自考公文写作与处理高频考点

1、I考公文写作与处理高频考点公文的定义公文即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和进行管理的过程当中，形成的具有法定效率与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。公文的含义的理解：1 .公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。这些机关或组织都是依据宪法和有关法 律、章程、决定建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组 织在自己的职权范围内制定和处理公文的权力。2 .公文形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关或组织都有自己的组织 系统、领导关系和职权范围，因此他们在行使自己职权和实施管理的时候，就必然要产 生一些体现自己意识的文件材料，这是公文形成的必要条

2、件。3 .公文与其它的文件资料不同，公文具有法定效力和规范体式。（2001年10月份考题）公文区别于其他文章和图书资料的主要点是（公文具有法定的效力和规范的体式）。国家机关和社会组织都是依据宪法和法律和有关的规章建立起来的，因此它都有自己的职权范围，法律赋予了他们职权，他们就必须行使，如果不行使的话就是失职，但是在 行使职权的时候，如果不注意又会造成越权。 公文体式的规范化就是由于公文的法定的 效力这一特性所决定的。如果公文体式不规范，不仅影响公文的质量和版面，还会影响 到公文的严肃性和公文作用的发挥，甚至会造成工作的重大失误。4 .公文是进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在进行日常工

3、作中都需要使用公文这一工具，如果离开了公文就很难进行有效的管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”或“请示”；向下级布置工作就可以用“决定”、“指示”、“通知”；向没有隶属关系的工作单位联系业务可以使用“涵”，记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”。所以公文体现在机关的日常工作当中，与机关的日常工作是息息相关 的。公文产生的社会条件公文是一种社会现象，是社会发展到一定阶段才出现的，是随着阶级、国家和文字的产 生而产生的。如果没有文字就无法形成公文，公文必须以文字为载体。文字的出现，是 人类进入文明时代的标志。正是因为生产的发展、阶级的产生、文字的产生、国家的产生国家进行管理工作，需要

4、比较有条理的文书，商业的发展，更需要有条理的书信来往。商业来往中，需要有字据，这就是公文产生的来源。我国古代公文产生的线索及演变我国是世界上四大文明古国之一，具有悠久的历史和文化，在很早时，我们的祖先就采用了“结绳记事”的方式，到了后来文字又产生了。文字是记载语言的工具，是语言的载体，文字的创造和发明在人类演进的历史当中，是一个重要的里程碑，正是因为有了文字，书面形式才得以出现，这样，文书才有可能产生。商代后期，出现了甲骨文，甲骨文书，是刻在龟甲、兽骨上面，称为“甲骨卜辞”，都已经具备了公务文书的基本特点。所以我们可以把“甲骨卜辞”称之为“甲骨文书”。“甲骨卜辞”是我国最早的文书档案，也是我国

5、文书工作产生的珍贵的历史资料。（2003年单选题）我国产生一种体式比较完整的甲骨文书是在什么时间。答案：商代后期（有三千多年的历史了）到了西周时期，成立了专门的管理文书的机构和官吏; 另外要注意的是，公文是与国家机构紧密相关的，尚书 中就有类似的记载，我国最早的一部政治文件汇编本就是尚书 ;秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期，出现了“书”和“奏” 这两种文种，如：秦国丞相李斯，写过著名的谏逐客书。汉代及稍后，又出现了更多的上行文，有“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”;另外还出现了平行文和下行文，下行文的种类有：“令”、“谕”、“制”、“教”等。秦汉至明清，在长达两千多年的封建统治社会

6、中，上行、下行公文的文种越来越多。辛亥革命时期，为了适应政权的需要，颁发了公文程式五条，规定了公文文种有5种，“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”;明确规定了它的范围，把以前封建社会中的一些文种给予废除。除了公文文种发生了变化，公文载体也发生了变化。如：汉代以前，我们国家采用金石、甲骨、青铜、竹木、缣帛这些主要材料。（曾经在2003年考过 ）东晋末年开始用纸。当时的一个太尉桓玄下令用纸，之后，用纸越来越多。这是公文载的变化。公文发展演变，反映了政权的性质、统治阶级的需要，以及他们对公文行使权利重要性的认识。公文有法定的作者公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文区

