档案,科学化,论信息网络技术在高校档案管理中的运用

1、档案,科学化,论信息网络技术在高校档案管理中的运用    内容导读： 摘 要：档案是能够再现历史真实性的原始文献，中国高校档案管理工作具有内容丰富、种类复杂和载体多样的特点。信息网络技术在中国高校已经得到普及并成为高校各项管理工作科学化的强有力的推手。目前，应采取构筑信息网络技术基础平台、提升档案本身的质量、制定科学的档案管理机制、提升档案管理者的信息化素养等对策，确保高校档案管理的科学化水平不断提高，更好地为经济建设和和谐社会建设服务。关键词：信息网络技术；高校档案管理；科学化；对策中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2

2、012）08-0132-02一、档案概念的现代诠释众所周知，档案具有知识性、信息性、文化性、教育性、政治性、社会性等属性，以档案的来源看，档案是由“文件”有条件地转化而来的。值得指出的是，可以转化为“档案”的“文件”是广义上的，即所有由文字、图表、照片、声音和图像等形成的各种材料。档案与文件既具有同源性和阶段性的共性，也具有时效、功用和离合方面的个性。以文件到档案有一个严密的逻辑批判与继承的过程。以二者所承载的信息来看，其形式与内容是具有相同联系的，但是在时效、价值和系统性方面，二者又是有着显著区别的，用哲学的语言来讲，档案是文件的不断“扬弃”。具体说来，第一是时效性批判，档案是业已整理完毕的

3、文件；第二是价值性批判，档案是业已整理完毕的文件中具有历史保存价值的部分；第三是系统性批判，档案是将分散状态下的文件依照一定的逻辑规律或逻辑划分标准整理而成的信息单元或信息集合。档案之所以能够成为档案，是因其具有历史的再现性。我们可以对档案概念下一个简洁的定义：档案是能够再现历史真实性、历史真实信息的原始文献。正是因为档案是直接形成的历史记录，所以档案也就继承了文件的原始性，并且档案在继承文件原始性的同时也继承了文件的记录性。二、高校档案管理的特点一般说来，由于历史的理由，中国高校通常都具有“小社会”的属性，这种情况至今没有多少转变初中数学教学论文；同时，由于中国管理体制的特殊性，中国高校都有

4、党政两个大的管理部门。上述的属性就决定了中国高校档案管理工作内容的丰富性、种类的复杂性和载体的多样性。1.档案内容的丰富性中国高校在档案管理方面的内容相对说来是比较广泛的，有党务管理、行政管理、课程管理、教学管理、教务管理、实验室管理、实训基地管理、科研管理和后勤服务管理等。毫无疑问，在进行上述这些管理的过程中，必定会有大量的文件材料不断地长生出来并且有一部分具有能够再现历史真实性的原始文献被以中提炼出来而成为档案。在上述内容丰富的管理工作中必定教育论文会有各种反映各个职能部门的不同业务范围的档案材料，诸如工作计划、制度、请示、批复、报告以及各类会议活动的文件和记录等。同时，作为传承与创造人类

5、文化与文明的高校，在科学探讨活动中还会产生探讨论文、论著、项目成果、探讨手稿、探讨者手迹等档案材料。2.档案种类的复杂性以高校档案的来源来看，作为中国高校档案的材料除了来自高校本身所有职能部门的反映高校整体工作诸多环节的实际情况之外，还有来自上级主管部门和国内外同类院校和科研院所的文件和相关材料。这样的档案来源就决定了中国高校的档案管理种类的复杂性。大致有如下主要档案种类中的一级档案：反映党群管理工作的“党群档案”、反映行政管理工作的“行政档案”、反映教学活动的“教学档案”、反映设备仪器（购置、维护、改造）管理工作的“仪器设备档案”等。在上述一级档案之下，还有诸多档案的子类依据档案管理工作的需

6、要可以划分为不同层级的档案：二级档案、三级档案等。3.教学档案整理的周期性教学过程以学期为单位开展，原始材料的产生具有较强的周期性，因此，教学档案整理归档应按学期进行，形成周期性的档案。4.教学档案学科的专业性强除了学生工作有一定的共性外，高等院校的各系的专业性都比较强，在人才培养过程中，需要按不同的专业特点实施教学，各种教学活动有着很大的差别性，因此，不同学科专业院系的教学档案的整理具有很强的学科专业特性。5.档案载体的多样性在承载档案信息的载体方面，传统的档案材料多数以纸质为载体，由于科学技术的进步，尤其是信息网络技术的高速进展与普及，档案载体中纸质档案的主导地位逐渐发生了变化。在信息化与

7、网络化较为普及的高校，档案管理部门为了提高工作效率、环保的考虑和保存的长久性需要在高校信息化管理过程中处于率先的位置。目前，在我国高校中以胶片、磁带、磁盘、光盘为载体的档案载体与日俱增。档案信息内容的记录方式、表达方式与传送方式都与传统的方式有着质的区别。三、教学档案管理目前状况教学档案管理由各个教学院系独立完成，由于缺乏统一的运用系统协调管理，管理的信息化还处于初级阶段，没有充分利用信息技术、网络技术来提高管理效率。第一，以纸质档案为中心，管理对象是纸质载体档案，档案的收集、整理、保管、利用等业务环节大多是手工进行。第二，电子档案保存不统一，通常采用按目录整理保存的方式，缺乏系统的电子档案管

