高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究

1、摘要：从高校图书馆档案管理的工作现状出发， 提出了一些改进档案管理工作的新思路。 关键词：高校图书馆档案工作现状措施近年来，伴随着普通高等学校办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，馆员队伍得到扩充，业务范围不断扩展，更因普通高等学校本科教学水平评估的具体要求，使得图书馆在教学和科研中的重要作用越来越明显。高校图书馆是高校三大支柱之一，高校图书馆档案同样是高校档案工作的重要组成部分，其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。 然而目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，如何建立健全高校图书馆的档案， 以满足高校教学、科研等各方面的需要。笔者根据目前高校图书馆档案管理之现状进行了初步探讨，并就

2、高校图书馆档案管理工作提出了一些改进思路，以便更好地为图书馆的日常管理、学校的教学、科研提供服务。一、高校图书馆档案管理工作现状分析1档案管理制度相对滞后目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不

3、用说电子档案了。2档案管理工作不到位图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证， 是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校， 图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知， 档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中， 最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护

4、措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀， 这都不利于文献资料的开发利用。3档案信息得不到充分利用随着信息时代的到来和高等教育全球化的发展， 高校图书馆面临着日趋激烈的竞争趋势。图书馆是高校的窗口部门， 是高校的学术研究中心， 图书馆的工作过程中产生的大量具有保存价值的档案材料，已成为领导决策、业务工作和学术研究的重要资料。充分利用好方方面面收集到的档案资料，留学生论文 将对图书馆未来的发展起着非常重要的作用。但由于档案意识的薄弱，许多图书馆的档案管理大都采用了重藏轻用的管理模式， 对图书馆档案资料的利用没有引起足够的重视， 很少利用现存的档案资料来发现问题，解决问题， 在一定程度上造成了图书馆档

5、案资源的浪费。4档案结构不合理从档案门类看，许多图书馆的文书档案比重较大，以业务档案为主的特色档案需要丰富； 从档案载体看，纸质档案比重较大，其它载体档案的种类和数量相对较小。这样的馆藏结构和内容显然不能适应图书馆业务发展和信息社会化的需求。二、改进高校图书馆档案管理工作应采取的对策高校图书馆档案是高校图书馆工作的一个重要组成部分， 它真实地记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹， 具有很强的信息利用价值和信息传播功能， 对图书馆的未来发展能起到很重要的作用。图书馆档案管理的好坏， 直接反映了图书馆的管理水平，因此，我们的档案水平，而应着眼于今后的发展，既做到能适应今后管理的基础工作， 又能尽

6、快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理科学化、现代化。1加强组织领导，提高档案管理水平（1）从思想上引起领导的高度重视领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作， 首先要积极争取领导对档案工作的支持。一个单位档案工作开展得如何， 与单位领导的重视程度有密切的关系。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作。只有图书馆各级领导及档案管理人员明确认识到图书馆档案对图书馆未来发展的重要性， 从思想上给予重视，树立起存档意识，图书馆的档案工作才会有大的起色。（2）从硬软件设施上得到大的改观在硬件方面，图书馆应当设置专门的档案室，购置专用档案柜及档案盒，并配备计算机、打印机等

7、现代办公设备。在软件上，图书馆要指定专职档案管理人员。档案工作要求细致、严谨，馆领导要将有责任心、有耐心、有经验、业务能力强的同志抽调到档案管理工作岗位上，发挥他们的主观能动性。随着计算机技术的普及，应同时安装档案管理软件，只有这样，才能把档案录入计算机，建立起档案数据库，这将大大提高图书馆档案管理中存储、处理、控制、开发利用档案信息的能力，促进图书馆档案工作的提高与发展，来实现图书馆档案管理的现代化。2完善档案管理制度建立健全完善的档案管理制度，是搞好档案工作的基础。图书馆应根据档案法和国家有关档案文件规定，结合本馆的实际情况，制定出适合本馆的档案管理制度。一是建立科学的档案组织管理和运作机

