有效会议技巧

1、2021/3/912021/3/92主要内容主要内容v 单元一会议和企业管理v 单元二会议准备v 单元三会议技巧v 单元四棘手情况和问题人物的处理2021/3/93学习目标学习目标经过本课程一天的学习，学员能够：经过本课程一天的学习，学员能够：v 认识工作会议是管理沟通的重要方式 v 掌握会议中的角色及任务v 掌握会议三维图要素及内容v 运用5W1H技巧准备会议v 运用会议任务、程序及人际技巧主持会议v 处理会议中棘手问题2021/3/94课堂纪律课堂纪律v 休息时间安排v 守时v 关闭干扰源OPEN YOUR MIND !2021/3/95先开一个会先开一个会 Things in Commo

2、n议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点地点：XX会议室时间：8分钟主持人：志愿者记录人：志愿者阐述人：志愿者目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟通和关系的建立通和关系的建立2021/3/96课前热身回顾课前热身回顾v 是什么行为和心态导致你们的讨论结果v 用一个比喻形容参加会议的心情v 用一个比喻形容主持会议的心情2021/3/97单元一单元一 概述概述单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理行动计划 2021/3/98摘摘要要单元一单元一 概述概述q 对低效率会

3、议的报怨q 低效率会议的高成本q 工作会议是管理方式的体现q 会议的三维立体图q 会议角色及任务2021/3/99对低效率会议的抱怨对低效率会议的抱怨 美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开会的原因有：v 跑题：83%v 准备不足：77%v 低效率： 74%v 缺乏倾听：68%v 会议长度： 60%v 缺乏参与： 51%2021/3/910低效率会议的高成本低效率会议的高成本v 研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高级管理人员甚至达到50%v 低效率会议掠夺你的时间 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ？v 你主持的低效率会议掠夺别人的时间你主持的低

4、效率会议掠夺别人的时间低效率会议低效率会议 “犯罪犯罪”2021/3/911会议评估表会议评估表 请用以下评估表测评你经常主持的会议，并在符合你情况的描述项前打勾2021/3/912界定界定“会议会议”v 三人以上v 聚在一起v 展开有组织的讨论v 有效达到明确目的2021/3/913会议和渠道沟通会议和渠道沟通沟通渠道优点缺点面谈面谈v可以利用现场气氛v双向沟通 v面子作用v传达范围有限 会议会议v集思广益v可当场看到对方的身体语言 v须事先准备v有可能出现混乱局面电话沟通电话沟通v方便v双向沟通 v可能误解v看不到非语言的反馈 电子邮件电子邮件v费用低廉v传播范围广 v看不见非语言信息v反

5、馈慢 正式文件正式文件v完整全面v可以事前充分准备v须多重审核v不能及时获取反馈 简报简报/ /短片短片/ /海报海报/ /展架展架v生动形象，视觉冲击力强，印象深v内容伸缩性强，可重复使用v制作时间及成本相对高v需要专业人员协助2021/3/914会议的独特优势会议的独特优势v 在有效沟通中，所传递的信息v 55%55% 是通过身体语言传达的v 3838 通过语调完成的v 7 7 是通过所使用的言辞传达的开会具有电子邮件、电话、信函等方式开会具有电子邮件、电话、信函等方式不可比拟的优势不可比拟的优势 2021/3/915会议的作用会议的作用v 发放消息型 Presentation Meeti

6、ngv 互通消息型 Information Sharing Meetingv 解决问题型 Problem-solving Meetingv 做出决定型 Decision-making Meeting 信息沟通类信息沟通类决策讨论类决策讨论类会议的作用2021/3/916会议是由哪些要素组成的？会议是由哪些要素组成的？q 会议三维立体图q 会议任务q 会议程序q 会议成员q 会议成员-会议角色2021/3/917会议要素会议要素-会议三维立体图会议三维立体图v 会议任务 Taskv 会议程序 Processv 会议成员 People2021/3/918会议要素会议要素-会议任务会议任务v 完成会

