图书资料档案管理办法(拟)

1、图书、资料、档案管理办法（拟）为了规范公司的图书、资料、档案管理，方便大家浏览查阅，做到资源共享，特制定如下图书、资料、档案管理办法。一 公司档案的分类：1 A行政档案（行政文件、行政会议记录、行政公函、人事名册等）2 B技术档案（招投标文件、技术备忘录、工程资料、技术公函等）3 C客户档案（客户目录、客户联系方式等）4 D图书（定额、规范、标准、工具书、书刊、杂志）5 E其他档案（其他有必要或要求备忘的资料等档案）二 各类档案的管理办法A行政档案（1） 对于行政文件中的内部文，需要公开的原件登记留底，如企业规章制度，人事变动等（2） 需要传阅的文件先登记原件留底，然后备份敲传阅章后传阅，经手

2、人需签字和日期，最后备份收回存档；不需要传阅的文件直接登记归档。（3） 对于行政文件中的发文部分，需要对方回复的文件备份留底，待回复后一并登记存档；不需要对方回复的文件，备份登记留底。B技术档案（4） 对于还未开始项目的资料，分为正在争取的和已经签约的两类作临时归档，待项目结束按竣工资料存档。（5） 对于正在进行项目的资料，分为处于项目前期和正在施工项目两类临时归档，待项目结束按竣工资料存档。（6） 对于已经竣工项目的资料，汇总归档。C客户档案编制客户名录，收集客户信息，归档并及时更新。D图书分为定额、图集、规范和标准、工具书、书刊杂志四类归档。三、管理规定1、 公司行政部设有资料管理员对图书

3、、资料、档案进行分类、整理、管理。2、 建立图书帐卡，所有图书都必须按图书管理要求进行登记，将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记，编制“图书登记总簿”供员工查阅，并作为借阅索引3、 各部门所需图书资料，一律通知资料管理员，需购买图书由管理员制定购书计划经行政副总批复后统一采购。新购图书按顺序编号，登记。4、 员工欲借书应先查阅“图书登记宗簿”，填写借阅单向管理员取书，员工还书时管理员将借阅单归还借书人作废。5、 资料管理员每周五对书架中的图书进行一次性清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并要求借出图书全部返还。同时资料管理员整理图书管理帐卡，及时更

4、新。6、 任何人查、借的图书资料和文件，必须认真爱护，不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书3倍标价赔偿7、 借出的图书不得转借第三者。8、 辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，可以复印，阅览者限于当天归还9、 重要图书、资料、文件任何人不得整本复印，如若章节确因工作关系需要复印，须经部门主管批准。10、 一般书报杂志可随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出企业或撕剪。11、 所借图书、资料、文件时间不得超过十天(外业可延期，若确实需要延期，必须办理续借手续；12、 惟遇调（离）职应将借用图书全部归还。13、 由于自然灾害等非责任事故造成的丢失损坏，确系无法修补

5、，资料管理员申请报损，并重新购置公司书籍申购、保管、借阅管理1.本规定对公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等做出以下规定。2.申购程序：各部门经理可根据业务实际需要，合理安排购买业务参考书籍，依公司规定的申购程序办理，否则，费用自理。2.1申请人填写书籍申购单，由部门经理、综合管理部经理审核，报总经理室批准后交行政专员购买。2.2行政专员将购买的图书进行入库登记并填写书籍登记表。2.3凡新购进的图书按图书分类科目进行分类整理、编号并加盖公司印章，做电子目录。2.4综合管理部对图书进行分类、整理与借阅工作。并通过计算机数据库管理与每册图书内附的书籍借阅卡相结合，准确掌握公司图书的流转情况。3.借阅