第六章__文书立卷

1、第六章 文书立卷v6.1 立卷概述立卷概述v6.2 分类和立卷类目的编制分类和立卷类目的编制v6.3 立卷工作的程序立卷工作的程序6.1立卷工作的概述立卷工作的概述v含义含义v 是指文书部门将是指文书部门将办理完毕办理完毕的、的、具有一定查考利具有一定查考利用价值用价值的文件，文书立卷的结果，就是的文件，文书立卷的结果，就是将一份份零将一份份零散的公文散的公文组成案卷。因此，立卷的要求是：组成案卷。因此，立卷的要求是：v 1、立卷的对象、立卷的对象办理完毕的文件办理完毕的文件v 2、立卷文件的标准、立卷文件的标准具有参考利用价值的。具有参考利用价值的。v 3、立卷的结果、立卷的结果案卷，卷内文

2、件彼此之间有案卷，卷内文件彼此之间有一定的联系。一定的联系。 立卷工作的原则立卷工作的原则 v6.1.2.1 坚持历史唯物主义观点坚持历史唯物主义观点v6.1.2.2 区分文件的保管价值保持文件之间的历史联系。区分文件的保管价值保持文件之间的历史联系。v 主要表现在主要表现在4个方面：个方面：v 1、文件在来源上的联系。即同属于一个形成者或同、文件在来源上的联系。即同属于一个形成者或同类型的形成者。类型的形成者。v 2、文件在内容上的联系。即文件所反映的活动、事、文件在内容上的联系。即文件所反映的活动、事务、问题、性质等相同或相近。务、问题、性质等相同或相近。v 3、文件在时间上的联系。即文件

3、形成于同一时间。、文件在时间上的联系。即文件形成于同一时间。v 4、文件形式上的联系。即文件的载体、文种等相同。、文件形式上的联系。即文件的载体、文种等相同。v文件保管价值分为三种情况：短期（文件保管价值分为三种情况：短期（15年以下）、年以下）、长期（长期（15年年50年）、永久（年）、永久（50年以上）。年以上）。永久永久反映本单位主反映本单位主要职能活动和要职能活动和基本历史面貌，基本历史面貌，需要长远利用需要长远利用的文件的文件1、本单位工作中制成的重要文件。、本单位工作中制成的重要文件。2、上级单位颁发属于本单位主管业务并需要、上级单位颁发属于本单位主管业务并需要贯彻执行的重要文件。

4、贯彻执行的重要文件。3、下级单位报送的有关政策性和重要问题的、下级单位报送的有关政策性和重要问题的文件文件长期长期本单位长时间本单位长时间需要查考的文需要查考的文件件1、本单位制成的，相当长时间内需要查考的、本单位制成的，相当长时间内需要查考的文件。文件。2、上级和下级单位颁发、报送的比较重要的、上级和下级单位颁发、报送的比较重要的文件。文件。短期短期较短时间内本较短时间内本单位需要查考单位需要查考的文件的文件本单位、上级单位、下级单位制发的有一定查本单位、上级单位、下级单位制发的有一定查考价值的文件。考价值的文件。v便于保管与检索利用便于保管与检索利用v 在某些特殊情况下，保持历史联系与便在

5、某些特殊情况下，保持历史联系与便于保管利用之间可能会产生矛盾，这时，于保管利用之间可能会产生矛盾，这时，需要充分考虑保管利用的要求。需要充分考虑保管利用的要求。v 文书立卷的方法文书立卷的方法 概念的理解：请同学们先看看以下两组文件之概念的理解：请同学们先看看以下两组文件之间有哪些联系：间有哪些联系： 1.某某县教育局关于禁止中小学乱收费的通知某某县教育局关于禁止中小学乱收费的通知； 2.某某县财政局关于中小学收费标准的规定某某县财政局关于中小学收费标准的规定; 3.某某县审计局关于中小学收费情况的通报某某县审计局关于中小学收费情况的通报； 4.某某县物价局关于中小学收费审定的决定某某县物价局

