机关公文格式课件

1、郑州市委办公厅 谭蔚蔚 2011.4.7党的机关公文格式q 份号就是同一件公文的印制顺序号。q 秘密公文必须标明份号。q 标识： 标注在公文首页的左上角，通常标作“NO后空格加7位阿拉伯数字”。份号 q密级是一篇公文的秘密等级，根据公文内容和工作需要，凡应当保密的公文，必须标注密级。q密级按照从高到底的顺序分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级。q标识： 用3号黑体标注在公文首页左上角、份号的下方，两字之间间隔一个字的距离。机 密q 公文的紧急程度是对公文送达和公文办理的时间要求。分“特急”、“加急”两种。q 标识： 标注在文件首页左上方，份号下边，和密级并排，中间用间隔号相连。机密特急发文

2、机关全称或规范简称加 “文件”字样的版头，一般称为“大字头”。发文件机关全称或规范简称加括号标明文种的版头，一般称为“小字头”。主要用于对下发布有关方针、政策和重要的工作部署，批转下属机关或部门的重要报告、请示，转发上级机关重要的通知、规定。主要用于向上级报告工作、请示事项，批复下级机关的请示，发布干部的任免通知。“大字头”文件在版头下面加一条中间断开的红线，断开处点缀红五星。“小字头”文件也是在版头下面加一条红线，但不要求必须有红五星。大版头小版头联合行文过多时，保证首页显示正文版头常见错误一：小括号内文种与标题不一致版头常见错误二：横杠中间缺少红五星版头常见错误三：党政版头混用 p发文字号

3、构成：由机关代字、发文年度和发文 顺序号组成。p标识：一般公文标在版头下方居中的位置；请示、报告标注在版头左下方。机关代字用4号仿宋，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写。发文字号错误一：发文年度不能使用“（）”、“ ” ”、“ “【】” ”错误二：请示、报告发文字号未标注在版头左下方q哪些文件标识签发人？ 上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。q签发人标识位置：平行排列在发文字号右侧。签发人3个字用4号仿宋体，后跟全角冒号，冒号后用4号楷体标识签发人姓名。q联合发文签发人标识位置：签发人的姓名在一行，主办机关的签发人姓名在前边，协办机关的签发人姓名在后边，如果是三个或三个以上机关联合上报

4、的公文，签发人的姓名的排列顺序是先左右、后上下。误印签发人漏印签发人q公文标题的构成：一般由发文机关名称、事由和文种组成。q公文标题的标识位置：标注在版头红线下面，和红线保持适当的距离，居中印制，主标题使用方正大标宋2号字体，如果有副标题，副标题的字号小于正题字，大于或者和正文字号一样。标题错误示例q 主送机关指所收公文有实际办理或答复责任的机关全称、规范简称或统称。q 标识： 标注在正文之前、标题之后，要顶格书写。与正文印刷要求相同，使用3号仿宋字体p 决议、意见、决定、条例、规定等文种不标注主送机关。p 在正文之后标注发送范围缺少主送机关多头主送不需主送机关正文即公文的主体，用来表述公文的

5、内容。正文位于标题和主送机关下方，使用3号仿宋字体。正文中的结构层次序数，第一层是“一”，第二层是“（二)”，第三层是“1 . ”，第四层是“（1)”（ 特别注意第三层是 “. ”而不是 “、 ” )第一层小标题使用3号黑体，第二层小标题使用3号楷体。除此以外，不再使用其他的字体或加黑附件是附属于公文正件的其他公文或材料，是公文的组成部分。附件的标注方式有两种： 一是在正文后，发文机关名称前，标出“附件：”或“附”字样，如果有多个附件，再分别标出序号，只有一件时不标序号； 二是在正文有关部分加括号注明。附件的字号与字体和正文相同。凡在公文标题中已经明确发布、转发、批转文件名称的，不再列入附件。

6、错误一错误二错误三正确错误成文日期是指公文形成的确切时间。成文日期有三种情况：一是一般以机关领导人签发的日期为准二是经会议正式讨论通过才能生效的，以会议通过的日期为准三是联合行文时，以最后签发的日期为准。签发日期必须写明年、月、日全称。位置有两情况：一是位于发文机关署名的右下方。二是决议、决定、规定、条例、意见等不标明主送机关的普发式公文，加括号标注于标题下方居中位置。成文日期用阿拉伯数字书写。字体字号与正文相同。 标注一标注二印章，指作为机关权力象征的图章。除会议纪要和印制有特定版头的普发式公文外，应该加盖机关印章。上行文必须加盖机关印章，决议、决定、规定、意见、条例等没有落款的文种不需要加

7、盖印章。印章盖在落款和成文日期上，要注意上不压正文，下需“骑年盖月”。如果是多个机关联合行文，印章要互不相交或者相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切。成文时间：最后一排印章之下右空2字。p 印发传达范围是指根据公文的性质、内容和要求确定的阅读及应执行的范围。通常加括号标注于正文末页左下方。p 一些公文的开头已经写明了主送机关，并且没有必要给其他机关、部门阅读，就没有必要注明传达范围。 p 主题词是指用以揭示公文基本内容并经过规范处理的名词术语，它的作用是与标题相配合，进一步简明、准确地揭示公文

8、内容，用于文献的标引和检索，为以计算机等现代信息处理手段和管理公文奠定基础。p 所有正式文件，都要标主题词。主题词词目一般不超过10个。p 主题词位于公文正文和附件之后的双页码末页下端。在印制版记上方。“主题词”3字用3号黑体，顶格书写，词目用3号宋体加黑，各词目之间空1个字的距离。 p公文的抄送机关是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属的机关。p抄送机关标注在主题词下方，印制版记上方。p请示性的公文不要同时抄送给下级或同级机关。p常见的错误是抄送给本单位的内设机构和领导。p 印制版记由公文印发机关名称、印发日期和份数组成，位于公文末页下端。一般在公文末尾印两条横线，横线中间左侧注明印发机关名称，右侧注明印发日期，底线下面右侧加括号注明印制份数。如果是翻印，要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。p 一般双面印刷的公文，主题词和版记应该印在双印码上。公文的纸张规格：公文一般用使用16开或标准A4纸。目前，中央和省委的文件使用的是16开，市委使用的A4纸，统一在左侧装订，首页与内文的用纸大小、颜色要一致。字体、字号要求：A4纸，每页文字22行，每行28个字；16开纸每页文字20行，每行25个字。公文的页