第六章商洽类公文函

1、 第六章 商洽、纪要类公文 商洽、纪要类公文主要是机关、企事业单位、社会团体用于记载会议主要情况和议定事项或不相隶属机关之间商洽工作、咨询和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的文种。主要包括函、会议纪要等文种。 第一节 函本节主要内容1函的类型函的类型23函的写法与注意事项函的写法与注意事项函与相近文种的区别函与相近文种的区别情境导入情境导入 小李是彰泰地产公司办小李是彰泰地产公司办公室新招聘来的文员，某公室新招聘来的文员，某日，办公室主任老李给她日，办公室主任老李给她布置了一项写作任务，主布置了一项写作任务，主题是向临桂区国土局申请题是向临桂区国土局申请购买位于桂林医学院东面购买位于桂林

2、医学院东面的一块土地。的一块土地。小李的拟稿如下：小李的拟稿如下： 关于购买桂林医学院临桂校区东面地皮的请示关于购买桂林医学院临桂校区东面地皮的请示 临桂区国土局临桂区国土局: : 由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将桂林医学由于我公司业务发展需要，特向贵局请求将桂林医学院临桂校区东面院临桂校区东面3 3万平米的土地所有权审批给我公司。万平米的土地所有权审批给我公司。 妥否，请批示。妥否，请批示。 彰泰地产公司彰泰地产公司( (公章）公章） 2012015 5年年1010月月1010日日 老李过目后很老李过目后很生气，认为这篇生气，认为这篇文稿文种选择不文稿文种选择不正确，因此打回正确，因此

3、打回给小李，让她认给小李，让她认真重拟。真重拟。Help! Help! SOS!SOS!难道请求事难道请求事项不是用项不是用“请示请示” 吗？吗？# #* *& &* * 为什么这里为什么这里不能用请示？不能用请示？到底该用什么到底该用什么文种呢？文种呢？ 函是函是平行机关平行机关、不相隶属机关不相隶属机关之间互之间互相相商洽工作商洽工作，询问和答复询问和答复问题，问题，请求批准请求批准（向有关主管部门向有关主管部门请求批准事项请求批准事项）和答复）和答复审批事项审批事项时使用的公文。时使用的公文。 大多数函是典型的大多数函是典型的平行公文平行公文。一、什么是函一、什么是函 下

4、列事项中可以用函来处理的有（下列事项中可以用函来处理的有（ ）。）。 A.A.我校与广西医科大学商洽互相参观学习我校与广西医科大学商洽互相参观学习 B.B.临桂区委拟向桂林市委汇报某重大案件临桂区委拟向桂林市委汇报某重大案件查处情况查处情况 C.C.桂林市教育局向所属学校公布初中毕业桂林市教育局向所属学校公布初中毕业生统考时间及要求生统考时间及要求 D.D.临桂区人事局拟撰文请求临桂区财政局临桂区人事局拟撰文请求临桂区财政局拨给拨给考试办公费考试办公费 E. E.临桂区财政局拟撰文请求临桂区人事局临桂区财政局拟撰文请求临桂区人事局同意引进会计学专业毕业生同意引进会计学专业毕业生答案：答案：AD

5、E 下级机关向上级机关下级机关向上级机关询问有关情况询问有关情况，可以用函。可以用函。 上级机关向下级机关上级机关向下级机关催办有关事宜，催办有关事宜，答复下级机关询问或请求批准事项答复下级机关询问或请求批准事项也也可以用函。可以用函。特殊情况 上级机关收到下级机关的请示后，上级机关收到下级机关的请示后，有时有时委托办公厅（室）或转给业务委托办公厅（室）或转给业务部门答复部门答复，行文时须用复函作答，行文时须用复函作答，不能用批复。（如范文五）不能用批复。（如范文五）注：函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。注：函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。二、函的种类二、函的种类（一）按照（