6、关于中小学收费审定的决定。v第二组文件：第二组文件： 1.平江县职业技术学校关于添置教学设备的请示平江县职业技术学校关于添置教学设备的请示； 2.平江县职业技术学校关于后勤方面维修的请示平江县职业技术学校关于后勤方面维修的请示； 3.平江县职业技术学校关于教研教改工作的请示平江县职业技术学校关于教研教改工作的请示； 4.平江县职业技术学校关于学生控流情况的请示平江县职业技术学校关于学生控流情况的请示。v以上可以总结为：以上可以总结为：v 每份文件都是有一定的特征，它的特征一般每份文件都是有一定的特征，它的特征一般反映在文件结构上，即每份文件一般都有一反映在文件结构上，即每份文件一般都有一定的作

7、者、名称、日期、发送机关以及文件定的作者、名称、日期、发送机关以及文件内容反映的特定问题。那么全国通用的立卷内容反映的特定问题。那么全国通用的立卷方法是方法是“六个特征六个特征”的方法。的方法。v 即：即： 问题问题 时间时间 名称名称 作者作者 v 通讯者通讯者 地区地区v一、按问题特征立卷一、按问题特征立卷v 问题特征：按照文件内容所反映的主问题特征：按照文件内容所反映的主题或事物。题或事物。 v 按问题特征立卷：就是将反映同一事按问题特征立卷：就是将反映同一事物、同一问题、同一项工作、同一人物的物、同一问题、同一项工作、同一人物的文件组合成一个案卷。文件组合成一个案卷。1.某某县教育局、

8、财政局、审计局、物价局关于某某县教育局、财政局、审计局、物价局关于中小学收费问题的通知、规定、通报、决定中小学收费问题的通知、规定、通报、决定2.平江县职业技术学校关于添置教学设备、后勤平江县职业技术学校关于添置教学设备、后勤维修、教研教改、学生控流工作的请示维修、教研教改、学生控流工作的请示； 分析思考：分析思考： 这两个案卷都是按问题的特征立卷的这两个案卷都是按问题的特征立卷的吗吗?为什么？为什么？v例如：例如：v省教委、市教委及本校关于招生工作的意省教委、市教委及本校关于招生工作的意见、通知、批复、请示、计划见、通知、批复、请示、计划v问题：问题：v这一案卷标题是否按问题立卷的？你觉得这

9、一案卷标题是否按问题立卷的？你觉得v在这案卷里最少有几个文件？在这案卷里最少有几个文件？v按问题立卷时，要注意的两个问题：按问题立卷时，要注意的两个问题：v1.问题的灵活性问题的灵活性;v例如：例如：“干部工作干部工作”是一个大问题，若一年是一个大问题，若一年的文的文v件不多时，可以组成一个案卷；若一年的文件不多时，可以组成一个案卷；若一年的文v件非常多时，可以分为件非常多时，可以分为“干部任免干部任免”“”“干部干部调配调配”“”“干部培训干部培训”“”“干部奖励干部奖励”组成四个组成四个案卷。案卷。v思考：请每个组举一个例子说明问题的灵活思考：请每个组举一个例子说明问题的灵活性。性。v2.

10、按问题立卷，对它的理解和运用不能绝对。按问题立卷，对它的理解和运用不能绝对。v例如例如 某某县教育局某某县教育局2011年的工作计划年的工作计划v 平江县职业技术学校平江县职业技术学校2010年的工作总结年的工作总结v 还有：一次会议形成的文件材料。还有：一次会议形成的文件材料。v 思考：象这些文件组成的案卷，为什么不能思考：象这些文件组成的案卷，为什么不能v运用问题特征进行组卷？运用问题特征进行组卷？v二、按时间特征立卷二、按时间特征立卷v 时间特征：是指时间特征：是指文件形成时间文件形成时间或或文件内文件内容针对的时间容针对的时间。v 按时间特征立卷：就是将内容针对同一按时间特征立卷：就是