7、别于其它的图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著的区别，是公文的显著特点之一。所谓法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关、组织的领导人。在我国，每一个机关、社会团体、企事业单位，都是依照国家的法律、法令建立起来的，因此它们在法律上都拥有一定的地位，它们都是法定的作者，有独立对外行文的资格。如我国的各级政府，中央人民政府（国务院）、北京市人民政府、XX区人民政府、XX乡镇人民政府；另外如党的组织，各级的企事业单位都可以成为公文的法定作者。文书、文件和公文在机关日常活动中，常常出现“文书

8、”、“文件”、和“公文”这三个概念同时使用的情况。三者有时没有很大的区别，如：文书处理有人就说成是文件处理、公文处理;文件往来有人说是公文往来。这就可以说明：在机关的日常工作活动中，出现文书、文件和公文这三个概念，它们的基本含义是一致的，都是指国家机关和其他的社会组织在工作活动当中，形成和处理的外来文件、发出文件和机关内部所使用的文件材料，即公务文书。也就是说在机关日常的工作当中，我们所说的文书、文件和公文都是公务文书，它们的内涵是一样的，所以它们在不同的场合可以通用。但是在实际工作中，由于历史的习惯称呼、用法和其他方面的原因，这三个概念在不同的场合往往强调不同的侧面，有不同的称呼和用法。比如

9、：“文书”一词用的非常普遍，它既可以指所有文件资料的总称，又可以指公务文书，既可以指私人文书，也可以指公务文书，它是一个整体概念，同时，“文书”还可以作为一种职业，是专管收发文件的。另外，像一些政府部门，比如说市政府中有一个文书科，有文书科长、文书处长，这是一种职务。文件这一词，可以从两个意义上来理解，从广义上来说，它和文书是一样的，既可以指公务文件，也可以指私人文件，同时，它也可以是有关文件资料的总称，如：我们在开会的时候，有会议文件，会议文件包括的就非常多，有会议纪要、会议决议，这些都是会议的正式的文件，另外还有领导的讲话、领导的发言、会议的记录、会议的简报，包括一些录音、录像的片段，这些

10、材料也可以称为文件。即从广义来说文件是指一切的文件材料的总称，包括公务文书和私人文件。狭义上的文件是指机关和组织制成和发布的，有文件版头（红头）等固定格式的正式行文，如：中共中央文件、国务院文件它们都是由 红字印出来，都有固定的格式，这就是文件。对于这一类正式的行文，人们往往郑重的 称之为文件，而不称为文书或公文。另外文件可以用数量来修饰，如单份文件、一份文 件，通常人们不说是一份公文或是一份文书。关于公文的概念：公文就是公务文书，就是各个机关单位在公务活动中所形成的文件材料，所以公文就不可能是私人文件。公文有法定的权威 因为公文是由国家机关及其他的社会组织按照法律的规定在行使自己的职权、实施

11、管理，公文是代表机关发言的，它具有法定的效力，它成为各级机关、组织开展工作的可 靠的依据，它具有很高的权威性。所以公文所代表的是国家的机关和社会组织。公文有特定的效用 公文的特定的效用是指公文的现实效用，是由公文制发机关的法定地位所规定的。公文有规范的体式 公文有规范的体式，这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般文章作品又一显著 的特点。由于公文是党和国家用来领导和管理国家的一个工具，它是机关的喉舌，代表的是机关的权威，所以制发公文是一件非常严肃的、具有重要政治意义的工作。为了维 护公文的法定性、权威性与严肃性，并便于进行公文处理，以便公文的法定效力更好的发挥， 所以对公文的体式有一个明确

12、的规定。比如： 我们党和国家制定了关于公文格式、公文处理的办法和公文处理的条例等方面的规定，就是对公文的体式做了统一的要求。要求：凡是制定公文的，都应该按照这样一种格式来进行，如果不按照这种格式，就会 对公文的权威性有所损害，所以公文要有一个规范的体式。公文有规定的处理程序公文的制发和处理都必须经过一个规定的处理程序。如： 公文的制发要经过起草、拟稿、审核 （核稿）、签发的程序。而收文也有一个固定的程序：首先要收文登记（什么时间收到一个什么文件，名称是什么，什么机关发来的），然后要分办（把它分类，交给哪些部门去承办）、批办（领导批示）、承办（具体的工作部门来办理这件事情）、催办（如果没有办的话