7、议既定的目标2021/3/919会议要素会议要素-会议程序会议程序v 有完整的会议过程，以便有效完成会议任务2021/3/920会议要素会议要素-会议成员会议成员v 充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛2021/3/921会议要素会议要素-会议角色会议角色主持人v完成会议讨论任务v确保会议达到预期目的v确保高质量讨论内容协助人v监控会议程序v贯彻会议规则/纪律v确保与会者平等参与记录人v笔录会议决议v备份会议记录2021/3/922会议要素会议要素-会议角色会议角色经常情况是一线主管一人充当三种角色！任务非常艰巨！经常情况是一线主管一人充当三种角色！任务非常艰巨！2021/3/923会议要

8、素会议要素-会议角色及任务会议角色及任务回顾你以往主持的会议，你是否完成了：v 主持人的任务v 协助人的任务v 记录人的任务2021/3/924单元一单元一 概述概述单元二单元二 会议准备会议准备 单元三 会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理行动计划 2021/3/925摘摘要要单元二单元二 会议准备会议准备q 录像分析q 5W1H准备技巧q 会议规则q 会议类型比较q 会议准备演练2021/3/926案例讨论案例讨论 一家中国最大的泵业生产制造集团公司，公司老板一直要求并采用公司“高回报”的方式召开高层会议，总经理例会一般在星期一下午6:00点召开，每次开会前总经理办公室秘书都会发出

9、会议通知（会议通知见后），讨论议题有常规汇报和交流计划；在这个例会上通常会有话题分享，部门协调，策略制定，政策回顾，问题分析，突发情况通报等议程出现。 随着时间的推移，总经理发现下面在会议结束后的执行层面我行我素；任务拖延甚至不了了之。部分经理对会议已经产生明显的恐惧感和无奈的感觉。问题：为什么会发生这样的状况？这样的状况给企业带来哪些后果？1. 如何改进？2021/3/927会议准备会议准备5WIHWHY, WHO, WHENWHERE, WHAT, HOW2021/3/928以下情况，开会是种资源的浪费以下情况，开会是种资源的浪费v 主持人没有时间为会议作充分准备v 与会者没有时间为会议作

10、充分准备v 必要人物不能出席v 会议没有时间对问题展开讨论v 书面形式比开会更有效2021/3/929WHY：会议的目的：会议的目的WHY“会议的具体目的是什么？”会议主题会议目的！ 会议目的：通过开会预期达到的结果 会议主题：会议讨论的核心议题2021/3/930信息沟通类会议目的练习信息沟通类会议目的练习请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。时间：5分钟1公司新制定的假期薪金制度急需各部门主管知晓 。会议主题：会议主题：会议目的：会议目的：2我小组对哈尔滨IPTV网管系统升级调试有新建议，需向销售部及服务部汇报。会议主题：会议主题：会议目的：会议目的：2021/3/931决策讨论

11、类会议目的练习决策讨论类会议目的练习请根据以下情景，两人一组讨论写出会议主题及目的。时间：5分钟1部门新晋员工工作士气忽高忽低问题急需解决，此次会议为最后一次方案会议。会议主题：会议主题：会议目的：会议目的：2基于今年本部门的销售业绩确定明年的销售目标。会议主题：会议主题：会议目的：会议目的：2021/3/932WHO：谁？：谁？WHO：关键人物关键人物“谁参加？”“每个成员的独特作用”考虑因素： 职位 会议中发挥的作用 会后发挥的作用2021/3/933WHEN&WHERE：何时何地？何时何地？WHEN，WHERE“何时开会最有效达到会议目的”“在哪里开会最合适？”“座位如何摆放？”

12、“需要哪些设备？”“需要哪些食物准备？”2021/3/934WHEN&WHERE：何时何地？何时何地？避免：v 在用餐时间开讨论决策型会议v 在临近下班时间仓促开会v 在刚上班时间开会v 在大家疲劳时间开会v 没有及时提前通知会议时间与地点v 在嘈杂地点开会 2021/3/935信息沟通类会议场地布置信息沟通类会议场地布置活页纸架投影屏幕活页纸架投影屏幕活页纸架2021/3/936决策讨论类会议场地布置决策讨论类会议场地布置活页纸架活页纸架活页纸架活页纸架2021/3/937WHAT：议什么？：议什么？WHAT：议程议程“会议讨论什么主题？”“议程有哪些？”“每项议题的时间分配？”20

