Excel的基本操作

1、第九章第九章 中文中文EXCEL2003 冲刺重点知识点概略冲刺重点知识点概略重点知识点总结重点知识点总结核心要点点拨核心要点点拨 电子表格Excel的基本概念、功能、启动和退出，窗口。 Excel基本功能，Excel窗口组成。 工作簿和工作表的创建、输入、编辑、保存等基本操作。 Excel单元格的选定，输入复制等操作。 工作表中公式与常用函数的使用和输入。 输入方式，单元格的显示。 工作表数据库的概念,记录的排序、筛选和查找。 排序、筛选查找的基本概念。 Excel图表的建立及相应的操作。 图表建立对话框。9.1 进入和退出进入和退出Exceln9.1.1进入进入Excel二种方式二种方式n

2、 1）单击“开始/程序/Microsoft Excel”n 2）双击快捷方式n9.1.2退出退出Excel的三种方式的三种方式n 1）单击窗口右上角的“关闭”按钮n 2）双击窗口左上角的控制菜单按钮n 3）选择“文件”菜单中的“退出”按钮Excel 2000的窗口环境的窗口环境9.2 建立工作表建立工作表n工作簿与工作表单工作簿与工作表单n工作簿（Workbook）n工作簿是计算和存储数据的文件(Book1)，也就是通常意义上的Excel文件,它的扩展名是“.xls” 。n每一个工作簿可以包含多张工作表。n当改变某一工作表数据时，该工作表所在工作簿的其他工作表中由此派生出来的数据将自动修改，避

3、免了因漏改而造成的数据不一致问题。9.2 建立工作表建立工作表n工作簿与工作表单工作簿与工作表单n工作表单（Worksheet）n用sheet1sheet255工作表标签表示，默认状态下有 3 个工作表。n每张工作表是由65536行和256个列所构成的一个表格，行号的编号：从“1”到“ 65536”，列号：“A”、 “IV”。 n每个单元格可存储32767个字符，但在单元格里只能显示1024个字符，编辑栏可显示全部字符。1个单元格可输入的公式长度不能超过256。n单元格地址：单元格所在行号和列号表示n单元格区域地址：左上角地址:右下角地址 9.3.2 选取操作选取操作一个单元格单击相应的单元格

4、或者在单元格地址栏输入单元格地址一行单击相应的行按钮一列单击相应的列按钮一个区域单击+拖动来选取地址区域或者在单元格地址栏输入区域地址不相邻区域Ctrl + 选择单元格或区域连续的区域Shift + 选定最后一个单元格所有单元格单击全选按钮工作表单击工作表标签工作表的基本操作工作表的基本操作n选定工作表选定工作表n选定多个相邻的工作表n单击这几个工作表中的第一个工作表标签，然后，按住Shift键并单击这几个工作表中的最后一个工作表标签。n此时这几个工作表标签均以白底显示，工作簿标题出现“工作组”字样。n选定多个不相邻的工作表n按住Ctrl键并单击每一个要选定的工作表标签 工作表的移动和复制工作

5、表的移动和复制 n在同一工作簿中移动（或复制）工作表在同一工作簿中移动（或复制）工作表n单击要移动（或复制）的工作表标签，沿着标签行拖动（或按住Ctrl键拖动）工作表标签到目标位置n在不同工作簿移动（或复制）工作表在不同工作簿移动（或复制）工作表n打开源工作簿和目标工作簿，单击源工作簿中要移动的工作表标签，使之成为当前工作表。n单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现对话框。n在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在下栏中选定在目标工作簿中的插入位置。n单击“确定”按钮 插入工作表插入工作表n单击某工作表标签（如Sheet3），新工作表将插在该工作表之前。n单击“插入”菜单的“工作表

6、”命令。新插入的Sheet4出现在Sheet3之前，且为当前工作表。 删除工作表删除工作表n单击要删除的工作表标签，使之成为当前工作表。n单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，在出现的对话框中单击“确定”按钮。9.3.3 原始数据的输入原始数据的输入n步骤步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格n步骤步骤2：内容输入（注意观察公式栏） 输入取消名称框注意：注意：单元格编辑设定，可执行“工具/选项”命令，在弹出的“选项”对话框的“编辑”标签中设定。9.3.3原始数据的输入原始数据的输入n数字：默认右对齐n只允许 09、+、-、（、）、/、$、%、.、E、e。n分数输入时前面要加0和空格。 如：