11、将内容针对同一时期或同一时期形成的文件材料集中起来组时期或同一时期形成的文件材料集中起来组成案卷。成案卷。v例如：例如：平江县职业技术学校平江县职业技术学校2000年上学期年上学期教学、招生、就业工作计划、报告教学、招生、就业工作计划、报告v同学们思考讨论：同学们思考讨论：v 文件形成时间文件形成时间与与文件内容针对的时间文件内容针对的时间v 1. 两者有什么区别？并且用实际例子加以两者有什么区别？并且用实际例子加以v 说明。说明。v 2.如果同一文件这两个时间不同，在立卷如果同一文件这两个时间不同，在立卷v 时如何处理时如何处理?v给同学们进行讲解分析：给同学们进行讲解分析：v一、大多数情况

12、下同一文件的两个时间是相一、大多数情况下同一文件的两个时间是相同的；同的；v二、但是有些文件是不同的；二、但是有些文件是不同的；例如：例如：1.某单位在某单位在1999年年底时制定了：年年底时制定了：v 2000年的工作计划年的工作计划 2.某单位在某单位在2005年年初时制定了：年年初时制定了：v 2004年的工作总结年的工作总结v具体书本已经进行总结。（共十点）具体书本已经进行总结。（共十点）v1.一般文件放在文件形成的年度立卷。一般文件放在文件形成的年度立卷。v 2.形成时间与针对时间不一只，以形成时间形成时间与针对时间不一只，以形成时间 为准。为准。v 3. 某项工作跨年度，当这项工作

13、完成时再组卷。某项工作跨年度，当这项工作完成时再组卷。v 4.临时机构形成的文件材料，当这项工作完成临时机构形成的文件材料，当这项工作完成 时再组卷。时再组卷。v 5.跨年度的请示与批复、来文与复文的处理。跨年度的请示与批复、来文与复文的处理。v v6.计划、总结放到文件针对的年度。多年度的计计划、总结放到文件针对的年度。多年度的计 划和总结的处理。划和总结的处理。v7. 总结和计划在一起的放到主要年度。总结和计划在一起的放到主要年度。v8. 转发或批复的文件，按本机关发文时间。转发或批复的文件，按本机关发文时间。v9.跨年度处理完毕的文件、案件，放到结案跨年度处理完毕的文件、案件，放到结案

14、的年度立卷。的年度立卷。 10.使用专门年度的文件的处理使用专门年度的文件的处理。 v三、按文件名称的特征立卷三、按文件名称的特征立卷v 文件的名称文件的名称就是指文件的文种，如：指就是指文件的文种，如：指示、命令、通知、报告、决定等等。示、命令、通知、报告、决定等等。v 按文件名称特征立卷按文件名称特征立卷，就是把名称相同，就是把名称相同的文件集中在一起。的文件集中在一起。v例如：例如：市委组织部关于党员、党组织市委组织部关于党员、党组织统计、党费管理等问题的通知统计、党费管理等问题的通知v思考：哪些文种一般可以使用名称的特征来思考：哪些文种一般可以使用名称的特征来立卷？立卷？v四、按文件的

15、作者立卷四、按文件的作者立卷v“作者作者”是指制发文件的机关或个人。是指制发文件的机关或个人。v按作者特征立卷按作者特征立卷就是把同一作者的文件组合就是把同一作者的文件组合在一起。在一起。v例如：例如：市人民政府关于市政建设、物市人民政府关于市政建设、物价检查、交通管理的指示、规定、通知价检查、交通管理的指示、规定、通知v思考：运用这种方法应注意的问题是什么？思考：运用这种方法应注意的问题是什么？v五、按文件的通讯者特征组卷五、按文件的通讯者特征组卷v 通讯者特征通讯者特征，也叫收发文机关特征，是指，也叫收发文机关特征，是指收文机关与发文机关双方。收文机关与发文机关双方。v 根据通讯者特征组卷

