第六章会议筹备

1、东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE会议筹备管理会议筹备管理初期筹备初期筹备论文征集论文征集预先注册预先注册第第 六六 章章东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE一一. .会议组织机构的建立会议组织机构的建立大会主席组织委员会学术委员会秘书长司 库秘书处/PCO学术组会务组财务组筹资组附展组交通组旅游组保安组公宣组接待组国际会议常用的组织机构框图初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFEv编辑、校对和出版论文集编辑、校对和出版论文集v起草注册通知书中全部学术部分的内容起草注册通知书中全

2、部学术部分的内容v制定会议期间的详细学术日程制定会议期间的详细学术日程v起草确定征文通知书中全部学术部分的起草确定征文通知书中全部学术部分的内容内容v接受会议论文接受会议论文学学 术术 组组秘书处下的工作小组秘书处下的工作小组v提出会场、设备使用计划提出会场、设备使用计划v安排学术参观活动安排学术参观活动v组织会后的卫星会中的学术内容组织会后的卫星会中的学术内容 v组织论文审稿会组织论文审稿会初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFEv各轮公告反馈表的搜集和制作数据库各轮公告反馈表的搜集和制作数据库v会场和设备的保障会场和设备的保障v所有社会活动的安

3、排所有社会活动的安排v各轮公告的编辑和印刷各轮公告的编辑和印刷v论文集的印刷论文集的印刷会会 务务 组组秘书处下的工作小组秘书处下的工作小组v各轮公告的邮寄各轮公告的邮寄v 到表注册用品的安排到表注册用品的安排v 现场注册现场注册v 工作人员的管理工作人员的管理 初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE秘书处下的工作小组秘书处下的工作小组v与有关专业媒体联系并进行公关活动与有关专业媒体联系并进行公关活动 公公 关关宣宣 传传 组组接接 待待 组组v 会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格会前预定宾馆、预测房间数量、协商价格v 会前将代表信息提供给宾馆

4、，协助宾馆安排代表用房会前将代表信息提供给宾馆，协助宾馆安排代表用房v 安排国内代表的返程机、车票安排国内代表的返程机、车票v 安排会议代表的就餐安排会议代表的就餐财财 务务 组组v 编制会议预算编制会议预算v 收取代表的各项费用收取代表的各项费用v 支付会议的各项开支支付会议的各项开支 v 调整预算调整预算v 完成财务报告完成财务报告 初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE秘书处下的工作小组秘书处下的工作小组 会议使用车辆会议使用车辆 与会者交通票与会者交通票 负责所有与附设展览有关的事务负责所有与附设展览有关的事务 编制筹资文件编制筹资文件

5、搜集赞助个人和单位名单搜集赞助个人和单位名单 与赞助的个人和单位联系和谈判与赞助的个人和单位联系和谈判 签订筹资合同签订筹资合同 催要赞助款催要赞助款交交 通通 组组附设附设展览展览 组组筹筹 资资 组组初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE秘书处下的工作小组秘书处下的工作小组旅旅 游游 组组 安安 保保 组组提供通知中的旅游部分提供通知中的旅游部分安排代表国际旅游安排代表国际旅游安排会议期间的旅游参观活动安排会议期间的旅游参观活动组织会前、会后旅游活动组织会前、会后旅游活动安排会议期间会伴活动安排会议期间会伴活动会场入口、重要部位的固定点守卫会

6、场入口、重要部位的固定点守卫会场的流动巡逻会场的流动巡逻与政府公安、安全部门、保安公司与政府公安、安全部门、保安公司的联络和协调的联络和协调初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE确定对外公布的联络人确定对外公布的联络人通讯地址和收件人通讯地址和收件人电子邮件电子邮件会议会议网页网页电电 话话传传 真真初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE121234567891011121234567891011二二. .制定会议工作计划制定会议工作计划会议阶段划分会议阶段划分初期筹备阶段初期筹备阶段征集论文阶段征