6、一）按照内容和用途内容和用途可分为：可分为：1商洽函商洽函。不相隶属机关之间。不相隶属机关之间商洽工作、商洽工作、联系有关事宜联系有关事宜的函。如的函。如桂林医学院关于桂林医学院关于借用中共桂林市委党校会议室的函借用中共桂林市委党校会议室的函、关于商洽委托代培涉外秘书人员的函关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 关于商调祖大明同志的函关于商调祖大明同志的函 2询问函（与答复函对应）询问函（与答复函对应）。 向不相隶向不相隶属的机关属的机关询问有关政策、工作情况或某一询问有关政策、工作情况或某一问题问题。如。如X X公司拟写的公司拟写的关于询问报价的函，就，就X X产品的价格问题致函产品的价格问题致

7、函X X厂。又如厂。又如X X中标企业拟写的中标企业拟写的关于询问中标通知书寄关于询问中标通知书寄出时间的函出时间的函，就了解，就了解中标通知书中标通知书寄寄出时间致函出时间致函X X政府采购中心。又如政府采购中心。又如桂林医桂林医学院关于询问岗前培训人员情况的函学院关于询问岗前培训人员情况的函，了解我校岗前培训人员培训情况。了解我校岗前培训人员培训情况。关于询问报价的函关于询问报价的函副食品公司副食品公司3答复函答复函。 被动行文，用于答复被动行文，用于答复有关机有关机关询问的事项关询问的事项。 关于询问报价的复函关于询问报价的复函副食品公司副食品公司关于询问报价的函关于询问报价的函4请批函

8、（与批答函对应）请批函（与批答函对应）。 向无隶属向无隶属关系的关系的有关业务主管部门请求审批事项有关业务主管部门请求审批事项 。 市人事局： 根据市委组织部、市人事局关于2015年市级机关录用应届高校毕业生的通知（XX20101号）精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校应届毕业生按规定程序进行了考试、政治审查。经研究，拟录用高校硕士毕业生5人。 请与审批。 附件：录用审批材料 市卫生局 2015年7月1日 5批答函批答函。 被动行文，用于被动行文，用于答复同级机答复同级机关的请批事项关的请批事项 。市人事局关于同意录用应届毕业生的复函 市卫生局： 你局市卫生局关于请求批准录用应届毕业生的函（

9、X卫函20156号）收悉。 根据市委组织部、市人事局关于2015年市级机关录用应届高校毕业生的通知（XX20101号）规定，经研究，批准录用XX等5名应届毕业生到你局机关工作。 此复 附件：录用应届毕业生名单 市人事局 2015年7月10日（二）按照（二）按照性质性质可分为可分为1公函公函。用于机关单位正式的公务活动往。用于机关单位正式的公务活动往来，属于正式公文，需遵循公文一般格式。来，属于正式公文，需遵循公文一般格式。2便函便函。用于日常事务性工作的处理。不。用于日常事务性工作的处理。不属于正式公文，属于正式公文，没有公文格式要求，甚至没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号可以不

10、要标题，不用发文字号，只需要在，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。公章即可。 问题拓展：问题拓展：图示公文的发文缘由图示公文的发文缘由为为关于胎头吸引器关于胎头吸引器产品分类界定的请示产品分类界定的请示可否用批复来答复北可否用批复来答复北京市药品监督管理局京市药品监督管理局的询问？的询问？问题拓展：问题拓展：如果北京市首都公路如果北京市首都公路发展集团有限公司迟发展集团有限公司迟迟未收到来自首都国迟未收到来自首都国庆庆60周年联欢晚会指周年联欢晚会指挥部授予的挥部授予的“先进集先进集体称号体称号”牌匾，此时牌匾，此时可用何种文种行文询可用

