中国外运大件如皋分公司办公室5S管理方法ppt课件

1、培训内容 文件管理 5S是什么 如何做好5S第一部分文件管理文件管理文件文件信息及其承载媒体媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或规范样品，或他们的组合。一组文件，如假设干个规范和记录，通常被称为“documentation.某些要求如易读的要求与一切类型的文件有关，然而对规范如修订受控的要求和记录如可检索的要求可以有不同的要求文件管理记录记录阐明所获得的结果或提供所阐明所获得的结果或提供所完成活动的证据的文件完成活动的证据的文件记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。通常记录不需求控制版本。文件管理文件文件分类分类重要度重要度保管期限保管期限来源来

2、源版本版本缓急缓急文件管理管理管理技巧技巧分门别类分门别类程序化程序化规范规范专业化专业化专人担任专人担任索引索引专门化专门化文件管理签字以旧换新文件文件收发收发可追溯性认可盖章生效衔接性有效性授权第二部分5S是什么5S是什么是什么整理整理整顿整顿清扫清扫清洁清洁素养素养5S区分要物与不要物，将不要物处置掉。将要物规范放置，使寻觅时间为零。使任务环境变得无灰尘、干净整洁。坚持前3个S，制度化，规范化。构成习惯，提高整体素质。演演变变5S是什么是什么 5S是一种管理 需求全员的积极参与和长时间的坚持不懈 每日每日坚持5S管理，一点一滴继续的改善5S是什么是什么整齐、清洁的任务环境吸引更多的忠实顾

3、客更大的开展空间行业内成为学习典范企业笼统企业笼统5S是什么是什么可以及时拿到需求的东西随时确认本人的任务能否按方案执行保证任务顺利进展整理干净不是最终的目的，而是防止浪费，提高任务效率5S是什么是什么第三部分如何做好 5S整理含含义义将需求的和不需求的物品明确分开，将需求的和不需求的物品明确分开， 并处置不需求的物品。并处置不需求的物品。目目的的腾出空间腾出空间防止误用防止误用5S 差！差！5S 好！好！现场检查现场检查要领要领马上要用的暂时不用的长期不用的要区分要区分对待对待! !要领要领将需求的物品的数量降将需求的物品的数量降到最低程度到最低程度例如：减少文具运用数量减少文件保管数量减少

4、运用时间缩短会议时间要领要领对可有可无的物品，应坚决处置掉，决不手软!要领要领为何会有这么多废品？分析分析检查检查改善改善提问提问 1、图片中存在什么问题？、图片中存在什么问题？ 3、会产生什么样的影响？、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？、我们应该怎样做？ 2、为什么会产生这样的问题？、为什么会产生这样的问题？整顿含含义义将需求的物品，摆放成谁都清楚并便于将需求的物品，摆放成谁都清楚并便于运用的形状。运用的形状。即寻觅时间为零即寻觅时间为零目目的的任务场所一目了然任务场所一目了然消除找寻物品的时间消除找寻物品的时间井井有条的任务次序井井有条的任务次序确定物品确定物品放置场所放置场所物

5、品分类物品分类摆放摆放进展标识进展标识*衔接线标识衔接线标识影绘表示形迹管理影绘表示形迹管理问题点问题点提问提问管理责任者管理此架责任者姓名架子表示标签表示架子种类的标签柜子内表示标签用此标签表示下段的内容文件柜如何整顿？要领要领彻底整理，彻底整理，只留下需求的只留下需求的物品物品合理利用空间，合理利用空间，100%定位放置定位放置要领要领根据根据种类、空间、区域、防护种类、空间、区域、防护规定摆放方法规定摆放方法要领要领利用各种颜色、数据等进展标识清扫含含义义经常清扫坚持清洁，经常清扫坚持清洁， 将各个角落的脏物清理掉将各个角落的脏物清理掉 目目的的坚持良好的任务心情坚持良好的任务心情稳定质