7、集论文阶段代表注册阶段代表注册阶段会议举行期间会议举行期间会后后续工作会后后续工作建立会议机构制定工作计划发布第一轮通知确定会议专业管理机构编制初步预算、落实经费挑选会议场所、宾馆、餐饮编辑和制作会议注册通知书与会议服务机构签署协议书接受注册、处理注册事宜统计相关数据初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE制定会议工作计划（续）制定会议工作计划（续）确定确定重要日期重要日期开始征集论文的时间开始征集论文的时间论文投稿截至时间论文投稿截至时间接受论文接受论文通知书的通知书的发出时间发出时间注册通知注册通知发放时间发放时间预先注册截至时间预先注册截至时

8、间宾馆和旅游预订宾馆和旅游预订截止时间截止时间初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE四四. .选择选择PCOPCO1.1.举办会议的经验举办会议的经验2.2.资金资金3.3.简化机构之间相互关系，方便会议代表简化机构之间相互关系，方便会议代表三三. .发布会以第一轮通知（发布会以第一轮通知（First Announcement)First Announcement)1.1.上一届会议的开会时间（系列会议）上一届会议的开会时间（系列会议）2.2.广告、小册子、通讯报道、网页报道，网页广告、小册子、通讯报道、网页报道，网页五五. .编制会议预算和落实

9、会议筹备经费编制会议预算和落实会议筹备经费六六. .初步挑选会议场所和会议宾馆、餐饮场所或供应单位初步挑选会议场所和会议宾馆、餐饮场所或供应单位初期筹备初期筹备东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE一一. .确定会议的专业内容确定会议的专业内容论文征集论文征集确定主题（确定主题（Themes)Themes)和议题和议题(Topics)(Topics)确定会议的初步日程确定会议的初步日程（Preliminary Scientific Program)Preliminary Scientific Program)确定征文的形式确定征文的形式征集论文全文、论文摘要征集

10、论文全文、论文摘要东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE博鳌亚洲论坛会议主题和设计主题博鳌亚洲论坛会议主题和设计主题历年博鳌亚洲论坛历年博鳌亚洲论坛 年会年会 年会主题年会主题20022002年年会年年会新世纪、新挑战、新亚洲新世纪、新挑战、新亚洲- -兖州经济合作兖州经济合作与发展与发展20032003年年会年年会亚洲需求共赢：合作促进发展亚洲需求共赢：合作促进发展20042004年年会年年会亚洲寻求共赢亚洲寻求共赢- -一个对世界开放的亚洲一个对世界开放的亚洲20052005年年会年年会亚洲寻求共赢：亚洲的新角色亚洲寻求共赢：亚洲的新角色20062006年年

11、会年年会亚洲寻求共赢：亚洲的新机会亚洲寻求共赢：亚洲的新机会20072007年年会年年会亚洲之声全球经济亚洲之声全球经济创新和可持续发展创新和可持续发展东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE20032003：亚洲寻求共赢：合作促进发展：亚洲寻求共赢：合作促进发展亚洲经济发展前景亚洲经济发展前景亚洲区域经济和贸易合作与展望亚洲区域经济和贸易合作与展望亚洲区内金融安全与金融合作亚洲区内金融安全与金融合作亚洲发展之路：经济发展和社会发展亚洲发展之路：经济发展和社会发展 的平衡的平衡东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE2004 2004

12、 朝核问题六方会谈朝核问题六方会谈解决核问题的目标解决核问题的目标解决核问题第一阶段的行动措施解决核问题第一阶段的行动措施持续和谈进程的问题持续和谈进程的问题东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE二.编辑印刷征文通知书封封 面面表表 格格主主 页页印印 刷刷大会主席的邀请信组织机构征征 文文 通通 知知 书书学术题目征文要求 初步日程 初步旅游线路联系方式重要日期论文征集论文征集东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE三.征文通知书的发放收集收集名单名单整理名单整理名单发放发放通知通知向会议主办机构索取向会议主办机构索取收集相类似会

