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlaza556-91StreetB、文体1、可读性：对象是大学程度的话，用高中的英文就行，不要以为人人都是语言大师，多用短句（15-20字吧），技术性的字，就更加要简单易明.2、注意段落的

16、开头.一般来说，重要或强调的事情都放在信件或段落的开头，而句子就放在最尾.例如:（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.4、意思转接词要留神.例如：but（相反）,theref

17、ore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.分不清furthermore和moreover就不要用啦.5、句子开头不要含糊不清的主词。例子：Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么呀？开头少用this,that,it,they,或which.6、修饰词的位置要小心，例如：HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.应为HecouldreimbursethecostonlyafterJu

18、ly15.7、用语要肯定准确.切忌含糊.例如:Thefiguresshowasignificantincrease.怎样"significant呀,改为：Thefiguresshowanincreaseof19%.8、 .立场观点一致.少用被动语.例如：PartialdatashouldbesubmittedbyApril.改为：YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.C.格调1、式样和句子长度不要太单调.千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.2、弱软的词(e.g.was,were,is,are

19、.)可以加强一点.例如：Pruntonproductsarehighlyeffectivein.改为：Pruntonproductsexcelin.就有力很多了.3、亲切，口语化是比较受欢迎！用宾词和主动的词，让人家受落.例如：(1).Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”(2).Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地，我们会喜欢第2句.D、内容与附件E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。商务英语（BEC）英文电子邮件的格式、

20、写法、范文特商务英语电子邮件以其方便快捷，在现代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的形象，显示着公司的水平和实力，直接影响到客户对公司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着举足轻重的地位。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。随着全球经济一体化的发展，商务英语电子邮件的写作越来越受到重视，本文将着重探讨商务英语电子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。一、商务英语电子邮件的格式常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Emai

21、l地址。标题。称呼、开头、正文、结尾句。礼貌结束语。写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。二、商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctn

22、ess、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原贝U。准确原则由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。简洁原则简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略

23、句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you,Pls表示please,Info表示information,Qty表示quantity,P"C表示piece,L"C表示LetterofCredit,FOB表示FreeonBoard。例1ItisverydifficulttosellmanholecoversinFrance.ThisproductmusthavethequalitycertificateissuedinFrance.例2Price:FOBShanghaiUSD96"PC.例3Hop

24、eyoucanacceptit.例1中的两个单句具有明显的因果关系，但写并不使用表达因果关系的连接词如since、because,这种舍长句、复合句，选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特征在商务英语电子邮件写作中十分常见。例2中缩略语的使用，例3中不完整句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。完整原则商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who,when,where,what,wh

25、y和how。清楚原则商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：例1Wewilldeliveryourgoodssoon.例2中signficant一词意为明显的、不小的，语义模糊，故可以用具体数字替换。例2中soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。礼貌原则商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。例1Ifitisnotforthelargerorderswere

26、ceivefromanumberofourregularcustomers,wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice.,000pieces.例2Iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65例1中虚拟语气和例2中委婉语气的使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自己的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚恳，礼貌得体，很轻易为对方接受。三、结语随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难

27、免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。英文电子邮件写作中国鞋网更新日期：2010-04-0116:53:10浏览：44857【大字体中字体小字体】【打印】一、文法上1、切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为：Decidin

28、gtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We决定呀,不是report.）2、句子不要凌碎例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起.3、结构对称，令人容易理解例子:Theownerquestionedtheoccupantsleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalte

29、redwithinkmarkings.应改为:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.4 .单众数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服.例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.5 .动词主词要呼应.想想这两个分别1 ).Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2 ).Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.6 .时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊7 .标点要准确例如：Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitorthee