第5章数据排序筛选与分类汇总

1、第第5章章 数据排序数据排序 筛选与分类汇总筛选与分类汇总 Excel 2007拥有强大的排序、检索和汇总等数据管理方面的功能。 Excel 2007不仅能够通过记录单来增加、删除和移动数据，而且能对数据清单进行排序、筛选和汇总的操作。第第5章章 数据排序数据排序 筛选与分类汇总筛选与分类汇总 本章章节内容安排如下：v5.1 数据清单v5.2 数据的排序v5.3 数据的筛选v5.4 数据的分类汇总5.1 数据清单 数据清单是指包含一组相关数据的一系列数据行的集合。 Excel 2007在对数据清单进行管理时，把数据清单看作是一个数据库，数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名，列

2、标题相当于数据库中的字段名。 运用表格中的数据清单可以方便地在数据库中对记录进行各种操作，如添加记录、修改记录和删除记录等，还可快速查找满足设定条件的记录。5.1 数据清单 1）添加记录 在原有记录的基础上添加一条记录： 1）选择需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，打开新建记录单对话框。 4）依次在对话框的文本框中输入新记录的内容，按【Enter】键便完成添加记录的操作。2）修改记录 1）选择需要修改记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）拖动对话框中间的滚动条定位到需

3、要修改的记录。 4）对需修改的记录进行修改后，按【Enter】键更新记录并可移到下一条记录继续进行修改。5.1 数据清单 3）删除记录 1）选择需要删除记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】【记录单】命令，打开记录单对话 框，在定位到要删除的记录后单击 按钮。 3）在打开的提示对话框中单击 按钮即可删除该记录，并自动移到下一条记录。4）查找记录 1）选择需要查找记录的数据清单中的任一单元格。 2）选择【数据】【记录单】命令，打开记录单对话框。 3）单击 按钮，在打开对话框的文本框中输入搜索的关键字。 4）按【Enter】键将快速显示查找到的记录。5.2 数据的排序 利用Excel数据

4、排序的功能可以使工作表中的数据按照需要的顺序或规律进行排列，这样可使排序后的数据一目了然，便于对数据进行编辑、分析。 排序的工具按钮位于【数据】选项卡，如下图所示。在【排序和筛选】组中包括【升序】按钮、【降序】按钮和【排序】按钮，分别用于实现简单或复杂的数据排序。5.2 数据的排序 如果只以单独某列作为排序依据，可以进行简单的数据排序。 （1）选择要进行排序的数据区域。 （2）如果要按升序排序，则切换到【数据】选项卡中，在【排序和筛选】组中单击【升序】按钮。这样，所选中的数据值就会按由小到大的顺序排列，与数值相关的数据记录也会相应发生变动。 （3）如果要按降序排序，则切换到【数据】选项卡中，在

5、【排序和筛选】组中单击【降序】按钮。这样，所选中的数据值就会按由大到小的顺序排列，与数值相关的数据记录也会相应发生变动。 如果排序的数值是字母，则是按字母的先后顺序来排序；如果排序的数值是汉字，则按首汉字汉语拼音的首字母来排序。5.2 数据的排序 数据排序中出现的问题： 将EXCEL表格按某一列排序时，总是出现“此操作要求合并单元格都具有相同大小”。 解决方法：选中所有单元格，点右键选择设置单元格格式，在对齐菜单下将合并单元格前方框里的勾去掉即可。 5.2 数据的排序 数据的高级（复杂）排序是指按照多个条件对数据清单进行排序，这是针对简单排序后仍有相同数据的情况进行的一种排序方式。在Excel

6、 2007中允许对不超过64列的数据进行排序，即最多有64个关键字。 例如，在“期末成绩表”中，按“总分”降序排序，其中三个学生的总分是相同的，如下图所示。 若规定当“总分”相同时以“英语”成绩高低决定排序，当“总分”和“英语”成绩都相同时，以“数学”成绩高低决定排序。5.2 数据的排序5.3 数据的筛选 使用Excel的数据筛选功能，可以将不符合设置条件的记录暂时隐藏起来，只显示符合条件的记录，使用户在数据量大的工作表中快速查找到所需记录子集，对筛选后的子集进行复制、查找、编辑、设置格式、制作图表等各种操作。 当只需要进行简单快速的筛选操作时，可使用自动筛选功能。如筛选出“学生成绩总和”表中

7、数学成绩为100的记录，其具体操作如下：1）选择需进行筛选的工作表中的任一单元格。2）选择【数据】【筛选】【自动筛选】命令，此时数据清单中各字段名称的右侧均出现 按钮（列筛选器）。3）单击【数学】字段名右侧的列筛选器 按钮，在弹出的下拉列表中选择【100】选项,即完成筛选。对参与筛选的字段，其名称旁边的列筛选器将变为蓝色。5.3 数据的筛选 当要进行较为复杂的筛选时，可使用自动筛选中的自定义筛选功能。如要筛选出计算机成绩低于90分的记录，其具体操作如下： 1）选择需要筛选的工作表中的任一单元格。 2）选择【数据】【筛选】【自动筛选】命令，单击【计算机】右侧的 按钮，在下拉列表中选择【自定义】选

