设备档案整理规

1、设备档案整理规范保管利用科保管利用科 主要内容：o 一、设备档案的概念及整理工作的意义o 二、设备档案的归档范围及保管期限o 三、设备档案的归档时间及归档要求o 四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法一、设备档案的概念及整理工作的意义(一)设备档案的概念o 所谓设备档案，是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。（二）设备档案整理工作的意义o 设备档案是档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工

2、作为这一基本任务顺利地实现提供了基本技术支持。 一、设备档案的概念及整理意义二、设备档案的归档范围及保管期限 （一）设备档案的归档范围o 1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。二、设备档案的归档范围及保管期限 o 2、企业： 自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。 购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线

3、路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。二、设备档案的归档范围及保管期限（二）设备档案的保管期限 p 以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主； 二、设备档案的归档范围及保管期限o 机关保管期限表、国有企业保管期限表（见下表）机关保管期限机关保管期限 序号类目名称 保管期限1申请报告、计划、请示与批复。申请报告、计划、请示与批复。 短期短期 2上级或主管领导批复和准购批示。上级或主管领导批复和准购批示。 短期短期 3进口设备过程中有关的技术商务文件。进口设备过程中有关的技术商务文件。 长期长期 4开箱记录及装箱

4、单。开箱记录及装箱单。 短期短期 5安装、调试记录和双方签字移交文件保单。安装、调试记录和双方签字移交文件保单。 短期短期 6验收、报告及材料。验收、报告及材料。 短期短期 7索赔来往函件及结果文件。索赔来往函件及结果文件。 长期长期 8设备说明书及全套随机文件材料。设备说明书及全套随机文件材料。 短期短期 9使用、检修、故障事故记录（设备履书）使用、检修、故障事故记录（设备履书） 短期短期 10重大事故的调查分析及处理意见。重大事故的调查分析及处理意见。 短期短期 11技术改造和开发过程形成的技术文件材料。技术改造和开发过程形成的技术文件材料。 长期长期 国有企业保管期限国有企业保管期限序号

5、序号 类目名称类目名称 保管期限保管期限 1自制设备、仪器的申请报告、计划、批自制设备、仪器的申请报告、计划、批复和任务书；设计方案、设计说明书、复和任务书；设计方案、设计说明书、设计图、设计中的计算数据等。设计图、设计中的计算数据等。 长期长期 2引进设备的申请报告及批复、合同、协引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸或招标议等谈判资料、来往信函、图纸或招标材料等：材料等： 重要的重要的 长期长期 一般的一般的 短期短期 国有企业保管期限国有企业保管期限序号序号 类目名称类目名称 保管期限保管期限 3引进设备的随机资料清单、装箱单、引进设备的随机资料清单、装箱单、出厂

6、合格证、验收单；地基安装图、出厂合格证、验收单；地基安装图、原理图、附件图；磁盘和光盘（另原理图、附件图；磁盘和光盘（另存）；使用维护说明书等。存）；使用维护说明书等。 长期长期 4安装调试运行记录和检测报告安装调试运行记录和检测报告 长期长期 5设备操作规程和履历表设备操作规程和履历表 长期长期 6大、中修记录，故障分析处理文件大、中修记录，故障分析处理文件 长期长期 7报废申请、鉴定材料、批复（或处报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）理结果） 短期短期 三、设备档案的归档时间及归档要求（一）设备档案的归档时间（一）设备档案的归档时间o 1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材、外购设

7、备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。料交给本单位档案员归档立卷。o 2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；内由主管部门系统整理后归档；o 3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。档。 三、设备档案的归档时间及归档要求（二）设备档案的归档要求（二）设备档案的归档要求o 归档的设备文件材料，必须完整，系统地反归档的设备文件材料，必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一

8、致。相同型文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。号的设备，只归档一套即可。四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法o 1、组卷及卷内文件排列、组卷及卷内文件排列按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。备考表组成。文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有复在前、请示在后；正文

9、在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。后。四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法o 2、编目、编目编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况：编页码：设备档案的卷内文件页码的编制有三种情况： 卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页卷内材料多数是单页或几页组成案卷的，用号码机将页码打在文件材料正面的右上角、背面的左上角，页号从码打在文件材料正面的右上角、背面的左上角，页号从“01”开始。开始。 几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码

