《时间管理》 卡耐基-梅隆大学 兰迪

1、时间管理时间管理卡迪卡迪.波许波许卡耐基卡耐基-梅隆大学梅隆大学目标目标避免浪费时间避免浪费时间上级和委派上级和委派专门的技巧和工具专门的技巧和工具压力与拖延压力与拖延= 真正的重点真正的重点记住时间就是金钱记住时间就是金钱 - 本本.富兰克林富兰克林 你的一个小时值多少钱你的一个小时值多少钱?时间必须被管理起来，就像金钱一样。时间必须被管理起来，就像金钱一样。今天的许多内容你只会在未来才能理今天的许多内容你只会在未来才能理解。解。老板老板/辅导员辅导员/家长家长速度快，着重于技巧速度快，着重于技巧一个好窃贼顶过十个好学者一个好窃贼顶过十个好学者: 教师时间管理教师时间管理, 凯西凯西.柯林斯

2、柯林斯, 1987 职业轨道研讨会职业轨道研讨会: 控制你的工作控制你的工作时间时间 1990“时间饥荒时间饥荒”不良的事件管理不良的事件管理=压力压力这是对这是对人生人生的建议。的建议。总目标就是总目标就是快乐快乐!每天浪费掉两个小时每天浪费掉两个小时杂乱的书桌杂乱的书桌找不到东西找不到东西忘记掉约会忘记掉约会对会议毫无准备对会议毫无准备疲倦疲倦/精神无法集中精神无法集中 成功并不意味着你能管理好成功并不意味着你能管理好你的时间。你的时间。 管理好你的时间能使你成功。管理好你的时间能使你成功。目标，优先级，于做计划目标，优先级，于做计划为什么我要做这件事？目标是什么？为什么我要做这件事？目标

3、是什么？为什么我能成功？为什么我能成功？如果我能选择不去做它，会发生什么？如果我能选择不去做它，会发生什么？正确的做事正确的做事VS做正确的事做正确的事一生中要做的一生中要做的100件事件事80/20 定律定律重要的极少数重要的极少数 与与 无足轻重的大多数无足轻重的大多数有依照自己看法的勇气有依照自己看法的勇气好的决定来源于经验好的决定来源于经验经验来源于坏的决定经验来源于坏的决定灵感灵感“有梦想，就能行动有梦想，就能行动”- 沃尔特沃尔特.迪斯尼迪斯尼迪斯尼乐园迪斯尼乐园366天就建成了。天就建成了。做计划做计划 不去做计划就是计划去失败。不去做计划就是计划去失败。 为每天，每周，每学期做

4、计划。为每天，每周，每学期做计划。 你总是可以调整你的计划，但前提是你你总是可以调整你的计划，但前提是你得先得先有个计划有个计划!任务清单任务清单 大事化小大事化小 就像孩子整理他就像孩子整理他/她的房间一样她的房间一样 先做最难办的事先做最难办的事柯维的四象限任务分类柯维的四象限任务分类重要重要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急柯维的四象限任务分类柯维的四象限任务分类1重要重要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急柯维的四象限任务分类柯维的四象限任务分类14重要重要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急柯维的四象限任务分类柯维的四象限任务分类1234重要重要不重要不重要紧急紧急不紧急不紧急文书工作文书工作

5、 杂乱无章的桌面将导致失败。保持桌面杂乱无章的桌面将导致失败。保持桌面整洁：每次集中精力做一件事。整洁：每次集中精力做一件事。 一张纸仅碰一次。一张纸仅碰一次。 一份邮件仅看一次：你的收件箱不是你一份邮件仅看一次：你的收件箱不是你的任务清单。的任务清单。一个好的文件系统很有必要。一个好的文件系统很有必要。我的书桌我的书桌Speaker phone lowers stress电话电话保持谈话简短；打电话时站着保持谈话简短；打电话时站着电话一开始就表明目标电话一开始就表明目标别把脚搭在桌子上别把脚搭在桌子上把接下来打算做的东西放在眼前把接下来打算做的东西放在眼前电话电话搞定：搞定：“我有学生在等着

