第3课管理电脑中的办公文件

1、文秘办公自动化培训教程第2课 管理电脑中的办公文件主讲主讲：学习目标学习目标掌握文件与文件夹的基本操作掌握文件与文件夹的基本操作1熟悉搜索、设置与共享文件和文件夹熟悉搜索、设置与共享文件和文件夹的方法的方法2掌握移动设备的使用方法掌握移动设备的使用方法4课堂讲解课堂讲解选择、删除文件和文件夹选择、删除文件和文件夹新建、重命名文件和文件夹新建、重命名文件和文件夹设置文件和文件夹视图模式设置文件和文件夹视图模式文件管理基础知识文件管理基础知识移动、复制文件和文件夹移动、复制文件和文件夹使用使用U盘管理文件盘管理文件搜索、设置与共享文件和文件夹搜索、设置与共享文件和文件夹文件管理基础知识文件管理基础

2、知识v文件与文件夹文件与文件夹v磁盘磁盘v文件路径文件路径v文件属性文件属性文件与文件夹文件与文件夹文件文件电脑中各种数据的表现方式就是文件。文件的种类很多，但其外观都是由文件图标和文件名称组成，其中文件名称由文件名和扩展名（包括小黑点）两部分组成。文件与文件夹文件与文件夹文件夹文件夹文件夹的作用是存放文件或其他文件夹。磁盘磁盘电脑中的所有电脑中的所有文件和文件夹都保文件和文件夹都保存在磁盘中，存在磁盘中， 磁盘磁盘的多少取决于安装的多少取决于安装操作系统之前对硬操作系统之前对硬盘分区的多少。盘分区的多少。文件路径文件路径文件路径显示了文件或文件夹的具体位置，下图表示文件路径显示了文件或文件夹

3、的具体位置，下图表示当前文件在当前文件在H H盘下名为盘下名为“会计会计” ” 的文件夹中。的文件夹中。文件属性文件属性v只读：表示此文件不能被更改。只读：表示此文件不能被更改。v隐藏：表示将该文件的图标和文件名隐藏在窗口隐藏：表示将该文件的图标和文件名隐藏在窗口中，呈不可见形式，若需对隐藏文件进行操作，中，呈不可见形式，若需对隐藏文件进行操作，则需通过对文件夹选项进行设置后才能使其以半则需通过对文件夹选项进行设置后才能使其以半透明状态重新显示出来。透明状态重新显示出来。v存档：指定是否应该存档该文件或文件夹，以便存档：指定是否应该存档该文件或文件夹，以便相应程序对此文件进行备份相应程序对此文

4、件进行备份设置文件和文件夹视图模式设置文件和文件夹视图模式单击窗口中工具栏上的按钮，在弹出的菜单中选择需单击窗口中工具栏上的按钮，在弹出的菜单中选择需要的命令即可改变当前窗口中文件的显示模式。显示模式一要的命令即可改变当前窗口中文件的显示模式。显示模式一般包括般包括“超大图标超大图标”、“大图标大图标”、“中等图标中等图标”、“小图小图标标”、“列表列表”、“详细信息详细信息”、“平铺平铺”和和 “ “内容内容”8 8种。种。新建、重命名文件和文件夹新建、重命名文件和文件夹v创建库创建库v新建文件和文件夹新建文件和文件夹v重命名文件和文件夹重命名文件和文件夹v案例案例创建创建“作品作品”文件夹

5、文件夹创建库创建库1.1.选择选择【文件文件】【新建新建】【库库】命令，即可新建命令，即可新建库，在其中输入库名称。库，在其中输入库名称。2.2.双击创建的库，双击创建的库， 在打开的窗口中单击在打开的窗口中单击 按按钮，钮， 打开打开“ “ 将文件夹包含在将文件夹包含在 XXXX中中”对话框，在其对话框，在其中选择需要包含的文件夹。中选择需要包含的文件夹。3.3.单击单击 按钮即可将选择的文件夹包含到库中按钮即可将选择的文件夹包含到库中新建文件和文件夹新建文件和文件夹v在文件夹窗口中选择在文件夹窗口中选择【文件文件】【新建新建】命令。命令。v在文件夹窗口的空白区域中单击鼠标右键，在弹在文件夹

6、窗口的空白区域中单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择出的快捷菜单中选择“新建新建”命令。命令。重命名文件和文件夹重命名文件和文件夹1.1.选择需重命名的文件或文件夹，在其上单击鼠标右键，选择需重命名的文件或文件夹，在其上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择在弹出的快捷菜单中选择“重命名重命名”命令，或直接按命令，或直接按【F2F2】键。键。2.2.此时文件名称将呈可编辑状态。此时文件名称将呈可编辑状态。3.3.输入新的名称后按输入新的名称后按【EnterEnter】键或单击窗口空白区域即键或单击窗口空白区域即可确认重命名。可确认重命名。案例案例创建创建“作品作品”文件夹文件夹本例将在本例将在F