16、根据通讯者特征组卷，是指收文机关与某，是指收文机关与某一机关在处理解决某一问题或几个问题过程中一机关在处理解决某一问题或几个问题过程中形成的来往问复文件组成案卷。形成的来往问复文件组成案卷。v例如：例如：学校与湖南省教育厅关于在湖南学校与湖南省教育厅关于在湖南部分地市招生问题的来往文书部分地市招生问题的来往文书v思考：通讯者与作者的区别？思考：通讯者与作者的区别？v六、按文件的地区特征立卷六、按文件的地区特征立卷v “地区地区”是指文件来源或内容针对涉及是指文件来源或内容针对涉及的地区。的地区。v 按地区特征组卷按地区特征组卷，就是把内容针同一地，就是把内容针同一地区的文件或同一地区作者的文件

17、组成案卷。区的文件或同一地区作者的文件组成案卷。v 例如：例如：湘南地区公路建设、土壤改良、湘南地区公路建设、土壤改良、气象变化、水力资源的规划、资料、调查报气象变化、水力资源的规划、资料、调查报告告v思考：这种方法多运用在哪些情况时立卷？思考：这种方法多运用在哪些情况时立卷？v 在按照文件主要特征立卷时，需要注意的两在按照文件主要特征立卷时，需要注意的两个问题：个问题：v第一，第一，结合文件的六个特征立卷。例如：结合文件的六个特征立卷。例如：v1.局所属各单位局所属各单位1980年进行整顿的情况年进行整顿的情况v报告报告v2.市市局局1994年关于物价管理工作的通年关于物价管理工作的通报、规

18、定报、规定v3.市商业局各处、室市商业局各处、室1990年工作计划、总年工作计划、总结结v4.市市“二五二五”普法计划、总结普法计划、总结v第二第二，要注意按照文件的不同保存价值分别组卷，要注意按照文件的不同保存价值分别组卷v案卷组合工作案卷组合工作v一、调整立卷类目内的文件一、调整立卷类目内的文件v1.已归卷的文件是否齐全完整；已归卷的文件是否齐全完整；v2.检查运用立卷特征是否得当，以保存文件检查运用立卷特征是否得当，以保存文件之间的联系；之间的联系；v3.检查卷内文件价值和卷内文件的数量。检查卷内文件价值和卷内文件的数量。v二、卷内文件的排列二、卷内文件的排列v卷内文件材料是按照作者、问

19、题、名称的重卷内文件材料是按照作者、问题、名称的重要程度或时间顺序排列。要程度或时间顺序排列。v例如：批示在前，附件在后；正件在前，定例如：批示在前，附件在后；正件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列。其他文件材料按时间顺序排列。v三、卷内文件的编号三、卷内文件的编号v1.整卷装订的案卷其全部卷内文件要编一个整卷装订的案卷其全部卷内文件要编一个统一的页号；统一的页号；v2.卷内文件要以件为单位，给每份文件编一卷内文件要以件为单位，给每份文件编一个

20、统一的顺序的件号。个统一的顺序的件号。v案卷编号案卷编号v 对卷内文件进行编号，以固定卷内文件对卷内文件进行编号，以固定卷内文件的顺序。要求：的顺序。要求：v 1、以、以“页页”为单位编号；为单位编号；v 2、用阿拉伯数字编号。、用阿拉伯数字编号。v 3、左侧装订的案卷，正页在右上角编、左侧装订的案卷，正页在右上角编号，反页在左上角编号；图片、图表等材号，反页在左上角编号；图片、图表等材料正页难以编号的，可在背面左上角编号。料正页难以编号的，可在背面左上角编号。顺顺序序号号文文号号责任者责任者题题 名名日日期期页页号号备注备注 四、卷内文件目录卷内备课表四、卷内文件目录卷内备课表v2、填写备考

21、表、填写备考表v 说明本卷文件的缺损、修说明本卷文件的缺损、修改、补充、销毁、漏号、重改、补充、销毁、漏号、重号等，与某些文件的其它文号等，与某些文件的其它文件卷号，卷内文件变动情况。件卷号，卷内文件变动情况。有关人员需要签名、标注时有关人员需要签名、标注时间。间。v 备考表置于卷尾。备考表置于卷尾。v五、案卷装订五、案卷装订v注意事项：注意事项：v 1、去除金属物。、去除金属物。v 2、整理文件：对破损文件修补；理顺、整理文件：对破损文件修补；理顺和对齐纸张；将小签条、小便条等不规则和对齐纸张；将小签条、小便条等不规则材料粘帖在符合规格要求的白纸上。材料粘帖在符合规格要求的白纸上。v 3、按

