第三章word文档控制.

1、李朝辉李朝辉第三章第三章Word文档控制技巧李朝辉李朝辉李朝辉李朝辉启动启动word时不自动新建时不自动新建空白文档空白文档 Word的快捷方式上右击的快捷方式上右击-属性属性-快捷方式快捷方式 在目标文本框的路径最后添加一个空格，在目标文本框的路径最后添加一个空格，再输入再输入”/none“李朝辉李朝辉启动启动word时自动打开时自动打开最近使用过的文档最近使用过的文档 Word的快捷方式上右击的快捷方式上右击-属性属性-快捷方式快捷方式 在目标文本框的路径最后添加一个空格，在目标文本框的路径最后添加一个空格，再输入再输入”/mfile1”李朝辉李朝辉同时打开多个文档同时打开多个文档 同时选

2、中多个要打开的文档，按回车同时选中多个要打开的文档，按回车李朝辉李朝辉在在word中打开多个文档中打开多个文档 在在“打开打开”对话框中，选中多个文件，按回对话框中，选中多个文件，按回车车李朝辉李朝辉快速打开不在同一目录快速打开不在同一目录下的多个文档下的多个文档 在在“资源管理器资源管理器”中打开相应的文件夹，选中打开相应的文件夹，选中要打开的文件中要打开的文件 拖拽到任务栏的拖拽到任务栏的word图标上，出现图标上，出现“+”时释时释放鼠标放鼠标 再打开其他文件夹，用同样地方法即可再打开其他文件夹，用同样地方法即可李朝辉李朝辉同时控制多个文档窗口同时控制多个文档窗口 对多个文档窗口同时进行

3、最大化、最小化对多个文档窗口同时进行最大化、最小化（或还原）或关闭多个文档（或还原）或关闭多个文档 按住按住ctrl，用鼠标点击任务栏上要进行窗口，用鼠标点击任务栏上要进行窗口操作的文档按钮，点右键，在快捷菜单中操作的文档按钮，点右键，在快捷菜单中操作操作李朝辉李朝辉编辑时自动保存编辑时自动保存 工具工具-选项选项-保存保存-自动保存时间间隔自动保存时间间隔 注意：内存小的机器，间隔时间不能太小，否则，影注意：内存小的机器，间隔时间不能太小，否则，影响文档编辑进度响文档编辑进度 需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了需要注意的是，自动保存以后的信息并不是存储到了原来档中，而是保存在了一

4、些临时文件里，此时如果原来档中，而是保存在了一些临时文件里，此时如果发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存发生了断电，你原来的文档中保存仍然是你上次保存的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储的内容，那自动保存有什么意义呢？自动保存会存储你上次最后一次手动存档到最后一次自动保存之间所你上次最后一次手动存档到最后一次自动保存之间所输入的信息，在发生了非正常退出后，用输入的信息，在发生了非正常退出后，用Word再次再次打开原来的档，可以看到会同时出现一个恢复文档，打开原来的档，可以看到会同时出现一个恢复文档，此时这个恢复文档中保存的就是上次断电时自动保存此时这个恢复文档中保存的就是上

5、次断电时自动保存的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保的所有信息了，将原来的文档关闭，再将恢复文档保存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了存为原来的文档就可以最大限度的减小损失了。李朝辉李朝辉减小文件容量减小文件容量 方法方法1：使用：使用“另存为另存为”。“保存保存”只将修改的只将修改的信息存入文档，会使文件的容量越来越大信息存入文档，会使文件的容量越来越大。 方法方法2：取消快速保存。工具：取消快速保存。工具-选项选项-保存保存-快快速保存去掉。（如果内存小，不应取消此速保存去掉。（如果内存小，不应取消此项）项） 快速保存：快速保存：alt+shift+f2李朝辉李朝辉改变改变w

6、ord文档的默认保存文档的默认保存路径路径 工具工具-选项选项-文件位置文件位置 文档文档-更改更改李朝辉李朝辉同时保存所有文档同时保存所有文档 方法方法1：按住：按住shift，文件，文件-全部保存全部保存 方法方法2：按住按住shift，单击工具栏上的，单击工具栏上的“保存保存”按钮按钮李朝辉李朝辉在同一文档中保存多个版本在同一文档中保存多个版本 有时希望能够将修改前后的稿件的进行有时希望能够将修改前后的稿件的进行对比，此时可以使用对比，此时可以使用“版本版本”来实现这一来实现这一目的。在写一个文档时，总是会做一些目的。在写一个文档时，总是会做一些改动，如果不希望所做的修改将最原始改动，如

