教你熟练使用ppt

1、第 2 页PPT的制作原则简化文本控制文本大小避免糟糕的图文编排保持视觉平衡保持简介有力的版面设计第 3 页简化文本保持简单限制要点与文本数量一张幻灯片上只列出一个主题思想内容务必做到精简、短少、涵盖重点注意控制每张幻灯片上文本行数第 4 页 控制文件大小：压缩图片第 5 页 避免糟糕的图文编排第 6 页 第 7 页制作PPT的七个习惯一张幻灯片对应一个主题一张议程表，让观众了解演讲进程字体颜色与底图呈现对比，清晰易读加入公司Logo，增强专业感尽量使用机构VI中的标准色系适当引用图片、图表等帮助说明多用数字说明，增强说服力第 8 页制作PPT注意的事项 不要选择与演讲主题不相应的模板 不要制

2、作过于绚丽的动画效果 不要使用过多的色彩 一张幻灯片上不要使用过多的图片 不要使用过多的字体 幻灯片张数不要过多第 9 页幻灯片版式与字体设计幻灯片母板设定幻灯片版式设计幻灯片字体设计第 10 页幻灯片模板与幻灯片母版什么是模板？已经设计好各种视觉元素排版、布局与整体风格的的文件。第 11 页幻灯片模板是什么 报告模板是一套保持报告风格一致性的规范！ 版式：合理有序分布对象 文本：为文本定义外观 背景与配色：报告的视觉风格基调第 12 页案例：AB公司报告模板第 13 页幻灯片母版什么是幻灯片母版？幻灯片母版幻灯片母版标题母版标题母版第 14 页幻灯片母版设置幻灯片母版第 15 页幻灯片版式设

3、计 幻灯片版式设计的重要性 常见的幻灯片版式 两种版式设计工具: 借助“幻灯片版式设计”任务窗格 借助“网格与参考线“工具第 16 页幻灯片版式设计的重要性统一报告的整体视觉风格第 17 页用设计与版面来取胜标题头影片与本文头影片之间的设计没有连贯性本文头影片较标题投影片华丽，使整体失去均衡感第 18 页用设计与版面来取胜标题头影片与本文投影片的设计及配色都有一贯性，均衡感良好标题头影片使用华丽的设计，产生强烈的印象第 19 页用设计与版面来取胜 文字的设计与版面配置 字型以标楷体为基本，粗体效果会更好 若有其它字型，特黑字型最好第 20 页用设计与版面来取胜 文字的设计与版面配置 重点要赋予

4、变化来加以强调第 21 页用设计与版面来取胜 文字的设计与版面配置 英文PPT中不应使用太多的大写字母第 22 页用设计与版面来取胜 文字的设计与版面配置 不要用文章说明，只要把要点罗列第 23 页常见的幻灯片版式上下三栏页眉页脚正文部分第 24 页案例上下三栏第 25 页常见的幻灯片版式上下两栏页眉正文部分第 26 页常见的版式上下两栏第 27 页版式设计工具版式设计任务窗格“幻灯片版式”任务窗格提供了4大类版式设计风格： 文字版式 内容版式 文字和内容版式 其他版式第 28 页版式设计工具网格和参考线第 29 页幻灯片文本设置 统一的文本风格 幻灯片的字体 幻灯片的字号 幻灯片的字数与行数

5、第 30 页示例：文本风格不一致第 31 页文本设置调整后第 32 页文本设置调整后第 33 页如何保持文本视觉风格的一致性 统一的标题字体、字号、字体样式 统一的正文字体、字号 标题的位置遵循母版的版面位置 简单明了的字体颜色及样式第 34 页幻灯片的字体选用字体的原则 宋体 楷体 黑体华文细黑 微软雅黑 Arial Times清晰易读不超过三种系统字体第 35 页幻灯片的字体字体颜色设置1.与背景要有足够的反差2.颜色忌多文本字体颜色文本字体颜色文本字体颜色文本字体颜色文本字体颜色文本字体颜色文本字体颜色文本字体颜色第 36 页幻灯片的字号这是这是1818磅的字，您看得到吗？磅的字，您看得

