企业文档处理(第一课)

1、企业文档处理刘长嵘从学校毕业后，进入了上海远东先锋科技有限公司工作，虽然进公司时间不长，但他做事认真踏实，深得大家赞赏。2006年9月19日中午刘长嵘正在和孙谦、代易讨论关于Windows XP操作系统启动变慢的问题，这时部门经理李丹青过来了，说到：“公司已经发布了关于武汉市珞狮路中学校园网工程投标会议的通知，大家都知道，今天下午14:30将召开部门经理会议，办公室文员童晓琳因公外出了，请刘长嵘参加会议，你做事很细致，负责做好下午的会议记录。” 公司上下都非常清楚武汉市珞狮路中学校园网工程对于公司在武汉扩大发展的重要性，所以都非常重视这个项目。2006年9月19日下午开完“关于武汉市珞狮路中学

2、校园网工程投标会议”后，工程部经理李丹青又组织工程部开了部门会议。在会议上说到“这项工程非常重要，王总把投标任务交给我们工程部，这既是对我们部门的信任，也是对我们的考验。由于时间很紧迫，国庆期间工程部人员将提前到岗加班,大家一定要做好准备。具体细节，请大家看刘长嵘跟据部门经理会议指示写的关于2006国庆节放假通知”。一一.提出问题提出问题二.分析问题n1确定通知的格式？确定通知的格式？n通知一般由标题、发文字号、收文单位、正文、落款、主题词、抄报或抄送组成。n2哪些人要加班？哪些人要加班？n市场部副经理柳涵、工程部全员、办公室文员童晓琳。n3具体的加班时间？具体的加班时间？n2006年10月5

3、日至2006年10月7日。n4怎么通知这些人？怎么通知这些人？n（1）打印纸本文件发到各部门（在公司的员工）；n（2）发电子邮件及在MSN上留言（在外地出差的员工）；n（3）打电话通知 (在外地出差,上网不方便的员工) 。n5放假期间要注意什么？放假期间要注意什么？n（1）做好各项准备工作，确保节前节后工作的正常衔接和运作；n（2）安排好值班人员，并明确值班人员职责；n（3）做好安全防范工作。三.设计任务1. 确定通知的格式和内容；2. 启动Word，新建文件； 3. 输入通知的全文（文字及标点符号），并通过换行分段； 4. 给文字设置格式（字体、字号、左对齐、右对齐、居中等）；5. 设置首行

4、缩进，段间距；6. 页面设置及打印输出；7. 保存文件及退出Word。四.解决任务四.解决任务打开打开Word文档文档输入文档内容输入文档内容(输入文字输入文字、换行换行、输入标点符号输入标点符号)编辑文档格式编辑文档格式 (选取编辑对象选取编辑对象 、段落对齐方式段落对齐方式 、调整文本调整文本格式格式 、添加文字边框添加文字边框 )四.解决任务编辑文档格式编辑文档格式 (选取编辑对象选取编辑对象 、段落对齐方式段落对齐方式 、调整文本调整文本格式格式 、添加文字边框添加文字边框 )五.更好的完成任务n首行缩进首行缩进 n显示比例显示比例 n行间距及段间距行间距及段间距 n撤消、恢复撤消、恢

5、复 n复制、粘贴、剪切、删除复制、粘贴、剪切、删除 n页面设置页面设置 n打印文档打印文档 n保存文件保存文件 n退出退出Microsoft Word 2003 六.产品报价表的编制要求n1.6.1 通知类公文的简介通知类公文的简介n通知是公文中用途最广，使用最频繁的文种。其主要作用是把有关方针政策、指示、法规等及时地明确地传达到特定单位、部门及特定人员，以保证其被及时、全面地贯彻执行。n通知的特点有：为特定部门、特定事项而制定；有特定的收文部门；有特定的时间。n通知按其内容性质及目的要求可分为：指示性通知、会议通知、任免通知、紧急通知、联合通知等。发文字号：由发文机关代字，发文年度号和发文顺

6、序号三部分构成。如果是联合通知，应以主办单位的字号发文。标 题：由发文机关名称、事由和文种构成。 “联合” “紧急”“重要”受文单位：一般写在正文前一行，顶格。正 文：一般由缘由、事项和结尾三部分组成。落 款：一般包括发文机关名称、发文日期和公章三项内容主 题 词：是将公文的中心内容概括为相应的主题概念，一般用规范化的名词或名词性词组加以表达。抄报或抄送：若通知的内容除受文单位外，还有必要让其它单位知道，就需写明抄报或抄送,上级抄报、下级抄送分别占一行靠左空一格写。通知的基本格式特点及编辑的基本要求七.参加范例(会议通知)七.参加范例(奖励通告)七.参加范例(网络调整通知)八.自测题通过“运行

7、”打开Microsoft Word 2003时,输入WinWord。可以通过“符号栏”输入各种符号。全选的快捷键是【Ctrl】+【A】。在Word 2003中即点即输功能是双击鼠标右键。 图标是复制工具按钮。. 复制的快捷键是【Ctrl】+【C】。. 在Microsoft Word 2003中可以设置“自动保存”。. 一般操作都可以通过菜单法和工具法完成。. 剪切的快捷键是【Ctrl】+【X】。10. 通知格式中有“抄送和报送”。八.自测题11. 图标是复制工具按钮。12. 粘贴的快捷键是【Ctrl】+【V】。13. 图标是保存工具按钮。14. 工具栏可以自已设置。15. 按住Ctrl可以选取非连续的范围。16. 图标是剪切工具按钮。17. 打印文档时，可以设置打印的数量。18. 通知格式中有“主题词”。19. 图标是复制工具按钮。20. 复制命令，不仅可以复制文本，还可以复制格式。小技巧n在