人事档案管理信息化管理问题探析

1、人事档案管理信息化管理问题探析    摘要：为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用，应该积极地将信息技术与档案管理技术和方法结合起来，促进档案的信息化管理。本文论述了信息化建设对人事档案管理的作用，当前信息化建设存在的问题及其管理方法。 关键词：人事档案管理、信息化、建设 人事档案管理工作是一项极为重要的工作，特别是由于当今社会高速发展，我们人事档案管理工作提出了新的要求，人事档案管理工作只有适应新形势要求，充分利用先进的管理技术和手段，发挥其应用的最大效益，建立人事档案信息网络，实现人事档案信息管理的网络化，推进人事档案现代化管理。 1.信息化建设

2、对人事档案管理的作用 （1）促进信息资源利用最大化。 传统的人事档案管理都是以纸为载体，很容易就出现损坏或者遗失，不利于传递，也不利于携带。人事档案管理信息化建设之后，各种人事信息资源都是以数字信号的形式出现，而不再是过去的实物形式，这样一来，使得使用和传输的效率大大加快。而且人事档案管理信息化还配备有功能齐全的诸多辅助软件，可以实现人事资源共享，系统化地分析整理现有人事信息资源，为单位领导的人事决策提供更为科学的参考依据。 （2）提高工作效率。 众所周知，人事档案管理工作是较为繁琐细致的，很多都是基于经验的重复劳动，需要占用大量的时间来进行管理。人事档案信息系统可利用影像特性，将采集到的个人

3、信息和相片直观清晰地呈现出来，同时能图文并茂看到其自然状况，以便档案利用者全面了解和掌握所查对象的整体情况。人事档案管理信息化能够使人事档案管理人员从日常琐碎的事务中解脱出来，工作效率大幅度上升。 2.人事档案管理信息化建设存在的问题 2.1软硬件基础设施不齐备 很多单位没有专门的档案馆（室），人事档案由组织或人事部门分管，经费常常不能及时到位，即使到位也不能专款专用，这就造成所需的一些基础设施不能配备齐全，给推进档案信息化建设增加了难度。 2.2数据库不能及时得到维护，信息量有限质量不高 目前，对于人事档案信息系统的开发，很多部门都很热衷系统建设，或是利用自身计算机专业优势研制开发，或是干部

4、人事部门自行开发，或是组织部门聘请计算机专家或信息中心联合开发，而对于系统的后期数据库的建立、维护，数据的准确性，全面性却往往被忽视。导致数据库信息有限质量低下，也严重影响了数据库的查全率和查准率，降低了人事档案管理信息系统的使用率和可信度。 2.3人事档案信息管理缺乏高素质人员 现代信息技术条件下，人事档案信息化对管理人员的素质要求更高。从总体上来看，我国人事档案信息化管理人员队伍在文化程度、专业素质和实践操作等方面参差不齐，人事档案管理的整体素质普遍偏低，管理水平不高，人员队伍的稳定性差。缺乏档案管理专业复合型人才的培养与培训，特别是，兼备档案管理专业知识和计算机网络通信技术才能的人才更是

5、匮乏，远远不能满足新形势下的人事档案信息化管理事业快速发展的需要。 3.人事档案的信息化管理方法 3.1 完善人事档案管理制度是信息化的基础 在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须遵循“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，对人力资源管理部门及其他部门应有所区别，注意档案安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了企业人事档案的真实性、严肃性

6、、有效性，才能更好地促进人才合理流动、合理配置和合理使用，为企业人力资源建设提供更好的服务，为企业人事档案管理的信息化奠定基础。 3.2 其次要增强档案信息化管理的安全意识 信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。目前，有些单位在进行档案信息化建设时，安全意识不强，会造成档案信息的丢失和泄密，带来很大的损失。因此在管理中，一定要对人事档案管理的相关政策认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，对通用数据的数据根据使用权限进行系统的分类加密，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系，既要克服求稳怕险、不思进取的保守观

7、念，又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想。 3.3 建立完善的信息网络 在竞争如此激烈的今天，网络变得更受人们青睐，其原因是人们可以利用网络系统去更快更好的组织和处理工作，并将工作做得更全面，更有效率。此外，网络还可以为人们提供全方位的信息服务，例如说人事档案的记载，由于存在人员复杂，时间跨度长短不一，数据错误等弊端，所以在进行信息化档案管理之前，首先要建立一个完善的信息网络，以保证信息的正确性与完整性，尽管这在实施过程中会比较困难，因为信息量大，需要的人员量也随之增多，花费的时间更是不可估量，但其意义是十分重大的，它可以为档案管理信息化奠定发展的基石，使之更快、更好的实现。 3.4 建立人事

8、档案管理信息化的人才机制 实现人事档案管理信息化建设，信息化人才是关键。人事档案管理信息化是一个不断优化的动态过程，高素质档案管理人员必不可少。在档案管理信息化的建设过程中，需要既要有良好的职业素养、扎实的理论和科技知识，并具备较强的开拓创新意识、能够全面了解和自觉贯彻相关的法律、法规、制度与标准，尤其需要能够把深刻理解人事档案管理的工作流程的综合的、全面的高素质人才。在日常的人事档案信息管理过程中，能够科学管理好、维护好本部门的局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统，推动应用好系统的各项功能，提高档案工作效率，确保信息化系统安全、稳定运行。 3.5档案利用制度 1、查阅利用本馆开放档案、资

9、料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。 2、查阅重要的或密级档案，按档案保密制度办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。 3、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。 4、提供利用档案时，按学校有关规定收费。 5、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。 4.结语 在信息时代，我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。档案管理的服务创新是不可避免的趋势，并且是一项庞大且复杂的系统工程，我们不仅仅要进行管理设备的更新、管理机制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的变革；以人为本，不断提高管理队伍素质，进而提高档案信息的服务水平。改变了传统的管理模式，使档案与现代信息技术有机结合。（作者单位：湖北中医药高等专科学校 ） 参考文献 1沈潇.浅析档案管理信息化管理探索J.管理探索，2007，4. 2