公关写作 第三讲

1、 公共关系写作公共关系写作授课教师：王光辉授课教师：王光辉二、公函二、公函 函的适用范围及特点函的适用范围及特点: : 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 第一篇 沟通协调类文案的写作1 1函的适用范围可分成以下四个方面：函的适用范围可分成以下四个方面：(1)(1)平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务平级机关或不相隶属机关单位之间的商洽性、询问性和答复性公务 联系；联系；(2)(2)向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项；向无隶属关系的业务主管部门请求

2、批准有关事项；(3)(3)业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项；业务主管部门答复或审批无隶属关系的机关请求批准的事项；(4)(4)机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。机关单位对个人的公务联系，如复群众来信等。2 2函有如下三个特点：函有如下三个特点：(1)(1)适用范围广泛，使用灵活方便。适用范围广泛，使用灵活方便。 既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求既可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项。批准事项及主管部门审批或答复事项。(2)(2)行文方向具有多向性。行文方向具有多向性。 既可平行，又可以上行

3、、下行，函较多时候作平行文。既可平行，又可以上行、下行，函较多时候作平行文。(3)(3)短小精悍。短小精悍。 内容单一，语言简洁，简单明了。内容单一，语言简洁，简单明了。( (二二) )函的主要类型函的主要类型1 1按内容和用途分，函可分成三种类型：按内容和用途分，函可分成三种类型：(1)(1)商洽函。商洽函。指用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。指用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。如商调干部函、联系租赁函、洽谈业务函等。(2)(2)询问、答复函。询问、答复函。指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函

4、。指不相隶属机关之间互相询问、答复处理有关问题的函。(3)(3)请批、批准函。请批、批准函。向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。请批函和批准函常误用为请示、报告、批复。请批函和批准函常误用为请示、报告、批复。2 2按照文面规格，函可分为按照文面规格，函可分为公函和便函。公函和便函。公函公函按一般公文格式和要求行文。按一般公文格式和要求行文。便函便函格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。格式灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函不列入正式文件

5、范围。便函不列入正式文件范围。3 3按照行文方向，函可分为去函和复函。按照行文方向，函可分为去函和复函。去函去函也叫来函，即主动发出的函。也叫来函，即主动发出的函。复函复函是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。是针对来函所提出的问题或事情，被动答复的函。( (三三) )函的结构和写法函的结构和写法1 1标题。标题。函的标题有多种写法，一种是：函的标题有多种写法，一种是：发文机关发文机关+ +事由事由+ +回复函对象回复函对象+ +文种，文种，如如县人民政府办公室关于棉籽价格问题给县人民政府办公室关于棉籽价格问题给县人民政府办公室的复函县人民政府办公室的复函。另一种只写：事由另一种只写：事

6、由+ +文种，省略发文机关，文种，省略发文机关，如如关于请求拨款举办关于请求拨款举办“民间艺术节民间艺术节”的函的函去函标题，去函标题，关于拨款举办关于拨款举办“民间艺术节民间艺术节”的复函的复函复函标题。复函标题。2 2正文。正文。（1 1）去函）去函 “ “开头开头”一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。“事项事项”部分部分叙述和说明，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。叙述和说明，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。“要求要求”部分部分可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一起，一气呵成。可多可少，如果事项

7、很简单，可同事项写在一起，一气呵成。（2 2）复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由）复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由“引语引语”和和“答复意见答复意见”两两部分组成。部分组成。“引语引语”引述来函标题及来函文号。引述来函标题及来函文号。“答复意见答复意见”针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复。针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复。常用结语有常用结语有“特此函复特此函复”，“此复此复”，等等。，等等。例文：例文：公公 函函上海市上海市x x x xx x x x事务管理处：事务管理处： 兹有我公司客户经理兹有我公司客户经理x x xx x x女士，受新加坡有关方面

8、邀女士，受新加坡有关方面邀请，拟于请，拟于20002000年年x x月月x x日至日至x x月月x x日赴新加坡日赴新加坡x xx x公司访问并进行公司访问并进行商务考察。经研究，我公司同意派遣商务考察。经研究，我公司同意派遣x x xx x x女士赴新加坡访问女士赴新加坡访问和考察。现将有关材料呈现贵处，敬请审核，并帮助办理相和考察。现将有关材料呈现贵处，敬请审核，并帮助办理相关手续。关手续。 此致此致 敬礼敬礼 上海上海x xx x公共关系有限公司（盖章）公共关系有限公司（盖章） 20002000年年x x月月x x日日 关于关于XXXX活动有关问题的复函活动有关问题的复函X X X X

