公司部门五项费用管理办法尤其而已

1、XXX实业有限公司部门五项费用管理办法（试行）1 总则为进一步降低管理费用，明确公司各部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费（以下简称：部门五项费用）支出标准及监控管理，保证五项费用的开支能严格控制在公司最低的范围内，提高公司整体竞争能力，根据有关规定和标准，制订本管理办法。1.1 本办法适用于各职能部门及分公司，各单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则，报财务部备案，分公司费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准。2 业务招待费业务招待费是指公司内经理级以上及驻外主管级以上和纪经人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支。主要指餐费、礼品费、礼金等。具体管理办

2、法按交际应酬活动管理暂行规定（试行）（见附件）执行。2.1 在公司指定签单招待餐馆就餐的，经有签单权的负责人同意后，事先报餐，就餐完毕由授权负责人签字确认。财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认。2.2 在公司以外消费的，各部门应采用事先申报制度。事先由相关单位填写业务招待费用申请表（见附表），交行政经理审核核定，呈总裁核批。除特殊情况或总裁批准外，对采用先开支后申报的单据，财务拒绝报销。2.3 凡是因工作需要对外赠送礼品（包括公司产品）、礼金的，由相关部门提出申请，由总裁或其授权人审批后，方可执行。3 办公费办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及

3、电脑配件、易耗材料等的购置费用。3.1 公司办公费用涉及物品由行政人员在批准额度内统一购买、管理。3.2 行政设专人对办公用品进行管理。3.3 办公用品采购审批程序：各部门每月25日申请下月的所需的办公用品，填写河北教育厚朴实业公司办公用品购置申请表报行政主管人员审核汇总，经财务经理审定，呈总裁审批后予以采购。凡未按规定填报办公用品计划的，行政主管人员不予给该部门和有关人员发放用品，影响工作开展的，由该部门经理承担。3.4 公司行政主管人员应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部，财务部将费用划转入各部门。3.5 办公用品领用审批程序：一部门负责人批准一行政部门审核一行政主管人员发放f部门负责

4、人批准f行政经理批准f财务审核f行政主管人员发放3.6 严禁公司各部门自行采购有关办公用品，否则，由此发生的费用，将不予报销。4 电话费电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话所支出的费用。4.1 公司部门经理、主管及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额定人控制管理，控制标准按公司固定电话与移动电话资费管理规定（见附件）执行。4.2 公司内座机、各部门座机电话、传真机电话费用由行政部进行管理。每月一次连续通话时间超过15分钟以上的，查明原因，与业务无关的电话，从当事人当月工资中按1.5倍话费标准扣减处罚公司派出临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用5 差旅费差旅费是指因公

5、外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等。因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、境外出差。5.1 国内临时出差所发生差旅费开支标准（见附表）。5.2 出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支的报销人员，则该天的出差生活补贴减半发放，判断的标准是餐费发票号是否相连，如发票号是两组号码，则算两天，依次类推。如果中午宴请招待客户，晚上被他人宴请，则该天没有生活补贴。5.3 公司委派的各种会议的费用开支，凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的，相关住宿费、伙食补贴不予以报销。5.4 公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定。没有合约的，培训单位有食堂的，按

6、培训单位的伙食标准给予伙食补贴；培训单位没有食堂的，部门副经理级以上的每人每天30元；主管级以下的每人每天10元的标准给予补贴。5.5 国内临时出差实行事先申报制度。5.7 出差借款程序：5.8 其他仍按差旅费报销制度执行。6 汽车使用费汽车使用费是指各部门业务用车向车辆归口管理部门请用车而发生的各项直接用车费用。6.1 汽车费用由财务部将费用分解到各用车部门，由相应部门进行控制。6.2 部门使用车辆产生的油耗（加油费）、路桥费、停车费等直接费用，需附于派车单后，由用车部门经办人签字确认后，并同原始票据列入该部门汽车费支出费用报销责任界定6.3 报销人的责任部门经理的责任6.4 财务审核人员的

7、责任费用报销审批程序6.5 费用审批、报销流程报销人一部门经理一财务审核一财务经理审批T总裁核准一财务报销6.6 报销时间的规定所有费用应于发生之日起四日内报销（出差人员自返回公司之日起计算），本月发生的费用必须在28日之前报销。每迟报一天按报销额的2%扣罚。7 核算及考核管理财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记，按月编制部门五项费用汇总表，并通报各部门。7.1 跨不同费用考核部门发生的共同费用报销，费用责任双方需书面注明各自相应承担金额，否则，财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目。7.2 各部门每个人发生的差旅费、交际应酬费、通讯费用支出情况，由财务部每月按“三者一致原则”登记汇总

8、，按月上报总裁。8 处罚规定报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5-20%的罚款。8.1 部门经理在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对部门经理予以违规报销金额3%-15%的罚款。8.2 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，或者未执行本办法规定处罚责任，擅用职权受理违规费用报销者，对财务审核人员并处违规报销金额3%-15%的罚款。8.3 除公司统一组织活动外，禁止公司内各部门之间相互请客及送礼，列支费用。一经查核，该费用直接转由经办部门经理工资内扣除。8.4 如果违反上述开支标准或手续不齐

9、全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超标准报销，财务有权拒绝受理。8.5 借款逾期满三十天，当事人未能及时提供经部门经理以上主管核准的有效书面情况说明，并办理延期手续者，财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款。8.6 部门经理对报销人因违规造成的损失承担连带责任。8.7 因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。8.8 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行，在未进入财务审核程序之前，由相关

10、部门最后审核人员承担责任。附件报销单据规范指引一、报销单的填写要求各项费用的报销单的填写由各归口部门负责填写，差旅费报销单和请（付）款申请单的各项要素必须填写齐全，严格按文件的审批流程进行审批。二、报销单据的粘贴要求各种单据粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪三、各种车票据的要求各类机、车、船票均有日期、起止地址、发票专用章，票面金额清楚，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额）。背面应有经办人签名。明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞机、船车票背面必须有经理以上人员签名核准。四、其它票据的要求所有的报销票据需正式发票，发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写及合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签字并注明时间，所有的报销票据不得涂改、挖补，否则视为无效。住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等，背面必须有入住人签名。明显超越业务区域的住宿发票背面必须有经理以上人员签名核准。公司规定允许不需办理入仓管理的采购项目，报销发票（发票或提货清单