13、21/3/938制订议程注意事项制订议程注意事项v 议程应提前分发，使与会者有备而来v 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题v 重要议题应留有充分时间v 常规议题先讨论 (时间简短)v 重要议题之间应穿插一些简单议题v 一次会议不要安排太多重要议题v 会前合理划分每个议题的讨论时间2021/3/939HOW：怎么议？：怎么议？HOW 用什么方法用什么方法“如何让大家作最好准备？”“哪些内容需提前通知？”“会议规则有哪些？”2021/3/940会议规则会议规则v 会议规则 规范每一位与会者行为 严格执行 作为纪律宣布 张帖在会场v 会议规则举例v 你主持或参加的会议中，哪些会议规则非常有效

14、？2021/3/941会议类型比较会议类型比较要素信息型会议决策型会议与会人数不定小型会议，不超过12人与会者需要知道信息的人负责人及能贡献想法的人交流方式单向，有提问机会双向讨论会议室布置与会者面向前坐与会者面对面坐主持风格主导式交互式会议重点信息内容讨论过程，解决问题成功关键会前准备充足的信息会议气氛开放、民主2021/3/942会议准备综合检测单会议准备综合检测单v 检测单v 会议准备场景练习2021/3/943会议准备综合检查单练习案例会议准备综合检查单练习案例 某国际品牌体育用品生产商在华设立分公司后，业务发展迅猛。公司西区市场及销售总监决定将总公司今年新推出的一系列春秋两季最新服装

15、及鞋类产品在第二季度到来之前迅速抢占西安市场。从而为公司下半年拓展西部地区奠定良好的根基。 你是此次会议的主持人，华西市场销售总监。作为市场总监，你希望以市场为重，抢占市场，为公司以后的发展打下基础。同时你要来协调美国产品研发部，国内的厂房，物流配送等多个环节，你很清楚目前大中华地区的产品物流部门正在安装一套能够适应今后市场需求的产品物流配送系统，但要等到系统全部安装完成已经接近2季度末了。如果要加快西安市场的新产品铺货，就要在现有配送系统的支持下完成此次铺货和新产品亮相的任务。 作为主持人，你已意识到此次会议讨论的项目带有一定的争议性。开会时各部门可能会有不同的立场和意见。由于这个项目对于公

16、司的发展具有重大意义，必须得到各部门积极配合。你希望通过此次会议，能够协调与会的各个部门的意见，促使他们最终达成一个可行的方案。2021/3/944单元一单元一 概述概述单元二 会议准备 单元三单元三 会议技巧会议技巧 单元四 会议棘手情况和问题人物处理 行动计划 2021/3/945摘摘要要单元三单元三 会议技巧会议技巧q 程序技巧q 任务技巧q 人际技巧2021/3/946程序技巧程序技巧开始：开始：欢迎目的议程时间规矩分享话题及目标 交换信息 产生主意、做出决定、确认行动 小结或总结控制：控制：议程一：议程一：议程二：议程二：议程三：议程三：总结制订行动计划及设立标准安排下次会议结束：结

17、束：行动计划及行动计划及会后跟进措施会后跟进措施2021/3/947会议程序自我检测单会议程序自我检测单v 会议程序自我检测单2021/3/948任务技巧任务技巧v 提供信息与建议 提供有关会议主题的信息或提出个人看法、建议 v 提问技巧 征询事实与看法v 补充拓展他人想法 补充他人发言或在他人发言的基础上提出拓展性建议 v 澄清，复述2021/3/949任务技巧概览与练习任务技巧概览与练习v 概览v 自我检测单v 提问技巧练习v 复述、澄清技巧练习2021/3/950人际技巧人际技巧v 言辞鼓励v 鼓励性身体语言v 体恤情绪2021/3/951人际技巧练习人际技巧练习v 体恤情绪中立性地对对