6、到吗？这是这是2020磅的字，您看得到吗？磅的字，您看得到吗？这是这是2424磅的字，您看得到吗？磅的字，您看得到吗？这是这是3030磅的字，您看得到吗？磅的字，您看得到吗？这是这是3636磅的字，您看得到吗？磅的字，您看得到吗？这是这是4444磅的字，您看得到吗？磅的字，您看得到吗？第 37 页幻灯片的字数与行数 数字“七”原则 7士259 每张幻灯片最多七行 每项标题最多七个字 适当留白第 38 页从图示库制作图示 图示库中的图示 组织结构图 循环图 射线图 棱椎图 维恩图 目标图第 39 页图示案例：组织架构图董事会董事长总经理副总经理副总经理副总经理市场部销售部客户服务中心研发中心产品

7、设计中心网络管理中心人力资源部财务部行政部第 40 页图示案例：循环图1、主题策划、主题策划2、准备材料、准备材料3、排练、排练4、正式演讲、正式演讲演讲的演讲的4P4P主题策划（主题策划（PlaningPlaning）准备材料（准备材料（ProductionProduction）练习（练习（PractivePractive）演讲（演讲（PresentingPresenting）第 41 页图示案例：棱椎图反馈报告反馈报告重点客户试用重点客户试用产品设计产品设计电话、直邮电话、直邮产生市场报告产生市场报告第 42 页图示案例：射线图安徽分公司广西分公司上海分公司江西分公司湖南分公司湖北分公司集

8、团总部集团总部第 43 页自选图形绘制图示第 44 页利用图形沟通 文本如何图形化 绘制图示的工具 图示绘制的技巧 图片的处理技巧第 45 页3.用图形连接关键词用图形连接关键词文本如何图形化1.找出关键词找出关键词2. 找出关键词的逻辑关系找出关键词的逻辑关系列列 举举 型型交交 叉叉 型型展展 开开 性性对对 比比 型型上上 升升 型型阶阶 层层 型型环环 绕绕 型型循循 环环 型型扩扩 散散 型型整整 合合 型型开始结束开始结束任务任务/活动、过程活动、过程决策点决策点动作、影响、移动动作、影响、移动预测预测第 46 页图示的基本类型1、列举型图示第 47 页图示的基本类型2、交叉型图示

9、第 48 页图示的基本类型3、展开型图示第 49 页图示的基本类型4、对比型图示第 50 页图示的基本类型5、上升型图示12345第 51 页绘制图示的工具 1Office图示库图示库中的图示 组织结构图 循环图 射线图 棱椎图 维恩图 目标图第 52 页绘制图示的工具 2Office绘图工具栏决定图形的空间位置与顺序决定图形的基本形状第 53 页图示绘制的技巧 绘制箭头 等距离复制自选图形 多个图形对齐的问题 在图形中输入文本 立方体的绘制第 54 页图片的处理技巧 图片的裁剪 插入图片的技巧 去除图片的背景第 55 页图片的裁剪第 56 页去除图片的背景 第 57 页图表在简报中的重要性

10、图表在商务沟通中扮演着重要角色! 迅速传达信息 直接专注重点 明确的显示出数据间的相互关系 使信息的表达鲜明生动第 58 页专业图表具备的关键因素 每张传递一个明确的信息 清晰易读 图表少而精 图表与标题相辅相成 前后连贯第 59 页专业图表遵循一定的格式标准安捷软件公司2007年度产品销售收入年中统计安捷软件公司2007年度产品销售收入年中统计￥-￥50.00￥100.00￥150.00￥200.00￥250.00￥300.00网络软件操作系统办公软件杀毒软件教育软件游戏软件预测后续收入（万元 人民币）目前收入（万元 人民币）年初预计收入（万元 人民币）（数据来源：安捷软件公司销售部销售报表

11、，2007年8月11日）注：销售部门截止至8月份的相关数据显示，网络和游戏两类产品的销量无法达成年初的既定目标。标题，直观的表现图表的主要信息脚注，对重点内容进行说明数据来源，赋予数据可信度。图例，对数据项进行说明第 60 页“插入图表插入图表” ” 提供了方便的图表绘制功能，在提供了方便的图表绘制功能，在ExcelExcel和和PowerPointPowerPoint中均可以使用该功能。中均可以使用该功能。销售额（万元）图例网格线数据系列刻度线标志数值轴标题背景数据单位图表简介第 61 页图表的设计与版面配置 图表的设计与版面配置 必要的项目一定要在图表上标明清楚 图表的标题、刻度、轴标题或

