报销参考文件

1、财务基础知识培训 内容提要内容提要n报销流程图报销流程图n报销报销基本要求基本要求n特殊事项要求特殊事项要求n其他事项说明其他事项说明各学院各学院处室费用发生处室费用发生各学院各学院处室处室院长院长处长审核、签字处长审核、签字分管院长审核、签字分管院长审核、签字财务处处长审核、签字财务处处长审核、签字财务处稽核、账务处理财务处稽核、账务处理出纳付款出纳付款一、报销基本流程一、报销基本流程业务事项业务事项一般业务一般业务合同付款合同付款借款单借款单支出报销单支出报销单报销业务分类报销业务分类二、报销基本要求二、报销基本要求n借款单借款单n支出报销单支出报销单一般业务一般业务二、报销基本要求二、报

2、销基本要求借款n借款金额：借款大小写书写必须正确且一致。借款金额：借款大小写书写必须正确且一致。n借款时需附资料：与借款事项相关的文件，签报、会务借款时需附资料：与借款事项相关的文件，签报、会务通知、邀请函、借款预算明细。通知、邀请函、借款预算明细。n借款单填写及使用借款单填写及使用：n各处室到计划财务处领取借款单（订本式，一式三联，各处室到计划财务处领取借款单（订本式，一式三联，连续编号）连续编号）n需经所有领导审批完之后，经办人将第一、二联撕下，需经所有领导审批完之后，经办人将第一、二联撕下，第一联交财务出纳处，申请所借款项；第二联经办人第一联交财务出纳处，申请所借款项；第二联经办人（借款

3、人）自己留存；第三联为存根联。（借款人）自己留存；第三联为存根联。n报销所借款项（冲帐）时，经办人需提供与借款相关的报销所借款项（冲帐）时，经办人需提供与借款相关的支出报销单、粘贴好的发票及借款单第二联到财务处申支出报销单、粘贴好的发票及借款单第二联到财务处申请报销（冲账）。请报销（冲账）。n申领下一本借款单时，需将上一次申请使用完的借款单申领下一本借款单时，需将上一次申请使用完的借款单存根联（连续编号存根联（连续编号)(不得缺页断号），交还财务处方可不得缺页断号），交还财务处方可领取下一本借款单。领取下一本借款单。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务- -借款）借款）费用预算

4、费用预算n预算决定费用的支出方向和额度，所以当费用发生时预算决定费用的支出方向和额度，所以当费用发生时要参照各专业级学院、各处室当年的预算项目和金额要参照各专业级学院、各处室当年的预算项目和金额来确定费用的项目以及每次支出的额度。来确定费用的项目以及每次支出的额度。( (对于无预算对于无预算的项目，财务处没有审批权限，请相关部门打签报，的项目，财务处没有审批权限，请相关部门打签报，经院领导审批同意后，方可到财务处申请报销程序）经院领导审批同意后，方可到财务处申请报销程序）n各种费用发生额超过各专业级学院、各处室预算时，各种费用发生额超过各专业级学院、各处室预算时，原则上财务处不给予报销。原则上

5、财务处不给予报销。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务- -支出报销单）支出报销单）差旅费差旅费n差旅费报销统一填写差旅费报销统一填写支出报销单支出报销单。n根据财务制度规定的标准报销差旅费补贴。根据财务制度规定的标准报销差旅费补贴。n差旅费报销明细（差旅费报销明细（A4A4纸打印）纸打印）n票据粘贴要与差旅费相关明细分项相对应（票据粘贴要与差旅费相关明细分项相对应（A4A4纸粘纸粘贴）。贴）。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务- -支出报销单）支出报销单）办公用品报销要求办公用品报销要求n办公用品发票如填写为一批，办公用品发票如填写为一批，需提供销售小票需提

6、供销售小票，否则，否则财务不予报销。财务不予报销。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）n招待费：包括接待餐费、走访礼品、其他餐费。招待费：包括接待餐费、走访礼品、其他餐费。n招待费发票：须经业务部门领导签字确认（发票背面）招待费发票：须经业务部门领导签字确认（发票背面）n招待费报销注意事项：报销需提供招待费信息表、礼品分招待费报销注意事项：报销需提供招待费信息表、礼品分发明细表经手人必须签字确认。发明细表经手人必须签字确认。n招待费礼品、酒水须做出入库表经手人必须签字确认。招待费礼品、酒水须做出入库表经手人必须签字确认。二、报销基本要求（一般业务二、报