11、何种文种行文询问？问？1 1、孙悟空要攻打白骨精，为了使计划完备向猪八、孙悟空要攻打白骨精，为了使计划完备向猪八戒发函商量作战方案（戒发函商量作战方案（ ）2 2、一天，猪八戒去巡山，孙悟空想了解一下山的、一天，猪八戒去巡山，孙悟空想了解一下山的情况，特向猪八戒发函。（情况，特向猪八戒发函。（ ）3 3、八戒没有巡山，但是为了避免被发现在偷懒，、八戒没有巡山，但是为了避免被发现在偷懒，向孙悟空回函向孙悟空回函“这里叫石头山、有个石头洞、洞里这里叫石头山、有个石头洞、洞里有个石头精有个石头精”（ ）A A、答复函、答复函 B B、商洽函、商洽函 C C、询问函、询问函 D D、请批函、请批函B

12、BC CA A三、函与相近文种的区别三、函与相近文种的区别1、请批函请批函与与请示请示的区别的区别 相同点：请求批准的函和请示都有相同点：请求批准的函和请示都有请请求批准求批准的功用。的功用。 不同点：主送机关和受文机关间关系不同点：主送机关和受文机关间关系不同。请求批准的函是向不同。请求批准的函是向不相隶属机关不相隶属机关或或有关主管部门有关主管部门发出请求批准的公文；请示发出请求批准的公文；请示只限于向只限于向具备隶属关系的上级机关具备隶属关系的上级机关请求指请求指示或批准。示或批准。2 2、答复函答复函与与批复批复及及答复报告答复报告的区别的区别 相同点相同点：三者都有：三者都有答复有关

13、事项答复有关事项的功的功用，都是被动行文，具有被动性。用，都是被动行文，具有被动性。 不同点不同点：主送机关和受文机关间关系主送机关和受文机关间关系不同。不同。复函主要用于回复复函主要用于回复平级或不相隶属平级或不相隶属机关机关的来函，的来函，属属平行文平行文；批复只能用于答；批复只能用于答复下级机关的请示事项复下级机关的请示事项，属，属下行文下行文；答复；答复报告用于下级机关用来回答上级机关的询报告用于下级机关用来回答上级机关的询问，问，属属上行文。上行文。四、函的格式和写法四、函的格式和写法标题标题 函的标题可由函的标题可由发文机关发文机关 + 事由事由 + 文种文种构成，如构成，如公司关

14、于商请报价的函公司关于商请报价的函 。也可由也可由事由事由 + 文种文种构成，如构成，如 关于商请报关于商请报价的函价的函。值得注意的是，复函的标题通。值得注意的是，复函的标题通常在常在“函函”前加上前加上“复复”字，如字，如关于商关于商请报价的复函请报价的复函。发文字号发文字号 公函一般都有发文字号，由公函一般都有发文字号，由“机关代机关代字字+函函+发文年份发文年份+序号序号”构成；便函通常构成；便函通常省略发文字号。省略发文字号。 正文正文 开头。写行文的开头。写行文的缘由、背景、依据、目缘由、背景、依据、目的等的等。 发函的开头写清发函缘由，即商洽、发函的开头写清发函缘由，即商洽、询问

15、、请求批准的理由、依据等。此处询问、请求批准的理由、依据等。此处不必像写私人信函那样写客套话不必像写私人信函那样写客套话，而是，而是开门见山，直奔主题开门见山，直奔主题。 复函复函的开头的开头引用对方来文的标题及发引用对方来文的标题及发文字号文字号，有的复函还简述来函的主题。继，有的复函还简述来函的主题。继而，有的复函以而，有的复函以“现将有关问题函复如下现将有关问题函复如下”等承启语引出答复意见。等承启语引出答复意见。 如：如：“你局关于的函（函20151号）收悉，现将有关问题函复如下：”主体主体 写需要商洽、联系、询问、答复、写需要商洽、联系、询问、答复、请求批准或答复审批及告知的请求批准