13、，要提醒它按照规定的时限把事情处理完毕）。因为公文有权威性、有法定效力，所以它有一个规定的处理的程序，在拟发公文的时候，在收到、 处理公文的时候都有规定，不是随心所欲的。公文的作用1 .领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以通过制发公文来部署各项工作，传达自己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导与指导。上级机关对下级机关的工作要进行领导或指导，下级机关就要根据公文的规定来行事。2 .行为规范作用。公文具有强烈的政治性与法定的权威性，而国家的各项法规和规章都是以文件的形式制定和发布的，它能够起到约束人民行为的作用，它要求社会组织和个人都要依照执行，不能违背。因为公文有法定权威

14、性，所以公文的行为规范作用与平常的所说的道德的规范作用不一样：我们违反了道德只有受到社会舆论的谴责和良心的谴责，而公文的规范作用带有强制性，是国家以强制性的手段来保证它的权威，谁违反了法律、法规，谁就要受到法律的制裁或者是受到行政处分。3 .传递信息的作用。公文有上情下达、下情上传的纽带和桥梁的作用。下级机关可以把工作的有关信息情况报告给上级，上级也可以把自己所掌握的一些信息、自己的意图通过公文下达。4 .公务联系的作用。各机关在处理日常事务中，经常要与上下左右一些机关单位进行联系，这个联系就是通过公文来实现的。5 .凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。公文除了要传达意图、传达信息、联

15、系公务以外，一定意义上来说是一种凭据。上级机关发了一个决定，制定了一项政策，下面的机关就要依照这个政策执行，所以上面机关的公文就成了一个凭据的作用。另外， 公文还有一些记载作用，例如：会议记录、电话记录、机关大事记、值班日志等，这些都是记载的作用。公文除了对现行工作具有凭据记载作用，同时对过去的事情而言，又可以成为各级党政机关活动的历史记录，是机关史料的积累，是解决矛盾、澄清是非的凭证，若干年以后我们要编史修志的时候，就可以调阅以前的公文。以上就是公文的主要的作用，具体包括领导与指导作用、行为规范作用、传递信息作用、公务联系作用和凭据记载作用，除了这五个主要作用以外，公文还有知照作用、协调作用

16、、宣传教育作用等，请大家注意，防止出现多项选择题。公文的分类由于公文所反映的社会现象是极其纷繁复杂的，为了保证机关公文处理工作有秩序、高效率地进行，就必须从分析和研究机关公文的性质、特点和作用入手，对机关日常工作活动中所使用的公文进行科学的分类。这是认识公文这一事物并探求其科学规律的一种有效的方法。这就是公文进行分类的原因。常见的、基本的公文分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质与作用、内容与特点等方面来划分的。从公文的来源来划分可以把公文分为三类：对外文件、收来文件和内部文件。一般说来，某个机关或某个部门的文件，按照它们的来源可以分为两类：一个是外机关发到本机关的，另一类是本机关

17、自己制定的，由本机关拟制的公文按照制发公文的目的和发送对象，又可以分为两类：一个是在本机关内部使用的公文，另一类是向外机关发送的。(1)对外文件。对外文件简称发文。是指本机关拟制的向外单位发出的文件。例如：林业部向国务院发出的关于加强森林防火工作的报告，对于林业部来说，这就是一个对外文件，国务院就是这个文件的针对机关;如果从国务院这个角度来说，这就是一个收来文件。(2)收来文件。收来文件简称为收文。是指由外机关拟制的、传达其自身机关的意图、发送到本机关或部门的文件。(3)内部文件。内部文件是指制发和使用都限于机关内部的文件。如：一些工作计划、工作总结这是机关内部的。从公文的行为关系来划分可以把