8、制， 不仅要把科学的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鉴定、保管、利用等每一个环节上都必须制定出相应的规章制度，保管要求、保护措施和提供利用等方面都必须制度化、规范化。二是建立和落实各级档案管理工作责任制， 明确个人职责，使图书馆档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。三是建立健全各项规章制度， 使档案管理做到按章办事、按规操作、有条不紊；做到妥善保管、万无一失。3加强档案信息资源的开发利用档案的开发利用是档案工作的最终目的， 只有积极开发利用信息资源，图书馆档案才有生机和活力。在开发利用方面， 档案人员应做到以下几点：一是加强图书馆档案的信息化建设。针对网络时代用户对信息需求快捷、方便

9、、准确等特点，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。二是在图书馆日常管理中， 图书馆档案管理人员应配合领导决策，配合馆内各项工作及时准确地提交档案材料，为图书馆的各项工作服务。三是搞好宣传工作， 提高档案资源的利用率。档案资源共享是今后的发展趋势， 重藏轻用的档案管理模式已不再适应当今社会的需要，因此， 我们要加强图书馆档案工作的宣传力度， 使用户真正认识到图书馆档案资料的存在价值。4 做到科学分类，实行分级管理（1） 高校图书馆因其专业性、服务性、学术性的特点，应不断拓宽档案信息收集范围，适时、准确、全面地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作。科学分类就是按照档案部门

10、的要求， 根据图书馆的实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成若干类别。一是党群类。主要包括：上级文件、校内文件、本馆文件、规划计划、工作总结、规章制度等。二是业务类。主要包括：各业务部门的统计报表、工作日志、各类业务活动等，如：图书馆的采购情况、借阅情况、文献检索情况、课题跟踪情况等。三是人事类。包括图书馆职工档案，如：职工基本情况、工作经历；组织机构及人员配备情况，如：机构人员名单、人员调进调出名单；还有职工晋升、考勤、考核，职工培训、进修情况等。四是后勤管理类。包括图书馆的后勤管理、图书馆的建筑、仪器设备等。图书馆的档案收集只有通过科学分类，才能揭示出它们之间的联系和规律，有条理地反映

11、立档单位的历史面貌，便于系统地查找利用。（2）由于图书馆工作的特殊性，决定了档案工作并非办公室一个部门所为。图书馆各部门都有其独立的业务范围。图书馆日常管理档案，如经费、财产、人事情况，各级文件的保存情况等， 应由馆里指定的专职档案员集中管理； 图书馆业务档案， 如文献采购档案、文献典藏档案、读者档案、阅览档案等应由各业务部门分散管理。各业务部门也应建立起自己独特的业务档案体系，并随时配合馆里的各项活动， 及时提交某一个阶段的档案资料。这样有利于各部门结合自己的业务进行管理和利用， 激发各部门开展档案工作的积极性。5做好档案信息资料编研工作随着高校办学规模不断扩大，办学层次不断提高， 随之而来

12、的图书馆的各个方面也发生了很大的变化。比如高校的合并、新校址的建立、图书馆的搬迁、各种服务功能的改进等，这就需要高校图书馆及时地根据图书馆的馆藏变基础设施建设、服务功能创新等有关档案存储信息，编制出最新的图书馆使用手册、高校图书馆入馆指南等对读者进行宣传教育或作为文献检索课教学使用教材；还可以将本馆科研、学术活动情况， 留学生论文编制出图书馆科研工作实录，图书馆专业论文汇编，科研成果论文集等，从而实现对本馆已存档的业务活动记录、科研活动状况、成果等，通过有效形式在馆内外宣传、介绍、交流，提升图书馆的影响力及档案信息资源的利用率。高校图书馆是学校的学术中心，是学校的重要组成部分，高校图书馆档案也是学校档案的重要组成部分。做好高校图书馆档案工作，对于提高图