12、单位、基点的“0” 依实际需要再加上，图例、数据、百分比 若是参考来的就须标明出处。第 62 页图表的设计与版面配置 图表的设计与版面配置 必要的项目一定要在图表上标明清楚第 63 页图表的设计与版面配置 图表的设计与版面配置 修饰成有美感的图表技巧第 64 页非数据类图表组织结构图组织结构图地图地图甘特图甘特图流程图流程图概念图概念图矩阵图矩阵图董事会董事长总经理副总经理副总经理副总经理市场部销售部客户服务中心研发中心产品设计中心网络管理中心人力资源部财务部行政部开始操作系统WindowsServer2003安装安装USB与索引服务与索引服务Windows 9xWindows NTWindo

13、ws 2000Windows XPz低高高低市场增长率市场相对份额明星明星问号？问号？金牛金牛瘦狗瘦狗第 65 页数据类图表部门销售额成本部门一65876188部门二7510300部门三58963000合计199939488表格表格柱形图柱形图条形图条形图饼图饼图折线图折线图散点图散点图第 66 页表格的设计与版面配置 表格的设计与版面配置 数据可以使用 Excel 的表格或“插入表格” 避免太过华丽，朴实的样式较能给人信赖感第 67 页表格的设计与版面配置 表格的设计与版面配置 文字数据可以设计美化成类似图解的样式第 68 页柱形图资料来源：IDG,联想集团备注：表中联想2003年所拥有的市

14、场份额不包含其后来收购的IBM个人电脑业务的份额。第 69 页图表的设计与版面配置 图表的设计与版面配置 遵守图表设计的基本规则 柱形图表的基本规则 表现于数量的比较时使用 原则上基点必须为“0” 除非有时间的排序，原则上数值大的排前面第 70 页图表的设计与版面配置 图表的设计与版面配置 遵守图表设计的基本规则 折线图表的基本规则 表现于数量的推移时使用 原则上基点也为“0”，但可变更基点值 有复数以上的折线，必须以线条的颜色或样式来区分第 71 页图表的设计与版面配置 图表的设计与版面配置 遵守图表设计的基本规则 饼图表的基本规则 表现于构成要素的比例时使用 “其它”放在最后 构成高的排在

15、前面，顺时钟的方向递减 面积太小放不下文字时，须使用指引线第 72 页PPT动画效果的重要性 控制不同内容在幻灯片上的演示方式 突出重点，有效吸引受众的注意力 有效避免受众产生枯燥乏味情绪第 73 页幻灯片动画方案 动画方案： PowerPoint预设的动画效果 PowerPoint动画效果的初级应用 动画方案的工作原理： 为幻灯片上的占位符所设计 对从“绘图”工具栏上添加的对象无效第 74 页自定义动画设计 四种自定义动画效果： 进入效果 强调效果 退出效果 动作路径效果 动画开始时间设置： 单击开始 之前 之后第 75 页示例：自定义动画效果 动画开始时间设置： 单击开始 之前 之后动作序

16、列第 76 页案例1：销售业绩统计图50%25%75%100%一月一月二月二月三月三月四月四月五月五月第 77 页案例2：新产品研发阶段图反馈报告反馈报告重点客户试用重点客户试用产品设计产品设计电话、直邮电话、直邮产生市场报告产生市场报告第 78 页Demo反馈报告反馈报告重点客户试用重点客户试用产品设计产品设计电话、直邮电话、直邮产生市场报告产生市场报告第 79 页案例3：新产品上市万众瞩目世纪经典闪亮登场！第 80 页Demo万众瞩目世纪经典闪亮登场！第 81 页案例4：产品销售生命周期图进入阶段进入阶段成长阶段成长阶段成熟阶段成熟阶段衰退阶段衰退阶段市場总销售额市場总销售额8700870

17、0万万20002000年年6 6月月20032003年年1212月月20062006年年1 1月月20072007年年5 5月月5000000150000001000000020000000第 82 页Demo进入阶段进入阶段成长阶段成长阶段成熟阶段成熟阶段衰退阶段衰退阶段市場总销售额市場总销售额87008700万万20002000年年6 6月月20032003年年1212月月20062006年年1 1月月20072007年年5 5月月5000000150000001000000020000000第 83 页案例5：图表动画效果第 84 页Dmeo第 85 页幻灯片切换 有效避免受众在长时间演