22、照、按照文书档案案卷格式文书档案案卷格式要求使要求使用硬卷皮或软卷皮。采用三孔一线式装订用硬卷皮或软卷皮。采用三孔一线式装订。v六、案卷的排列六、案卷的排列v第一步第一步:按保管期限先分红为：按保管期限先分红为： v 永久永久 长期长期 短期短期v第二步：按立卷类目的顺序排列：第二步：按立卷类目的顺序排列：v 即：组织结构或问题即：组织结构或问题6.2.3 分类法的组合运用v4.2.3.1 年度年度组织机构分类法组织机构分类法v 首先区分年度，然后在每一个年度之下再分首先区分年度，然后在每一个年度之下再分组织机构。如：组织机构。如：保管期限保管期限内部机构内部机构 永久永久办公室办公室计划处计

23、划处生产处生产处 长期长期办公室办公室计划处计划处生产处生产处 v6.2.3.2 组织机构组织机构年度分类法年度分类法组织机构组织机构年度年度办公室办公室1998年年1999年年2000年年 计划处计划处1998年年1999年年2000年年 v年度问题分类法年度年度问题问题1998年年综合类综合类计划类计划类生产类生产类 1999年年综合类综合类计划类计划类生产类生产类 v问题问题年度分类法年度分类法问题问题年度年度综合类综合类1998年年1999年年2000年年 计划类计划类1998年年1999年年2000年年 七、案卷封面项目的填写和案卷目录的编制七、案卷封面项目的填写和案卷目录的编制 全

24、 宗 名 称 类目名称 案卷题目 自 年 月至 年 月 保管期限 件数 页数 档号 归档号归档号档号档号题名题名起止时间起止时间件数件数页数页数保管期限保管期限备注备注xx年度年度xx（部门）案卷目录（部门）案卷目录 移交案卷目录备考表移交案卷目录备考表本档共本档共 页。共有案卷页。共有案卷 卷，其中永久卷，其中永久 卷，长期卷，长期 卷，短期卷，短期 卷。卷。 移交部门：移交部门： 移交人：移交人： 接收部门：接收部门： 接收人：接收人： 年年 月月 日日分类和立卷类目的编制分类和立卷类目的编制v 分类工作分类工作v 文书立卷，是区分文件的特征，并按照文件文书立卷，是区分文件的特征，并按照文

25、件之间的联系进行组卷的过程。因此，分类是其之间的联系进行组卷的过程。因此，分类是其中的核心工作，也是最为关键的基础性工作。中的核心工作，也是最为关键的基础性工作。以分类为核心的立卷工作流程：以分类为核心的立卷工作流程：区分类别区分类别编制立卷编制立卷类目类目确立分类确立分类规则规则实施分类实施分类固定分类固定分类成果成果分类分类组卷组卷v分组织机构分组织机构v 将文件按照处理部门或承办部门分开立卷。将文件按照处理部门或承办部门分开立卷。满足的条件：满足的条件：v 1、单位内部部门设置稳定。、单位内部部门设置稳定。v 2、部门职能区分清楚，职能界限分明。、部门职能区分清楚，职能界限分明。v 3、

26、各部门每年都能够产生相当数量的文、各部门每年都能够产生相当数量的文件。件。小知识v 1991年国家档案局发布的年国家档案局发布的工业企业档案分类试行规则工业企业档案分类试行规则分类设置了分类设置了10个一级类目，分别是：个一级类目，分别是：党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类计档案类、干部职工档案类。在这些以及类目之下，又分别区分了若干。在这些以及类目之下，又分别区分了若干二级类目。如：二级类目。如：v

