电算化档案管理制度-

1、会计电算化档案管理制度为规范会计电算化档案的管理,使其更好的为公司发展和强化财务管理服务,特制定本制度。会计电算化档案,包括存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表(包括报表格式和计算公式以及会计软件开发进行中编制的各种文档以及其他会计资料。会计电算化档案管理,包括数据备份、数据恢复和清理硬盘等,由系统管理员专职执行,并对电算化系统磁盘数据的安全负责。会计电算化档案管理的基本原则:保证会计数据具有完整性、保密性、可用性和检查性。完整性是指不能直接对会计数据进行修改。保密性是指未经允许任何人无法取得会

2、计档案。可用性是指当系统出现问题时能有效得到恢复,并且会计数据不会受到损害。检查性是指系统运行时,时时处于检查之中,一旦发现问题能及时报警并指示线索。(一电算化会计档案的管理对每年形成的会计档案,应按照归档要求,整理归档,装订成册,编制会计档案保管清册。1、会计凭证的管理装订工作应做到装订整齐、完整、牢固、妥善保管,有骑缝章,便于检阅。(1记账凭证应有录入员、稽核人、会计主管的签名或盖章,涉及现金、银行存款的收付款的凭证应由出纳签字认可。(2要把所有应归档的会计凭证收集齐全,按凭证顺序号和本号排列。(3根据适当厚度按本统一装订。(4认真、规范填写会计凭证封面。(5年度和月份要写全。(6汇总本号

3、要写清晰。2、会计账薄的管理计算机打印输出的总账、明细账、银行存款账、日记账等会计账薄,要根据会计电算化操作管理制度的规定办理,并做到:(1打印输出的会计账薄必须连续编号,经审核无误后加封面、装订成册,防止帐页的散失、被抽换,保证会计资料的完整、(2会计账薄封面的有关内容要写全,单位名称要写全称、要写账薄全称,不要写科目代码、账薄页数要写账的有效页数,卷脊上必须写上“某某年度某某某账”,以便保持利用。(3会计账薄要会计主管人员和记账人员盖章或签字。(4账薄经管人员一览表完整规范,连续编码。3、会计报表的管理(1打印输出的各项报表按公司的规定办理。(2年终时,必须将一年会计报表数据(包括备份磁性

4、介质和打印书面报表统一整理,书面报表会计报表要按时间顺序加封面后装订成册。(3会计报表(不管是每月、每季、每年的会计报表要装订封面、封底,封面要素填写与国际统一会计制度一致,连续编号,并按要求装订。封面要逐项写明报表名称、页数、日期、内容,经会计负责人审核盖章后,可归档保存。(二存储在磁盘上的会计文件必须按归档及时打印输出书面形式,未打印之前不得抹去。(三由机器设备打印输出的会计档案发生缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明,由电算主管签字盖章认可。(四必须经常对硬盘上的会计数据建立备份,备份是通过对硬盘的会计数据建立文件副本来实现信息存储的。每月备份不得少于一

5、次,不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份档案上的会计数据进行任何非法操作。(五如要开发软件或进行维护需要使用磁盘会计数据,必须使用备份档案的副本,不得删改硬盘数据和备份档案,恢复系统数据必须使用最新的正式备份。(六对存储在磁性介质上的会计资料应备份二份,分别在不同地点存放(档案室、财务部门,并根据数据量和硬盘空间的大小情况,每隔一定时期(一年或二年以上清理一次硬盘,删除硬盘上以前年度的会计数据,以提高机器资源的利用率和使用速度,没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。(七对备份的磁性介质要编号及加盖印章归档,必须妥善保管好会计数据的备份,做好保护操作,并放在保护封套和包装盒中,使用专柜保管,存放在安全、洁净、防盗、防火、防潮和防虫的场所。(八严格执行安全和保密措施,严防毁损、散失和泄密。硬盘和正式备份数据不得随便乱放和外借,有会计档案保管清册,其借阅办法与会计制度一致,会计档案应于一年后归档,由专人保管。(九会计档案未经单位领导同意,不得外借,不得擅自拿出单位。经单位领导同意借阅的会计资料,应履行借阅手续,领导和经手人必须签字。电子档案归还时,还应检查有无电脑病毒,防止感染电脑病毒。(十会计技术电子文件中,除用户手册和程序执行代码外,其他人员不得随意调用,以确保会计电子档案的安全。(十一应定期检查存放有会计电子档案的磁性介质,并定期复制、