9、X X X X 股份有限公司股份有限公司X X XX X X总经理：总经理：您好！您好！贵公司贵公司X X月月X X日送来的函件收到。对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答日送来的函件收到。对贵公司提出的问题，本公司有关领导进行了认真研究，现答复如下：复如下： 由贵公司委托本公司策划和实施的由贵公司委托本公司策划和实施的X XX X活动，已于日前结束。本公司认为，这一活动总体上活动，已于日前结束。本公司认为，这一活动总体上是成功的，舆论反响也是好的。至于活动中出现的个别操作失误，对整个活动并无大的影响。是成功的，舆论反响也是好的。至于活动中出现的个别操作失误，对整个活动并无大的

10、影响。何况，造成这一失误的原因，与贵公司某些现场执行人员自行其是、不按实施计划执行有一定何况，造成这一失误的原因，与贵公司某些现场执行人员自行其是、不按实施计划执行有一定关系，似不应由本公司承担全部职责。所以，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费关系，似不应由本公司承担全部职责。所以，贵公司据此提出要扣除合同中议定的公关服务费用，似于理不合。敬请贵公司领导重新审议此事。本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律用，似于理不合。敬请贵公司领导重新审议此事。本公司不希望因为这一细节问题而诉诸法律，并因此影响双方的友好合作关系。，并因此影响双方的友好合作关系。 专此复函，顺颂商祺！专此复函，顺颂商

11、祺！ 上海上海X X X X 公共关系有限公司（盖章）公共关系有限公司（盖章） 2000 2000年年X X 月月X X 日日网聚财富主角阿里巴巴年终客户答谢会邀请函网聚财富主角阿里巴巴年终客户答谢会邀请函尊敬的尊敬的先生先生/ /女士：女士：过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特于于20062006年年1 1月月1010日日14:

12、0014:00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办20052005年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！ 阿里巴巴（中国）网络技术有限公司阿里巴巴（中国）网络技术有限公司 20062006年元月年元月一、答谢会主题：网聚财富主角一、答谢会主题：网聚财富主角二、答谢会安排：二、答谢会安排：1 1时间：时间：14:0016:3014:0016:

13、302 2内容：内容：（1 1）阿里巴巴集团董事局主席兼首席执行官马云先生演讲）阿里巴巴集团董事局主席兼首席执行官马云先生演讲（2 2）阿里巴巴山东大区经理演讲）阿里巴巴山东大区经理演讲（3 3）网商论坛）网商论坛（4 4）穿插歌舞演出、趣味游戏、抽奖活动）穿插歌舞演出、趣味游戏、抽奖活动三、参会回执三、参会回执( (略略) )注意事项注意事项被邀请者的姓名应写全，不应写被邀请者的姓名应写全，不应写绰号绰号或别名。或别名。在两个姓名之间应该写上在两个姓名之间应该写上 暨暨 或或 和和 ，不用顿号或逗号。不用顿号或逗号。 应写明举办活动的具体日期应写明举办活动的具体日期( (几月几几月几日，星期

14、几日，星期几) )。 写明举办活动的地点。写明举办活动的地点。 范文范文1-171-17 介绍信介绍信上海市人民政府对外经济贸易委员会：上海市人民政府对外经济贸易委员会： 兹有本公司客户部经理兹有本公司客户部经理X X XX X X（女）等两人前往（女）等两人前往你处，联系你处，联系X X X XX X X X公司全球董事会主席机场贵宾公司全球董事会主席机场贵宾接待一事，请予以接待，并大力支持为盼。接待一事，请予以接待，并大力支持为盼。 此致此致 敬礼！敬礼！ 上海上海X XX X公共关系有限公司（盖章）公共关系有限公司（盖章） 1999 1999年年X X 月月X X日日三、请柬三、请柬请柬

15、，又称为请帖、简帖。为了邀请客人参加某项请柬，又称为请帖、简帖。为了邀请客人参加某项活动而发的礼仪性书信。活动而发的礼仪性书信。请柬的作用请柬的作用1.1.使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，又可以使用请柬，既可以表示对被邀请者的尊重，又可以表示邀请者对此事的郑重态度。表示邀请者对此事的郑重态度。 2.2.凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动，均凡召开各种会议，举行各种典礼、仪式和活动，均可以使用请柬。可以使用请柬。 所以请柬在款式和装帧设计上应美观、大方、所以请柬在款式和装帧设计上应美观、大方、精致，使被邀请者体味到主人的热情与诚意，感到精致，使被邀请者体味到主人的热情与诚意，感到喜悦