7、 F盘的根目录下创建文件夹和文件。盘的根目录下创建文件夹和文件。选择、删除文件和文件夹选择、删除文件和文件夹v选择文件和文件夹选择文件和文件夹v删除文件和文件夹删除文件和文件夹v案例案例删除第删除第1 1和第和第5 5个以外的文件个以外的文件选择文件和文件夹选择文件和文件夹v 直接单击需选择的文件或文件夹。直接单击需选择的文件或文件夹。v 在窗口空白区域按住鼠标左键不放并进行拖动，将出现一在窗口空白区域按住鼠标左键不放并进行拖动，将出现一个半透明的蓝色矩形框，处于该框范围内的文件和文件夹个半透明的蓝色矩形框，处于该框范围内的文件和文件夹都将被选择。都将被选择。v 选择一个文件或文件夹后，按住选

8、择一个文件或文件夹后，按住【ShiftShift】键不放选择另键不放选择另一个文件或文件夹，此时将选择这两个文件或文件夹之间一个文件或文件夹，此时将选择这两个文件或文件夹之间的所有文件或文件夹。的所有文件或文件夹。v 选择一个文件或文件夹，然后按住选择一个文件或文件夹，然后按住【CtrlCtrl】键不放，依次键不放，依次选择所需文件或文件夹，可选择窗口中任意连续或不连续选择所需文件或文件夹，可选择窗口中任意连续或不连续的文件或文件夹。的文件或文件夹。v 选择选择【编辑编辑】【全选全选】命令或按命令或按【Ctrl+ACtrl+A】键可选择当键可选择当前窗口中所有的文件和文件夹。前窗口中所有的文件

9、和文件夹。删除文件和文件夹删除文件和文件夹选择需删除的文件或文件夹（可同时选择多个文件和文件选择需删除的文件或文件夹（可同时选择多个文件和文件夹），然后按夹），然后按【DeleteDelete】键，打开的提示对话框，单击键，打开的提示对话框，单击 按按钮即。钮即。案例案例删除第删除第1 1和第和第5 5个以外的文件个以外的文件本例将通过删除指定的文件来练习选择不相邻文件本例将通过删除指定的文件来练习选择不相邻文件和删除文件的方法。和删除文件的方法。移动、复制文件和文件夹移动、复制文件和文件夹v移动文件和文件夹移动文件和文件夹v复制文件和文件夹复制文件和文件夹v案例案例调整调整“端午活动端午活动

10、”文件夹结构文件夹结构移动文件和文件夹移动文件和文件夹v 选择需移动的文件或文件夹，选择选择需移动的文件或文件夹，选择【编辑编辑】【剪切剪切】命命令，切换到目标窗口，选择令，切换到目标窗口，选择【编辑编辑】【粘贴粘贴】命令。命令。v 选择需移动的文件或文件夹，按选择需移动的文件或文件夹，按【Ctrl+XCtrl+X】键，切换到目键，切换到目标窗口，按标窗口，按【Ctrl+VCtrl+V】键。键。v 在需移动的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷在需移动的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择菜单中选择“剪切剪切”命令，切换到目标窗口，在窗口空白命令，切换到目标窗口，在窗口空白区

11、域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴粘贴”命命令。令。复制文件和文件夹复制文件和文件夹v 选择需复制的文件或文件夹，选择选择需复制的文件或文件夹，选择【编辑编辑】【复制复制】命命令，切换到目标窗口，选择令，切换到目标窗口，选择【编辑编辑】【粘贴粘贴】命令。命令。v 选择需复制的文件或文件夹，按选择需复制的文件或文件夹，按【Ctrl+CCtrl+C】键，切换到目键，切换到目标窗口，按标窗口，按【Ctrl+VCtrl+V】键。键。v 在需复制的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷在需复制的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择菜单中选

12、择“复制复制”命令，切换到目标窗口，在窗口空白命令，切换到目标窗口，在窗口空白区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择区域单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴粘贴”命命令。令。案例案例调整调整“端午活动端午活动”文件夹结构文件夹结构本例将通过调整本例将通过调整“端午活动端午活动”文件夹的结文件夹的结构练习移动和复制文件及文件夹的操作。构练习移动和复制文件及文件夹的操作。搜索、设置与共享文件和文件夹搜索、设置与共享文件和文件夹v搜索文件和文件夹搜索文件和文件夹v设置文件属性设置文件属性v共享文件和文件夹共享文件和文件夹v案例案例搜索格式为搜索格式为“.MP3”.MP3”的文件的文件搜索文件

13、和文件夹搜索文件和文件夹1.1.在文件夹窗口右上角的在文件夹窗口右上角的“搜索搜索”文本框中输入需要查找文本框中输入需要查找的文件或文件夹名称、时间等关键字。的文件或文件夹名称、时间等关键字。2.2.单击单击“修改日期修改日期”按钮，在打开的面板中设置修改日期。按钮，在打开的面板中设置修改日期。3.3. Windows 7Windows 7将根据设置的条件进行搜索，若找到符合条将根据设置的条件进行搜索，若找到符合条件的文件或文件夹，将显示在窗口右侧。件的文件或文件夹，将显示在窗口右侧。设置文件属性设置文件属性1.1.选择需更改属性的文选择需更改属性的文件或文件夹，然后选择件或文件夹，然后选择【