18、讲中视觉疲惫 突出重点部分的内容第 86 页多媒体的应用插入视频对象插入声音对象插入Flash动画录制语音旁白第 87 页如何录制旁白 ppt本身就具有“录制旁白”的功能，但在录制之前，计算机上需要安装“声卡”和“话筒”。a【幻灯片放映】【录制旁白】，会显示当前可用的磁盘空间和最大录制时间b如果是首次录制旁白，那么需要对话筒进行设置，可以设置话筒的音量和级别c若要设置录制声音的级别和属性，可以单击【更改质量】第 88 页如何调用CD音乐 音乐在演示文稿中被多次调用时，演示文稿将变的特别大 ，如何操作？ 利用“对象”【插入】【对象】，由文件创建，浏览到要插入的CD音乐，然后选中“链接” 利用“超

19、链接”【幻灯片放映】【动作按钮】命令，在级联菜单中选择一个动作按钮进行插入，在“动作设置”中选中“超级链接到其他文件” （注意：我们不但可以调用CD音乐，像MP3等音乐也是可以调用的）第 89 页设置动作按钮动作按钮：自定义动作按钮：自定义动作按钮：第一张动作按钮：第一张动作按钮：帮助动作按钮：帮助动作按钮：信息动作按钮：信息第 90 页设置动作按钮动作按钮：后退动作按钮：后退动作按钮：前进动作按钮：前进动作按钮：开始动作按钮：开始动作按钮：结束动作按钮：结束第 91 页设置动作按钮动作按钮：上一张动作按钮：上一张动作按钮：文档动作按钮：文档动作按钮：声音动作按钮：声音动作按钮：影片动作按钮：

20、影片第 92 页演讲中的放映控制 定位幻灯片 控制屏幕显示 黑屏/白屏 显示演讲者备注 利用指针添加批注第 93 页设置放映方式 PPT的放映： 设置放映方式 设置动作按钮 演讲中对幻灯片放映控制第 94 页设置放映方式 幻灯片的放映类型 演讲者放映（全屏幕） 观众自行浏览（窗口） 在展台浏览（全屏幕）第 95 页设置放映方式 指定幻灯片放映 设定幻灯片的播放页码 使用自定义放映第 96 页演讲者模式设定方法第一步，外接上幻灯机或者显示器。选择第二个监视器，然后扩展桌面第 97 页演讲者模式设定方法第二步，进入PowerPoint2003，选择“幻灯片放映”菜单下的“设置放映方式”第 98 页

21、演讲者模式设定方法第三步，进入如下图所示的设定第 99 页演讲者模式设定方法第四步，按F5键放映幻灯片，即可进入如下图所以得 演讲者模式第 100 页PPT的打印输出技巧 制作会议讲义 发布为网页形式 发送到 word第 101 页操作界面操作界面标题栏标题栏工具栏工具栏菜单栏菜单栏编辑区编辑区视图栏视图栏状态栏状态栏滚动条滚动条五种视图方式：五种视图方式：1.1 PowerPoint的视图的视图（1）幻灯片视图）幻灯片视图 （2）大纲视图）大纲视图 （3）幻灯片浏览视图）幻灯片浏览视图 （4）备注页视图）备注页视图 （5）幻灯片放映视图）幻灯片放映视图PowerPointPowerPoint

22、制作制作构思准备文稿中所需要的图片、声音、动画等文件重要的三步骤：重要的三步骤：确定方案：对文稿的整个构架作设计2.1 前期三步骤前期三步骤准备素材：1、新建空白文档2、根据模板新建3、根据向导新建 2.2 基本操作基本操作 新建新建PowerPoint文档文档1、选择空白版式；2、选择合适的版式；3、编辑现有版式。插入了幻灯片，接下来就是向其中添加各种内容媒体。 2.2 基本操作基本操作 插入幻灯片插入幻灯片文字输入后可编辑，如设置等，并可以任意改变文本框的位置和大小。 2.2 基本操作基本操作 添加文本添加文本1、插入图片2、绘制图形 3、插入艺术字对编辑好的多个图形，可以进行“组合”。2