16、或答复审批及告知的事项事项。 这部分要求这部分要求具体明确，具体明确，干脆利索干脆利索。切忌长篇大论。切忌长篇大论。 结语结语 不必对方回复的，结语常用不必对方回复的，结语常用“特此函告特此函告”、“特此函达特此函达”（如范文四）；若是要求对方复（如范文四）；若是要求对方复函的，则用函的，则用“盼复盼复”、“望函复望函复”、“请即复请即复函函”、“恳请予以函复为盼恳请予以函复为盼”等语（如范文等语（如范文一）。请批函多以一）。请批函多以“请批准请批准”、“请予审批请予审批”、“请给予大力协助为盼请给予大力协助为盼”、“望准予望准予为荷为荷”等。等。 复函的结语常用复函的结语常用“特此函复特此函

17、复”“”“此复此复”等。等。五、注意事项五、注意事项1.正确使用文种正确使用文种。特别是要注意请批函与请。特别是要注意请批函与请示的区别。示的区别。2.一事一函一事一函。3. 开门见山。开门见山。不要问候、喧寒、客套。不要问候、喧寒、客套。4.措辞得体措辞得体。要使用。要使用谦和、礼貌、诚恳谦和、礼貌、诚恳的语的语言。不要恭维逢迎，盛气凌人。言。不要恭维逢迎，盛气凌人。学校关于解决进修教师住宿的函学校关于解决进修教师住宿的函大学校长办公室：大学校长办公室： 首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一

18、个难题。我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。 事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到师到学院进修。因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，学院进修。因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望，冒昧地向贵校且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望，冒昧地向贵校求援，请求贵

19、校救人之危，伸出援助之手，为我校进修教师的求援，请求贵校救人之危，伸出援助之手，为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激。有关住宿费用等事宜，住宿提供方便。为此，我们将不胜感激。有关住宿费用等事宜，统按贵校的有关规定办理。统按贵校的有关规定办理。 以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。最后，再次恳请予以关照！最后，再次恳请予以关照！ 学校（印章）学校（印章） 年月日年月日错误案例错误案例 【分析分析】就内容而言，这份函对事情的交就内容而言，这份函对事情的交代是清楚的。但行文失范，用语错误，冗代是清楚的。但行文失范，用语错误

20、，冗长拖沓，违背了函的写作要求（长拖沓，违背了函的写作要求（商洽商洽）。）。学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函 大学校长办公室：大学校长办公室： 为培养师资，我校选派了五名教师到为培养师资，我校选派了五名教师到学学院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。用等事宜，按贵校有关规定办理。 如蒙慨允，请即复函为盼。如

21、蒙慨允，请即复函为盼。 学校（印章）学校（印章） 年年月月日日修改稿修改稿关于请求支援尿素的函关于请求支援尿素的函XXXX市政府办公厅：市政府办公厅： 据悉，贵市化肥富足，我市目前化肥据悉，贵市化肥富足，我市目前化肥短缺，已严重影响我市农业春耕生产，为短缺，已严重影响我市农业春耕生产，为此，特去此函，请贵市支援我市尿素此，特去此函，请贵市支援我市尿素200200吨。望能照此办理，并请及时复函。吨。望能照此办理，并请及时复函。 XX XX市人民政府办公厅市人民政府办公厅（章）（章） 2012015 5年年X X月月X X日日请修改请修改市人民政府办公厅关于请求支援尿素的函市人民政府办公厅关于请求

22、支援尿素的函 市人民政府办公厅：市人民政府办公厅： 入春以来，由于我市农耕面积大幅增加，导入春以来，由于我市农耕面积大幅增加，导致化肥供应无法满足春耕生产的实际需要。（致化肥供应无法满足春耕生产的实际需要。（困困难产生的原因难产生的原因）为顺利开展我市农业春耕生产工）为顺利开展我市农业春耕生产工作，解决我市实际困难，恳请贵市支援我市尿素作，解决我市实际困难，恳请贵市支援我市尿素200200吨，（吨，（发文缘由及商洽的事项发文缘由及商洽的事项）相关费用事宜，）相关费用事宜，按贵市有关规定办理。（按贵市有关规定办理。（商洽事项的补充说明商洽事项的补充说明） 如蒙慨允，请即复函为盼。如蒙慨允，请即复