7、销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）交通费交通费n交通费：市内办事发生的交通费（使用学院车队车、私车交通费：市内办事发生的交通费（使用学院车队车、私车)n私车公用交通费：须填写试车公用表及相应的用票私车公用交通费：须填写试车公用表及相应的用票n租用校外的车辆：金额超过规定限额的需签订合同，小额租用校外的车辆：金额超过规定限额的需签订合同，小额租车费用需要做说明、提供相应的发票。租车费用需要做说明、提供相应的发票。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）培训费培训费n培训费报销注意事项：需提供培训通知文件、提供差旅费培训费报销注意事项：需提供培训通

8、知文件、提供差旅费报销明细表。具体的补助事项参照差旅费补助。报销明细表。具体的补助事项参照差旅费补助。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）购买书籍购买书籍 对于各部门自己购买的本部门使用的图书资料，需对于各部门自己购买的本部门使用的图书资料，需经图书馆统一采编、入库且出具相关入库登记证明后经图书馆统一采编、入库且出具相关入库登记证明后在到财务处报销。在到财务处报销。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务- -支出报销单）支出报销单）固定资产固定资产 对于各处室、专业学院购买的固定资产、无形资产对于各处室、专业学院购买的固定资产、无形资产必

9、须经条件装备或后勤处统一验收并出具相关入库手必须经条件装备或后勤处统一验收并出具相关入库手续后方可到财务处报销。续后方可到财务处报销。 二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务- -支出报销单）支出报销单）质量工程质量工程n质量工程包括：教改项目、精品课程、网络课程。质量工程包括：教改项目、精品课程、网络课程。n质量工程报销要求：报销相应阶段的费用时提供相应的相质量工程报销要求：报销相应阶段的费用时提供相应的相应的立项项目书、中期检查报告、结题报告等文件。质量应的立项项目书、中期检查报告、结题报告等文件。质量工程经费使用要完全按照立项时经费预算书执行，报销时工程经费使用要完全按照立

10、项时经费预算书执行，报销时必须按照预算中的预算项目来报销。必须按照预算中的预算项目来报销。涉及接待费、私车公涉及接待费、私车公用、固定资产、无形资产购置的按照上述办法执行。用、固定资产、无形资产购置的按照上述办法执行。n注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，财务处拒绝受理。财务处拒绝受理。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）n专业建设经费报销要求：招待费、资料费、差旅费、培训专业建设经费报销要求：招待费、资料费、差旅费、培训费、交通费固定资产、无形资产购置的等按照上述要求执费、交通费固定资产

11、、无形资产购置的等按照上述要求执行。涉及论文版面费的需提供缴费通知、论文、发票行。涉及论文版面费的需提供缴费通知、论文、发票。n注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，财务处拒绝受理。财务处拒绝受理。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）科研项目科研项目n所有科研项目第一次报销时，必须提供科技处相关文所有科研项目第一次报销时，必须提供科技处相关文件。（有外援的科研需提供外部援助到款通书）件。（有外援的科研需提供外部援助到款通书）n经办人应该了解所报项目的基本情况（项目预算、执经办人应该了解所报项

12、目的基本情况（项目预算、执行情况等等）。行情况等等）。n科研项目费用支出时需按照科研项目预算明细执行，科研项目费用支出时需按照科研项目预算明细执行，涉及接待费、私车公用、固定资产、无形资产购置的涉及接待费、私车公用、固定资产、无形资产购置的按照上述办法执行。按照上述办法执行。n注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，财务处拒绝受理。单，财务处拒绝受理。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）就业经费就业经费n就业经费报销时必须注明所列支的模块如：就业统筹、就就业经费报销时必须注明所列支的模块如：就业统

13、筹、就业日常教育、就业推介、就业讲座等。业日常教育、就业推介、就业讲座等。n就业经费报销时涉及接待费、私车公用、固定资产、无形就业经费报销时涉及接待费、私车公用、固定资产、无形资产购置的按照上述办法执行。资产购置的按照上述办法执行。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）学科竞赛学科竞赛n学科竞赛报销时需提供教务处竞赛一览表。学科竞赛报销时需提供教务处竞赛一览表。n学科竞赛报销时涉及接待费、私车公用、差旅费、固定资学科竞赛报销时涉及接待费、私车公用、差旅费、固定资产、无形资产购置的按照上述办法执行。产、无形资产购置的按照上述办法执行。n注：上述所有需双签的