7、果不希望所做的修改将最原始稿覆盖掉，就可以使用版本来做。稿覆盖掉，就可以使用版本来做。李朝辉李朝辉在同一文档中保存多个版本在同一文档中保存多个版本 方法方法1：文件：文件-另存为另存为-工具工具-保存版本保存版本 在版本备注中输入该版本的说明信息在版本备注中输入该版本的说明信息 方法方法2：文件：文件-版本版本 如果要在每次编辑后都自动保存一个版本如果要在每次编辑后都自动保存一个版本，选中，选中”关闭时自动保存版本关闭时自动保存版本“，以后需要，以后需要某个版本只需到对话框中选择即可。某个版本只需到对话框中选择即可。 02-28 员工备忘录员工备忘录_版本版本.doc李朝辉李朝辉打开不同版本的

8、文件 每次打开文档时会自动打开最新的文件版本。若不想使用最新的版本也可以：文件-版本，选择想要打开的文件版本。李朝辉李朝辉一次性关闭打开的所有文档一次性关闭打开的所有文档 方法方法1：按住：按住shift，文件，文件-全部关闭全部关闭 方法方法2：利用全部关闭按钮（添加全部关闭：利用全部关闭按钮（添加全部关闭按钮）按钮）李朝辉李朝辉添加添加“全部保存全部保存”和和“全部关闭全部关闭”按钮按钮 工具工具-自定义自定义-命令命令 “类别类别”中选中选“文件文件”，找到，找到“全部保存全部保存”和和“全全部关闭部关闭”选项，拖拽到文件菜单下选项，拖拽到文件菜单下李朝辉李朝辉任务栏中只显示当前文档任务

9、栏中只显示当前文档 工具工具-选项选项-视图视图 取消取消“任务栏中的窗口任务栏中的窗口”李朝辉李朝辉去掉去掉word的智能菜单功能的智能菜单功能 智能菜单的功能即单击菜单标签时只显示最智能菜单的功能即单击菜单标签时只显示最近使用过的菜单命令，需单击弹出的下拉近使用过的菜单命令，需单击弹出的下拉菜单最下面的箭头按钮或用鼠标指针在下菜单最下面的箭头按钮或用鼠标指针在下拉菜单上稍作停留才会显示该菜单标签下拉菜单上稍作停留才会显示该菜单标签下的所有菜单命令。但该功能有时反而会降的所有菜单命令。但该功能有时反而会降低工作效率。低工作效率。 工具工具-自定义自定义-选项选项 选为选为“始终显示整个菜单始

10、终显示整个菜单”李朝辉李朝辉彻底关闭彻底关闭word的任务窗格的任务窗格 工具工具-选项选项-视图视图 清除清除“启动任务窗格启动任务窗格”李朝辉李朝辉设置智能剪贴板的快捷键设置智能剪贴板的快捷键 工具工具-自定义自定义-工具栏工具栏-键盘键盘 在在“类别类别”中选中选“编辑编辑”，在，在“命令命令”列表框中选中列表框中选中”editofficeclipboard” 在在“请按新快捷键请按新快捷键”中按下想要的快捷键（如中按下想要的快捷键（如ctrl+g） 单击单击“指定指定” 当需要粘贴最近剪切过的内容时只需按当需要粘贴最近剪切过的内容时只需按ctrl+g即可即可在任务窗格中显示最近在任务窗

11、格中显示最近24次剪切或复制过的内容次剪切或复制过的内容，单击要粘贴的内容即可。，单击要粘贴的内容即可。 可以一次性复制或移动多段文档内容到其他文档可以一次性复制或移动多段文档内容到其他文档中中李朝辉李朝辉快速恢复快速恢复word的默认界面的默认界面 工具工具-自定义自定义-选项选项-重置菜单和工具栏惯用重置菜单和工具栏惯用数据数据-是是李朝辉李朝辉快速恢复快速恢复word的默认设置的默认设置 关闭关闭word 进入进入word程序的默认模板所在目录（程序的默认模板所在目录（templates)，将，将normal.dot改名，重新启动改名，重新启动word，其所有设置与界面恢复到刚安装后，其

