采购与付款管理

1、会计信息系统Accounting Information System 第五章 采购与付款核算与管理主要内容第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节 采购与付款子系统总体结构设计第四节 采购与付款子系统的初始设置第五节 采购与入库处理管理第六节 采购发票、采购结算与付款管理第七节 账表输出和统计分析企业从采购到付款要经历的几个步骤 请购请购需求确定需求确定选择供应商选择供应商确定订单确定订单订单发布订单发布货物验收货物验收发票确认发票确认货款支付货款支付MRP建议计划手工追加计划 认证供应商供应商文档预算/权限审查请购单采购单生成合并处理打印

2、采购合同跟踪采购单接受采购单检验/免检退货处理付款处理供应商业绩评价审批？其它采购单？常规采购规范化的采购处理流程规范化的采购处理流程始终补充？质量？定单/质量/价格质量/交货期/价格控制点计划阶段执行阶段财务及评价 一、采购与付款业务流程分析 涉及的部门涉及的部门 请购部门、采购部门、验收部门、财务部门，供应商。 基本流程描述基本流程描述 行业不同，流程不同；管理方式不同，流程也不同。如图5-2所示 流程说明流程说明 （1）请购，（2）采购审批， （3）选择供应商， （4）编制采购订单， （5）发出订单， （6）验收， （7）处理采购发票， （8）付款。采购与付款流程角色扮演 根据上图（业务

3、流程图），5人组成一个小组，分别扮演“请购部门、采购部门、验收部门、财务部门、供应商”的相应角色，体验数据在各部门之间流动的过程，注意注意思考各部门对数据的处理及确认内容。思考各部门对数据的处理及确认内容。如：采购部门审批，审批对象是什么？如何选择供应商，应该考虑哪些内容？在计算机系统中将如何体现这些信息？采购与付款业务核算与管理的特点 1数据存储量大 2数据变化频繁 3管理要求高 4与其他子系统联系广泛手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 福特北美公司在手工环境下的采购与付款流程 为什么要设置验收报告与发票进行核对？为什么要设置订单与发票进行核对？为什么会影响采购到付款流程的效率？第二节

4、IT环境下采购与付款子系统的流程分析采购与付款子系统的目标 1灵活、正确地反映企业个性化特征 2正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制 3加强对资金的管理 4提供各种核算和管理信息 5充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统采购与付款流程构建的原则 “数出一门，共同使用”， 整个流程采用统一的数据库 在关键环节设计控制点，强化实时控制请购与采购管理流程 存货验收流程 当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗位的人员对存货进行检验： 从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。请同学画出流程

5、图发票管理流程 1发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息； 2发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。发票管理流程 3实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在

6、采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。 4采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。 请同学根据说明画出流程图 说明实时控制的重要性 根据企业的更高要求改进流程付款流程IT环境下与手工环境下其流程的比较分析 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 3IT环境下加强了统计分析能力 4IT环境下使得无

7、纸采购、付款业务成为可能第三节 采购与付款子系统总体结构设计制定编码原则供应商编码设计原则：一致性原则、层次性原则、易用性原则一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。 选择合理的编码方法 1、顺序编码 2、位数编码 3、分组编码对供应商进行编码

8、时可以采对供应商进行编码时可以采用位数编码、分组编码相结用位数编码、分组编码相结合的方法。合的方法。XXXX - XXXXXXXX城市或地区城市或地区供应商编号供应商编号010，0574数据文件设计数据文件设计 请购单文件 采购发票文件 采购订单文件（采购合同文件） 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享）供应商档案文件供应商档案文件数据结构存储策略：存储策略：供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。个文件。存储方式：存储方式

9、：供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。采购订单文件采购订单文件 作用作用：储存企业确认的各种采购订单的数据。是核心和基础文件。 数据结构数据结构（教材P234） 存储策略：存储策略：一张采购订单对应一个供应商；一张订单可以包含数笔不同内容的采购业务；可以将文件分为订单固定信息文件和订单变动信息文件。订单号为关键字。订单号为关键字。 存储方式：存储方式：一年一个文件一年一个文件采购与付款子系统的功能结构 第四节 采购与付款子系统的初始设置为什么要进行初始设置？ 由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实在在存在的，而且是千差万别的