18、方的情绪给予关注，但不要表示是否同意v 步骤 说明事实细节 认可对方情绪 v 举例 你的提议没有得到及时的反馈，看得出来你很焦急v 练习2021/3/952人际技巧概览与自我检测人际技巧概览与自我检测v 概览v 自我检测单2021/3/953技巧评点一：集思广益技巧技巧评点一：集思广益技巧步骤：步骤：1. 一人负责记录2. 每人依次、每次贡献一个想法3. 跳过暂时没有想法的成员4. 对贡献的想法不加评判5. 允许重复6. 进行到有足够量的想法时为止2021/3/954技巧评点二：小组决策技巧技巧评点二：小组决策技巧步骤：步骤：1. 集思广益活动后，小组成员就达成的标准给各想法排序2. 累加各成

19、员的排序结果，算出每个想法的得分3. 排除最低得分的一个或几个想法4. 对剩余想法用上述方法继续排序5. 最后剩下的想法即是最后决定2021/3/955有效会议准则有效会议准则v 会议目的要清楚明确，议题三个最适宜v 与会人员要精选，四至十人最理想v 会前有资料，以免空口讲白话v 避免马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限，准时开始，准时结束 v 主席应带动讨论，激发创意，立场中立，化解冲突 v 开放心胸倾听，尊重别人不同的意见，分享他人的想法与感受v 会议务必达成决议v 会议记录要忠实和完整，三天内分发给每位与会者及相关人士 v 追踪会后各项决议的行动及结果 2021/3/956单元一单元一

20、概述概述单元二 会议准备 单元三 会议技巧 单元四单元四 会议棘手情况和问题人物处理会议棘手情况和问题人物处理 行动计划 2021/3/957摘摘要要单元四单元四 会议棘手情况和问题人物处理会议棘手情况和问题人物处理q 问题人物处理q 棘手情况处理2021/3/958问题人物问题人物q 事不关己者q 夸夸其谈者q 挑起争论者q 连粉带刺者q 问题人物预测练习刺2021/3/959问题人物问题人物-事不关己者事不关己者解决措施：v直接提问v多作口头鼓励v会后给予实际工作2021/3/960问题人物问题人物夸夸其谈者夸夸其谈者解决措施：v适时插入，直接提问他人v时间有限v会议原则 v会后交流202

21、1/3/961问题人物问题人物挑起争论者挑起争论者解决措施：v体恤情绪v明确讨论主题v适时总结，直接提问他人v会议原则2021/3/962问题人物问题人物连粉带刺者连粉带刺者解决措施：v直接提问客观事实、数据v提问简短、客观，不容主观发挥v不要介入负面情绪2021/3/963问题人物问题人物预测练习预测练习预测案例中的问题人物并考虑解决措施2021/3/964棘手情况棘手情况q 与会者陷入僵局或手足无措 q 与会者陷入缄默 q 与会者不正视问题，或只专注于一个问题而排除其他问题 q 与会者不断地重复已提出的观点 q 产生冲突时q 棘手情况解决方案2021/3/965棘手情况棘手情况-与会者陷入

22、僵局或手足无措与会者陷入僵局或手足无措v 询问与会者发生了什么事情。提醒大家议程进行到了何处以及具体的目标是什么v 如有可能，清除障碍。看大家陷入僵局是否是因为缺乏足够的信息，还是需要澄清要完成的任务或如何继续v 询问大家是否准备好了可以继续，或是否存在还没有提出来的观点或问题 v 建议休息片刻，然后再回到正在讨论的主题上，或把它移至日程的后一阶段或另一会议上 2021/3/966棘手情况棘手情况-与会者陷入缄默与会者陷入缄默v 让大家安静一会v 了解发生了什么事情及人们都在想什么v 询问大家是否想让你对一些事项予以澄清v 询问他们是否有你不清楚的观点或问题，或是否你引起了某种疑惑v 在给他们建议之前等一等。不要过快地打破沉默v 确保你的行为举止不会引起问题 v 分成较小规模的小组，以鼓励更多的参与2021/3/967棘手情