18、公文分为上行文、平行文和下行文三类。行文关系，简言之，就是指发文机关同收文机关的公文往来关系。这种行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。(1)上行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称为上行文。如：下级部门可以向上级部门发出报告、请示之类的公文。比如：区政府可以向市政府、省政府发文，省政府、市政府向中央(国务院)发文，这就是上行文。(2)平行文。平行文是指同级别的、平等的机关之间的行文。比如：中央各个部之间，中央组织部、中央统战部、中央宣传部，它们之间都是平级的，它们之间的相互发文就是平行文。如：国务

19、院的各个部，教育部、人事部、商业部、国家计划生育委员会等各个部、 委之间都是平级的，这些平级的机关发文就是平行文，它们没有领导与指导的关系。前面所说的上行文的机关有领导与被领导、指导与被指导的关系，而现在的平行文的机关之间是同级机关，或是不相隶属的，没有领导与指导关系的机关。因为平行文机关之间没有指导与被指导的关系，所以它们一般在联系工作的时候，一般都用“函”这种公文的文种。(3)下行文。 下行文的方向与上行文的方向相反，它是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。比如：党中央给下面的各个省、市的党委，各个省的党委向县级、市级党委发文，这就是属于下行文，因为它的行文方向是向下的。另外还有一些

20、面向群众的公告、通告、通知等直接张贴在外面的，大家可以看到的，也 是属于下行文。从公文的秘密程度和阅读范围来划分 从公文的内容是否涉及到国家的秘密、涉及秘密的程度，可分为秘密文件、普通文件和公布文件。(1)秘密文件。秘密文件按中华人民共和国保守国家秘密法，国家秘密分为三级，即“绝密”、“机密”、“秘密”三类。对于涉密的文件都要给予编号，这样是为了进行控制，每一份文件发给谁了，发到哪了，应该供哪些人阅读都有明确的规定。所以“绝秘”、“机密”、“秘密”又称为“三密”文件。另外，文件保密是有时间限制的。(2)普通文件是相对于秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。这种普通文件也不是没有秘密可

21、保，不是可供任何人来看的。一般来说，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上传播，也不向国外传播。(3)公布文件。公布文件是向人民群众和国内外公开发布的文件。比如： 一些公告、通告、国家领导人的讲话等，这些都可以利用广播、电视来播放，利用报刊来刊载，甚至可以 公开张贴，也可以口头传达。从公文制发机关来划分 可以分为三类：法律法规文件、行政文件和党的文件。(1)法律法规文件。法律法规文件是由中央和地方各级权力机关、行政机关所制定的。法律法规文件具体可分为三种： 法律文件。全国人大及其常务委员会制定的法律，如宪法、刑法、民法 等都是法律文件。 法令文件。法令文件是指根据宪法规定所制发的一

22、种文件，通常是以中华人民共和国主席令或国务院总理的名义发布的。 行政法规与规章文件。行政法规是国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据国家法律的规定制定的各种法规，就叫行政法规。(2)行政文件。行政文件是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。它具有领导作用、管理和指导的作用和公务联系的作用。如：经常用的通知、报告、请示、意见等都是行政文件。(3)党的文件。党的文件是由党的机关制发的，是党的机关所使用的，反映党的领导和党的工作、党的建设的活动。注意：我们国家最高行政机关是国务院，下面有各省、市人民政府，下面是市级人民政 府、县级人民政府、乡镇人民政府。行政机关的组成部分：国务院中有各个部

23、，省政府 下面有各个厅、市县政府里有各个局，这都属于行政机关。另外还有一些党的机关，党委系统的最高机关就是中共中央，下面是省、市党委、地区市的党委、县级党委和乡镇 级的党委。从公文的性质和作用来划分 可以划分为五种：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。公文文种的定义 公文文种也就是每份公文的名称。任何事物都有自己的名称。名称就是事物的概念，事物的称号。公文作为国家管理的一种工具，也有自己的名称。每一类公文都有不同的名 称，如命令、决定、通知、章程、条例、计划、总结都是公文的名称，通常情况下人民把这些公文的名称统称为文种。公文文种的规定中华人民共和国成立以来，国家对统一公