10、。因而，企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管理，在使用采购与付款子系统前，就要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置，将企业个性化特征嵌入系统。初始设置内容 存货档案设置 供应商档案设置 采购类型设置 付款条件设置 结算方式设置 增值税税率设置 期初余额处理等供应商档案设置 解释设置基本信息的目的 解释设置信用信息的目的供应商档案设置 期初余额设置期初余额设置 期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，是手工采购、应付账款核算向计算机核算

11、和管理转化的基础。录入的期初余额主要包括“采购初始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存在采购订单文件中；“应付账款初始业务”，即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中。第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理采购与入库处理管理 采购与采购入库管理是采购与付款子系统中的主要功能模块。 为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为： 请购单处理 采购价格管理 选择供应商 采购订单管理处理请购单处理请购单 1录入请购单 2自动获取请购单 3审核请购单采购价格管理采购价格管理采购价格管理模块的功能是帮助用户解决： 如何管理不同（相同）供应商在不同（相同）时期对不同（相同）产品

12、的报价； 如何随时提供给采购部门最新最完整的存货采购价格； 如何处理存货的新老报价 等等问题采购价格获取方法采购价格获取方法 方法一：通过采购价格管理屏幕，将供应商提供的存货采购价格信息（纸张）一一送入计算机，并将相应数据保存在采购价格文件中。 方法二：自动获取，即充分发挥计算机网络功能，管理者通过选择系统提供的“自动获取”功能指挥计算机自动从网上获取供应商的存货采购价格信息，并将相应数据存入采购价格文件。选择供应商 选择供应商的基本原理 一般来讲，随着管理软件的不断完善，在采购与付款子系统中应该设计选择供应商模块，帮助企业科学地选择供应商。选择供应商模块主要包括两个基本功能： 供应商评价指标

13、体系设置 自动生成供应商排名。 选择供应商基本原理图采购订单管理采购订单管理采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议或者经济合同。主要包括： 采购什么货物 采购多少 由谁供货 什么时间到货 到货地点 运输方式 价格、运费等采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。（一）采购订单示例 （二）采购订单编制方法 直接录入采购单 根据请购单编制 根据供应商排名选择供应商 （三）审核采购订单 审核通过以后正式进入订单文件，成为正式采购订单 入库单类型 进出仓库方向分为：入库单、出库单 按业务类型分为：普通业务入库单、委托代销入库单（商业） 采购入库单录入方式 直接

14、录入 根据采购订单生成入库单 根据采购发票生成入库单 采购入库单入口 采购子系统录入时，存货系统不需录入，只需修改和审核。 存货子系统录入时，就不用在采购系统录入。采购入库处理第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票编制 采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票，并将结果保存在发票文件中。 采购发票分类采购发票分类 专用发票 普通发票（普通、农收、废收、其他收据） 运费发票采购发票实时控制方式的设计 在手工环境下，采购发票的控制受人为影响因素比较大，其结果是无效的采购发票进入企业，财会人员被动地编制凭证，记账，导致采购过程失控，采购成本居高不下。 在IT环境下，由于财会

15、人员能够实时从数据库中获得采购订单、入库单等控制依据，因此，对采购发票进行实时控制成为可能。在设计采购与付款子系统时，应该改变观念，将事后控制转变为实时控制，并用实时控制的方法控制采购活动。实时控制原理实时控制原理 案例采购结算采购结算 采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。 在IT环境下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供： “自动采购结算” “人工辅助采购结算”自动采购结算 将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对 发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对 如果核对结果完

16、全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志 如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算手工辅助采购结算 手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中选择出与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 。 如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价，及时查明原因 如果认为原因合理，审核人员发出“审核通过”命令，系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单（单到回冲），并根据采购发票结算出存货

17、成本，生成一张蓝字入库单，自动传入存货子系统；同时在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志，生成采购结算表，并将其转换为记账凭证：借：材料或材料采购等 应交税金应交增值税（进项税额） 贷：应付账款 传递到总账子系统 付款管理 付款管理模块的功能： 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票 用户根据企业情况选择将要付款的发票 系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用自动付款自动付款 有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证： 借：应付账款XX供应商 贷：银行存款 传递到总账子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字段。一般付款一般付款 一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。采购、付款业务和财务的一体化策略 总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息-记账凭证，传递到总账子系统。 为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略： 首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带-凭证模板，并将其保存在动态会计平台中； 在日常采购与付款业务发生时，系统通过动态会计平台自动将业务单据转化为记账凭