14、项目，签字不齐全的报销支出单，注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，财务处拒绝受理。财务处拒绝受理。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）实习费用实习费用n实习费用报销时：实习费用报销时： 1、实习费用：必须签订合同、实习费用：必须签订合同 2、教师、学生差旅费补助参照教务处相关规定执行、教师、学生差旅费补助参照教务处相关规定执行。n注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，注：上述所有需双签的项目，签字不齐全的报销支出单，财务处拒绝受理。财务处拒绝受理。二、报销基本要求（一般业务二、报销基本要求（一般业务-支出报销单）支出报销单）合

15、作办学合作办学n提供各个合作办学的完整合同或协议；提供各个合作办学的完整合同或协议；n经办人在报销时应该了解该项目的基本情况（收入、经办人在报销时应该了解该项目的基本情况（收入、支出、利润分配及其他特殊事项等）；支出、利润分配及其他特殊事项等）；n经办人应当能够区分各个合作办学项目。经办人应当能够区分各个合作办学项目。三、特殊事项要求三、特殊事项要求报销单留在财务处要求报销单留在财务处要求n提供纸质版报销单统计明细。提供纸质版报销单统计明细。n对于以审核完的单据财务处相关人员会及时通知经办对于以审核完的单据财务处相关人员会及时通知经办人，经办人应及时取走已审批完的单据，未及时取走人，经办人应及

16、时取走已审批完的单据，未及时取走的单据如发生丢失、毁损的现象，财务处不承担保管的单据如发生丢失、毁损的现象，财务处不承担保管责任。责任。四、其他事项说明四、其他事项说明四、其他事项说明四、其他事项说明发票抬头发票抬头n发票抬头统一开具发票抬头统一开具“北京理工大学珠海学院北京理工大学珠海学院”，其他形式，其他形式的例如：北京理工大学珠海学院文法学院、北理工珠海学的例如：北京理工大学珠海学院文法学院、北理工珠海学院、信息学院、贵宾、顾客、以及开具个人姓名的发票一院、信息学院、贵宾、顾客、以及开具个人姓名的发票一律不予报销；律不予报销；n收据不能作为发票来报销；收据不能作为发票来报销；n本年度不给

17、予报销以前年度的发票。本年度不给予报销以前年度的发票。如何填写支出报销单如何填写支出报销单四、其他事项说明四、其他事项说明一张支出报销单一张支出报销单性质相同的多笔业务性质相同的多笔业务性质不同的多笔业务性质不同的多笔业务只涉及一笔业只涉及一笔业务务涉及多笔业务涉及多笔业务差旅费报销其他报销业务项目名称项目名称金额金额单据单据张数张数备注备注机票机票165031-3路桥费路桥费5064-9住宿费住宿费1320110会务费会务费800111补贴补贴480公杂费公杂费180合计合计448011处室（学院）：管理与经济学院处室（学院）：管理与经济学院支出报销单支出报销单差旅费明细表贴差旅费明细表贴到

18、报销单后边到报销单后边返回返回四、其他事项说明四、其他事项说明要注明预要注明预算项目名算项目名称称支出报销单支出报销单处室处室2010.9.132010.9.13项目名称项目名称单据单据张数张数备注备注招待费招待费5 51-51-5稽核：稽核：1 1、发票要分类、发票要分类2 2、发票连续编、发票连续编号号四、其他事项说明四、其他事项说明返回返回支出报销单支出报销单处室处室2010.9.132010.9.13项目名称项目名称单据单据张数张数备注备注招待费招待费5 51-51-5汽油费汽油费3 36-86-8维修费维修费1 19 9办公用品办公用品6 610-1510-15稽核：稽核：1 1、发票要分类、发票要分类2 2、发票连续编、发票连续编号号四、其他事项说明四、其他事项说明返回返回支出报销单支出报销单处室处室2010.9.132010.9.13项目名称项目名称单据单据张数张数备注备注招待费招待费5 51-51-5 招待费招待费3 36-86-8