办公室档案管理

1、一、定额站档案查、借阅制度（一）查、借阅文书档案1、凡本站人员查阅档案室一般文书档案，需经档案室负责同意；查阅单位党、政核心档案需经站长、办公室主任批准。2、外单位人员查阅本站档案，需持该单位介绍信，经分管站长批准，方可查阅，但不得借阅。3、利用档案一般只能在阅览室查阅。如本单位人员确因需要借阅档案资料，需经办公室主任批准。4、凡查、借阅档案资料，必须遵守保密制度，爱护档案资料，不得转借、损毁、污染、勾抹、涂改、圈点、划道等。未经批准不能拆卷，保证档案完整无损。5、查阅档案如需摘抄、复印，须经站领导或办公室主任批准，档案人员对摘抄文件核对无误后，加盖公章，方可有效。二、档案统计制度（一）档案统

2、计数据要以原始记录为依据，必须做到准确、真实、可靠。（二）档案室要建立健全档案登记、统计制度，及时做好对各门类档案材料的收进、移出、借阅、利用等情况的登记、统计工作。（三）档案管理人员每年终对库存档案数量进行一次统计，季度按目录核对库存档案，并记录在案。（四）搞好档案统计分析，找出存在问题，提出改进措施和建议，及时向领导汇报。（五）每年按交通厅档案室的要求，认真填报各门类档案情况统计表。三、档案保密制度（一）档案人员要严守保密原则，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容。（二）查、借阅档案要严格执行查、借阅制度。对保密或特别重要的档案要进行监阅，不准利用者查阅与其无关的文件。

3、（三）借阅档案人员应在指定的阅档室阅档。（四）档案未经许可不准复印、摘抄。（五）档案人员不得将档案内容及有关情况随意扩散，严防泄密，否则要追究责任，严肃处理。（六）档案人员要随时检查档案库房安全，保密设施，发现问题，及时解决。（七）每逢节假日要进行一次安全、保密检查，及时排除隐患。四、档案保管制度（一）河北省公路工程定额站档案室负责集中统一管理本单位文书（业务）、财会、实物、声像等有保存利用价值的全部档案及资料。（二）档案实行专库、专柜存放，专人管理，档案库房要坚固适用，“七防”设施齐全，确保档案绝对安全。（三）对收进、移出、外借、归还的档案资料，要认真进行清点、核对、登记、注销、入橱，不可以

4、乱堆乱放，如发现缺件、少页、涂改、损坏等现象，要及时查处。（四）对室藏档案，要经常进行检查，对逾期未还的档案要及时催还，发现问题要及时解决。（五）取放档案要轻拿轻放，防止搓揉、挤塞、撕裂、污染档案的现象发生。（六）对已破损字迹退化的档案要及时修补、复制、最大限度地延长档案的寿命。(七)档案人员的工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。(八)档案库房经常采取通风、除尘、去湿（增湿）调温，搞好清洁卫生，使库房内各项技术管理指标符合规定要求。五、档案库房管理制度（一）非档案室人员未经许可不得擅自进入档案库房。（二）库房和档案柜钥匙由档案室人员统一保管，做到随手锁门，档案室人员对库

5、房和库存档案的安全负责。（三）档案分类存放，档案柜排列规范，统一编号，成行地垂直于有窗的墙面摆设，便于通风降温。柜内档案要从左到右，自上而下，排放有序。（四）库房内严禁烟火，严禁存放易燃易爆危险物品和酸腐性化学制剂，不能存放与档案无关的杂物。（五）每天打扫库房，库内保持清洁、卫生。（六）为档案库房配备吸尘器、去湿机、空调、复印机等，对档案实行微机管理。（七）配置灭火器，安装防盗门、窗、窗帘，定期投放防鼠、虫药物，做到防火、防水、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物、防污染，以防为主，防治结合。（八）库房要与办公室、阅览室分设。库内选用白炽灯照明。（九）库内安设温湿度计。加强对库内温湿度的监控和调节。坚持测记库内温湿度，并经常对其变化情况进行综合分析，随时采取调节措施。（十）下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查，切断电源，关窗锁门，防患于未然。（十一）定期对库存档案进行安全检查，并认真填写档案安全检查记录表。六、档案鉴定销毁制度（一）档案室应依据档案保管期限表，对到期档案要及时向站领导提出处理意见。（二）成立档案领导小组，对到期应销毁的档案，要认真组织鉴定，提出销毁意见，销毁会计档案必须由财务部门人员参加鉴定。（三）对需要销毁的档案应填写销毁清册，逐件登