7、 01/2n文字：默认左对齐n是数字、空格和字符的组合。n注注: 数字作为文字输入时要加单引号。如: 123n日期和时间默认右对齐， 默认格式由“控制面板”的“区域设置”中选定的选项决定。n注注:在同一单元格里输入日期和时间，要用空格分隔。用12小时制时，要在时间后加空格和a或p.9.3.3原始数据的输入原始数据的输入输入格式显示格式2000/10/82000-10-82/32月3日May-1990May-902001/10/28:342001-10-2 8:3414:2014:209:45a9:45 AM3:30p3:30 PM单元格的两种状态单元格的两种状态n活动状态：n用鼠标单击某单元格

8、时，单元格处于活动状态。这种状态的单元格四周有一个粗的黑框。此时，如果向单元格输入数据，新输入的内容会替代单元格中的原有内容。n编辑状态：n用鼠标双击某单元格时，单元格处于编辑状态。这种状态的单元格四周有一个细的黑框，同时，单元格中有一竖直光标在闪烁。在编辑状态下，可以对单元格中的原有数据进行编辑修改。9.3.3原始数据的输入原始数据的输入n同时在多个单元格内输入相同数据同时在多个单元格内输入相同数据n选定相邻或不相邻需要输入数据的单元格，输入数据后，按CtrlEnter键。n同时在多个工作表的相同单元格内输入同时在多个工作表的相同单元格内输入相同数据相同数据n同时选定多个工作表，在当前工作表

9、输入数据，然后回车 9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格指针移动的方法单元格指针移动的方法n利用滚动条时目标单元格出现在屏幕上，然后单击它。n在名称框中输入目标单元格的地址，然后按Enter键。1.按方向键，单元格指针向箭头方向移动一个单元格9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格指针移动的方法单元格指针移动的方法n按Ctrl+方向键，则单元格指针沿着箭头方向快速移动，直到单元格从空白变为有数据，或由有数据变为空白为止。n按Ctrl+Home组合键，则单元格指针移到A1。4.按Ctrl+End组合键，则单元格指针移到曾经编辑过的数据区域的右下角。按Home键，则单元格指针移到本行最左侧单元格。

10、 9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格的选取单元格的选取n选取单个单元格选取单个单元格n只须单击要选取的单元格。或者通过移动键盘上的箭头键选取单元格。n选取多个连续单元格选取多个连续单元格n用鼠标拖曳的方法。或者，先用鼠标单击要选取区域的左上角单元格，然后，按住Shift键再单击要选取区域的右下角单元格（此方法适合于较大区域的选取）。9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格的选取单元格的选取n选取整行或整列选取整行或整列n单击相应行的行号或相应列的列标。n选取连续多行或多列选取连续多行或多列n用鼠标在行号或列标上拖曳选取，选取结果如图9-3所示。n选取整个工作表选取整个工作表n通过全选按钮：在

11、行号“1”的上方和列标“A”的左侧的交叉处有一个灰色的空白框，单击它可选取整张工作表。9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格的选取单元格的选取n选一矩形区域选一矩形区域n选择矩形区域有如下几种方法（以选择A2：D6为例）：n鼠标指针移到该区域左上角单元格A2，按鼠标左键拖动该区域到右下角D6。1.单击该区域的左上角单元格A2，按住Shift键单击该区域的右下角单元格D6。9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格的选取单元格的选取n选一矩形区域选一矩形区域n在名称框中输入单元格区域A2：D6（或该区域的名称），然后按Enter键。为单元格区域命名的方法：选择要命名的单元格区域，在名称框中输入区域名

12、字并按Enter键。然后，在选择该区域时，直接在名称框中输入该区域名称即可。3.单击“编辑”菜单的“定位”命令，出现“定位”对话框，在对话框“引用位置”栏输入单元格区域（A2：D6），并按“确定”按钮。9.4.1编辑工作表编辑工作表n单元格的选取单元格的选取n选取多个不连续区域选取多个不连续区域n先选取一个连续区域，再按住“Ctrl”键不放，然后选取其它区域。n取消选取取消选取n在工作表中任意一个单元格中单击鼠标，即可清除原来的选取。 9.4.1编辑工作表编辑工作表n1)单元格数据编辑单元格数据编辑n选定单元格，直接输入数据覆盖旧数据。 n双击进入单元格编辑状态，插入或改写 数据。 n Ins