6、呢我有学生在等着呢”怎样挂断推销员的电话怎样挂断推销员的电话电话放在一起打：早上电话放在一起打：早上11：30和下午和下午4：30我每天的我每天的“电话一小时电话一小时”办公室里的后勤学办公室里的后勤学让你的办公室对你很舒适，并让你的办公室对你很舒适，并有选择性的有选择性的对别人舒适。对别人舒适。不要放软软的舒服的椅子！我有折叠椅，不要放软软的舒服的椅子！我有折叠椅，有些人锯掉了凳子的前腿。有些人锯掉了凳子的前腿。规划自己规划自己你不是在重要的事情你不是在重要的事情找找时间，而是为重要时间，而是为重要的事情的事情腾腾时间。时间。你所做的每件事都有它的你所做的每件事都有它的机会成本机会成本。学会

7、说学会说“不不”礼貌的说礼貌的说“不不”“要是没人帮你的话，我就帮你要是没人帮你的话，我就帮你”or“我将是你坚实的后盾，我将是你坚实的后盾，”不过你得先不过你得先去找找别人。去找找别人。读研时的搬家读研时的搬家每个人都有高峰的低谷期每个人都有高峰的低谷期找到你充满创造力的时光。用一切办法守找到你充满创造力的时光。用一切办法守住它，独自度过这段时光，或许可以呆住它，独自度过这段时光，或许可以呆在家里。在家里。找到你死气沉沉的时间。在这段时间里安找到你死气沉沉的时间。在这段时间里安排会议，电话，锻炼和那些平淡无奇的排会议，电话，锻炼和那些平淡无奇的时间。时间。中断中断占据占据6-9分钟，需呀分钟

8、，需呀4-5分钟来恢复分钟来恢复 五次中断，五次中断，一小时就没了。一小时就没了。你必须减少中断的频率和持续时间（把电话变成你必须减少中断的频率和持续时间（把电话变成电子邮件）电子邮件）收到新电子邮件时发出的收到新电子邮件时发出的“叮叮叮叮”响就是一种响就是一种中断中断 - 把这声音关了！把这声音关了！东西攒到一起东西攒到一起把事情变短把事情变短“我现在正干某件事干到一半我现在正干某件事干到一半”开始的时候说好开始的时候说好 “我只有五分钟我只有五分钟” 你总是可你总是可以以延长时间延长时间起身，走向门，赞赏，感谢，握手起身，走向门，赞赏，感谢，握手看表的方式：表放在他们身后的墙上看表的方式：

9、表放在他们身后的墙上事件记录事件记录你所知道的将让你惊讶！你所知道的将让你惊讶！以十五分钟为间隔，监视你自己的行为。以十五分钟为间隔，监视你自己的行为。坚持三天到两个星期。坚持三天到两个星期。半小时记一次：不是在一日之末再去回想。半小时记一次：不是在一日之末再去回想。费雷德费雷德.布鲁克的计时表布鲁克的计时表利用时间记录的数据利用时间记录的数据哪些不用做哪些不用做 ？哪些其他人去可以做？哪些其他人去可以做？哪些事我能做得更有效率哪些事我能做得更有效率?我在怎样地浪费别人的时间？我在怎样地浪费别人的时间？工作工作-生活生活平衡平衡拖延拖延“拖延是偷走时间的窃拖延是偷走时间的窃贼贼”爱德华爱德华.