24、文的文种非常的重视，在1951 年 9 月，国家颁布了公文处理暂行办法，规定了公文文种为7 类 12 种。 1957、 1981 年又做了相应的调整，1987 年、 1993 年和 2000 年都做了规定，这就表明：我们国家对于统一公文文种是非常重视的。在考试中考的内容有：现行公文的文种，即2000 年 8 月 24 日国务院以“国发 200023号文件”发布的新的国家行政机关公文处理办法简称办法中规定的文种，这是需要大家记住的。共有 13 种：(1)命令。有时就简称为“令”，如“中华人民共和国主席令”。(2)决定(3)公告(4)通告(5)通知(6)通报 (7)议案(8)报告(9)请示(10)

25、批复(11)意见(12)函 (13)会议记要另外要注意：在我国党政机关中使用的公文文种，中共中央办公厅曾经颁发了中国共产党机关公文处理条例简称条例，规定了党的领导机关可以使用的文种，共有 14种，与前面的13种有所区别，这是需要大家记住的，可能出题的形式是：我国现行的文种有哪些?或我国现行的国家行政机关和党的机关的文种各自有哪些?党的机关应该遵守的有：(1)决议(2)决定(3)指示(4)意见(5)通知(6)通报(7)公告(8)报告 (9)请示 (10)批复(11)条例(12)规定(13)函 (14)会议记要国家行政机关公文处理办法和 中国共产党机关公文处理条例的颁发时间。国家行政机关公文处理办

26、法是在2000 年的 8 月 24 号由国务院发布 ; 而中国共产党机关公文处理条例是在1996 年 5 月 3 号中央办公厅颁发的。国家行政机关公文处理办法的13 种和中国共产党机关公文处理条例的14 种都带有法规规章的严肃性，所以党的机关就应该遵守条例，国家的行政机关就应该遵守办法，在制发公文的时候，要严格的遵守，不能违背。刚才所讲的13 种和 14 种就被称为法定公文文种。除此之外，还有一些应用文种，应用文种如：计划、总结、意见、实施方案、细则，这些文种也是机关中常用的一些文种，但是它不具备法律法规的严肃性，所以我们所说的13 种和 14 种可以独立的对外行文，用文件的版头来印刷，上面套

27、上红色，因此，我们通常称之为“红头文件”，也就是说“红头文件”包括办法 中规定的13 种和 条例 中规定的14 种， 至于计划和总结就不能单独的对外行文。公文写作公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代表机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文姓“公”，是代表法定的机关与组织的，是机关和组织行使职权、承担义务、开展公务活动的重要工作。公文具有很强的权威性，是代机关立言，要反应的是机关领导集体的意图和志愿。是领导机关集体意志的体现，而不是某个人的意志。因此，在写作当中， 要防止以个人的意见而成为机关的意见，把其体现为公文。在我国目前的实际情况，包括国家机关社会一些企事业单位中，质量并不是

28、特别高，质量差的公文还是常见的，逻辑混乱、词不达意，有的甚至同国家的相关的法律、法规相违背。如果经常出现这些常识性的错误，就会影响到机关的权威性，和机关的声誉，同时给工作带来不必要的混乱。所以，强调公文的撰写人员，要正确认识到公文写作的意义和自己肩上的责任，要把握公文写作的技巧，认真履行职责，写出高质量的公文。公文写作的构成：起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。起草初稿是指构思完成后，动笔行文写出公文初稿的具体过程。根据机关工作的实际需要，用简洁规范的语言，来表达既定的主旨，把精心构思的布局，转化为文字篇章的工作，在公文起草实践当中，起草公文可以由一个人来承担，也可以由多人来承担，主要是

29、根据公文的重要程度和机关文书人员队伍的条件来确定。公文起草组织可以有三种形式：1 .由一个人准备选取材料，构思布局，直至拟写成文。主要是适用一些比较小的机关和单位。如：便函、简报、事务性的通知。其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，难于保证。2 .由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。这是一种开放的起草方式。这样就可以扬长避短，拓展视野，观点新颖，角度得体，集思广益，最后由一个人写出。最后的执笔人也是非常重要的。要求执笔人要善于听取意见，敏锐地抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解统统搬进文稿，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。3 .由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议， 布置全局性工作的指示，由于其涉及面大，篇幅大，文字要求的水平高，往往由领导机关的文秘部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。讨论修改阶段是指对初稿进一步加工直到形成送审稿的过程它是公文写作中一个非常重要的环节