27、行政管理行政管理（一级类目），下设（一级类目），下设9个二级类目，分别是个二级类目，分别是行政事务行政事务 、公安、公安保卫保卫 、法纪监察、法纪监察 、审计工作、审计工作 、人事管理、人事管理 、教育工作、教育工作 、医疗卫生、医疗卫生 、后、后勤福利勤福利 、外事工作、外事工作 。v 并对每一个二级类目都有详细的内涵解释。并对每一个二级类目都有详细的内涵解释。 如：如：人事管理人事管理，其基本范，其基本范围是围是“干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等 ” v 因此，需要注意区分问题的大小。同性质的因此，需要注意区分问题

28、的大小。同性质的问题，根据文件数量多少，决定问题的问题，根据文件数量多少，决定问题的“合并合并”或或“分解分解”。v 文件数量多，细分问题；文件数量少，归纳文件数量多，细分问题；文件数量少，归纳问题。问题。 行政管理行政管理行政事务行政事务 公安保卫公安保卫 法纪监察法纪监察 审计工作审计工作 医疗卫生医疗卫生大问题大问题小问题小问题v6.2.2.4 区分文件名称区分文件名称v 名称即文种，文种能够揭示文件的性质。，名称即文种，文种能够揭示文件的性质。，按名称特征区分文件，便于将一些相同性质的按名称特征区分文件，便于将一些相同性质的文件组合在一起。文件组合在一起。v 会议记录、计划、总结、合同

29、、报表、账簿、会议记录、计划、总结、合同、报表、账簿、凭证等可以使用这一分类方法。凭证等可以使用这一分类方法。会计凭证会计凭证v6.2.2.5 区分作者区分作者v 按照文件形成的作者进行分类，同一（类）作者按照文件形成的作者进行分类，同一（类）作者的文件归为一类。的文件归为一类。v6.2.2.6 区分地区区分地区v 按照文件形成的地区或文件内容所涉及的地区来按照文件形成的地区或文件内容所涉及的地区来分类。分类。6.2.4 立卷类目的编制v4.2.4.1 含义含义v 立卷类目是文书部门将新的一年将要形成的案卷立卷类目是文书部门将新的一年将要形成的案卷类别和条目，事先拟定的立卷方案。类别和条目，事

30、先拟定的立卷方案。v 每一年的立卷类目既要反映部门基本和常规工作，每一年的立卷类目既要反映部门基本和常规工作，又要突出部门年度重点工作。又要突出部门年度重点工作。v 建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时归卷建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时归卷的关键。的关键。v v6.2.4.2 立卷类目的构成立卷类目的构成v 立卷类目由类（包括属类）、目、号三部分立卷类目由类（包括属类）、目、号三部分组成。组成。v 1、类、类v 即案卷的类别。有两种方法：即案卷的类别。有两种方法：v （1）按文件内容分类）按文件内容分类v （2）按组织机构分类）按组织机构分类v2、目、目v 即条目、条款。是在类之下，

31、概括一组文件材即条目、条款。是在类之下，概括一组文件材料的总标题，也是预定的案卷题目。料的总标题，也是预定的案卷题目。v 标题结构一般由作者、内容和文种标题结构一般由作者、内容和文种 组成。如：组成。如：v市教委、市教委、XX学院学院 2001年邀请、聘请外籍人士的计划、批复、报告年邀请、聘请外籍人士的计划、批复、报告v本厅本厅 有关林地、林权、森林法规等有关林地、林权、森林法规等 的文件材料的文件材料作作 者者内内 容容文文 种种作者作者内内 容容文文 种种v3、号、号v 即类和条目的编号。给一类、一个条目编一即类和条目的编号。给一类、一个条目编一个号。个号。v 条目排列的规则：方针政策性的

32、、领导指示条目排列的规则：方针政策性的、领导指示性的文件排在前面，其次是综合类条目，再次性的文件排在前面，其次是综合类条目，再次是反映具体内容和业务的条目。是反映具体内容和业务的条目。v 编号的两种方法：编号的两种方法：v （1）大流水编号）大流水编号v （2）分类流水编号）分类流水编号四、声像档案四、声像档案1、县级以上领导人、社会知名人士视察本村工作的照片。、县级以上领导人、社会知名人士视察本村工作的照片。 （永久）（永久）2、本村村委会换届选举、村民大会、村务公开等重要活动形成的照片。永久）、本村村委会换届选举、村民大会、村务公开等重要活动形成的照片。永久）3、反映本村发生的重大自然灾害