13、议的代表名单收集相类似会议的代表名单在国外购买有关名录在国外购买有关名录在互联网上摘录在互联网上摘录有关人员的提供有关人员的提供制成数据库制成数据库邮寄邮寄在国内外同类会上散发在国内外同类会上散发将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告将征文通知书的重要内容在国内外刊物上登广告将会议的网页与国内外相关网页链接将会议的网页与国内外相关网页链接电子邮件电子邮件论文征集论文征集东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE四.论文和表格的接受网上接收网上接收电子信箱电子信箱邮邮 寄寄 专题分类专题分类 建立数据库建立数据库网上接收网上接收电子信箱电子信箱邮邮 寄寄 建立数据

14、库建立数据库建立回执建立回执数据库数据库接受论文接受论文分类整理分类整理接受接受摘要表摘要表接受回执接受回执论文征集论文征集东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE五.论文的评审和录取评评 审审 标标 准准1.1.内容要切题内容要切题2.2.篇幅按规定篇幅按规定3.3.格式符合标准格式符合标准4.4.语言语言评评 审审 方方 式式1.1.集中开会集中开会2.2.邮寄邮寄3.3.网上评审网上评审确定各类论文接受比例确定各类论文接受比例1.1.特邀报告和一般报告特邀报告和一般报告2.2.大会报告和分组会报告大会报告和分组会报告3.3.口头报告和张贴报告口头报告和张贴报

15、告4.4.国外代表报告和国内代表报告国外代表报告和国内代表报告发放录取通知书发放录取通知书1.1.文章的题目文章的题目2.2.大会报告还是大会报告还是 分组报告分组报告3.3.发表日期、时间发表日期、时间论论 文文论文征集论文征集东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE六.编辑出版论文集论文集内容内容欢迎词组织机构学术日程论文作者索引形式形式论文全集论文摘要集出版论文摘要集出版出版国内出版国外出版其他形式其他形式光盘网上公布论文征集论文征集东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE一.起草注册通知书前的准备工作（一）落实专（一）落实专业

16、内容要求业内容要求会场的租用会场的租用宾馆租用宾馆租用 大会特邀报告大会特邀报告 专业日程专业日程 1.1.会场条件会场条件 3.3.价格价格 2.2.会场租用合同会场租用合同 4.4.违约赔付违约赔付（二）与会议服务机构签订合同（二）与会议服务机构签订合同其他合同其他合同确定账号确定账号预先注册预先注册东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE二.起草注册通知书注注册册通通知知书书正正文文联系方法地 图会伴活动一般信息宾馆条件 订房截止日期宾馆价格 预订房间程序取消参会时的退款政策会前后旅游信用卡汇票托收付费银行汇款邮局汇款邀请信组织机构会议主题专业题目详细活动日

17、程特邀大会报告人身份、题目付款方式宾馆预定会议信息会议注册预先注册预先注册东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE一 般 信 息信信 息息城市介绍城市介绍护照签证护照签证保保 险险货货 币币交交 通通天天 气气预先注册预先注册东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE 基本情况 预定情况付款方式基本情况缴纳注册其他学术活动登记和交费付费方法注册表和预订表注册表和预订表东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE三三. . 注册通知书的制作注册通知书的制作四四. .注册通知书的发放注册通知书的发放预预先先注注册册接接受受秘秘书书处处的的工工作作1.1.建立注册数据库建立注册数据库2.2.官方签证邀请新的签发官方签证邀请新的签发3 3。注册的确认。注册的确认 五五. .预先注册预先注册接受注册的方法接受注册的方法1.邮寄或传真注册表2.网上注册收取会议代表的费用收取会议代表的费用1.信用卡方式 3.汇票托收 2.银行汇款方式 4.邮局汇款东北财经大学东北财经大学 旅游与酒店管理学院旅游与酒店管理学院DUFE六.准备现场注册现场注册材料的准备现场注册材料的准备制定注册程序制定注册程序名卡名卡付款收据付款收据请柬请柬票证票证领取会议领取会议物品票证