8、项，打开【自定义自动筛选方式】对话框。 3）在【计算机】栏下的第一个下拉列表框中选择【小于】选项，在其后的下拉列表框中输入【90】。若还需设置其他筛选条件，可选中 或 单选按钮，再以同样的方法在下拉列表框中设置另外的筛选条件。 4）单击 按钮后便只显示符合筛选条件的记录。5.3 数据的筛选 “高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在源数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，源数据表格会保留在原来的位置。 在新的位置显示筛选结果时，选择显示结果的区域列数必须和选择的源列表区域列数一致，否则会报“提取区域的字段名丢失或非法 ”。 在另一张工作表中显

9、示筛选结果时，要先在该工作表中设定好显示区域，再回到源工作表中去选择列表区域，条件区域 ，否则会报“只能复制筛选过的数据到活动工作表”。5.3 数据的筛选 如果用户利用自动筛选的功能，选出各科成绩高于80分的学生，操作步骤会比较麻烦。这时，可以使用高级筛选。使用高级筛选之前，要先建立一个条件区域。条件区域用来指定筛选的数据必须满足的条件。条件区域的首行输入字段名，第二行输入筛选条件，如下图所示。5.3 数据的筛选（1）建立条件区域。（2）切换到【数据】选项卡中，在【排序和筛选】组中选择【高级】命令，弹出【高级筛选】对话框。（3）在对话框中分别选择【列表区域】和【条件区域】，【列表区域】指包括字

10、段名在内的数据区域，【条件区域】指包括字段名和筛选条件的数据区域，如图所示。（4）回到【高级筛选】对话框，单击【确定】按钮。高级筛选后出结果。5.4 数据的分类汇总 数据的分类汇总就是选取数据清单中的一部分，按照某种分类方式进行汇总并将汇总（统计）结果显示出来的操作。 分类汇总对数据表中指定的字段进行分类，然后统计同一类记录的有关信息。统计的项目由用户设置，可以统计同一类记录的条数，也可以对某些数值段求和 求平均值和极值等。 进行分类汇总前，必须对数据清单排序进行分类汇总前，必须对数据清单排序，且排序的关且排序的关键字与分类汇总的关键字必须一致。键字与分类汇总的关键字必须一致。如排序的关键字是

11、“职称”，则分类汇总的关键字也必须是“职称”。5.4 数据的分类汇总 例如，用“期末成绩表”为例，要算出班上的男生和女生总分的平均值，并对其做比较，使用分类汇总的操作步骤如下所述。 （1）选中“期末成绩表”中的“性别”列，切换到【数据】选项卡，单击【升序】或【降序】按钮，排序后的结果如下图所示。按“性别”排序5.4 数据的分类汇总（2）单击数据区域中的任意单元格。（3）切换到【数据】选项卡中，在【分级显示】组中选择【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框。（4）在【分类汇总】对话框中分别有【分类字段】、【汇总方式】和【选定汇总项】三个主要选择项。这里，根据题目要求，【分类字段】应选择“性别”

12、，【汇总方式】选择“求平均值”，【选定汇总项】选择“总分”。（5）单击【确定】按钮。显示分类汇总后的结果。 当不需要分类汇总的表格时，可以进行清除：1）在含有分类汇总的数据清单中选择任意单元格。2）选择【数据】【分类汇总】命令，打开【分类汇总】对话框。3）单击 按钮便可清除分类汇总。5.4 数据的分类汇总 假设上例进行了男女的分类汇总之后，还要按年龄的层次进行分类汇总，那么此时需要使用到嵌套分类汇总。嵌套分类汇总，就是在第一次分类汇总的基础上再次进行分类汇总，在第二次分类汇总的时候保持原有的分类汇总结果。 （1）在完成上次的分类汇总之后，单击数据区域中的任意单元格。 （2）切换到【数据】选项卡中，在【分级显示】组中选择【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框。这里，根据题目要求，【分类字段】应选择“年龄”，【汇总方式】选择“求平均值”，【选定汇总项】选择“总分”，并且取消对【替换当前分类汇总】复选框的勾选。5.4 数据的分类汇总嵌套分类汇总字段选择（3）单击【确定】按钮。分类汇总后的结果显示。5.5 思考与练习 操作题v1.将实践教学任务表中名称为经管的工作表进行复杂排序，第一关键字是班级名称(升序)，第二关键字是班级人数(