组织协调工作内容与方法

1、组织协调工作内容与方法组织、沟通与协调管理议 题1 1、组织协调的工作内容、组织协调的工作内容2 2、组织协调的工作方法、组织协调的工作方法3 3、工程各阶段的组织协调工作、工程各阶段的组织协调工作4 4、组织协调工作应把握的一般原那么、组织协调工作应把握的一般原那么 工程建设工程管理，是为满足建设工程对于特定目标要求而进行的系统的、有效的方案、组织、控制与协调活动。“协调是建设工程管理的一项重要内容。 我国常称协调为“结合部管理，美国管理界称之为“界面管理，其含义是：“主动调和相互作用的子系统之间的能量、物质、信息交换，以确保管理的效率。协调的内容包括人际关系、组织关系、资源供求、信息交换等

2、方面，资源供求与信息交换协调可以统称为技术协调。沟通与协调管理 沟通与协调管理 对工程成败影响最大的首先是三方之间的沟通和协调，更进一步说，是三方工程经理之间的沟通和协调，其中，监理方的沟通和协调能力、活动及效果最为关键。沟通与协调管理原那么 目标共同各方始终把工程成功作为共同努力实现的目标；信息共享把相关信息及时地通知每一个相关的人员；要点共识在直接关系到工程进展和成败的关键点上取得一致意见；携手共进协调的结果一定是各方形成合力，解决存在的问题，推开工程前进。1、组织协调的工作内容1监理的沟通工作 项目项目 沟通沟通 作用作用决策和计划的基础决策和计划的基础建立和改善人际关系条件建立和改善人

3、际关系条件成功实施监理工作的手段成功实施监理工作的手段监督和检查的依据和手段监督和检查的依据和手段监理沟通的作用监理沟通的作用1、组织协调的工作内容1监理的沟通工作沟通计划沟通计划更新和细化方更新和细化方法法信息分发信息分发渠道的结构渠道的结构监理沟通计划监理沟通计划的内容的内容信息收集信息收集渠道的结构渠道的结构信息分发信息分发的格式的格式沟通日程表沟通日程表1、组织协调的工作内容1监理的沟通工作想法想法编码编码信息信息传递传递接收接收解码解码理解理解反馈反馈干扰干扰发送过程发送过程传递过程传递过程接收过程接收过程信息沟通过程1、组织协调的工作内容1监理的沟通工作沟通方式比较1、组织协调的工

4、作内容1监理的沟通工作语义上的障碍语义上的障碍知识经验水平的限制知识经验水平的限制知觉的选择性知觉的选择性心理因素的影响心理因素的影响组织结构的影响组织结构的影响沟通渠道的选择沟通渠道的选择信息量过大信息量过大监理沟通监理沟通存在的障存在的障碍碍1、组织协调的工作内容1监理的沟通工作改善沟通效果的措施： 1.发送者必须熟悉和了解接受者，用接受者可以接受的语言和方式来传递信息。2.发送信息要准确，及时和适时。3.选择最适宜的沟通媒体。4.运用好反响。5.尽量减少沟通环节，缩短传递的渠道，以免信息失真。6.接受者要积极倾听。7.接受者要克服各种心里障碍。 1、组织协调的工作内容2系统内部的协调1系

5、统内部人际关系的协调 主要指如何提高每个人的工作效率，这在很大程度上取决于人际关系的协调程度，所以监理工程师首先应注意做好人际关系的协调工作，充分调动系统内部各个组成局部的积极性，这样才能保证工程工程顺利的实施与开发。因为任何协调工作最终都表现为人与人之间的往来，而良好的人际关系可以使双方相互信赖，相互支持，容易沟通，同时人际关系的渗透和扩散性反过来能更加提高监理工作的效率。和谐的人际关系是做好监理工作的根底。 1、组织协调的工作内容2系统内部的协调2系统内部组织关系的协调 这里说的组织，是指工程工程中假设干个工程组即对应完成各个子系统。而这里所说的组织关系的协调，那么是指要使这些工程组都能从

6、整个工程的质量、进度和投资控制的目标出发，并积极主动地完本钱组的工作，使整个工程处于有序的良性状态。组织关系的协调，可以通过经常开一些工作例会、业务碰头会，会议后应有会议纪要以及采用信息传递卡的方式来沟通信息，这样可使局部的单位了解全局，消除误会，服从并适应全局的需要。通过及时有效的对组织关系的协调，可以防止资源的浪费，节省人力物力和财力。 1、组织协调的工作内容2系统内部的协调3系统内部需求关系的协调 系统内部需求关系的协调是指在工程实施中，对人员需求、材料需求，硬件设备和软件需求，以及能源动力需求等等进行及时的协调，到达内部需求的平衡。实现内部资源的一种合理配置。 1、组织协调的工作内容3