6、量稳定质量到达零缺点、零损耗到达零缺点、零损耗如何清扫？如何清扫？看不见的地方，也要彻看不见的地方，也要彻底清扫干净。底清扫干净。经常清扫，使环境尽量经常清扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。不产生灰尘、污秽。电源插座电源插座电脑侧面电脑侧面主机座主机座要领要领本人动手，不依赖外人本人动手，不依赖外人( (一切部门、人员都一同执行一切部门、人员都一同执行) )清清 扫扫 责责 任任 分分 区区A1 区(张)B1区(赵)C1区(王)C2区(沈)C3区 (李)A2区(胡)E1区(贾)D1区区(霍霍)要领要领清洁含含义义将整理、整顿、清扫进展究竟，将整理、整顿、清扫进展究竟， 并且规范化、制度化。并且规

7、范化、制度化。目目的的胜利惯例和制度胜利惯例和制度是规范化的根底是规范化的根底企业文化开场构成企业文化开场构成延续不断的进展延续不断的进展 整理、整顿、整理、整顿、 清扫活动清扫活动要领要领花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度要领要领要领要领每天坚持每天坚持5S5S评价的心境，评价的心境，不断改善办公不断改善办公5S5S素养含含义义对于规定了的事情，大家都按要求去执行，对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。并养成一种习惯。目目的的让员工遵守规章制度让员工遵守规章制度培育良好素质习惯的人才培育良好素质习惯的人才铸造团队精神铸造团队精神问 候、礼 貌 语您好!早上好!下午好!大家好!

8、言语着装要点：要点：1.2.3.4.继续推进继续推进4S4S活动直至习惯化活动直至习惯化 严厉遵严厉遵守公司的规章制度守公司的规章制度 不断地培育责任感、改动认识不断地培育责任感、改动认识 充溢热充溢热情的开场每一天的任务情的开场每一天的任务 要领要领要自动整理、整顿？要自动整理、整顿？ 是客户传送过来的信息，对公司和我们的任务都是非常重要的。 不论是不是发给我的，我都应该仔细对待。 自动把我认识的人的送过去，以便同事可以及时得到客户的珍贵信息。打印前，我们应该做什么？打印前，我们应该做什么？ 确认打印机能否正常任务。确认打印机能否正常任务。 小缺点请按照提示排除。小缺点请按照提示排除。 无法

9、处理时，请及时与管理员联络。无法处理时，请及时与管理员联络。 确认打印纸。确认打印纸。 及时改换所需的纸型，以免产生作及时改换所需的纸型，以免产生作废文件。废文件。 发现作废的包装时，请及时丢到纸发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。篓内。 发现纸张快用完时，请及时领取。发现纸张快用完时，请及时领取。小组讨论办公室5S活动早上5S1、检查他的着装情况和清洁度2、检查能否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需求的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品矫正过来办公室5S活动下班前5S

10、1、实施早上5S活动的一切内容2、用抹布擦干净电脑、机及其他办公设备3、固定能够零落的标签4、清洁地面5、倾倒渣滓篓内的渣滓6、检查电源开关、门窗、空调等能否已关上。文文 件件 的的 5S 5S整理把文件区分为必要把文件区分为必要( (有效有效) )和不要和不要( (过期无效过期无效) )的的无效和不需求的文件及时回收或销毁无效和不需求的文件及时回收或销毁整顿清扫清洁素养将文件分门别类保管将文件分门别类保管制造目录索引，便于查找制造目录索引，便于查找防潮、防尘、防虫防潮、防尘、防虫定期修补维护定期修补维护专人管理、责任清楚专人管理、责任清楚文件管理制度、程序文件管理制度、程序运用完后及时归位运用完后及时归位维护文件，节省用纸维护文件，节省用纸按规定要求制定发行文件资料按规定要求制定发行文件资料小测试整理是把整理是把_物品与物品与_物品区分开物品区分开来，并处置来，并处置_物品。物品。整顿是将整顿是将_物品，摆放