10、杨杨夜间随想夜间随想, 1742平衡效应平衡效应“事情总是尽可能的占据事情总是尽可能的占据掉所有可用的时间。掉所有可用的时间。”帕金森定律帕金森定律赛里尔赛里尔.帕金森帕金森, 1957避免拖延避免拖延最后一分钟才把事情搞定的代价比在最后最后一分钟才把事情搞定的代价比在最后一分钟一分钟稍前一会稍前一会做完都要高很多。做完都要高很多。截止日期非常重要：自己定截止日期截止日期非常重要：自己定截止日期!重回正轨重回正轨找出你为什么对这件事没有热情找出你为什么对这件事没有热情害怕难堪害怕难堪害怕失败害怕失败有的时候你所要做的就是去问有的时候你所要做的就是去问!委派委派没人是一座孤岛没人是一座孤岛通过别

11、人的帮助，你可以成就通过别人的帮助，你可以成就更多。更多。委派不是倒垃圾委派不是倒垃圾将责任和权限一起授予别人将责任和权限一起授予别人 最难的事留给自己最难的事留给自己好好待自己人好好待自己人职员和秘书是你的救急通道，好好待他们职员和秘书是你的救急通道，好好待他们!明确的明确的事事明确的明确的日期日期/时间时间明确的明确的惩罚惩罚或者是奖励或者是奖励 给他们给他们阿尔夫阿尔夫.威尔教给我威尔教给我给人以挑战给人以挑战 人们希望得到挑战：委派到他们抱怨为人们希望得到挑战：委派到他们抱怨为止止 交流要清晰：交流要清晰：“把东西写下来把东西写下来” -瓦普纳法官瓦普纳法官 给人以目标，而不是过程给人

12、以目标，而不是过程 告诉他们每个任务的相对重要性告诉他们每个任务的相对重要性社会学社会学委派的时候要小心委派的时候要小心!强化你希望被重复的行为强化你希望被重复的行为无知是你的朋友无知是你的朋友-我不知道怎么去弄我不知道怎么去弄复印机和传真机复印机和传真机会议会议经理平均经理平均: 40% 的时间的时间锁门锁门, 拔掉电话线拔掉电话线最大化的利用一个小时最大化的利用一个小时准备：必须要有会议议程准备：必须要有会议议程关乎很多分钟的一分钟：一个关乎很多分钟的一分钟：一个有效的记有效的记录会议中作出的决定录会议中作出的决定的方法：的方法：谁谁，要，要对对何事何事负责，截止日期负责，截止日期何时何时

13、？科技科技清洁工的评论清洁工的评论仅仅利用有价值的科技仅仅利用有价值的科技改变你做事改变你做事的方式的方式兰迪处理兰迪处理 E-Mail 的魔法的魔法保存保存所有所有的信件，用来搜索的信件，用来搜索要想搞定某事，只给一个人发信。要想搞定某事，只给一个人发信。 要要真真想搞定某事，把副本发给有能力想搞定某事，把副本发给有能力的人。的人。48小时之后，你就可以叨扰他们了。小时之后，你就可以叨扰他们了。和老板打交道和老板打交道把事情写下来把事情写下来我们下次什么时候开会？我们下次什么时候开会？那之前我需要做完什么任务那之前我需要做完什么任务? 能找谁帮忙能找谁帮忙?记住：老板们要的是记住：老板们要的

14、是结果结果 !时间管理建议时间管理建议关于度假的建议关于度假的建议打电话的人将有两个选择打电话的人将有两个选择:1. 如果紧急的话，联系约翰如果紧急的话，联系约翰.史密斯史密斯555-12122. 不然就等六月一日再打过来不然就等六月一日再打过来当你看邮件的时候，那就不是假期了。当你看邮件的时候，那就不是假期了。重要建议重要建议远离电视机远离电视机 28小时小时/周周将钱换成时间将钱换成时间 对于有小孩的尤其对于有小孩的尤其重要。重要。吃饭，睡觉，锻炼比什么都重要吃饭，睡觉，锻炼比什么都重要!一般的建议一般的建议不要违背承诺，如果需要，重新和人协商。不要违背承诺，如果需要，重新和人协商。如果你没有时间把事情做对。那么你也没有时间如果你没有时间把事情做对。那么你也没有时间把事情做错。把事情做错。认识到很多事情