7、系统外部关系中的合同因素协调 系统外部的协调，是指信息系统工程建设工程整个活动过程以外的关系协调，其中又以是否具有合同关系为界限，划分为具有合同因素的协调和不具有合同因素即非合同因素的协调。具有合同因素的协调主要是业主与承建单位即实施、开发方、业主与设计单位(某些工程可能存在的必要设计过程需求)、以及业主与相关产品的供货商等关系协调，他们之间的关系可能均具有合同性质。也可能是间接合同性质。 1、组织协调的工作内容3系统外部关系中的合同因素协调 非合同因素协调的范围就更广，可能遇到的问题更多，作为监理的协调工作量更多、更复杂。如与社会团体机构以及各个行政部门的协调、社会团体方面的银行、信用合作社

8、等的协调。也就是说，作为一个信息系统工程工程在建设过程中遇到方方面面的部门和事情，监理的协调作用是回避不了的，而这些方面都不是事先签好合同可以进行约束的，反而常常是事先难以预料的。因此系统外部关系中的合同因素协调和非合同因素协调都是监理工程师开展监理工作的重点环节。 2、组织协调的工作方法1现场监理 现场监理与有形技术效劳是相辅相成的，现场监理是监理提供的有形技术效劳的一种模式，是监理效劳中的主要形式。监理效劳以现场监理为根底，为监理工作提供第一手的可靠资料，是监理结果和监理结论的重要依据。现场监理并不是单纯的现场旁站，必需依靠有效的监理技术和监理手段，以科学的监理方法运用到实际的现场监理过程

9、中，为业主提供有形的监理技术效劳。2、组织协调的工作方法1现场监理 现场监理的主要方式有以下几种：监理会议制度；工程监理汇报等。有形技术效劳的主要方式，除以上现场监理所能提供的技术效劳外，还有：能提供的监理工具；监理工程师的技术支持；监理组织管理的能力支持；为业主提供科学管理的监理文档等。 2、组织协调的工作方法2监理会议 会议的一般组织原那么：1会议成功的关键 ：确保每个人到场、议程和领导。为了保证每个人都出席，要把会议作为每个人日程的固定工程。 2确保会议成功的措施：会前的准备措施； 会议过程把握的原那么；会议结果的落实原那么 小王的怨言2、组织协调的工作方法3监理例会 工程监理例会是履约

10、各方沟通情况，交流信息，协调处理，研究解决合同履行中存在的各方面问题，由工程监理单位总监理工程师组织与主持的例行工作会议。工程监理例会参加单位及人员通常包括：总监理工程师、总监代表、有关监理工程师；承建单位工程经理、技术负责人及有关专业人员；业主单位驻现场代表等；根据会议议题的需要还可邀请设计单位、分包单位及其他有关单位的人员参加。 2、组织协调的工作方法3监理例会 1工程监理例会的主要议题：检查和通报工程进度方案完成情况，确定下一阶段进度目标，研究承建单位人力、设备投入情况和实现目标的措施；通报工程实施质量的检查情况和技术标准实施情况等，针对存在的质量问题提出改进措施要求；检查上次会议议定事

11、项的落实情况，检查未完成事项及分析因；分包单位的管理和协调问题；工程款支付的核定及财务支付中的有关问题；接收和审查承建单位提交相关工程文档；监理提交相关监理文档；解决工程变更的相关事宜；违约、工期、费用索赔的意向及处理情况；解决需要协调的其他有关事项。 2、组织协调的工作方法3监理例会 2会议准备工程监理机构应及时收集汇总有关情况，为召开会议做好准备：了解上次会议的落实情况和存在的问题；准备会议资料、确定有关事项的处理原那么；与有关方面通报情况、交换意见，催促做好准备。 2、组织协调的工作方法3监理例会 3会议纪要的记录、签认和分发工程监理例会内容通常由指定的监理人员记录，除笔记以外会根据实际