13、ert 插入/改写状态键n Delete 删除键n2）复制或移动）复制或移动n方法一：n复制:选取、Ctrl + 拖动n移动:选取、拖动n方法二：n复制: Ctrl+C Ctrl+Vn移动: Ctrl+X Ctrl+V9.4.1编辑工作表编辑工作表n3) 插入单元格、行或列插入单元格、行或列n插入列单元格n1）选定单元格n2）单击“插入/单元格”命令n在弹出的“插入”对话框中，选择插入方式。n插入行n1）选定行n2）单击“插入/行”命令n在当前行上方插入一行n插入列n1）选定列n2）单击“插入/列”命令n在当前列左方插入一列n4）删除单元格、行或列）删除单元格、行或列n选定单元格或单元格区域、

14、行或列，在“编辑”菜单中选择 “删除”命令。n单元格、行或列删除后，数据的移动可在弹出的删除对话框中确定。9.4.1编辑工作表编辑工作表n5）清除单元格、行或列中数据）清除单元格、行或列中数据n选定单元格、单元格区域、行或列，单击择 “编辑/清除”下的“全部”、“格式”、“内容”或“批注”子命令来清除，数据清除，单元格保留，内容清除，可选定后，单击“Del”键，n6） 输入单元格批注输入单元格批注n插入批注n1）选定单元格 2）单击“插入/批注”命令n在弹出的编辑框中插入批注。 n编辑批注n1）选定单元格 2）单击“插入/编辑批注”命令n在弹出的编辑框中编辑批注。n删除批注n1）选定单元格 2

15、）单击“插入/编辑批注”命令n3）选中编辑框，单击Del键删除批注。n7）查找与替换）查找与替换n选择“编辑/替换”命令或者CTRLH 。移动和复制单元格移动和复制单元格n移动单元格移动单元格n将一个或多个单元格中的数据移动到另外一个地方通常有两种方法。n方法一是利用剪贴板，具体步骤是：n选取要移动的单元格（一个或多个）。n按下工具栏中的“剪切”按钮。n单击目的地的起始单元格。n按下 工具栏中的“粘贴”按钮，完成操作。移动和复制单元格移动和复制单元格n移动单元格移动单元格n方法二是利用鼠标的直接拖动，具体步骤是：n工作表内操作：直接拖动单元格到目标位置；如移动到两个单元格之间还需按住键。n跨工

16、作表操作：按住键拖动单元格到其他工作表的目标位置，如移动到两个单元格之间还需按住键。移动和复制单元格移动和复制单元格n复制单元格复制单元格n方法一：利用剪贴板，具体步骤是：n选取要复制的单元格（一个或多个）。n按下工具栏中的“复制”按钮。n单击目的地的起始单元格。n按下工具栏中的“粘贴”按钮。移动和复制单元格移动和复制单元格n复制单元格复制单元格n方法二：利用鼠标与键盘的配合，具体步骤是：n工作表内操作：按住键拖动单元格到目标位置；如复制到两个单元格之间还需按住键。n跨工作表操作：同时按住键和拖动单元格到其他工作表的目标位置，如复制到两个单元格之间还需按住键。移动和复制单元格移动和复制单元格n

17、清除单元格数据清除单元格数据n清除单元格数据不是删除单元格本身，而是清除单元格中的数据内容、格式、批注之一，或三者均清除。若只清除单元格中的数据内容，只要单击该单元格，使之成为当前单元格，然后按Delete键即可。移动和复制单元格移动和复制单元格n清除单元格数据清除单元格数据n选定要清除数据的单元格区域。n单击“编辑”菜单，在“清除”命令的4个选项中选择一个。n全部清除单元格中的格式、数据内容和批注。n格式只清除单元格中的格式。n内容只清除单元格中的数据内容。1.批注只清除单元格中的批注 填充填充n所谓填充，就是一种快速输入重复数据或有规律的数据的一种方法。n巧妙地使用Excel 2003的填

18、充功能，可以大大简化表格的录入工作。 自动填充数据自动填充数据n利用填充柄自动填充数据。有以下数据序列类型n1）时间序列：按小时,天数,周数,月份增长序列;按星期数值、月份名称循环序列n当前日期当前日期 选取一个单元格，并按 Ctrl+; n当前时间当前时间 选取一个单元格，并按 Ctrl+Shift+；n2）等差、等比序列n3）自动填充序列n在相邻单元格中自动填写数据n选定单元格，光标移到右下角，当出现填充柄时拖动鼠标。n序列的填充方式可右键拖动填充柄，在弹出的快捷菜单中指定。自定义序列及填充自定义序列及填充9.4.2格式化工作表格式化工作表n1）设定表格的行高、列宽）设定表格的行高、列宽n

