浅谈计算机技术_光盘技术_缩微技术在档案管理工作中的应用

1、浅谈计算机技术、光盘技术、缩微技术在档案管理工作中的应用张翠华1, 徐雪丽2(1 牡丹江市教育学院; 2 牡丹江市公路收费处摘 要:就计算机技术、光盘技术和缩微技术三个方面论述了现代化技术在档案管理中的应用。关键词:计算机技术; 光盘技术; 缩微技术; 档案管理中图分类号:F270 文献标识码:C 文章编号:1008-3383(2006 06-0079-011 计算机技术在档案管理工作中的应用计算机的工作效率较原有的传统人工管理的优势在过去的工作实践中已经充分得到了证实, 为了提高工作效率, 适应新时期经济快速发展的需要, 计算机技术应用于档案管理工作是十分必要的, 也是时代的要求。其实, 早

2、在20世纪80年代计算机已经在我国少数部门的档案管理工作中采用了, 并且我国科研人员在不断的实践中, 陆续研制出许多实用的计算机系统, 使之更完善、更可靠的防删改、反复制、反销毁和防泄密功能。人工管理中的分类、组卷、卷内标题、卷内目录、卷内页号、卷内考备表, 卷皮、案卷标题、案卷目录、案卷装订等一些列与案卷有关的由于计算机技术管理档案也就不复存在了。只要把整个档案管理简单的分为立卷和归档。在计算机技术管理档案时只要把需要立卷的资料通过计算机显示屏审阅和积存档案文件, 也可对已经存入计算机的文件(这时通过计算机变成了电子文件 中不具备保存价值的文件删除, 而对具有不同保存价值的文件使用不同的保管

3、期限、并在各份电子文件中注明, 这一过程就是立卷。那么剩下的就是归档了, 归档就更简单了, 那就是通过计算机处理过的软件移交给档案员即可, 很多单位的档案文件的计算机技术处理和档案保管同属一人或同一科室就不需移交了。通过计算机技术处理后的电子档案, 只剩下全宗号、文件号, 而原案卷的目录号、案卷号、也都不复存在了。而全宗号、文件号也就主要是用于统计、监督、检索。由于电子存储载体信息容量很大, 所以只要有很小的一点空间就可以保存了, 但是, 电子档案的保管条件又跟传统的纸质档案有不同的要求, 电子档案储存的条件相对比较严格, 如:存放空间必须对温度、湿度进行严格的控制, 并能防尘、防火、防高度磁

4、场和电场、并且还要严格防范计算机病毒。在电子档案提供利用上, 必须注意要针对利用者情况, 运用计算机的限读功能, 反删改、反复制、反销毁功能、并防止泄密。电子档案中文字无个人字迹征, 无书写墨迹的新旧之别, 一旦被篡改, 极难识别, 如果电子计算机已经实行了并网连机传递电子档案信息时, 要运用数据加密、用户识别、终端识别等技术, 防止在传递途中泄密。2 光盘技术在档案管理中的应用光盘是一种采用激光进行读写的信息处理技术, 是目前深受音像市场、电子出版、软件发行、图像存储及计算机用户欢迎和喜爱的较理想的存储介质和多媒体计算机所必具备的存储装置, 也被应用于一些国家或部门的档案管理当中, 利用光盘

5、做为载体记录数据, 心图像扫描器作为主要输入手段, 高分辨率显示器和打印机作为输出途径, 以实现档案的原文存储和检索为目的的计算机档案系统, 该系统能实现文件的输入、图像的显示、图像编辑、压缩、存盘、检索、打印输出等。经过许多部门的实践证明, 在档案管理中采用光盘系统有以下几方面的优点。第一, 光盘做为载体, 以其容量大, 能够解决全文的存储和检索的问题, 而且也便于实现联机检索, 使利用者能够在计算机上查阅所需的文件。第二, 利用扫描输入能方便迅速地把文件、图表、图片等档案原件输入到光盘内, 对于较大幅面的文件或图纸可以采取部分扫描输入, 用机器拼接的方法输出。第三, 可以借助高分辨率显示器

6、进行阅读, 也可以将文字打印出来提供利用, 这样可以避免珍贵的档案原件因频繁翻阅所造成的损坏。第四, 由于是把原有的纸质档案文件通过现代技术记录在光盘上, 只要在计算机上利用数据加密, 用户识别, 终端识别等手段, 既可以防止在传输过程中泄密。3 缩微技术在档案管理中的应用缩微技术是将原有的档案文件通过摄像过程制成缩微卷式胶片, 然而, 这种经过缩微后的卷式胶片在提取利用时很不方便, 而且机械磨损也大, 所以, 为了便于提取利用, 又把这种卷式胶片制成片式, 然(下转第81页2006年 第6期(总第148期黑龙江交通科技HEILONGJIANG JIAOTONG KEJINo . 6, 200

