文件控制程序

1、文件控制程序1 目的为保证与质量体系运行和检测活动有影响的文件得到有效控制，需要对文件编制、发放、标识、保管和回收等环节实施管理，保证受控文件适宜、易于获取，确保使用现行有效版本，避免作废文件被误用。2 适用范围适用于质量体系文件和检测方法等对检测活动有影响的文件得到有效控制。3 职责3.l 公司经理负责批准质量手册和程序文件，确定其发放范围。3.2质量负责人负责组织编制质量手册和程序文件，对现有体系文件定期评审，维护其有效性。3.3技术负责人负责组织技术文件类编制、批准，质量手册的审核。3.4综合部和检测室负责作业指导书及记录表格的编制和修订，质量负责人审核质量表格，检测室主任审核技术表格，

2、上报技术负责人批准。3.5综合部负责体系文件的标识、发放、回收、废止、销毁、保管工作，并做好记录。3.6档案管理员负责记录的收集、分类、标识、编目、归档、保管、借阅、回收和销毁。3.7仪器设备管理员负责组织人员编制仪器设备的使用、维护及量值溯源计划，及相关管理记录的整理，协助档案管理员做好仪器设备档案相关资料的归档。4 工作程序 4.1 受控文件范围4.1.1 受控文件包括：（1）质量体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书和记录表格。（2）与检测工作或检测能力相关的检测方法和技术规范。（3）对检测活动构成影响的其他技术类文件。4.1.2 非受控文件分为非受控质量体系文件和非受控标准两类。

3、（1）非受控质量体系文件：同一版本的质量体系文件分成受控和非受控两种版本，非受控质量体系文件用于与其他单位的交流，须统一编号并登记发放，但无需定期审核。（2）非受控标准：与检测活动相关，但与检测工作不直接相关的标准。4.2文件缩写4.2.1质量手册和程序文件质量手册（SC）；程序文件（CX）；记录 (JL-质量记录, JC-检测原始记录)4.2.2技术性文件设备操作规程(CG)； 设备核查规范(HG)； 其他(QT)4.2.3外部购买的技术标准(BZ)检测方法；技术规程 4.3文件编号规则4.3.1公司内部编制的文件资料编号规定4.3.1.1质量体系文件编号格式 质量手册编号格式： / 公司代

4、码 文件类别缩写 版本号 制定年号程序文件编号格式： / 公司代码 文件类别缩写 版本号 顺序号4.3.1.2质量记录表编号格式 / 公司代码 文件类别缩写 程序文件章节 顺序号4.3.1.3检测原始记录表及其他文件编号格式 / 公司代码 文件类别缩写 顺序号4.3.2检测报告恒静电检字2016第xx 号4.3.3 公司检测员证发放编号恒静电检员字第号 年号 顺序号4.3.4公司发文编号恒静电检字第号 年号 顺序号4.3.5文件编号为流水号，顺序编号；制定年号为文件制定的公元年。4.3.6公司代码（缩写）: 某公司（HKJD）。4.3.7文件4.3.7.1体系文件发放编号：由受控文件缩写(SK

5、)+两位阿拉伯数字的流水号组成。4.3.7.2检测方法标准发放编号：由外部文件缩写(BZ)+两位阿拉伯数字的流水号组成，如果一个标准或规范发放给多个检测人员，由外部文件缩写(BZ)+两位阿拉伯数字的流水号+（两位阿拉伯数字的流水号）组成。4.4文件编制与审批4.4.1公司文书文件由综合部主任审核，公司经理批准；技术文件由编写部门负责人审核，技术负责人审批；质量管理文件由质量负责人审核，公司经理批准；涉及公司发展、机构设置、人员调配、人员奖惩等重要文件由公司经理批准。4.4.2质量手册质量负责人组织编写质量手册，建立与程序文件之间的接口关系，技术负责人负责审核，公司经理负责批准发布。4.4.3程

6、序文件与管理制度质量负责人组织编写，技术负责人审核，公司经理批准。4.4.4作业指导书检测室和综合部分别编写技术和质量作业指导书，检测室主任和质量负责人审核，技术负责人批准。4.5文件受控状态4.5.1文件资料分“受控”和“非受控”两类。4.5.2质量管理文件和技术文件属受控文件，只能在公司内部使用，不得外借，领用受控文件必须经批准。4.5.3公司编制和外来的一般性文件属非受控文件，经公司领导批准后可对外使用。4.6文件的发放4.6.1受控文件的发放受控文件由综合部进行“受控”标识，经批准后，编号分发有关部门和人员，领用人领用时须填写受控文件发放与回收记录。受控文件破损时影响使用时，可向质量负

7、责人申请置换完好同效版本，受控编号不变，破损文件由综合部销毁。如丢失受控文件，应向质量负责人书面申请，经批准后，综合部补发，并予以新的受控编号，同时注明已丢失文件受控编号失效。如丢失文件找回，上交综合部销毁。4.6.2一般文件的发放公司文、函发放前，应填写发文审批单，经综合部审核，送公司经理批准。文件批准后，由档案管理员填写发文登记表，并按审批发放范围制作发放，原文存档。4.7受控文件的更改公司内部文件因质量体系运行变化已不适用，或与国家标准、法律法规不一致，影响体系运行时，可对文件进行更改修订。提出人书面说明理由，填写质量体系文件修订单，由原文件审核人和批准人进行审核批准，综合部负责更改。所

8、有更改材料与原归档文件一并存档。4.8文件的换版和废止4.8.1 质量体系文件经多次修改或经管理评审需大幅度修改时，篇幅占1/3以上，可进行换版；编制依据发生重大变化，进行换版。原文件版本作废。4.8.2换发新版本时，原版回收，综合部销毁。需保存参考的，需盖“作废章”。4.9文件的保管和处置4.9.1档案管理员对文件分类、登记、编号、保管。每年清理一次，检查是否失效。超过保管期或失效版本。经公司领导批准后，综合部处理。4.9.2与公司质量体系、组织机构相关文件应长期保存。4.10文件借阅和复印 公司人员借阅、复印文件资料应填写档案资料借阅登记表，由综合部主任审批后向档案管理员借阅、复印。复印受

9、控文件必须由档案管理员编号记录。外部人员借阅复印文件需由综合部提出意见，质量负责人审核，公司经理批准。4.11外来文件资料控制4.11.1外来文件由综合部收发，收文送公司领导审阅，按批示确定办理人办理。4.11.2收集的外来技术标准，经技术负责人审定，可用于公司使用的，技术有效性确认后，编号加盖“受控”章，受控管理。4.11.3 外来文件收文编号规定。收文编号为年号+流水号。例如2016-01。4.12 电子文件管理4.12.1保存电子文件的计算机，须单独划区保存，按要求编号管理。进入计算机或保存区域需有密码，计算机有防毒、防侵入软件并及时更新，保存的文件及数据需要定期拷贝另外保存。4.12.2 计算机保存文件的更改更新由经办人参照本程序4.7、4.8