采购合同台账表格

1、编号：本资料为word版本，可以直接编辑和打印，感谢您的下载采购合同台账表格甲方：乙方：日期：说明：本合同资料适用于约定双方经过谈判、协商而共同承认、共同遵守的责任与 义务，同时阐述确定的时间内达成约定的承诺结果。文档可直接下载或修改，使用 时请详细阅读内容。篇一：采购合同台账格式 篇一：采购合同付款台账采购合同付款台账 篇二：采购合同台账 采购 合同台 账篇三：采购台帐的精细化管理 谈谈工程采购台帐的精细化管理 各行各业都有采购业务，怎样把采购工作管理好 , 笔者 认为实行精细化管理是一种行之有效的好办法。 精细化管理 是一种 管理理念和管理技术，是将系统化规则运用程序化、 标准化、数据 化

2、的手段，使组织管理各个程序环节能够精确、 高效、协同、持续 运行。采购工作每天要面对产品价格、采 购进度、交货进度、供应 商、付款等等诸多问题。将这些问 题进行系统化的处理，建立一套 完整的数据库并利用数据库 带来的好处， 就可以起到提高采购效率 和提高采购性价比的 目的。以下本文仅就工程物资采购中关于合同 台帐和付款台 帐的建立以及用款计划的编制， 谈谈笔者在实践中的 做法和 体会。限于篇幅和行业的限制未尽之言和偏颇之处欢迎批评 指正。一、关于合同台帐的建立合同所纪录的内容是本单位宝贵的采购信息资源也是 采购工 作需要经常查阅的，是采购物资、备品配件供应的重 要参考依据，如何能够方便快捷的查

3、阅和共享这一信息资 源，笔者介绍一种用 excel 表建立合同台帐的方法。限于篇 幅这 电子表格自身的功能和使用方法大家都明白也不赘述了。将 合同主要内容记录在表格内并借助于电子表格的各项目功 能，不但查阅起来方便、灵活、快捷、清晰，一目了然，而 且还可 以根据需要，取舍不同的内容快速的编制统计报表。 它所带来的好处， 相信亲自使用后便知。 笔者根据工作经验 结合实 际情况设计的一种电子式的采购合同统计台帐， 经多年实际应用效果很好， 大大提高了工作效率。（见表一） 本表的主要栏目有： 1、经办人、合同编号、应用工程； 2、供应商名称、联系人 / 电话； 3、货物名称、规格型号、 参数等； 4

4、、单位、数虽、单价、金额、 5 货物合计、各项小 计、合同总额； 6、付款方式、质保金、质保期限 / 时间、交 货周 期/ 时间。每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。里只将它的内容和作用进行介绍谨供参考。至于excel在这个表格内以合同为单元进行登记，有两组数据是互 相关联和平衡的。一组是“数虽、单价、金额、货物合计” 其中： 金额 =数虽 x 单价、 货物合计 =各项金额相加， 如果 合同中只有一种 品种，那么金额等于货物合计；一组是“货 物合计”、“各项小 计”、“合同总额”，其中：合同总额 =货物合计 +各项小计，各项 小计为除合同标地物之外的其 它如运费、包装费、技术服务费等各项费

5、用的合计。利用 excel 电子表格的功能，将所输入的数据之间设计成等式关 系，这 样，数字输入后在结果栏内数字就会自动显示， 在简 化操作的同时 避免错误输入保证了数据的正确性。 从这本台 帐中我们可以方便的了解到单位或个人在以往所有采购工 作中的详细情况， 如价格、 型 号规格、 供应商信息、 工程供 货信息、 采购人员的采购情况等。 当 然，要想达到这一目的， 如何根据本单位实际情况对栏目进行设计 和使用者如何正 确填写则至为关键。根据上述所设内容和 excel 电子表格的功能可以方便的 汇总 查阅以下主要信息。、按工程项目查阅，可将该工程采购信息，如采购品种、金额、供货厂家、交货日期等

6、信息全部汇总；、按供应商查阅，可将与该供应商的业务往来， 如采购虽、采购品种、 用于工程、采购日期等全部汇总； 、 按设备名称或规格型号查 阅，可将该品种单价、供货厂家、 用于工程，采购日期等信息全部 汇总；、按合同签订人查 阅，可将经办人的采购工作情况，如采 购了哪些物资、用于 哪些工程、完成采购虽、采购价格等信息全部 汇总；、按 统计需要，可将年度或月度采购情况全部汇总；如需汇总查阅上述任何一项内容，或栏内任意一个单项 采购信息都可以方便快捷的查找，如价格、交货期、生产商 等，只 需使用 excel 的“筛选”功能，轻点鼠标即可轻松实 现。利用本表可以很方便的统计出某工程采购合同签订情况、