16、和亲切。喜悦和亲切。请柬写作的注意事项请柬写作的注意事项1.1.文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。与诚意。 2.2.语言要精炼、准确，凡涉及到时间、地点、人名等一些语言要精炼、准确，凡涉及到时间、地点、人名等一些关键性词语，一定要核准、查实。关键性词语，一定要核准、查实。 3.3.语言要得体、庄重。语言要得体、庄重。 4.4.在纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、在纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、大方。大方。请柬的样式请柬的样式 请柬一般有两种样式：一种是单面的，直接由标题、称谓、请柬一般有两种样

17、式：一种是单面的，直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。一种是双面的，即折叠式；一为封正文、敬语、落款构成。一种是双面的，即折叠式；一为封面，写面，写“请柬请柬”二字，一为封里，写称谓、正文、敬语、落二字，一为封里，写称谓、正文、敬语、落款等。款等。 请柬的篇幅有限，书写时应根据具体场合、请柬的篇幅有限，书写时应根据具体场合、内容对象，认真措词，行文应达、雅兼备。达，内容对象，认真措词，行文应达、雅兼备。达，即准确；雅就是讲究文字美。在遣词造句方面，即准确；雅就是讲究文字美。在遣词造句方面，有的使用文言语句，显得古朴典雅；有的选用较有的使用文言语句，显得古朴典雅；有的选用较平易通俗的语句，则

18、显得亲切热情。不管使用哪平易通俗的语句，则显得亲切热情。不管使用哪种风格的语言，都要庄重、明白，使人一看就懂种风格的语言，都要庄重、明白，使人一看就懂，切忌语言的乏味和浮华。，切忌语言的乏味和浮华。 范文范文1-61-6第第5656届全国电子产品展销会届全国电子产品展销会暨暨20002000年（上海）国际消费电子展开幕仪式年（上海）国际消费电子展开幕仪式请请 柬柬范文范文1-71-7请请 柬柬尊敬的尊敬的XXXXXX先生先生/ /女士女士/ /小姐：小姐： 第第5656届全国电子产品展销会暨届全国电子产品展销会暨20002000年（上海）国际消费电子展开幕仪式定于年（上海）国际消费电子展开幕仪

19、式定于20002000年年1010月月2525日（星期三）上午日（星期三）上午9 9：3030在上海光大会展中心东馆（上海市漕宝路在上海光大会展中心东馆（上海市漕宝路7878号）举行。诚邀您届号）举行。诚邀您届时莅临指导。时莅临指导。 第第5656届全国电子产品展销会组委会届全国电子产品展销会组委会 2000 2000年年1010月月（敬请持本柬的贵宾于上午（敬请持本柬的贵宾于上午9 9：0000准时到会展中心贵宾休息室签到）准时到会展中心贵宾休息室签到）请柬与邀请函的区别：请柬与邀请函的区别： 请柬篇幅有限，不能够对请柬篇幅有限，不能够对会议的内容进一步介绍；邀会议的内容进一步介绍；邀请函可

20、以做到这一点。请函可以做到这一点。第第5656届全国电子产品展销会届全国电子产品展销会暨暨20002000年（上海）国际消费电子展年（上海）国际消费电子展邀请函邀请函尊敬的尊敬的XXXXXX先生：先生：您好！您好！ 第第5656届全国电子产品展销会暨届全国电子产品展销会暨20002000（上海）国际消费电子展，定于（上海）国际消费电子展，定于20002000年年1010月月2525日至日至2828日在上海光大会展中心日在上海光大会展中心举行。本届展会，展厅面积达举行。本届展会，展厅面积达3 3万平方米，参展的中外电子企业逾一千家，称得上是新千年中国电子工业的一次盛大万平方米，参展的中外电子企业逾一千家，称得上是新千年中国电子工业的一次盛大检阅。从展会所展示的技术和产品中，人们可以充分感受到新千年中国电子工业进一步腾飞所展示的新成果、新面检阅。从展会所展示的技术和产品中，人们可以充分感受到新千年中国电子工业进一步腾飞所展示的新成果、新面貌貌以及中国电子工业跨世纪发展的新趋势。以及中国电子工业跨世纪发展的新趋势。 受本届展会组委会委托，特邀请您出席定于受本届展会组委会委托，特邀请您出席定于20