8、理系统，给电子档案查询利用带来很大的不便。第三，电子档案保存比较分散，缺乏统一的标准和规范，没有依靠强大的计算机网络系统进行系统集成，资源不能共享，导致很多档案重复建档，利用率低，利用手段单一。第四，电子档案查询利用过程中，没有有效的安全保障措施，在受到计算机病毒攻击时，会使计算机系统瘫痪，电子档案存储目录结构遭到破坏，造成数据丢失，严重时会造成灾难性的错误，导致数据完全破坏。第五，教学档案管理独立于校园网进行，没有采用有效手段来协调各部门统一完成，不但造成校园网资源浪费，而且浪费大量的人力资源进行重复建设。四、信息技术在高校档案管理科学化中的运用对策目前，信息技术和计算机网络技术在中国高校已

9、经得到普及， 并且已经成为高校各项管理工作科学化的强有力的推手。信息网络技术与档案管理的密切结合在高校档案管理科学化过程中扮演着越来越重要的角色，它使高校档案管理工作更加科学化，实现了档案资源共享和信息的快速检索与传递。1.构筑信息网络技术基础平台档案科学化管理的信息网络技术基础平台建设包括档案网络建设和有关管理系统的开发运用、档案信息网站的开发与运用。通过相关软件与硬件的开发与运用，构筑起档案信息资源共享所需的信息技术平台，实现档案信息传输网络化与档案信息资源的科学化管理与资源共享。2.提升档案案卷本身的质量为了提高档案管理的科学化水平，首先应考虑充分利用信息网络技术对高校档案案卷进行规范化

10、和科学化的加工处理以提高档案本身的质量， 为进一步科学地保存档案、确保档案的利用时效、效率和效果，以及实现档案的价值、发挥档案的效能提供最可靠的前提保证。该项工作可以称之为档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术来建立起规范化、标准化、可共享的目录数据库。作为档案信息存储系统的数据库，还是对已经数字化的档案信息进行深层排 列与组合后而形成的专题性的、高层次性的档案信息的分类组合。档案管理体现着高校的管理水平、展示着高校的精神风貌。在档案的科学化管理中，档案的质量是处于第一重要位置的。档案要体现其最大价值， 必须抓好档案质量这一关键环节。目前，利用信息和网络技术可以比较好地实现了档案质量的最优

11、化和科学化处理。其实，这一步骤非常便捷。首先， 运用信息和网络技术，使归档资料在风格、版式和纸张方面实现统一分门别类的统一。打印的档案案卷的字迹清晰、整齐，字体及其大小灵活多变以适应不同性质的文件处理，便于借阅和阅读。既充分展示了办公自动化的现代性， 又实现了办公的无纸化。3.制定科学的档案管理机制利用信息网络技术实现档案的科学化管理，必须制定科学的档案管理机制并确保档案管理科学化的实施。档案管理领导机构与档案管理者应遵循现代管理机制的相关原则，对档案工作实行科学预测和规划、组织和领导、制约小学语文教学论文与监督、教育和激励，对档案管理工作者进行组织和调整，以有效调动档案工作者的积极性、充分发

12、挥团队的力量，确保档案管理科学化目标的实现。科学的档案管理机制的制定应符合档案法和档案实施办法等相关法律法规，并将竞争激励机制引入到高校档案管理科学化的工作之中去。在保证档案收集时效性、可靠性与完整性的前提下，档案管理工作还应体现时代精神、社会风貌和高校进展的需要。必须建立档案管理中的“问责制”、档案工作者的聘任制、考评制和奖励制，确保高校档案工作队伍始终保持充分的活力。努力创造一个合理的、规范的、科学的管理机制，提高档案工作管理科学化的水平。4.提升档案管理者的信息化素养档案管理者的信息化素养对于档案管理的科学化水平是非常重要的。档案管理者的信息化水平与档案管理的科学化水平息息相关。只有拥有

13、一支专业过硬、信息化素养高的档案管理队伍，高校档案管理才有可持续进展的潜力。随着知识经济和全球化的进展，高校档案工作显得越来越重要。国家需要一支高素质的档案管理队伍，以实现国家档案管理的信息化、科学化。高校作为传承和创造科学技术文化的主要机构，高校档案管理者队伍的工作素质代表着国家整体档案管理工作的先进的水准，能够适应国家档案事业进展的需要，因此，必须对高校档案管理工作者进行专业培训与信息化素养培训，确保高校档案工作者充分适应档案管理科学化的需要。五、结语总而言之，高校档案管理科学化已经成为高校档案管理工作的必由之路。我国高校档案管理工作的确面对着诸多严峻的挑战，同时也有着着较大的进展机遇和空间。在这种情形之下，借助已经普及的信息网络技术作为我国高校档案管理工作科学化的强有力推手，不失为一个明智之举。高校档案管理工作科学化将有利于高校更好地为我国的经济建设与和谐社会建设服务。参考文献：冉媛.提高档案管理科学化水平的有效措施J.华章，2011，(28).周凯文.信息技术与档案管理J.新作文:教育教学探讨，2011，(12).