19、鼠标拖动n鼠标行号或列标边界，当出现双箭头时拖动鼠标，在鼠标旁边会显示当前行的行高或列宽，确认后松开鼠标即可。n鼠标双击n双击行号下横格线，列号右竖格线，可使行高列宽最优。9.4.2格式化工作表格式化工作表n1）设定表格的行高、列宽）设定表格的行高、列宽n命令法：n单击“格式/行/行高”命令，输入精确的行高。n单击“格式/列/列宽”命令，输入精确的列宽。 9.4.2格式化工作表格式化工作表n2）字体、修饰及对齐方式的设置）字体、修饰及对齐方式的设置n选定要改变设置的单元格区域，单击“格式/单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中设置。9.4.2格式化工作表格式化工作表n3）表格边框的设置）

20、表格边框的设置n取消网格：执行“工具/选项”命令，选择 “视图”标签，单击“网格线”开关。9.4.2格式化工作表格式化工作表n4）数字显示格式的设置）数字显示格式的设置nExcel默认的数据格式为“常规”格式。此外还提供了许多数据格式。n用工具栏上的按钮改变格式：n货币样式 n百分比样式 n千分位隔样式n减少小数位式数n增加小数位式数n用菜单命令改变数据格式n1）选定格式化区域。n2）单击“格式/单元格格式”命令。n3）单击“数字”标签n4）选取所需格式n# 表明数据太长，加大单元格宽度即可 n零隐藏 执行“工具/选项”命令，选择 “视图”标签，单击“零值”开关。 9.4.2格式化工作表格式化

21、工作表n5）表格）表格自动套用自动套用nExcel提供一些现成的表格格式，可以直接调用。n6）格式的复制）格式的复制nExcel可以将样式和格式的组合从一个单元格复制到其他单元格。n格式复制： 单击常用工具栏的 按钮。n格式删除： 执行“编辑/清除/格式”命令，仅删除格式，数据及通用格式保留。9.9公式和函数公式和函数nExcel 具有强大的计算功能。如加、减、乘、除、财务报表、工程预算等，这些都可以通过公式和函数实现。数值整常量单元格地址公式特定符号=（B4+25）/ SUM（D5 F5）运算操作符Excel函数区域范围引用9.9.1公式的建立和使用公式的建立和使用 n1) 公式的输入 n在

22、编辑栏输入 或者 在单元格内直接输入n在录入公式时，最前面是“=”，后面是参加运算的元素和运算符。计算从“=”开始。顺序从左到右。9.9.1公式的建立和使用公式的建立和使用 n2）公式的基本规则n公式n由操作数和运算符组合而成n运算符n四则运算符：+ - * / % n比较运算符: = = = n文字运算符: &n联合运算符: ，n区域运算符: ：n优先级n不同级别：先乘除后加减,括号优先n相同级别：运算从左到右 公式的复制公式的复制n复制公式类似复制单元格内容，其操作步骤如下：n单击要复制的单元格。n鼠标指针移到该单元格边框，并按Ctrl键拖动到目标单元格。 相对地址相对地址n随公式

23、复制的单元格位置变化而变化的单元格地址称为相对地址，如“=C4+D4+E4”中的C4、D4、E4绝对地址绝对地址n与相对地址正相反，当复制单元格的公式到目标单元格，其地址不能改变，这样的单元格地址成为绝对地址。n其表现形式是在普通地址前加$，如$D1$（绝对地址，行列均固定），$D1（混合地址，列固定为D，行为相对地址）。9.9.1公式的建立和使用公式的建立和使用n3）地址的引用n引用单元格=(b3+c3+d3)/3n引用单元格区域 =average(b3:d3)n引用工作表 =sheet1!b1+sheet3!b1n引用工作簿 =d:exsp1sheet2!b3*10n=路径工作簿名表名!单

24、元格地址n相对地址：A1 行列地址对应变化n绝对地址：$A$1单元格地址唯一n混合地址：$A1列不变行对应变n A$1 行不变列对应变9.9.2公式的复制与移动公式的复制与移动n复制：n相邻：用填充柄复制n不相邻：当鼠标变为时Ctrl+拖动n注意：复制后公式中绝对地址不变，而相对地址随目的单元格地址而变化。n移动：n当鼠标变为 时，拖动n注意：移动公式时，公式中单元格地址不会发生任何改变。 9.9.1公式的建立和使用公式的建立和使用n行列数据自动求和（见例题行列数据自动求和（见例题9.9.1销售统计销售统计表表.xls）n选择选择B3:D3区域，单击区域，单击按钮。求出北京总计按钮。求出北京总

