收发文件管理办法

1、收发文件管理办法第一章总则第一条编制目的及编制依据为规范收发文件管理工作，充分发挥文件在实际工作中的指导作用，根据上级文件管理的有关规定，结合*公司（以下简称“公司”）的实际情况，特制订本办法。第二条适用范围公司各部门都必须切实遵守和执行本办法。第三条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。第二章收文的管理第四条文件的签收上级主管单位办公平台行政文件、党委文件、工会文件统一由综合办公室专人收取。外来的纸质文件（除领导亲启外）均由综合办公室签收拆封；在签收和拆封时，需注意检查封口和邮戳；对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应

2、拒绝签收。第五条文件的编号保管专职文件管理员收文后应及时登记编号分类，电子文件、纸质文件应填写“*火收文处理单”后送领导批阅。领导亲启的文件，领导启封后，也应交综合办公室办理正常手续；外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合办公室进行登记编号保管，不得个人保存。第六条文件的分阅、批阅与分转凡正式文件均需由专职文件管理员呈送领导批阅，按照领导批示分送承办部门或人员阅办。为避免文件积压误事，可先发至关键人员阅签并做好提醒，紧急文件要即阅即办，由文件管理员督办；一般函、电、单据等，可根据情况直接分转处理，如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。第七条文件的传阅与催办传阅文件应严格遵

3、守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；对尚未传达的文件不得向外泄露内容；不得任意取走文件夹内任何文件及附件。阅后应签名，如有领导“批示”“拟办意见”有关部门和人员应按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；文件管理员对文件负有催办、检查、督促的责任。第三章发文的管理第八条发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。第九条办公发文程序（一）拟稿：在发文单上详细写明文件标题（事由）、主送单位、抄送单位、附件、主题词。（二）正文的格式要求：正文的字体仿宋三号，行距为单倍行距，正文中不用写标

4、题、主送单位、发文日期，只写正文的内容即可，如果有附件，请添加附件。拟稿人要对公文进行校对。（三）文稿审核：部门负责人对本部门起草的文稿进行校对（包括发文单、正文）、审阅、并签名。在该节点，部门长要对文稿是否会签做出选择，需要会签请选择多级会签，并选择会签部门，如不需要会签，直接发送到下一个节点。（四）核稿：对公文进行核稿，检查并修改正文、发文单，确保其内容正确，并可对上一节点的文稿修改进行清稿处理，呈公司领导签发。（五）审阅、签发：由分管领导、总经理审阅、签名。（六）清稿、套红、盖章、封发：由文书（干事）完成，该节点需要检查发文单填写是否齐全，签发日期要用大写年月日（如：二。一三年六月x日）

5、，印发日期采用如下格式：2013年6月x日,发文字号是否正确等。在套红、盖章节点不允许再对正文的文字内容进行删减、增加等修改，只允许调整公文的格式（增加空行，删除空行），否则为作废公文。第五章请示、报告行文规则及写作要求第十条请示是下级机关向上级机关提出要求，请求上级机关给予指示或批准、解决或支持并予以答复的请示性和陈述性相结合的公文。接受请示的上级机关要认真给予批复或答复。第十一条请示的写作要求：（一）标题：由发文机关、事由、文种三个要素构成，要一文一事。如：XX部门关于购置办公电脑的请示。（二）正文：请示的正文，大体上可分为三部分：1 .开头：写明请示理由。即为什么要请示，扼要讲清楚提出请

6、示的背景或依据、请示事项。2 .主体：写清请示的事项。要把需要上级机关审批的问题写清楚并做出具体的分析，然后提出自己的看法或处理意见。购买物品要准确提出所购物品的型号、规格、数量及所需的资金数额。以便于领导判断掌握，及时给予批复。3 .结尾：以请求语气作结尾，常用的有“妥否，请批示”、“以上请示，如无不当，请予批准”等。第十二条报告是下级机关向上级机关汇报工作，反映情况和提出建议的陈述性公文。接受报告的上级机关可给予批复，也可不给予批复。第十三条报告的写作要求：（一）标题要求同请示。（二）正文：是由报告的开头，报告的正文和尾语三部分构成。1 .开头：写发文依据，它可以是全文的提要，也可以是基本

7、情况或主要背景与缘由。然后常用“现将有关情况报告如下”或“为此，建议做好以下几项工作”之类的惯用语过渡。2 .正文：叙述报告的具体内容，内容较多者，可以分条或分题式的方法进行阐述。如果是汇报工作，要侧重于写明做了哪些工作，进展到了什么程度。采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果；反映有关问题，要侧重于分析产生的原因，问题的危害性，以及解决问题的方法和途径；总结经验、体会，应侧重于写出几条基本规律是什么，或主要做法、或主要几点体会；答复上级的询问，就要侧重于写明调查，处理的结果，或表明态度和意见；安排、处理、建议性的报告，应针对存在的普遍性问题或在一定范围内需要处理的问题，提出具体的安排，处理

8、意见，或建议做好哪些方面的工作，或共同解决好哪些主要的问题。3 .结尾：属于报告性的报告可用“特此报告”“以上报告如有不当、请批示”等；属于承转性报告可用“以上报告、如无不（妥）当请批转XX执行”。第六章文件的借阅与立卷归档第十四条因工作需要借阅文件，应严格履行借阅登记手续。第十五条文件的立卷归档范围（一）上级主管单位来文，包括上级主管单位对报告、请示的批复；（二）公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；（三）各种会议以及专业例会记录；（四）向上级上报的有关材料；（五）有保存价值的来信来访记录及处理结果；（六）参

9、加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上的汇报发言材料等；（七）上级机关领导来检查视察工作的讲话、指示记录，以及向上级进行汇报的提纲和材料；（八）反映生产、经营活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像资料;（九）项目日志和大事记。第十六条立卷归档的要求立卷时要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性，分门别类地进行整理归档；各部门日常工作中形成的活动资料，由各部门立卷归档。第十七条文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册并做好标识，按上级有关规定，办理申请销毁手续。第七章附则第十八条文件管理规定的内容可以在办公平台上运行的应当在办公平台上进行管理。第十九条收文登记簿发文登记簿，见附表一、附表二。第二十条本规定由综合办公室负责起草、解释、修订