律师事务所案卷档案管理暂行办法

1、律师事务所案卷档案管理暂行办法    第一章总则第一条为规范本所合伙人、执业律师和其他从事律师工作的人员（以下合称“律师”）以及行政主管和秘书（以下合称“行政人员”）使用和管理案卷档案，特制定本办法。第二条案卷档案是本所的集体资产，除非经合伙人会议特别批准，律师和行政人员均必须依照本办法的规定使用和管理案卷档案。第二章立案和开卷第三条律师以本所名义承接的所有业务，无论收费与否，均必须依照本章的规定办理立案和开卷手续。第四条律师（合伙人除外）立案必须事先经过主管其业务的合伙人同意，并依照本章的规定办理立案和开卷手续。第五条合伙人可以自行决定其自己承办的业务

2、的立案事宜，但必须依照本章的规定办理立案和开卷手续，并同时通知其他合伙人。第六条经办律师应依照下列程序办理立案手续：（一）填写立案申请书（样本见附件一）；（二）交主管其业务的合伙人的审批；（三）经批准后，将立案申请书交秘书开卷。第七条秘书应依照下列程序办理开卷手续：（一）根据立案申请书的内容，在开卷登记册上逐项进行登记，其中立案号（卷号）必须写明总序号，年份，经办律师和主管秘书姓名的汉语拼音缩写，如A70195HXJZNYL；（二）依据以下程序制作卷宗：1将空白不干胶小纸条粘贴在卷宗封底凸出处，然后在小纸条上用正楷誉写卷号和案件名称；卷号和案件名称必须与开卷登记册中所登记的完全一致；2将立案申

3、请书和空白的卷内文件清单目录（样本见附件二）以及卷内工作时间记录单用文件夹装订的卷宗内，然后用透明胶带在卷宗封底将文件夹粘贴固定；（三）依照经办律师的要求，将卷宗放入其指定的文件柜，并制作相应的卷宗提示牌，提示牌上的卷号和案件名称必须与开卷登记册中所登记的完全一致。第八条秘书应于立案当日将立案申请书复印一份交给会计。第三章卷内文件管理第九条经办律师每收到或发出一份文件，都必须在卷内文件清单目录上作详细记载，但应该将文件的内容告之秘书。第十条经办律师发出的每一份文件（传真件除外）均必须复印一份存在卷内。第十一条秘书应于每周一对自己所管理的所有案卷内的卷内文件清单目录进行例行的检查和核对，如发现卷

4、内文件与卷内文件清单目录上的记载有出入，必须立即通知经办律师。 第四章结案和归档第十二条经办律师在完成客户委托的业务后应尽快办理结案手续。经办律师应认真填写结案申请书，然后将结案申请书交给秘书。第十三条秘书在收到结案申请书后应按以下要求将有关卷宗归档：（一）核对卷内文件清单目录上记载的文件与该案卷内的文件是否一致，如发现有不一致之处（包括文件份数不对或页数不对）应对即与经办律师澄清；如经证实有文件丢失情况，应在结案申请书中“归档情况”一栏中作出说明；（二）核对卷内工作时间记录单记载的小时总数与自己电脑中记载的小时总数是否一致，如不一致，应立即与经办律师澄清；（三）将卷内文件按照收到或发出文件的

5、时间顺序重新排列，并将卷内文件目录清单放在首项，装订好并放入卷宗盒内。第十四条秘书在完成归档工作后应在结案申请书上签字，并将结案申请书交给主管合伙人签字。第十五条秘书应将主管合伙人签字的结案申请书放入卷宗盒内归档，并同时复印一份给会计。第十六条秘书应将装订好的卷宗交给行政主管，行政主管应将其放入档案室，并同时在案卷存档登记册上作记录。第五章存档卷宗的管理第十七条存档卷宗由行政主管负责管理。行政主管应将所有存档卷宗依据设定的栏目在案卷存档登记册上进行其登录在案卷存档登记册上。第十八条律师（包括其通过秘书）如欲借阅存档卷宗，均应向行政主管办理存档卷宗的借阅手续。行政主管应设立专门登记本。对所有的存档卷宗的借阅和归还进行记载。第六章附则第十九条本办法经合伙人会议通过，自主任签署之日起生效，修改时适用同样的程序。 附件一 立案申请书客户名称性质法人资格地址电话传真联系人职务电话传真客户以何种方式找到本所收费标准收费方式收费币种客户要求经办律师意见：合伙人意见：立案号（卷号）案卷存放处立案日期：备注：卷内文件清单目录案号：_