工程档案管理控制程序

1、§4 质量管理体系(质量记录的控制对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用,确保公司有任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.0 适用范围适用于公司各部门、各地盘所有工程档案资料(包括项目资料、竣工资料和图书资料等的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.0 职责3.1 档案室负责工程图书资料(包括规范、规定、标准和相关的法律、法规等的购买、登记、归档、借阅和保管。3.2 档案室负责对项目资料和竣工资料的收集和管理。3.3 主管档案室的部门经理负责对过期资料进行审查并批准销毁。4.0 程序内容4.1项目资料的控制A、工程项目正在进行时,各部门应将本部门所涉及的该项目的上级批示、政

2、府批文、土地合同、报建资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等以及各类证书的原件/正本在产生的同时,及时送至公司档案室保管;对于非工程口的资料,档案室只负责进库和保管,不再负责收集。B、工程项目在结束时,各地盘应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料,归纳、整理、附上移交文件清单,经地盘经理审批后,交公司档案室。工程项目正在进行时,档案室对所接收的项目资料,应按项目和文件类别进行分类、编号和标识,并分别存放。A、项目为公司所开发的各项目(每个项目均有单独的项目代号,例如:中海华庭项目代号为COBSZ014。B、文件类别为土地合同类,包括上级批文、合作协议、土地合同等;政府

3、批文类,如计划批文;“三证类”,包括用地许可证、规划许可证、开工许可证等;竣工验收类,包括专项验收8证;合同类,包括施工合同、设计合同、监理合同等;项目发展文件类,包括项目进行过程中的各种中间报建报批文件等。C、编号:档案室对所接收的项目资料,在分类的基础上均按接收的先后顺序进行编号,对施工合同可按合约部所编合同号进行排序,并在首页打印出目录表。D、标识:对已分类和编号的文件,应在档案盒上进行标识,标识应简单清晰、明了易懂。E、在该工程结束时,原件需交政府职能部门保存的资料,应将复印件存归,并在复印件上注明原件去处。项目开发过程中,各部门、各地盘如需借用相关的项目资料,应到档案室办理相应的借阅

4、手续,填写档案借阅登记表,或出具借条,并在使用完毕后,立即归还档案室。4.2工程竣工资料的控制凡深圳市城市建设档案管理规定汇编(现行有效版本一书所要求的专项工程项目均应做竣工资料。根据深建字200051号文件,自二OOO年七月一日起,工程竣工档案应进行专项验收,验收应具备以下条件:A、建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕;B、全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。A、工程竣工档案专项验收前,监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检,填报竣工档案情况申报表报送公司。B、公司汇总各监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和工程竣工档案情况申报表后

5、,由档案管理人员对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收,向主管城建档案部门填报建设工程竣工档案专项验收申报表(以下简称申报表。C、主管城建档案管理部门一般在接到申报表后五个工作日内派出验收小组进行验收。D、验收工作在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术人员和档案管理人员参加,主管城建档案管理部门验收小组主持。E、验收工作进行完毕,由验收小组提出初步验收意见,各单位应根据正式的建设工程竣工档案专项验收意见书认真进行整改,并确保符合规定要求。F、工程通过竣工验收后,经整改后的工程竣工档案应在三个工作日内送主管城建档案管理部门复核审查,符合规定

6、要求的,主管部门将发给建设工程竣工验收档案认可证。A、工程竣工验收合格后,必须在六个月内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。B、公司在接收承建方的竣工档案时,应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下,向各单位出具接收工程项目档案(资料登记单A、档案室对于所接收的竣工资料,应按项目进行分类、编号和标识,并摆放整齐。B、不同项目的竣工档案不得混放在一起。B、外单位借阅档案,需主管档案室的部门经理的批准。档案室如需销毁的资料、图纸,必须先进行造册列出清单,并由主管档案室部门经理审查批准后,方可销毁,销毁清单应予以保存。4.3工程图书资料的控制A、档案室负责对各部门、各地

7、盘所购技术资料(包括规范、规定、标准和相关的法律、法规等统一进行登记和管理。B、各部门、各地盘需要购买参考书的,应先上公司内部网网上邻居档案室的电脑共享文件图书资料目录下查询,如属已经购买的,应先考虑从档案室借阅,或向当前借阅人借阅,如确需购买的,必须填写购书申请表,经由主管档案室的部门经理批准后,方可购买;购买后交档案室登记造册。C、档案室应对所购买的工程图书资料进行分类管理,按资料的用途、性质等进行分类、登记和造册,并盖受控章,集中存放。D、档案室应在每季度末打印出本季度购买的图书资料清单,发放公司各部门、各地盘。A、借阅图书资料必须登记,填写图书借阅登记表。B、图书借出最长期限为半年,如

8、属工程项目长期借用,则由主管档案室的部门经理批准。A、档案室应随时掌握国家法律、法规及规范的发布、修订等情况,对政府职能部门颁发的各种条例及规范应及时购买。B、由主管档案室的部门经理负责保证工程技术资料(如相关的法律、法规、国家规范等的有效性及对已失效的资料进行审查、控制。4.4档案立卷的要求A、档案材料归档时,以A4(即210mm x 297mm规格为标准,不足A4规格的应用A4白纸粘贴,过大的要折叠为A4规格。B、档案材料中的金属物应去掉,对因复写而透底的材料,应垫上白纸,以确保档案材料的安全。C、文字材料组卷时,厚度不得超过2cm,一卷内有多种材料时,应用彩色薄纸隔开。D、装订时,用棉绳三孔一线方式装订成册。纸质竣工图(或其他归档的纸质图,归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅,连同图纸目录,散装入统一的卷盒。4.5工程档案的分类及编号:为使档案管理更有序、更便于使用,各种档案分别按以下编号分类。A、竣工资料的分类及编号:所有竣工资料均以项目分类,档案室