23、函为盼。 市人民政府办公厅（印章）市人民政府办公厅（印章） 年年月月日日修改稿修改稿商洽函拟写要点总结商洽函拟写要点总结一、发函缘由不要泛泛而谈，尤其对方无义务帮助一、发函缘由不要泛泛而谈，尤其对方无义务帮助我方解决问题时，请尽量将我方困难的由来、困我方解决问题时，请尽量将我方困难的由来、困难程度向对方详细说明，此点与请示的写作一样，难程度向对方详细说明，此点与请示的写作一样，以求获取同情、支持、理解。以求获取同情、支持、理解。二、不能只函达二、不能只函达“事项事项”与与“麻烦麻烦”而不帮助对方而不帮助对方解决疑虑、顾忌，尤其对方无义务帮助解决问题解决疑虑、顾忌，尤其对方无义务帮助解决问题时。

24、时。三、商洽事宜注意应当使用商洽的口吻，谦和、诚三、商洽事宜注意应当使用商洽的口吻，谦和、诚恳、礼貌。此乃公文用于得体的内在要求。恳、礼貌。此乃公文用于得体的内在要求。史上最雷人公函2009年年6月，一个网名月，一个网名“smhncdlin”的人在某论的人在某论坛坛“社会万象社会万象”里，发里，发了一篇题为了一篇题为史上最牛史上最牛污告信：县委宣传部盖污告信：县委宣传部盖公章骂媒体人为狗日的、公章骂媒体人为狗日的、疯狗、丧家之犬、瘟神、疯狗、丧家之犬、瘟神、黄鼠狼黄鼠狼谁来管管湖南谁来管管湖南石门县委宣传部的荒唐石门县委宣传部的荒唐行径行径的数千字的帖子。的数千字的帖子。 六、练习与巩固六、练

25、习与巩固（一）填空（一）填空 1. 1.向上级机关请求批准用（向上级机关请求批准用（ ），向），向不相隶属机关请求批准，用（不相隶属机关请求批准，用（ ）；答）；答复上级机关询问用（复上级机关询问用（ ），答复不相隶），答复不相隶属机关询问用（属机关询问用（ ）。）。答案：答案：请示请示 函函 报告报告 函函（二）多项选择（二）多项选择1.1.函是机关公文的一种，亦即公务信件，函是机关公文的一种，亦即公务信件，它的适用范围是（它的适用范围是（ ）A.A.平行机关之间相互商洽工作平行机关之间相互商洽工作B.B.不相隶属机关之门询问和答复问题不相隶属机关之门询问和答复问题C.C.向有关主管部门请求

26、批准向有关主管部门请求批准D.D.奖惩有关人员奖惩有关人员答案：答案：ABC 2.2.在函正文的结尾处，下列哪些用语可以在函正文的结尾处，下列哪些用语可以使用（使用（ ） A.A.速回复速回复 B.B.敬请予以大力支持敬请予以大力支持 C.C.望函复望函复 D.D.特此函告特此函告答案：答案：BCD3.3.便函的格式比较自由，可以不需要（）便函的格式比较自由，可以不需要（）A.A.标题标题B.B.发文字号发文字号C.C.公章公章D.D.成文日期成文日期答案：答案：AB（三）判断题（三）判断题1 1我校与桂林三金药业股份有限公司商洽校我校与桂林三金药业股份有限公司商洽校企合作事宜，应该使用的文种

27、是函企合作事宜，应该使用的文种是函( )( )2 2函的开头部分需要向对方问候函的开头部分需要向对方问候( )( )答案：答案：答案：答案： 3.3.函的写作要求一事一函。（函的写作要求一事一函。（ ）4.4.函的语言要求谦和、礼貌、诚恳。不要恭函的语言要求谦和、礼貌、诚恳。不要恭维逢迎，也不能盛气凌人。（维逢迎，也不能盛气凌人。（ ）答案：答案：答案：答案： 关于商洽解决毕业生实习问题的函关于商洽解决毕业生实习问题的函 XX XX公司：公司： 兹有我院营销专业实习即将开始。经研究，拟兹有我院营销专业实习即将开始。经研究，拟分配分配1 12 2级学生到你总公司实习，请妥善安排。级学生到你总公司