12、情况使用数码相机、摄相设备、录音笔和手提电脑等设备进行辅助记录和演示。会议纪要由监理工程师根据会议记录整理，主要内容有：会议地点和时间；会议主持人；出席者姓名、隶属单位、职务；会议内容和决议事项，包括负责落实单位、负责人和时限求；其他事项。会议纪要的内容应真实，简明扼要。纪要经总监理工程师签认，发放到工程有关各方，并应有签收手续。会议纪要中的议定事项，有关方面应在规定的时限内落实。 2、组织协调的工作方法4专题监理会议 专题会议是为解决专门问题而召开的会议，专题会议由总监理工程师或授权监理工程师主持。专题会议应认真做好会前准备，监理工程师会认真做好会议记录，并整理会议纪要，由总监理工程师签认，

13、发给工程有关方面。专题会议通常包括技术讨论会、现场工程组织协调会、紧急事件协调会和技术或方案评审会等。 对于因突发性变更事件引起的进度问题，监理单位会召开紧急协调会议，催促各方采取应急措施赶上进度要求，以便工程的开发能以预期的进度完成。根据工程的实际情况，在承建单位完成关键阶段的工作时，监理将及时组织专家，会同业主对阶段成果进行评审，以便在评审通过后能使承建单位及时转入下一阶段的工作实施中。 2、组织协调的工作方法5监理工作的汇报 建立工程的监理汇报制度是保证工程顺利进行的有效方法，可以使工程实施处于透明的可监控状态。作为信息系统工程建设的承建单位，有责任定期或不定期向业主及监理提交的工程进展

14、情况报告，同时提交下一阶段的工程施工方案，监理协同业主审核该工程的进度与质量，监理将向业主提交监理意见并反响给承建单位，以此建立工程各方密切的联络，保证工程有方案、有步骤。稳妥地向前推进实施。监理据此将定期或不定期地向业主提供监理周报、月报和书面通知回复等有关工程监理过程中对该工程进行“四控三管一协调等方面的信息。 2、组织协调的工作方法5监理工作的汇报 定期的监理周报、月报 不定期监理工作报告 监理通知与回复 日常的监理文件 2、组织协调的工作方法6监理实施类文件 监理实施类文件主要包括：工程变更文件、进度监理文件、质量监理文件、质量回归监理文件、监理日报、监理月报、专题监理报告、验收报告、

15、总结报告等必要文件。 3、工程各阶段的组织协调工作1招投标和准备阶段在信息系统工程的招投标和准备阶段，监理主要的协调工作对象是业主，主要的协调工作是本钱控制方面的投资预算，具体工作是帮助业主完成对工程的招标工作、对投标方案的论证、协助业主邀请专家评标、和业主一起参加中标单位的合同谈判、提出中标单位完成合同书及合同附件的技术要求、商务要求和对相关文件的评定、审核工作。 3、工程各阶段的组织协调工作1招投标和准备阶段信息管理工作监理应与业主建立文档化的信息沟通机制，保持双方在工程目标、范围和业务需求方面理解的一致性，期间产生的文档应妥善管理，作为阶段性工作的依据；监理应及时提供所了解的与工程相关的

16、信息，供业主参考；监理应向业主介绍有关的法律、法规、标准和地方文化等信息，以使工程建设不与之相冲突。 协调工作监理应与业主确定相互间工作协调的机制，以确保获得足够和正确的需求；监理应对协调工作进行记录并妥善管理；对于合同谈判中可能出现的技术分歧或其他分歧意见进行协调。 3、工程各阶段的组织协调工作2工程设计阶段监理在该阶段的主要协调工作是保证工程在确认的目标和确认的业主需求情况下，保证工程的设计成果按照预期要求实现预期的功能目标和性能目标。监理的具体工作重点是合同管理。 3、工程各阶段的组织协调工作2工程设计阶段信息管理工作信息管理工作监理应与业主、承建单位建立共同的文档化信息交流形式，并要求

17、各方在监理应与业主、承建单位建立共同的文档化信息交流形式，并要求各方在以后的工程工作中贯彻执行；以后的工程工作中贯彻执行；监理应要求和监督三方妥善保管有关的文档化资料；监理应要求和监督三方妥善保管有关的文档化资料；监理应建议业主、承建单位对工程中其他方的重要信息保密，尊重其他监理应建议业主、承建单位对工程中其他方的重要信息保密，尊重其他方的知识产权；方的知识产权；监理应对设计阶段三方共同参与的过程和活动以正式的文档资料形式进行监理应对设计阶段三方共同参与的过程和活动以正式的文档资料形式进行记录，并由三方确认。记录，并由三方确认。 协调工作协调工作监理应与业主、承建单位确定适宜的协调形式和方法，