7、6(Sum No . 148用, 并加强自行车交通管理。交通管理部门加强交通法规宣传, 鼓励文明交通行为, 对违反交通法规的车辆和行人严格处罚, 使人们树立文明交通意识, 有助于形成良好的交通秩序。4 大力发展低成本、交通运输系统高效率的城市公共交通公共交通是城市交通形式的主体, 在城市道路的使用上最经济, 同时, 公共交通是减少机动车排放的重要手段和方式, 因此大力发展公共交通是城市交通发展的根本出路, 应从政策上大力支持、鼓励公共交通的发展。(1 公共交通系统分为:轨道交通, 包括地铁与市郊铁路、轻轨铁路、有轨电车等; 公共汽车; 准公共交通, 即各类出租车。(2 各地都在发展巴士快速交通

8、(B RT 系统, 联合国、世界银行、国际能源机构(IEA 以及公共交通国际联合会(UI TP 等国际组织与机构都把BRT 作为解决城市公共交通问题的革命性方向, 积极向世界各大城市推荐。巴士快速交通系统(DRT , 是利用现代巴士技术配合智能交通和运营管理, 使传统的巴士交通系统达到轻轨交通(LRT 系统的服务水平, 它具有低成本、高质量的优点。BRT 的基本特点就是由巴士专用道(路 组成网络, 行驶证道路上的都是大容量(载客在200人以上 的大型巴士(铰接式 , 巴士专用道(路 的优先权确保乘坐巴士相对其它交通方式(特别是两轮和多轮私人交通工具 更有吸引力, 促使城市居民将乘坐巴士作为出行

9、首选方式。这个系统包括设立巴士专用路、修建管筒式车站、分散运营线路和在巴士车站设立售票处等。(3 交通的国际典范巴西库里蒂巴市是全世界公共快速交通技术应用最成功的城市, 目前已形成了较为完善的综合公共交通系统, 吸引了全市75%的交通量, 使得这个城市私人机动车使用减少, 污染也减少, 加上他们积极的绿色生态环境建设, 成为享誉全球的 世界生态之都 。我国城市公交通的基本现状是客流量大、道路交通拥挤而公共交通运营效率低, 通过推行公共交通优先政策, 应用巴士快速交通系统(B RT 可以不需要巨大的资本投入, 用有限的金钱与时间实现城市高水平的机动性, 这对许多资金有限而充满发展活力的城市来讲,

10、 应是一个理想的选择方案。提高愈来愈依赖于路况监控、交通信号优化和道路交通管理水平的提高。21世纪后城市现代化交通发展的方向是应用智能交通系统(ITS 对交通进行诱导、控制和管理, 智能交通技术的应用可以有效地提高城市交通管理水平和效率, 给使用者带来便利。智能交通的特点是将先进的信息技术、计算机技术、数据通信技术、传感器技术、电子控制技术、自动控制理论、运筹学、人工智能等有效地综合运用于整个交通服务、管理与控制, 从而建立起一种大范围、全方位发挥作用的实时、准确、高效的运输综合管理系统, 以解决日趋恶化的道路拥挤、交通事故和环境污染问题是刻不容缓的。收稿日期:2006-03-02(上接第79

11、页后再将它存储在半自动检索柜中, 在提取利用时采用计算机目录索引与半自动检索柜相结合的方法。首先档案管理员按照用户所需档案目录、内容等, 通过人机对话, 得到半自动检索柜内缩微档案的目录, 内容、位置和编号, 下一步档案管理员按照计算机显示的信息找到具体的柜子抽屉, 将半自动检索柜内的编号调整好, 就可以直接提取利用缩微档案了。缩微技术是集光学、化学、电子、通讯、机械和系统工程为一体的先进技术。它是随着大量信息的产生而兴起的产业, 并以记录信息快、精度高, 特别重要的一点是能够完全真实地再现档案的本来面目等优点(这一点是计算机软件怕不能比拟的 。所以在近些年来, 我国有些部门档案管理中, 缩微

12、技术得到了充分发展和利用, 并占有一个重要的地位。尤其是缩微技术在有些行业中可以大显身手, 利用它的再现原件面目的这一特点就可以为某些行业多次, 大量使用同一文件提供了极大的方便, 节省了大量时间和人员, 提高的工作效率更是无法计算的, 同时也节约了大量的经费。这种方法投资少、操作简单、技术要求不高, 容易掌握, 而且速度快, 准确性高, 不会造成其它的机械性磨损。缩微技术主要适用于科技文件, 设计定型图, 工艺文件, 基建工程竣工文件, 贵重设备仪器文件及各种专业的科技文件等, 但是, 目前利用缩微技术来替代原始档案提供利用, 已在许多部门普遍采纳使用。在档案文件实现计算机管理中, 并不是全部过程全都能做到的, 如在档案文件的收集整理, 也就是档案管理工作的前期立卷阶段就很难实现自动化。而后期的归档利用是比较