28、实习，请妥善安排。 可否，请迅速回音。可否，请迅速回音。 XX XX学院（章）学院（章） 201 2015 5年年1010月月1010日日 （四）改错题（四）改错题主要毛病：1.正文没有把学校的情况及要求说清楚：正文没有把学校的情况及要求说清楚：实习计划：实习时间？实习内容？要不要实习单位实习计划：实习时间？实习内容？要不要实习单位人员指导？学生人数？吃饭、住宿、交通等问题怎人员指导？学生人数？吃饭、住宿、交通等问题怎么安排？么安排？2.对受文单位不够尊重，是不相隶属的单位，将其对受文单位不够尊重，是不相隶属的单位，将其看成是自己的下级，要人家看成是自己的下级，要人家“妥善安排妥善安排”，还要

29、，还要“迅速回音迅速回音”没有商量的余地。很不礼貌。没有商量的余地。很不礼貌。关于请求帮助接洽毕业生实习的函关于请求帮助接洽毕业生实习的函 XX XX公司：公司： 实习是帮助在校生向社会过渡的重要实践性实习是帮助在校生向社会过渡的重要实践性教学环节，为加强校企合作，顺利完成教学计划，教学环节，为加强校企合作，顺利完成教学计划，我校拟安排我校拟安排20122012级市场级市场营销专业学生到你总公司实营销专业学生到你总公司实习，实习人数习，实习人数X X人，实习期自人，实习期自X X年年X X月月X X日至日至X X月月X X日，日，实习内容为实习内容为XXXX工作，共需贵院指导老师工作，共需贵院

30、指导老师X X名（如有名（如有专项经费可写明补助标准），食宿问题由学生自行专项经费可写明补助标准），食宿问题由学生自行解决。解决。 如蒙慨允，请即复函为盼。如蒙慨允，请即复函为盼。 XX XX学院（章）学院（章） 201 2015 5年年1010月月1010日日 参考稿参考稿进一步练习： 给出修改稿并根据修改稿拟写复函。关于同意接洽毕业生实习的复函关于同意接洽毕业生实习的复函 XXXX学院：学院： 你院你院关于请求帮助接洽毕业生实习的函关于请求帮助接洽毕业生实习的函（X X函函201520151010号）收悉。号）收悉。 实习是帮助在校生向社会过渡的重要实践性教实习是帮助在校生向社会过渡的重要

31、实践性教学环节，为加强校企合作，顺利完成贵院的教学计学环节，为加强校企合作，顺利完成贵院的教学计划，经研究，划，经研究，我公司同意贵院安排并做好相应接洽我公司同意贵院安排并做好相应接洽工作，接洽相关事宜请与我公司办公室联系，联系工作，接洽相关事宜请与我公司办公室联系，联系人及联系方式：陈某，人及联系方式：陈某，0773-36981820773-3698182。 此复此复 XX XX学院（章）学院（章） 201 2015 5年年1010月月1010日日 参考稿参考稿 为顺利完成教学计划，为顺利完成教学计划，桂桂林医学院人文与林医学院人文与管理学院将安排管理学院将安排2012012 2级公共事业管理（公共卫级公共事业管理（公共卫生事业管理方向）专业学生到桂林市人民医院生事业管理方向）专业学生到桂林市人民医院实习，实习内容是公文写作与处理，实习时间实习，实习内容是公文写作与处理，实习时间为为20152015年年1010月月2525日至日至1111月月2525日，实习人数为日，实习人数为6060人。人。 请你代请你代桂桂林医学院人文与管理学院发文给林医学院人文与管理学院发文给桂桂林市人民医院，请求对方予以支持。林市人民医院，请求对方予以支持。 温馨提示：发文份号为学号，无保密期