广西社会保险业务档案管理存在的理由与策略论文

1、广西社会保险业务档案管理存在的理由与策略论文    导读：本论文是一篇关于广西社会保险业务档案管理存在的理由与策略的优秀论文范文,对正在写有关于档案论文的写作者有一定的参考和指导作用,论文片段：、影像化档案信息管理的质变，又为档案信息的开发和利用创造了十分便利的条件。日益庞大的社会保险档案以准确、翔实、完整和珍贵的记载，通过数字化管理就可以安全、高效地管理档案信息并能满足快速查询的需求，提高档案利用的效率，使其潜在价值向现实价值合理转化，为参保人提供优质服务，为各级部门提供科学决策依据，发挥社会保2009年人力资源社会保障部与国家档案局联广西社会保险业务

2、档案管理存在的理由与策略合发布了社会保险业务档案管理规定（试行）（人力资源社会保障部令第3号，以下简称规定），从而确立了档案管理在社会保险经办工作中的重要地位越来越突出。社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。社会保险档案是社会保险业务的真实反映，不仅关系到每个参保者的长远利益，还关系到社会的稳定和发展。加快社会保险业务档案电子化建设是发展社会保险业务档案现代化管理的迫切要求，也是进一步提高社会保险经办机构管理服务水平的现实需要。笔者近期参加了广西部分地级市社保经办机构业务档案管理达

3、标验收工作，并深入南宁、柳州、贵港、河池、崇左等市社会保险经办机构，调研社会保险业务档案管理情况，召开部分社会保险经办机构负责人、业务骨干、专兼职档案管理人员座谈会，实地查看了纸质档案整理质量及观摩了南宁市电子档案业务经办流程。在调研的基础上，对广西社会保险业务档案数字化建设提出一些见解。一、广西社会保险业务档案管理工作存在的主要理由（一）社会保险业务档案管理法规制度执行力不够，工作发展不平衡近年来，广西壮族自治区人力资源和社会保障厅、自治区档案局根据国家人力资源社会保障部、国家档案局规定，结合广西实际制定了广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法（桂人社发2010130号，以下简称暂行办法

4、），为广西全面加强社会保险业务档案管理提供了基本保障。并根据人力资源社会保障部办公厅关于社会保险业务管理达标验收工作的有关部署，下发了关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知（桂人社函20101838号，以下简称通知），提出了力争柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分经办机构2012年底前通过业务档案管理达标验收，其他市级经办机构在2013年7月底前通过达标验收，2014年底前完成所有县级以上经办机构达标验收的工作目标，要求各地以实现三年达标验收目标为核心，全面提升广西各级社会保险业务档案管理水平，大力推进业务档案管理规范化、标准化、信息化建设。经过2年的努力，截至2012年底，全区14个

5、地级市，有4个市，6个机构业务档案管理通过了档案管理达标验收，8个市级社保经办机构正在开展纸质档案归档整理，力争2013年底前进行档案管理达标验收。目前尚有2个市级社保经办机构业务档案管理工作仍处于无库房、无专兼职档案人员、无经费保障的“三无状态”，未开展业务档案整理工作。据统计，截至2012年底，广西区内市级经办机构积存历史业务资料尚有10万宗卷未整理入库。要实现2013年底前全区地级市社保业务档案工作实现达标验收难度相当大。县级经办机构2/3以上没有库房，尚未开展纸质档案整理，2014年全部实现档案管理达标验收任重道远。（二）社会保险档案保存方式落后，管理基础薄弱目前，广西各级社会保险经办

6、机构除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质（线装）保存的传统档案保存方式 。而参保人数众多，社保业务档案需保管一生，因此，档案量巨大，占用大量库房空间。传统的纸张保存形式易损，有些档案资料因查询次数频繁而不可避开地存在原件受损甚至遗失等情况。况且，各地业务档案库房普遍吃紧，有的地方社会保险经办机构连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管，分室存放。一些地方虽然有固定的档案室，但面积很小，库房建设也大多不完全符合国家档案馆建设设计规范和规定，不具有防震、防盗、防火、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污

7、染等安全设施，更谈不上规范管理档案，从调查情况来看，越到基层，管理基础越薄弱。（三）社会保险业务档案管理手段落后，跟不上社会保险事业发展形势的需求虽然近年来广西各级社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求，这必将

8、成为影响和制约社会保险业务档案管理工作发展的突出理由。（四）社会保险业务档案信息开发利用率低广西社会保险业务档案开发利用起步较迟，档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险业务档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险效率应起的重要作用。二、广西社会保险业务档案管理策略随着社会保险事业的蓬勃发展，业务档案呈现海量增长的态势，传统的社会保险档案管理的模式已经不能满足事业发展需求，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、运转成本低的社会保险档案管理系统势在必行，笔者认为，需做好以下几方面的工作。（一）制定广西统一的社会

9、保险业务档案数字化建设规划，明确目标，分类指导，全面推进在调查研究的基础上，认真做好自治区级顶层设计，用2年时间完成14个地级市社会保险业务档案管理数字化建设，2015年逐步实现县（市、区）级社保业务档案管理数字化。先行建设13个地级市社会保险档案管理数字化示范单位，以点带面。重点扶持已实现社保档案管理达标验收合格的市级档案馆（库）建立数字档案，做到“扶持一个、建成一个、验收一个”。对正在开展业务档案管理达标创建工作的市级社会保险经办机构，加强业务指导，促成档案管理达标验收合格，为建设数字化档案夯实基础。同时要加强市对县（市、区）社保档案管理工作的指导，推动广西社会保险档案管理工作上新水平。（

10、二）统一组织开发社会保险业务档案数字化管理软件为避开各市社会保险经办机构各自为政重复开发，既造成相互不兼容又浪费资源，由自治区社会保险事业局统一组织开发，推广实施社会保险业务档案数字化管理软件，并为地级市档案数字化建设提供必要的支持，解决好信息系统运转的配套硬件、平台软件和实施费用，确保广西社保档案数字化建设起点高、运转稳、效果好。（三）建立社会保险数字档案，实现档案数字化管理社会保险数字档案，是指以计算机、数据库和网络为基础，把以纸质形式保存的文字和数据、图像、声音等档案资源以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依据计算机系统存取并可以在通信网络上传输的电子文件（电子档案）。社会保险数字档案更具有存储量大、检索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等显著优点。社会保险档案数字化以后，可对原纸质档案资料真空打包存放，同时采用相应软件对其进行数字化管理，普通查询，可通过网络查阅其电子文本即可，对于极个别必须查阅其纸质原件资料的再开包查阅，对纸质档案资料实现最大限度的保护。（四）充分利用社会保险档案数字化管理的优势，发挥社保档案在经济建设、社会管理中的作用建设社保数字档案既实现了将大量传统的纸质档案信息高速转换成数字化、影像化档案信息管理的质变，又为档案信息的开发和利用