陕西中医学院科研档案管理

1、陕西中医学院科研档案管理暂 行 办 法 科研档案是科技工作创新性的重要组成部分，是科研工作者的智慧结晶，也是科学技术储备的一个重要载体。为了进一步健全和完善科研档案的管理制度，更好地为科技创新和我院的教学、科研、医疗管理服务特制订本暂行管理办法。 一、科研档案的基本原则 （一）凡参与科学研究和科学研究管理人员。在理论研究和实践研究活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。（二）科研档案工作是科研管理工作的重要组织部分，是科研活动的重要环节，必须纳入科研计划规划管理制度和有关人员职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理工作紧密结合，实现科研档案工作从经验管理走向科学

2、管理，为学校工作和社会发展服务。（三）科研档案是科研活动的真实记录，是科技储备的一种形成和重要的信息资源，是国家和人民的宝贵财富。为确保其完整、准确、系统、安全的得到保存和有效利用，必须遵照集中、统一、管理的原则进行管理。实行科研工作和建档工作“四同步”管理。即下达计划任务书与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查研究过程中形成科研文件材料情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果以及科技人员提级考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。（四）科研档案管理人员要热爱本职工作，认真执行国家档案工作方针、政策和上级的有关规定，忠于职守，严守保密规定

3、，刻苦钻研业务，掌握现代化管理方法，提高工作水平，积极为医学科学研究服务。二、科研档案管理范围科研档案的收集范围：包括整个科研活动中所形成的文字、图表、数据、声像等文件材料。按科研活动的自然规律，一般可从以下几个阶段收集。（一）科研成果（课题）材料准备阶段：1.开题研究阶段、项目申报阶段：研究任务如基金申请书（委托书、合同书、协议书）、调研报告、研制计划、开题报告、论证报告、批复文件及有关会议记录等。2.研究计划阶段、研究计划、设计方案、试用计划实验大纲等。（二）研究阶段:1.课题实验阶段形成的课题组成人员名单、实验记录分析结果、试用报告的批件、阶段总结年度进展报告等。2.试制中的工艺技术资料

4、：中药配方、炮制、工艺设计图纸、计算机软件、照片、录音带、录相带等。3.发明或专利申请书、说明书照片、专利要求书、代理人委托书、发明证书、专利证书等文件副本。（三）总结鉴定阶段:1.研究课题的总结、论文、专著及研制项目，药检或计量部门的测试结果的全套，图纸、照片、底片、影片、幻灯片、录像带、计算机软盘及其文字说明材料。2.临床实施研究，除应有与其它相同的材料外，临床病历，病案号及有关病案的原始记录、复制件，二期临床病案总结材料。3.科学技术成果鉴定证书，技术鉴定证书、专家评委名单及鉴定意见，成果推广应用和使用单位意见等。（四）成果申报奖励阶段:1.省部级技术进步奖项目：科学技术进步奖申报书，技

5、术鉴定证书，查新证明，同行专家评审目录，同行专家评审表，成果摘要，实验研究报告，论文目录相应学术论文，专著、成果应用证明社会效益和经济效益证明，获奖文件和证书。2.国家发明奖项目：国家发明奖推荐书及附件，查新证明，申报部门审查意见，批件和发明证书的副本及证章的照片。3.国家自然科学奖项目：国家自然科学奖推荐书、查新报告、鉴定证书、同行专家评审目录、同行专家评审表、成果摘要、实验研究报告，成果应用证明、社会效益和经济效益证明，获奖文件、批复文件和获奖证书。（五）重点学科研究档案的管理:重要学科是增强自然科学和社会科学前沿领域科学研究。其申报学科申请书、学科人员组成名单及详细资料、审批文件、阶段研

6、究材料、上级检查汇报材料、总结报告资料等。三、科研档案的收集与整理（一）我院实行由科研课题（项目）负责人主持收集科研档案材料责任制，从课题开始立项，课题负责人就必须指定一名参加课题的科技人员，负责对研究活动过程中所形成的科研文件材料进行收集。课题结束后，科研课题材料，全部送科研处登记存档。（二）科研课题：如有协作的项目，其科研文件材料全部由主持单位负责收集材料，协作单位只保存本单位承担内容所形成材料的复制件。（三）各课题组：科研课题结束后，应尽快整理全部材料，获奖证书，一周内报科研处进行登记归档。科研处档案管理人员，对接收的科研档案要进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，送学院档案室保存

7、。（四）各类著作收集归档范围：凡属我院科技人员正式出版的著作，要求原著两本，出版单位名称，原始资料，若手写稿保存在出版社，可归铅印本或复印件，但作者应注明手搞保存单位。优秀论文，在省级以上刊物发表的论文，获奖材料（申报资料、审批文件及证书复印件）送科研处登记存档。（五）科研档案的保管期限分永久和长期两种。长期保存时间为十至三十年。四、科研档案的借阅和使用（一）科研档案，机密以上的科研档案不准借出，只可在科研处或档案室内检阅，如没有结束的科研档案在科研处，不能出科研处，存入档案室的为课题结束档案，只可在档案室内查阅。查阅范围一般只限于参加该项研究的科研人员，其他人员查阅时，应说明理由，经科研处同

8、意后，方可查阅。（二）对查阅的档案需要复印或抄录时，应先征得档案管理人员同意。抄录后要经档案管理人员检查、登记。所借档案材料，利用者要负责保密，不准拆开、撕页、涂改和圈点。借阅时间最长不得超过一周。（三）校外人员需查阅档案时，查阅者应持单位介绍信和一人贴有照片的工作证，说明查阅的内容，经科研处同意，在办理查阅手续后方可查阅。（四）档案管理人员对借出的档案，要认真登记及时催还。对退还的档案，双方仔细检查，严格清点，并办理退还手续。五、科研档案的保密规定凡从事科研研究人员，必须认真贯彻执行党和国家保密法规，按照科研课题下达的密级执行。所属的课题保密规定，我院暂时参照（98）党办第08号、院办（98）第09号文件。1.凡承担国家级、省级、省厅局级科研项目，不得利用各种形式对外公开宣传报导。2.未经主管领导批准，不得参观、拍照、录像正在研究中的科研项目和预研计划。3.凡研制过程中所形成的各类文件报告，图纸资料应及时定好密级归档。4.凡经国家批准的发明项目，如需转让，对外公布出售或进行国际科技合作等。必须按国家规定严格履行审批手续，不得擅自进行，确保国家安全和经济利益。5.凡在国内交流、推广、应用秘密