23、.2 基本操作基本操作 添加图形添加图形插入图表和结构图插入图表和结构图 2.2 基本操作基本操作 1、插入声音2、插入视频3、媒体播放器对象 2.2 基本操作基本操作 插入声音和视频插入声音和视频 插入插入Flash动画动画 2.2 基本操作基本操作 1、幻灯片切换 2、幻灯片动画方案 3、自定义动画 2.2 基本操作基本操作 设置动画设置动画 动画类型：进入、强调、退出、路径 动作条件：单击、按键、定时、之前、之后、触发 附加特性：速度、声音 根据教学的需要，确定幻灯片的放映次序、动作的跳转等。可以建立一些动作按钮，如 “上一步”，“下一步”、“帮助”、“播放声音”和“播放影片”文字按钮或

24、图形按钮等。2.2 基本操作基本操作 幻灯片的链接幻灯片的链接1、自定义放映 2、幻灯片的调试 链接是否正常；各种内容出现顺序、速度、时间是否正确；显示效果。2.3 放映与调试放映与调试幻灯片的放映和调试幻灯片的放映和调试 PowerPointPowerPoint技巧技巧 PPT版面设计技巧版面设计技巧、保持简单 2、 限制要点与文本数量3.1 版面设计技巧版面设计技巧3、限制过渡与动画 4、使用高质量的图片 5、建立一个视觉主题3.1 版面设计技巧版面设计技巧6、 应用适当的图表圆饼图圆饼图柱状图柱状图条形图条形图曲线图曲线图表格表格3.1 版面设计技巧版面设计技巧7、使用好色彩、使用好色彩

25、8、选择适当的字体、选择适当的字体9、应用视频或音频、应用视频或音频10、花时间对幻灯片进行细分、花时间对幻灯片进行细分3.1 版面设计技巧版面设计技巧1、点击菜单“视图工具栏大纲”，调出“大纲”窗口。2、在大纲窗口，将光标移到文字要分隔的地方，按下回车键就可以了。幻灯片快速一分为二幻灯片快速一分为二3.2 PPT编辑技巧编辑技巧1、点击菜单“视图网格线和参考线”，在打开的对话框中，选中“对象与网格对齐”及“屏幕上显示绘图参考线”项。2、确定后，屏幕上将显示十字参考线，可以随意拖动以调整好参考线的位置。3、将要对齐排列的对象拖到参考线附近，它们会自动吸附到参考线上并对齐。使用参考线快速对齐图形

26、使用参考线快速对齐图形3.2 PPT编辑技巧编辑技巧使用使用“对齐或分布对齐或分布”来快速对齐图形来快速对齐图形1、点选所有要对齐的对象；2、单击绘图工具栏上的“绘图”按钮，在弹出菜单的“对齐或分布”中根据需要选择。3.2 PPT编辑技巧编辑技巧快速微调对象位置快速微调对象位置普通调整普通调整 ：按10个像素为单位进行调节；方向键微调：方向键微调：按下Ctrl键不放，再连续按方向键移动。鼠标微调：鼠标微调：按下Alt键不放，再用鼠标拖动。细微调整细微调整 ：按1个像素为单位进行调节；3.2 PPT编辑技巧编辑技巧快速对齐小数点快速对齐小数点1、点击菜单“视图标尺”，显示标尺；2、点击添加一个带

27、小数点的制表符；3、光标移到每一个数字的前面，并按Tab键。3.2 PPT编辑技巧编辑技巧减少占位符的边空减少占位符的边空1、右击占位符的边框，选择“设置占位符格式”（如果是用绘图工具画的文本框，则选择“设置文本框格式”），在打开的对话框中点选“文本框”选项卡；2、根据自己的需要修改“内部边距” 。3.2 PPT编辑技巧编辑技巧层次分明层次分明右击对象， 可以选择“叠放次序”3.2 PPT编辑技巧编辑技巧发送发送word文档内容文档内容3.2 PPT编辑技巧编辑技巧调整对象与文字大小不符调整对象与文字大小不符3.2 PPT编辑技巧编辑技巧撤销操作撤销操作1、“撤销”命令快捷方式：Ctrl-Z；2、 提高撤销上限选择“工具”-“选项”，点击“编辑”标签。在“撤销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值。3.2 PPT编辑技巧编辑技巧