10、，几本为一卷，每本有统一页号的案卷，可以不用打页码，将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页将每一份材料起止页号填在卷内文件目录各份材料的页号栏。号栏。 单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一单份独立材料为一卷（说明书、图册等），每份有统一页号的可以不用另外打页码。页号的可以不用另外打页码。 页号更改时页号更改时“划改划改”或或“盖改盖改”，不要用涂改液。，不要用涂改液。 四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法卷内目录和编制卷内目录和编制将归档的案卷内文件材料填写卷内目录将归档的案卷内文件材料填写卷内目录。 卷内文件目录卷内文件目录 档号档号 序序号号 文件编号文件编号

11、 责任者责任者 文件题文件题名名 日日期期 页页数数 备备注注 1三星电子公司三星电子公司SAMSUNG X580用户指用户指南南20090723302三星电子公司三星电子公司SAMSUNG X580合格证合格证200907235四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法p 卷内文件目录应该用相应的文档管理软件进行著录管理，并打印一式二份，一份随卷内文件材料一同装订组卷，一份与案卷目录一起装订成检索目录。四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法分类与编号分类与编号设备档案的类别号：例如是设备档案的类别号：例如是“S” 设备档案号的编制：设备档案号的编制： （全宗号（全宗号+分类号分类号+

12、案卷案卷号）号） X001- S - X580 001 全宗号全宗号 分类号分类号 设备型号设备型号 案卷顺序号案卷顺序号 机关设备档案可以不设二级类目，直接在一级机关设备档案可以不设二级类目，直接在一级类目下每台设备编号归档（如上图），类目下每台设备编号归档（如上图），四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法 相对来讲，企业的设备档案更为复杂一些，有需要的话可相对来讲，企业的设备档案更为复杂一些，有需要的话可以在一级类目下面再分一个二级类目，如以在一级类目下面再分一个二级类目，如 ： S1X580001 案卷顺序号案卷顺序号 设备型号设备型号 二级类目号二级类目号 一级类目号一级类目号四

13、、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法案卷封面、卷内备考表的编制 案卷封面的编制案卷题名 要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。 结构：案卷题名 = 设备（型号）名称 + 内容特征 + 文件名称 例：SAMSUNG牌X580笔记本电脑的用户指南、维修记录立卷单位 填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。 四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法起止日期 可只填写起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.32000.8保管期限、密级卷内备考表编制（见后图） 案卷封面模式X001-S-X580-001SAMSUNG牌牌X580笔记笔记本电脑的用户指南、维修记本电脑

14、的用户指南、维修记录录南浔南浔区档案局区档案局2008.3.31-2012.12.30长期长期 卷内备考表模式XX四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法o 3、装订入盒设备文件材料可分为装订和不装订两种: 凡是几份文件材料组合成案卷的一般都要装订，采用“三孔一线”办法装订，装订前要除掉材料上的金属物，按A4规格装订。如是小册子、卡片形式的材料可自制纸袋装好，并在材料右上角盖上档号章。 档号章样式：档号章样式：档档 号号序序 号号 X001-S-X580-001001档号序号X001-S-001001四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法 凡单本材料为一卷，材料本身有页码的可凡单本材

15、料为一卷，材料本身有页码的可以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。以不用装订，只在材料右上角上盖上档号章。 将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒将装订好的案卷以档号排列顺序入盒，盒面不需要填写。只填写脊背的内容。面不需要填写。只填写脊背的内容。 X001-S-X580-15四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法o 4、设备档案案卷目录的编制设备档案案卷目录的编制 将整理好的案卷按顺序排列整理成一个案卷将整理好的案卷按顺序排列整理成一个案卷目录，装订成册，便于检索利用。（目录见目录，装订成册，便于检索利用。（目录见下表）下表） 案卷目录序号序号档号档号案卷题名案卷题名总页总页数数日期日期保管保管期限期限备注备注1X001-S-X580-001SAMSUNG牌牌X580笔记本电脑的用户指笔记本电脑的用户指南、修证书南、修证书9920090723长长期期2X001-S-X580-002SAMSUNG牌牌X580笔记本电脑的合格证笔记本电脑的合格证5020090723长长期期四、设备档案的整理方法四、设备档案的整理方法 5、目录夹封面和脊背编制全宗名称全宗名称 南浔区档案局南浔区档案局 全全