18、例如，工程例会，监理应与业主、承建单位确定适宜的协调形式和方法，例如，工程例会，并在工程过程中执行；并在工程过程中执行；监理应协调业主调动适当的资源配合承建单位完成工程设计前期的监理应协调业主调动适当的资源配合承建单位完成工程设计前期的调查和分析工作；调查和分析工作；监理应从中立的角度对设计阶段出现的变更提出客观的监理意见，协调业监理应从中立的角度对设计阶段出现的变更提出客观的监理意见，协调业主、承建单位达成一致；主、承建单位达成一致；监理应对设计阶段协调的结果进行记录并妥善管理。监理应对设计阶段协调的结果进行记录并妥善管理。 3、工程各阶段的组织协调工作3工程实施阶段监理在该阶段的主要协调工

19、作是保证工程在确认的方案安排下有序地实现。突出的协调工作是对工程的变更控制和进度控制，保证工程按照质量要求、平安目标完成工程实施。对于信息系统工程，变更确实是信息系统工程建设过程中的突出特点之一。因此，监理的协调工作重点是实现对工程管理的变更控制，以及随机应变地协调、灵活地处理这个过程中可能出现任何事情，并保证工程在进度方案下如期完成各阶段的成果，完成如阶段验收等标志性的工作成果。 3、工程各阶段的组织协调工作3工程实施阶段信息管理工作信息管理工作监理在工应妥善管理工程实施阶段所产生的监理文档资料；监理在工应妥善管理工程实施阶段所产生的监理文档资料；监理应对工程实施阶段三方共同参与的过程和活动

20、以正式的文档资监理应对工程实施阶段三方共同参与的过程和活动以正式的文档资料形式进行记录，并由三方确认；料形式进行记录，并由三方确认；监理应监督业主、承建单位按照既定的要求编制、管理工程文档。监理应监督业主、承建单位按照既定的要求编制、管理工程文档。协调工作协调工作监理应与业主、承建单位共同建立实施阶段协调的沟通机制，如工程例监理应与业主、承建单位共同建立实施阶段协调的沟通机制，如工程例会制度；会制度；监理工程师应根据需要及时组织专题会议，解决工程实施过程中的监理工程师应根据需要及时组织专题会议，解决工程实施过程中的各种专项问题，并形成文字报告；各种专项问题，并形成文字报告；促使工程变更合理，并

21、为业主、承建单位双方认可；促使工程变更合理，并为业主、承建单位双方认可；如监理工程师签发的监理指令得不到有效落实，监理工程师应及时报总如监理工程师签发的监理指令得不到有效落实，监理工程师应及时报总监理工程师，要求业主采取其他处分措施，敦促承建单位执行；监理工程师，要求业主采取其他处分措施，敦促承建单位执行；监理应协调相关的事故赔偿和费用索赔；监理应协调相关的事故赔偿和费用索赔；监理协调业主配合工程实施。监理协调业主配合工程实施。 3、工程各阶段的组织协调工作4工程验收阶段在工程验收阶段，监理的主要协调工作是协助业主组织有关专家完成对工程的各项验收工作。突出的工作特点是质量控制和信息管理。即保证

22、验收的结果是合同规定的预期实现目标，保证各项验收文档满足合同规定要求，整个工程是如期、实效的完成业主的应用要求。 3、工程各阶段的组织协调工作4工程验收阶段信息管理工作信息管理工作监理应整理工程监理文档；监理应整理工程监理文档；监理应敦促业主、承建单位及时整理验收前工程中产生的文档；监理应敦促业主、承建单位及时整理验收前工程中产生的文档；监理应协助业主、承建单位按照事先约定编制、签署和妥善保存验收阶段监理应协助业主、承建单位按照事先约定编制、签署和妥善保存验收阶段的工程文档；的工程文档；监理应及时提交工程监理文档。监理应及时提交工程监理文档。协调工作协调工作监理应协调业主做好验收阶段的配合工作；监理应协调业主做好验收阶段的配合工作；监理应要求业主和承建单位为系统的试运行提供必要的运行环境和监理应要求业主和承建单位为系统的试运行提供必要的运行环境和数据，以使系统的试运行能够符合业主的业务需要；数据，以使系统的试运行能够符合业主的业务需要；监理应要求业主为系统的