12、所有设置与界面恢复到刚安装后的状态的状态李朝辉李朝辉改变改变wod默认的字体格式默认的字体格式 文件文件-页面设置页面设置文档窗格文档窗格-字体设置，然后字体设置，然后在其中设置字体、字号颜色等在其中设置字体、字号颜色等李朝辉李朝辉删除文档打开的历史记录删除文档打开的历史记录 工具工具-选项选项-常规常规 清除清除“列出最近所用文件列出最近所用文件”李朝辉李朝辉让让word文档自动翻页文档自动翻页 方法方法1：使用：使用“自动滚动自动滚动”工具工具-自定义自定义-命令；命令；“类别类别”中选中选”工具工具”；在；在“命令命令”中选中选“自动滚动自动滚动”，将其拖到工具栏，将其拖到工具栏单击该按

13、钮，注意观察单击该按钮，注意观察 方法方法2：使用滚轮鼠标：使用滚轮鼠标按下滚轮鼠标的中键（滚轮）按下滚轮鼠标的中键（滚轮）李朝辉李朝辉快速浏览长篇文档的内容快速浏览长篇文档的内容快速浏览内容较多的文档的大致内容快速浏览内容较多的文档的大致内容通常报告前面大多需要有摘要，如果你使用通常报告前面大多需要有摘要，如果你使用word撰写报告的话，可以有效的完成此工撰写报告的话，可以有效的完成此工作。作。word的的“自动编写摘要自动编写摘要”功能可以自动功能可以自动分析文件重点，它采用统计分析等方法从分析文件重点，它采用统计分析等方法从文件中找出重点，然后再将这些重点集中文件中找出重点，然后再将这些

14、重点集中在一起形成摘要。在一起形成摘要。李朝辉李朝辉自动编写摘要自动编写摘要 工具工具-自动编写摘要自动编写摘要 选择一种显示方案（如在不退出原文档的选择一种显示方案（如在不退出原文档的情况下隐藏摘要以外的其他内容），选择情况下隐藏摘要以外的其他内容），选择百分比百分比 02-32希望希望_摘要摘要.doc李朝辉李朝辉方便地查看页面过宽的文档方便地查看页面过宽的文档 方法方法1：用：用web版式视图，则会随窗口的大版式视图，则会随窗口的大小自动换行小自动换行 方法方法2：工具：工具-选项选项-视图视图-大纲视图和普通视大纲视图和普通视图栏中选中图栏中选中“窗口内自动换行窗口内自动换行”李朝辉李

15、朝辉将缺少的字体转换为其他将缺少的字体转换为其他字体字体 在其他计算机上编辑的文档中的某些字体在本机上没有安在其他计算机上编辑的文档中的某些字体在本机上没有安装，装，word会自动将这些字体替换为某些已有的字体。可以会自动将这些字体替换为某些已有的字体。可以根据需要将其替换为自己想要的字体。根据需要将其替换为自己想要的字体。 工具工具-选项选项-兼容性兼容性-字体替换字体替换 在在“字体替换字体替换”列表框中列出了本机所缺少的字体名称与列表框中列出了本机所缺少的字体名称与word自动替换该字体的另一种字体自动替换该字体的另一种字体 选择所缺少的字体名称，然后在选择所缺少的字体名称，然后在“替代

16、字体替代字体”下拉列表框中下拉列表框中选择用以替代该字体的另一种字体选择用以替代该字体的另一种字体 注意：如果以后安装了现在缺少的字体，则注意：如果以后安装了现在缺少的字体，则word又会自动又会自动恢复为本来的字体，如果在恢复为本来的字体，如果在“字体替换字体替换”对话框中单击了对话框中单击了“永久替换永久替换”按钮，并按钮，并“确定确定”了，则不会再恢复为本来的字了，则不会再恢复为本来的字体了。体了。李朝辉李朝辉在文档中嵌入在文档中嵌入TrueType字体字体 工具工具-选项选项-保存保存-嵌入嵌入TrueType字体字体 注意：此功能保证在没有安装该篇文档所注意：此功能保证在没有安装该篇