7、某 供应 商合同签订情况、某类设备订货情况和制造周期、交货 周期、某业 务人员采购合同签订情况等等。 只要以栏目内某 项为单位汇总， 那 么与其相关的内容就会无一遗漏的全部呈 现，而且对汇总的内容还 可以进行二级或三级查询。至于表 格究竟应设立多少个栏目和内 容，完全根据需要可增可减自 行设计。 如果有些单位建立了办公软件系统，那么表格中这些数据的取得就会更加便捷和容易。这里须 着重谈谈这个表 格的另一个重要作用。采购订货时，经常需要查询 所购产品 的价格、型号规格、供应商、交货周期、付款方式等信息， 而这些大虽的信息除了自己积累， 可以说目前在任何一本工 具书上 也是查不到的。这里汇集了本单

8、位详实的采购数据，给采购工作提供了具有实际意义的参考坐标。 不论以往还是 以后，采购价格都会 一目了然清晰的摆在眼前。特别需要明 确提出的是“型号规格”栏 内的内容必须完整无误的纪录下 来，否则就失去了采购参考价格的 意义。它既可以约束目前 的采购价格乂可以知道以往的采购价格， 在某中程度上间接起到了防止采购腐败的作用。实事求是地说把它 作为本公司的一个具有参考价值和指导意义的采购信息库是毫不 过分 的。二、 关于付款台帐的建立付款是采购工作中至关重要的环节，合同一旦签订，付款便始终伴随合同直至合同履行完毕。任何单位对付款环节都是非常重 视的。如何掌握付款金额、付款进度、如何准确做好付款计划；

9、哪些合同、哪些供应商、哪些项目的付款情况如何等等；合同总额、付款方式、已付款、未付款、质保 金等等所有这些都需要有翔实准 确的数据。作为采购人员，对于合同付款执行情况的账目必须清清 楚楚、明明白白。每 个单位的财务部门都会严格把住付款关的，但 采购人员作为付款第一人必须把好第一关，为公司采购资金的运用 建立第一道防火墙。多付少付、早付晚付、缓付拒付都应当在采购 人员的计划和掌控之中。那么怎样才能做到这些呢？除了公司建立严格的付款制度和流程之外， 采购人员建立一套完整的付款状况信息台 帐是做好这些 工作的前提。哪些款该付、该付多少、哪些款 不该付、已经付了多 少、待付款还有多少、哪些款可以缓付、

10、 如何根据公司或工程运转 情况做出合适的用款计划等等，所 有这些都需要有严格的准确统 计，这里向大家介绍的一种采购付款统计报表的电子表格，也是笔者结合实际工作 需要 编制并经多年应用，对于提高工作效率起了重要作用。该表采用的 excel 的形式与上述表格具有同样效果。（见表本表基本栏目有： 1、经办人、合同编号； 2、应用工程 ;3、供应商名称、联系人 /电话； 4、货物名称； 5、付款方式 ;6、合同总额； 7、已付款； 8、待付款； 9、质保金、质保期；10、付款率； 11、发票开具。同样每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。本报表是在 采购合同统计台帐 的基础上建立的。 在 这个表 格

11、中，以合同为单元登记，数据之间的关系如下。合同总额 =已付款+待付款，待付款 =应付款 +质保金，质保 金支付额 =质保金比例 X 合同总额 - 质保金。根据所设栏目 每项均可进行汇总查阅并可编制 所需报表。如查阅某工程付 款状况，根据 excel 的“筛选”功能， 用鼠标点击“应用工 程”栏目内黑三角下拉列表中的项目名称， 即可将该项目的 付款状况汇集起来一览无余。 这个表可以非常清晰的 记录业 务往来账目的付款情况、 需要强调说明的是业务人员必须把 信息规范的输入在表格内才能有效发挥作用。 同样， 在汇总 的内容 中可根据需要进行二级或三级查询。它的主要汇总功能如下。 1、按项目查询，可汇

12、总该项目已付款、未付款、 质保金等全部信息； 2、按供应商查询，可汇总与该供应商 所有业务往来的付款情况； 3、按经办人查询，可汇总该经 办人负责办理的全部业务付款情况；4、在上述查询结果中 ,还可了解到每次付款金额、 付款日期、余额、质保金及日期 等信息。 三、关于编制用款计划 采购用款计划的编制一般分两种情况，一是按实际需要 编制 计划，二是按可支付资金编制计划。由于我们系统的整 理了采购信息， 所以，不论按哪种情况编制计划我们都有可 靠的数 据作为参考。编制采购用款计划是和工程进度、到货 情况、质虽状 况、欠款额度、时间长短等 情况紧密结合的，是一项细致严谨的工作，那种临时拍 脑袋 报计划的粗糙作法是不可取的。 用款计划的严谨细致 和透明公开可使资金用在哪里、付了多少、什么时间用一目 了然， 同时也在某种程度上避免了暗箱操作。 笔者根据实际 经验采用了一 月一报的双月用款计划 形式，即一月份报 一、二月份用款计划； 二月份报二、三月份用款计划，以此 类推。见表三 这样做的目的 在于如果资金没有按计划到位（这样的情况是经常发生的）或有其它变化可在下月计划中进行调整。从这个付款计划中我们可以明明白白地看出用款的依据及合理性。它的前半部就是来自采购付款统计台帐。本用款计划只限于采购部门应用在工程物