大厦物业管理行政作业手册

1、1 / 46时代大厦物业治理公司行政作业指导书时代大厦物业治理有限公司行政治理作业指导书文件、资料治理制度编号：Q/PH- WD002A 版 0 次修改2 / 461目的规定本公司文件资料的编写、批准、公布、更改、保存和作 废等活动以及适用外来文件的操纵要求，确保公司各项工作正常 开展和保存必要的证据。2适用范围适用于本公司内部文件的编写、收发、操纵及资料保管和外来文 件的治理。3职责3.1各职能部门负责工作文件的编写、收集和存档。3.2综合治理部负责业主档案的治理与操纵。3.3办公室负责文件发放、存档、资料保管以及文件的处理。3.4办公室主任主管文件、资料治理工作的操纵。4相关文件文件操纵程

2、序Q/PHQP4.2.3质量记录操纵程序Q/PHQP4.2.45工作程序和治理方法5.1文件的产生5.1.1各相关部门依照工作需求编写文件。5.1.2总经理助理对文件进行审核。3 / 465.1.3总经理审批通过的文件由办公室打印和发放，作为非受控文件 生效。5.1.4办公室对生效的文件印制，必须使用印制文件登记表(QRWD010201)。5.2文件、资料的类不5.2.1受控文件a)内业资料；b)图纸资料；c)按照质量体系的操纵要求进行治理的文件；d)在质量体系中引用的法律、法规和外来文件；e)与服务过程有关的合同协议；业主档案(如：公共合约、用户登记表等，属于业主财产，由综合治理部治理与操纵

3、，具体执行顾客财产操纵程序Q/PHQP7.5.4)。治理与操纵具体执行文件操纵程序(Q/PHQP4.2.3)。5.2.2非受控文件 与公司经营和服务工作范围相关的文件作为非受控文件治理，办公室应对其进行分类和编码， 以便于归档， 依照目前公司现有的 非受控文件，可分为：f)4 / 46a)内行文、外行文: 15 / 46时代大厦物业治理有限公司行政治理作业指导书文件、资料治理制度编号：Q/PH- WD0 02A 版 0 次修改b）未被质量体系引用的外来文件:2c）与服务过程无关的合同协议:3d）未被质量体系引用的法律法规:4e）行业标准性文件:5f）照片、录像带:6g）电脑贮存：75.3文件、

4、资料目录的索引号XXXXX_文件盒编号同号柜序列号文件柜编号文件类不编码5.4文件、资料归档与治理541各职能部门对各种工作文件进行编写、收集、整理和存档，并6 / 46汇总到办公室统一治理5.4.2办公室负责文件、资料的保密性防范，公司所有受控文件和非 受控文件的资料均属保密性文件。5.4.3办公室负责对文件、资料的治理和爱护，文件、资料应分 门不类包装和存放，关于需存档的文件、资料要及时存档，并建 立存档备案资料目录(QRWD01 0202)，注明文件类不、 索引号、份数等，如用必要还应有内容讲明。并在档案柜上贴好 存放文件的索引号范围。确保调用、借阅文件、资料时易于识不 和检索，便于对文

5、件资料的保管。5.5文件、资料的发放5.5.1文件应按各职能部门工作性质和范围发放，由办公室制定文件分发登记表(QRWD01 0203)，注明发放范围、数量、 分发号等，并要求领用人在文件分发登记表上签领，以便对发 放的文件进行统计和检查。5.5.2办公室在文件发放的过程中不得误发、遗失，发觉文件误发时 应立即追回，同时作好文件的补救工作。5.6文件资料的调用、借阅与归还5.6.1借阅者应在文件、资料借阅登记表(QRWD01 0204) 上详细注明文件、资料的编号和图号，并按时归还和办理归还7 / 46手续562借阅的文件、资料未经同意不得复印、摘抄、外借和传播。563借阅的文件、资料归还时，

6、办公室应对文件资料是否完好进行检查，若文件、资料受损的，借阅者应阐述受损缘故，并 在文件、资料借阅登记表的备注栏上注明，因人为因素造成 的应追究当事人的责任。564机密性文件的调用与借阅规定时代大厦物业治理有限公司行政治理作业指导书第二章文件、资料治理制度编号：Q/PH- WD0 02A 版 0 次修改a)A级机密文件资料：公司年度打算、公司年终报告总结及公8 / 46司章程、董事会决议，公司财务报表、法律诉讼文件等的调用与借阅需经总经理批准。b)B级机密文件资料：业主档案，公司职员档案、公司规章制 度、公司经营专项审批文件等的调用与借阅需经办公室主任批 准。c)C级机密文件资料：内业资料和技术性图纸资料、法律法规 类文件的调用与借阅需经有关部门负责人批准并向办公室联系办 理。d)行业主管借阅文件、资料的仅限于B级机密和C级机密文件、资料。e)业主(用户)因工作需要借阅文件、资料的，仅限于技术图纸和 已张贴在公共场所的文件。f)外来单位借阅、调用文件、资料的限于国家执法部门，如公 安机关、检察机关、法院等单位因工作和侦破案件需要的，能够 给予协助与配合，但在此之前应检验和登记来访单位和人员的证 明文件