17、文档所用字体的其他计算机上也能够正常显示文用字体的其他计算机上也能够正常显示文档，但大大增加文档的体积。档，但大大增加文档的体积。李朝辉李朝辉为为word文档添加行号文档添加行号 文件文件-页面设置页面设置-版式版式 在在“应用于应用于”下拉列表框中选择后，添加行下拉列表框中选择后，添加行号号李朝辉李朝辉在工具栏中查看当前文档的在工具栏中查看当前文档的存放路径存放路径 工具工具-自定义自定义-命令命令 在在“类别类别”中选则中选则“web”，在，在“命令命令”中将中将“地地址址”拖到工具栏拖到工具栏李朝辉李朝辉在标题栏中显示文档路径在标题栏中显示文档路径 工具工具-宏宏-宏宏 命名宏，如命名宏

18、，如“完整路径完整路径”，在，在“保存位置保存位置”文本框中选择文本框中选择“所有的活动模板和文档所有的活动模板和文档” 单击单击“创建创建”，在，在“sub 完整路径（）完整路径（）“下面输入：下面输入： activewindow.caption=activedocument.fullname 单击单击“保存保存”，关闭，关闭vb窗口窗口 工具工具-自定义自定义-命令命令 在在“类别类别”中选中选“宏宏”，在命令中找到刚才创建的宏，即，在命令中找到刚才创建的宏，即“mormal.new macros.完整路径完整路径”，将其拖到工具栏，将其拖到工具栏 如果将该宏命名为如果将该宏命名为auto

19、open，则打开所有文档时都会，则打开所有文档时都会自动在标题栏中显示文档的路径自动在标题栏中显示文档的路径李朝辉李朝辉将文档的文本内容转换为将文档的文本内容转换为对象对象 新建一个文档，将要转换为对象形式的文新建一个文档，将要转换为对象形式的文本内容全部输入其中，然后将该文档保存本内容全部输入其中，然后将该文档保存 再新建一个文档，然后在再新建一个文档，然后在“我的电脑我的电脑”中打中打开第一个文档所在的文件夹，用鼠标将该开第一个文档所在的文件夹，用鼠标将该文档的图标直接拖进第二个文档编辑区中文档的图标直接拖进第二个文档编辑区中 第一个文档中的文字转换成对象了第一个文档中的文字转换成对象了李

20、朝辉李朝辉快速将文本内容转换为快速将文本内容转换为图片图片 选中要转换为图片的文本，按选中要转换为图片的文本，按ctrl+v（剪切）（剪切） 编辑编辑-选择性粘贴选择性粘贴-图片图片李朝辉李朝辉域简介域简介 域在域在Word中很有用，使用它可以实现资料中很有用，使用它可以实现资料的自动更新和文档自动化，还可以制作一的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果些特殊的效果 李朝辉李朝辉 插入域：插入插入域：插入-域域 或或 crtl+F9 域代码与域值切换：域代码与域值切换：shift+F9 更新域：更新域：F9 锁定域：锁定域：ctrl+F11 解除域：解除域：ctrl+shift+F11

21、李朝辉李朝辉在在Word 2003中把文字分家中把文字分家1、单击、单击“工具工具”自定义，在打开的自定义，在打开的“自定义自定义”对话框中选择对话框中选择“命令命令”选项卡，在左侧选项卡，在左侧“类别类别”列表框中选择列表框中选择“绘图绘图”，在右侧，在右侧“命令命令”列表列表框中选择框中选择“分解图片分解图片”后，按住左键把后，按住左键把“分解分解图片图片”拖到工具栏上后放手。拖到工具栏上后放手。 2、单击、单击“插入插入”图片图片艺术字，选择一种艺艺术字，选择一种艺术字样式，在术字样式，在“编辑艺术字编辑艺术字”对话框中输入对话框中输入准备拆分的字准备拆分的字“小小”，并设置好字体、字号