14、文文件件】【属性属性】命令，或在命令，或在需更改属性的文件或文件夹需更改属性的文件或文件夹上单击鼠标右键，在弹出的上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择快捷菜单中选择“属性属性”命命令。令。2.2.打开打开“属性属性”对话框，对话框，在下方的在下方的“属性属性”栏中选中栏中选中相应的复选框。相应的复选框。共享文件和文件夹共享文件和文件夹1.1.选择需共享的选择需共享的文件或文件夹，然后文件或文件夹，然后选择选择【文件文件】【属属性性】命令，或在需更命令，或在需更改属性的文件或文件改属性的文件或文件夹上单击鼠标右键，夹上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中在弹出的快捷菜单中选择选择“属性属性”命令。

15、命令。2.2.打开打开“属性属性”对话框，单击对话框，单击“共享共享”选项卡，单击按钮打选项卡，单击按钮打开开“文件共享文件共享” ” 窗口，窗口，在其中直接单击按钮。在其中直接单击按钮。案例案例搜索格式为搜索格式为“.MP3”.MP3”的文件的文件本例将通过搜索功能搜索本例将通过搜索功能搜索“.MP3”.MP3”格式的文件，并设置第格式的文件，并设置第一个文件的属性为一个文件的属性为“隐藏隐藏”。使用使用U U盘管理文件盘管理文件1.1.将将U U盘插入电脑主机的盘插入电脑主机的USBUSB接口，稍后任务栏会提示接口，稍后任务栏会提示“发发现新硬件现新硬件”，当出现的图标变为状态时，表示，当

16、出现的图标变为状态时，表示U U盘顺利与电脑连盘顺利与电脑连接。接。2.2.打开打开“计算机计算机”窗口，可看见窗口，可看见“可移动磁盘可移动磁盘”盘符，双盘符，双击即可打开，击即可打开， 此时便可将此时便可将U U盘中的文件移动或复制到电脑的某盘中的文件移动或复制到电脑的某个文件夹中，或将电脑上的文件复制到个文件夹中，或将电脑上的文件复制到U U盘中等盘中等. .上机实战上机实战熟练掌握移动和复制文件和文件夹的方法。熟练掌握移动和复制文件和文件夹的方法。 本课上机实战将创建本课上机实战将创建“6 6月会议安排月会议安排”文件文件系统和使用系统和使用U U盘传送文件，综合练习本课所学的盘传送文

17、件，综合练习本课所学的知识知识点。点。 上机目标上机目标掌握使用掌握使用U盘的方法。盘的方法。 熟练掌握新建、重命名文件和文件夹的方法熟练掌握新建、重命名文件和文件夹的方法创建创建“6 6月会议安排月会议安排”文件系统文件系统操作要求操作要求: :v本例要求在本例要求在F F盘根目录下创建一个名为盘根目录下创建一个名为“6 6月会议月会议安排安排”的文件夹的文件夹. .v在该文件夹中创建两个名为在该文件夹中创建两个名为“月初计划会议月初计划会议”和和“月底销售总结会议月底销售总结会议” ” 的文件夹的文件夹. .v分别将会议文件复制到对应的文件夹中。分别将会议文件复制到对应的文件夹中。操作思路

18、操作思路根据上面的操作要求，本例的操作思路如下。根据上面的操作要求，本例的操作思路如下。新建文件夹移动文件夹使用使用U U盘传送文件盘传送文件操作要求操作要求: :v插入插入U U盘。盘。v将将“作品作品”文件夹复制到文件夹复制到U U盘中。盘中。v拔除拔除U U盘。盘。操作思路操作思路 本例的主要操作步骤如下。本例的主要操作步骤如下。v将将U U盘插入电脑主机的盘插入电脑主机的USBUSB接口中。接口中。v待电脑识别待电脑识别U U盘后，切换到盘后，切换到“作品作品”文件夹所在的文件夹所在的窗口，复制该文件夹。窗口，复制该文件夹。v通过通过“计算机计算机”窗口双击窗口双击U U盘盘符，然后将盘盘符，然后将“作品作品”文件夹粘贴到其中。文件夹粘贴到其中。v完成后关闭完成后关闭U U盘窗口，单击盘窗口，单击 图标，然后选择图标，然后选择“弹弹出移动设备出移动设备”选项，最后拔除选项，最后拔除U U盘。盘。 课后练习课后练习（1 1）通过菜单命令在）通过菜单命令在F F盘中新建一个名为盘中新建一个名为“办公办公文件管理文件管理”的文件夹。的文件夹。（2 2）将电脑中所有关于办公的文件和文件夹移动）将电脑中所有关于办公的文件和文件