文件标准化管理规定

1、受控文件标准化管理规定做成：日期：批准：日期：2015-10-30更改记录日期原版本号修改类型*修改描述修改人新版本号2015-05-16-A初始做成2015-10-301.0V对文件编号的格式进行调整*修改类型分为：A-新规V-换版1 目的对公司的文件结构、编号做出统一规定，确保公司在用文件的编号具有唯一性，便于文件的识别、追溯和控制，以保障公司管理体系的有效运转。2 适用范围适用于本公司文件的标准化管理，包括各项规章制度执行过程中产生的记录。3 术语3.1 文件：指规范员工工作方法的作业流程以及明确员工行为标准的规章制度、作业规范等。3.2 记录：阐明所得到的结果或提供所完成活动的证据文件

2、。4 职责4.1 人事部负责本规定的做成与解释，并维护本文件的有效性。4.2 各部门做成相关文件时应严格执行本规定。4.3 人事部行政专员负责文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。4.4 技术文员负责技术文件编号的统一管理，确保现场在用文件版本的有效性。5 内容5.1 编号5.1.1 公司内部文件的编号格式：QX-YYYZ版本号（A-Z）I文件序号（001-999文件分类代码体系文件标志备注：a版本号：指文件的版本序号，按照英文字母顺序自A开始延续，后续版本依次为RC,（以下同）b文件序号：指同一类文件的排列序号，自001开始（以下同）。c文件分类代码：指根据文件的用途划分的文件类

3、型。其中：1:指一级文件的分类代码，如质量手册。2：指二级文件的分类代码，如程序文件。3:指三级文件的分类代码，如各项规定、作业流程、作业标准等。d体系文件标志：以Q代表质量管理体系的文件标志。5.1.2 外来文件保留其原始的文件编号，包括国际、国家及行业的标准、客户规定要求等。5.1.3 技术文件的编号格式：AXX-YZ版本号（A-Z）J文件序号（1-9）产品号客户代码备注：a文件序号：根据技术文件类型将下表中9类文件的序号予以固定，所有产品的相关技术文件均执行此编号，如因工作需要产生新的文件时应依次追加编号。文件旧图纸BOM工艺表SOP乍业指导书检验指导书人工成本流程图PFMEA控制计划文

4、件序号123456789b产品号：指客户图纸的编号。c客户代码：指公司为便于管理对客户赋予的区分编号。5.1.4 质量记录的编号格式:BXXX-Z-YYYYMMDD匚文件发布的日期版本号（A-Z）文件序号（001-9999使用部门代号a文件发布的日期：其中年按照4位书写，月、日均按照2位书写。b使用部门代号按照下表规定的号码执行：部门人事部生产部技术部质量部代号1234销售部采购部财务部设备仓库567895.1.5 各级管理部门发出的临时通知、决定、通报类文件的编号按照年份、部门予以区分，具体格式如下:XXXXXX-XXXX-YY2-第ZZZ号文件序号（001-999）部门代号公元年号备注:a

5、文件序号：指同一个部门当年度文件的排列序号。b部门代号：指各个部门发布文件的代号，具体如下表:部门名称公司财务部销售部人事部生产部采购部质量部技术部部门代号总财务销售人事生产采购c公元年号：指公元年份号。例如编号“XXX2015财务字第018号”：是指财务部在2015年发布的第18号通知。5.2 文件页面设置5.2.1页边距Word文件左装订格式要求（纵式）上2»左2厘米下2»右2厘米备注：其它格式的文件应根据文件的具体内容参考该格式的要求执行。5.2.2文件页眉和页脚5.2.2.1 页眉左边是公司LOGQ右边是文件编号（宋体字，四号字,粗体）。5.2.2.2 页脚中间是当

6、前页数（宋体字，五号字）。5.3 文件标识5.3.1 文件应在首页注“受控”字样。5.3.2 发放的纸质文件应标注发放号。5.3.3 存档的纸质文件应盖“存档”印章。5.4 更改记录与文件修改控制5.4.1 原则上QMQRQD类文件应有修订记录页，修订记录的列标题为：“日期”、“原版本号”、“修改类型”、“修改描述”、“修改人”、“新版本号”，并在文件换版时予以更新维护。5.4.2 所有的质量记录不要求有修订记录页，但文件做成及发布的责任部门应严格执行本规定的相关条款,以确保现场运行文件版本的一致性。5.5 幅面文件的幅面设置应使用符合A4纸张尺寸（297mnX210mm的规格。5.6 正文字

7、型、字号正文中子文件的大标题采用3号宋体字（粗体），其它全部采用五号宋体字。5.7 序号使用5.7.1 第一级：125.7.2 第二级：1.11.25.7.3 第三级：1.1.11.1.25.7.4 第四级：1.1.1.1或a1.1.1.2或b5.8 文件用语5.8.1 文件内容使用专业用语，措辞、用语要准确、简明、通俗，术语要前后一致。5.8.2 文件中要使用“应”、“必须”、“严禁”等措辞，避免模糊概念。5.9 文件结构参考5.9.1 目的：说明做成本文件的目的。5.9.2 适用范围：说明本文件的适用范围。5.9.3 术语：解释本文件中引用的专业术语及可能产生异议的概念。5.9.4 职责：

8、说明文件做成及执行过程中相关人员的职责要求。5.9.5 内容：阐述本文件的详细内容和要求。5.9.6 相关记录：说明本文件执行过程中产生的相关记录、表格。5.10 文件的做成5.10.1 各部门应根据工作需要，制定可执行性强的文件，用于指导员工的工作开展。5.10.2 文件做成过程中，做成文件的负责人应与各相关部门进行沟通，组织人员讨论文件相关条款，以确保文件的内容与实际工作有效结合。5.10.3 文件做成后应统一到人事部落实文件的编号，确保文件编号的唯一性。5.11 文件的审批、发布5.11.1 质量手册应报总经理批准后予以发布。5.11.2 程序文件应报管理者代表批准后予以发布。5.11.

9、3 作业文件的审批、发布5.11.3.1 质量体系相关文件应报管理者代表批准后予以发布。5.11.3.2 技术文件应报技术经理批准后予以发布。5.11.3.3 财务管理类的文件应报总经理批准后予以发布。5.11.3.4 行政管理类的文件应报人事部经理批准后予以发布。5.11.4 质量记录应报经上级确认，报行政专员统一备案登记后予以发布。5.11.5 所有发布的文件由人事部行政专员统一存放在服务器上进行管理，以确保相关人员在使用时能够获取最新版本的文件。5.12培训1.1.1 1经批准的文件做成部门应组织培训，确保相关人员明确要求后方可予以贯彻执行。1.1.2 2当新员工入职或者需要对员工进行再

10、培训时，人事部应协调相关部门组织培训活动，确保公司员工了解相关文件的要求。1.1.3 3培训活动应做好培训记录。5.13 文件的换版：当原版本文件在执行过程中存有异议或者不足时，原文件做成的责任部门应安排人员对文件进行修订，原版本号作废，启用新的版本号。5.14 文件的版本控制5.14.1 人事部行政专员负责建立文件总清单和记录总清单，以便对现场运行的文件进行版本控制和管理，并在文件内容修订时予以跟踪维护，确保现场运行文件版本的一致性。5.14.2 技术部技术文员负责建立技术文件总清单，以便对现场运行的文件进行版本控制和管理，并在文件内容修订时予以跟踪维护，确保现场运行文件版本的一致性。5.15 文件发放、回收、作废5.15.1 需要在工作现场发放文件时，行政专员或技术专