22、，并设置好字体、字号等。等。 李朝辉李朝辉3、单击插入的艺术字，然后单击、单击插入的艺术字，然后单击“编辑编辑”剪切，再剪切，再单击单击“编辑编辑”选择性粘贴，在选择性粘贴，在“选择性粘贴选择性粘贴”对话对话框中选择框中选择“图片（图片（Windows图元文件）图元文件）”后点后点“确定确定”。也就是把插入的艺术字剪切掉后，再以。也就是把插入的艺术字剪切掉后，再以“图片图片（Windows图元文件）图元文件）”格式粘贴出来。格式粘贴出来。 4、单击以、单击以“图片（图片（Windows图元文件）图元文件）”格式粘贴出格式粘贴出来的艺术字，再单击工具栏上添加出的来的艺术字，再单击工具栏上添加出的

23、“分解图片分解图片”，不过注意：图片被分解后会在页面的最左上角，不过注意：图片被分解后会在页面的最左上角上显示出来。上显示出来。 李朝辉李朝辉去除页眉中的横线去除页眉中的横线 （一）（一） 在在Word文档中插入页眉时，页眉文字的下面通常文档中插入页眉时，页眉文字的下面通常会出现一条黑色的细横线，会出现一条黑色的细横线， 可以通过下面的方法可以将横线去掉：用鼠标双可以通过下面的方法可以将横线去掉：用鼠标双击页眉处的文字，使页眉处于可编辑状态。打开击页眉处的文字，使页眉处于可编辑状态。打开“格式格式”菜单，选择菜单，选择“边框和底纹边框和底纹”对话框，在对话框，在“边框边框”选项卡中的选项卡中的

24、“设置设置”栏中，选择栏中，选择“无无”，并从对话框，并从对话框右下角的右下角的“应用于应用于”项的下拉列表中选择项的下拉列表中选择“段落段落”，单击单击“确定确定”按钮，设置按钮，设置 单击单击“页眉和页脚页眉和页脚”浮动工具栏上的浮动工具栏上的“关闭关闭”按钮，按钮，回到正常编辑状态，就可以看到页眉文字下方的回到正常编辑状态，就可以看到页眉文字下方的横线已经没有了。横线已经没有了。李朝辉李朝辉去除页眉中的横线去除页眉中的横线 （二）（二） 双击页眉横线，进入双击页眉横线，进入“页眉和页脚页眉和页脚”视图视图 将光标置于页眉区，样式中选择将光标置于页眉区，样式中选择“正文正文”样式样式李朝辉

25、李朝辉添加个性化的页眉横线添加个性化的页眉横线 清除原来的横线清除原来的横线 格式格式-边框和底纹边框和底纹-横线横线 在在“图片图片”选项卡上单击满意的图片，单击选项卡上单击满意的图片，单击“确定确定”李朝辉李朝辉将页码置于页眉和页脚区将页码置于页眉和页脚区之外之外 用平常的方法插入页码用平常的方法插入页码 进入页眉和页脚视图进入页眉和页脚视图 将鼠标移动页码图文框边框上，当鼠标变将鼠标移动页码图文框边框上，当鼠标变成十字箭头时，按住左键不放进行拖动便成十字箭头时，按住左键不放进行拖动便可将页码拖到该区域之外。可将页码拖到该区域之外。李朝辉李朝辉文本框链接的妙用文本框链接的妙用 报刊分栏排版

26、中因为版面原因常将同一篇报刊分栏排版中因为版面原因常将同一篇文稿分成两个部分放置于两栏中，但若对文稿分成两个部分放置于两栏中，但若对放在前面一栏中的内容进行增减修改后，放在前面一栏中的内容进行增减修改后，将会影响到其他各栏的版面。遇到这种情将会影响到其他各栏的版面。遇到这种情况，用文本框的链接功能便可在修改后使况，用文本框的链接功能便可在修改后使其自动进行排版。其自动进行排版。李朝辉李朝辉取消自动添加的超级链接取消自动添加的超级链接功能功能 方法一：工具方法一：工具-自动更正自动更正-自动套用格式自动套用格式-清清除除“internet及网络路径替换为超级链接及网络路径替换为超级链接”复复选框选框 方法二：输入网址或邮箱地址，当自动为方法二：输入网址或邮箱地址，当自动为其添加了超级链接后，立即按其添加了超级链接后，立即按【backspace】、单击、单击“撤销撤销”按钮、按按钮、按ctrl+z均可均可李朝辉李朝辉快速复制网页上的快速复制网页上的文字资料到文档中文字资料到文档中 网页通常时