沟通管理规定

1、文件名称沟通管理规定文件编亏SIX-QI-HR0106编制人员范永全审核批准编制日期2012-10-05修订日期实施日期1.0使不同部门和不同层次的人员通过适当的方法对业务、产品质量、服务、交付等信息进行及时沟通、交流、理解、协调，以促进质量活动开展的效率和对过程输出的实现，进而提高过程的有效性，保证信息沟通传递的正确性。2.0适用范田适用丁本公司内外部重要信息的沟通管理。3.0定义沟通，亦称信息沟通，指可解释的信息由发送人传递到接收人的过程。具体地说,它是人与人之间思想、感情、观念、态度的交流过程，是情报相互交换的过程。4.04.1内部沟通4.2外部沟通：6.1信息沟通的分类6.1.1为有效

2、地进行信息的沟通，管理部组织对公司与质量管理体系相关的信息分为内部信息和外部信息；6.1.2内部信息6.1.2.1管理信息：如质量管理体系运行情况、质量方针和质量目标的实施情况，管理评审/内审通知，培训通知等；6.1.2.2生产质量信息：如生产计划，订单，合同评审需求，生产过程情况，产品检验和试验情况；其他内部信息，如员工的建议、新的工作方法的采用等。6.1.3外部信息6.1.4沟通的类别分为内部沟通与外部沟通：企业内部信息有关的沟通即为内部沟通；与外部信息有关的沟通即为外部沟通。6.2沟通的时机6.3沟通的方式a口头沟通一般用于非正式的沟通，外部的沟通要慎用口头沟通；内部的沟通双方应注意沟通

3、的场所、方式、方法，切忌因一时冲动而演变为人身攻击或将不愉快的沟通影响到第三方人员；b口头沟通的风险由沟通的责任部门自行评估；c沟通双方充分考虑，沟通的内容或结果是否形成记录。a参照文件与资料管制程序办理；a【公告】与公告栏统一由管理部负责管理。管理部负责【公告】的拟定，编号，公布，收回以及存档工作。a联络单由各个部门执行拟定，分发，编号以及管理存档。b原则上联络单的编号方式为：NL/WL+部门编码+年份+流水号（NL:内部联络单，WL:外部联络单）电话、传真a电话与传真的设施管理部门为管理部；a参见【电子邮件使用管理规定】a会议开始前，如会议组织人有要求时，各参会人员填写【会议签到表】进行签

4、到；b原则上，重要的会议需由会议发起单位留存【会议记录】并分发到相关部门;c会议记录统一由会议组织人编号存档。d原则上会议记录的编号方式为：部门编码+年份+流水号公司设立意见箱，由管理部负责收集员工的意见和建议。员工提出意见或建议尽可能采取署名，特殊情况可以采取匿名方式。管理部收到建议或意见时，应及时组织调查或责成相关部门处理，并跟踪处理进度；对于情况比较严重的应及时上报总经理。对于届于举报性质的来信，如内容届实，在不违反国家法律法规的前提下，管理部应尽可能为举报人员保密。对于调查届实的来信，调查和处理结果统一由管理部予以反馈，对于影响面较广，员工普遍关心的事项应书面公告。对丁被公司采纳的合理

5、化建议，或反映/举报情况届实且对公司的管理或发展有较大意义的，公司应参照奖惩管理规定予以奖励；对丁经调查届丁诬告或恶意诽谤他人的，对当事人予以处罚。谈话，书面调查等内部沟通6.4.2主要的横向沟通包括以下之内容：数据与报表的传递；内外部信息在公司内部的传递；各种改进要求的传递；6.4.3主要的纵向沟通包括以下之内容：员工建议与处理；a员工对丁公司的建议以电子邮件、提案改善或意见箱形式提交；与质量体系有关的产品质量/服务/交付等信息的宣传；公司政策，规章制度的宣传，如【公告】等；员工绩效考核面谈等。外部沟通办理并留存相应记录；部负责与外部质量监督机构的相关沟通，参照；沟通效果反馈与评价需要时，各相关部门须将沟通的结果反馈到沟通对象的单位/部门或者个人；由各相关部门对沟通的结果进行评价，当出现沟通问题时，由相关部门将存在的沟通问题提交【提案改善表】给管理部。管理部无法及时解决时，提交公司领导裁决。沟通方式的改进管理部针对丁各种沟通的异常，对沟通方式进行检讨与修正更新；7.0相关表单公告SIX-QI-HR0106AB00联络单SIX-QI-HR0106BB00会议签到