33、、重大事故形成的照片。、反映本村发生的重大自然灾害、重大事故形成的照片。 （永久）（永久）4、反映本村村史、村貌、区划变动形成的照片。、反映本村村史、村貌、区划变动形成的照片。 （永久）（永久）5、本村荣获的各种奖状、奖杯、证书、锦旗拍成的照片。、本村荣获的各种奖状、奖杯、证书、锦旗拍成的照片。 （永久）（永久）6、本村重要活动、重大事件、庆功授奖等方面形成的录音、录象带。、本村重要活动、重大事件、庆功授奖等方面形成的录音、录象带。第第6页页4.3 立卷工作程序v4.3.1 流程图6.3.2 平时归卷v 文书人员平时把已经处理完毕的文件随时按立卷类文书人员平时把已经处理完毕的文件随时按立卷类目

34、的条款归纳进去，待年终系统调整后立卷。需要注意：目的条款归纳进去，待年终系统调整后立卷。需要注意：v 1、建立平时归档制度，明确归档的范围、时间和要、建立平时归档制度，明确归档的范围、时间和要求。求。v 2、准备好平时归档物质条件。、准备好平时归档物质条件。v 3、注意平时清扫。、注意平时清扫。6.3.2 组合案卷v4.3.2.1 程序程序文件的文件的组卷组卷文件的文件的定卷定卷确定案卷确定案卷保管期限保管期限拟写案卷拟写案卷标题标题v6.3.2.2 组卷组卷v 文书人员根据分类方案和立卷类目，将办理完毕的文文书人员根据分类方案和立卷类目，将办理完毕的文件归入所属类目的工作。需要注意：件归入所

35、属类目的工作。需要注意：v 1、根据立卷类目，将文件归入所属的立卷条目中，、根据立卷类目，将文件归入所属的立卷条目中，对一个条目的一组文件进行确定后，填写对一个条目的一组文件进行确定后，填写“立卷流程立卷流程单单”。类号类号类目名称类目名称初拟案卷标题初拟案卷标题文件时间文件时间 年年 月月 日起日起件数件数张（页）数张（页）数 年年 月月 日止日止保管期限保管期限文件处理号文件处理号备考说明备考说明立卷部门立卷部门立卷人立卷人立卷时间立卷时间 年年 月月 日日备注备注立立 卷卷 流流 程程 单单v 2、检查文件完整情况。无法补救的情况须在、检查文件完整情况。无法补救的情况须在“立卷立卷流程单

36、流程单”的的“备考说明备考说明”中注明情况和原因。中注明情况和原因。v 3、排列文件先后顺序。也叫卷内文件排列。排列方、排列文件先后顺序。也叫卷内文件排列。排列方法是：法是：v （1）可以按时间顺序排列。）可以按时间顺序排列。v （2）可以按重要程度排列：政策文件在前，业务文）可以按重要程度排列：政策文件在前，业务文件在后；上级文件在前，平级、下级文件在后；存本在件在后；上级文件在前，平级、下级文件在后；存本在前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿前，定稿在后；多次草稿的重要文件，定稿之后，草稿按一、二、三稿顺序排列。按一、二、三稿顺序排列。v （3）几种特征组合运用排列。常见的是：问题）几种特征组合运用排列。常见的是：问题时间；作者时间；作者时间；作者时间；作者问题问题时间。时间。v6.3.2.3 文件定卷文件定卷v 文件在经过文件组、区分保管价值、检查卷文件在经过文件组、区分保管价值、检查卷内文件完整情况、排列顺序及拟定案卷题名后，内文件完整情况、排列顺序及拟定案卷题名后，最终确定案卷。最终确定案卷。v 将最终符合案卷规范和要求的文件确定为案将最终符合案卷规范和要求的文件确定为案卷。卷。v6.3.2.4 确定案卷保管期限确定案卷保管期限v 对照档案保管期限表判定