25、计n选择3单元格，拖动填充柄n求出其他城市的销售总计9.9.3函数函数n函数的形式函数的形式函数名（参数1，参数2，）n函数中的参数相当于函数的自变量。n有的函数没有参数，有的函数可能有多个参数。n具体说来，参数可以是常量、单元格地址、区域或者表达式等等。 常用函数 常用函数常用函数功能描述功能描述示例示例SUM(A1,A2)求各个参数的和值A20 表示舍入到A2位小数，即保留A2位小数 ROUND(136.725，1)结果136.7A2=0 表示保留整数 ROUND(136.725，0)结果137A25，10，-10)结果为10函数的输入函数的输入n方法一：直接输入法。n即直接从键盘上输入函

26、数的全部内容。这种方法要求用户必须知道函数的完整格式，通常只适用于一些简单的函数输入。n方法二：粘贴函数法。n也即利用Excel 2000提供的一个函数向导来输入函数。关于错误信息：关于错误信息：错误信息错误信息原因原因#！公式产生的结果太长，该单元格容纳不下，或单元格的日期或时间产生了一个负值#DIV/O！公式中出现被零出的现象#N/A在函数或公式中没有可用数值#NAME？在公式中使用了Excel不能识别的文本#NULL！试图为两个并不相交的区域制定交叉点#NUM！公式或函数中某个数值有问题#REF！单元格引用无效#VALUE！使用错误的参数或运算对象类型，或者自动更正公式功能不能更正公式关

27、于错误信息：关于错误信息：n“”通常表示“错误的”后面紧跟为英文的缩写，可以根据英文含义来记忆每种错误表现n例如nREF！错误的Reference,即为错误的引用；n#VALUE！错误的参数；n #NUM！是错误的数值；ndiv/0!错误的被除数除以，即分母为，div是被除数的缩写。 9.10图表图表n直观、形象地定性分析事物的各种相关性及发展趋势。n图表的类型n 饼图: 显示整体各部分之间的关系。n(2) 条形图：比较指定时间点的值。n(3) 柱形图：强调各项之间的不同。n(4) 折线图：值随时间的趋势和变化。n(5) 散点图：两组值之间的不同。n(6) 面积图：值随时间的变化量。 9.10

28、.2创建图表创建图表nExcel 2000中创建图表有两种方式：创建嵌入式的图表和创建独立图表。n所谓嵌入式图表：是指用于创建图表的数据源和图表本身放置在同一张工作表中。n所谓独立图表：是指将图表本身放在一张独立的工作表中，称为图表工作表。n当工作表中的数据源发生改变时，不论使用上述两种方式中的哪一种建立图表，图表都将作相应变动以保持和数据源的一致。9.11数据管理数据管理nExcel不仅具有快速有效的公式和函数计算，同时具有数据库的基本功能。可以完成数据排序、数据筛选、数据合并计算、数据分类汇总、数据透视表等。 9.11.1数据清单和数据库数据清单和数据库n1、列标唯一，使用文本格式，并与清

29、单中的数据有不同格式，如字体、图案等。n2、数据清单中，要求纯数据（杜绝空行和非法数据）。n3、同列数据的数据类型和格式应完全相同。n4、一张工作表上放置一份数据清单 9.11.2数据排序数据排序n数据类型升序 降序n文本A,B,Z Z,X, An数字1,2, 10,9,n日期Jan 1, Dec 31, n空格总在最后n排序条件n单一条件的排序（快速排序）n多重条件的排序（轻重缓急）9.11.2数据排序数据排序n关于排序的几点说明：n1、注意排序次序。n2、检查数据格式是否正确。n数据为数字：数据系列设为数据格式。n数据既有数字又有文字：数据系列设为文本格式n数据日期或时间：数据系列设为时间

30、格式n3、排序前取消隐藏的行和列。n4、单元格中数据前不能用空格，只能用缩进技术。 9.11.3筛选数据筛选数据n自动筛选n高级筛选n1) 自动筛选n单列筛选n单击“数据/筛选/自动筛选”命令，n2) 高级筛选n高级筛选：多列筛选n1）设定条件区域。n2）将条件列标志复制到条件区域。n3）在对应的列标志下，输入筛选条件。n4）单击数据区域任一单元格。n5）单击“数据/筛选/高级”命令。n6）选择筛选结果位置、数据和条件区域n7）单击“确定”大表明晰的小表有条件的筛选9.11.3筛选数据筛选数据n关于排序的几点说明：n1、筛选命令只对工作表的一个数据清单。n2、筛选产生的数据清单子集，仍可进行编辑、设置格式、打印和制表。n3、取消一列筛选：n单击列标中的蓝色箭头，再单击下拉列表中的“全部”。n取消全部筛选：n单击“数据/筛选/全部显示”命令。n取消数据清单