档案管理制度最终版(参照)DOC

1、档案管理制度第一条目的为加强日常行政管理，规范档案的收集、形成、归档、保管等环节的管理，同时通过规范档案管理，实现各类资料的完整性、统一性。利用档案管理平台促进日常行政管理规范化、制度化，实现信息共享。通过加强工程档案管理实现对项目开发成本的有效管控，并逐步实现工程管理流程化。第二条档案管理的模式及归档流程（一）管理模式1、档案管理部门在公司行政管理框架下设置专职档案管理人员，并独立开展档案管理工作。2、公司档案实行集中管理的体制，公司档案室及其管理人员，对公司所有档案资料统一收集、分类、编号、登记、造册、归档管理。3、所有需要调阅、复制、调出、到期销毁的档案必须严格执行本制度的有关规定。4、

2、各项目部、各分公司必须配置专职资料员或专职档案管理人员，负责本项目的档案资料管理，接受公司档案管理人员的业务指导、培训、监督、检查、日常管理、绩效考核；各子公司及控股子公司，应设置满足档案保管必须的空间，配置专职档案管理人员，并接受公司档案管理人员的业务指导、培训、监督、检查、日常管理、绩效考核。（二）归档流程1、外来文件档案：公司各部门收到外来文件档案时，应先交档案管理员根据文件内容分类，编制档案归档目录及编号，需要向各部门发放复印时应先归档再复印，由办公室收发员向各部门发放。2、公司内部形成的文件：会谈纪要、谈判笔记、通知、通报、请示、信函等，应统一编制文件编号，由批准拟订该文件的最高主管

3、领导签字审批，然后登记、盖章、编号、归档。原稿件与正式文件一并归档存放。3、合同、协议：经济合同、工程承包合同、工程承包合同补充协议按相关制度规定的流程会签，由有管辖权的主管领导审批后，登记、盖章、编号、归档。4、工程资料：工程签证单、工作联系单、监理月报、施工日志、材料认价单、询价单、材料设备收发单、验收单、产品合格证、招投标文件、施工单位的报价单等，按规定的时间移交档案室归档管理。5、工程报告资料：文物、地质勘探报告、设计方案、设计变更、施工图纸、工程质量检验报告等应先交各个项目档案室归档，然后按需要签字领取。相关资料原则上由项目部资料室交由公司档案室留存一套原件，原件不够用时原件存公司档

4、案室，项目资料室由公司档案室提供复印件，注明原件存放处并加盖存放处公章。6、工程预算、决算书，按照相关制度规定审核批准后，原件交档案室一套存档。与该项预（决）算有关的附件例如：预决算编制说明、工程签证单、认价单、工程量验收单、甲供材收料单、代扣代交费用明细表等应一并附在后面，预决算书封面所有项目必须填写齐全，不得漏项。工程预决算书应按装订顺序编制总页码、分项页码。审核定稿的预决算书，负责该项工作的预算员、预算工程师、主管领导、施工单位的授权负责人要分别签字、盖章，同时加盖单位公章（加盖骑缝章）。7、房屋销售合同、租赁合同。销售合同在合同履行期间、办完房屋产权证前，由财务部指定专人负责保管，每月

5、月末编制合同目录报档案室备案。办理产权证以后移交档案室管理。租赁合同，在合同签订后的当月月末移交档案室管理。8、各类证照、证书、奖杯、奖状等，在取得当日即登记归档。9、会计档案。会计档案按照财政部（财会字199832号）会计档案管理办法等有关规定归档。即一个会计年度结束后，会计档案由财务人员整理装订、编制目录，在财务部门保管一年后移交档案室管理。10、其他档案资料。学习资料、图书、工具书等归入档案管理范围，在购入时即登记归档，加盖河南豫发置业有限公司图书管理专用章，凭档案室出具的归档证明报销相¥曲m关费用。第三条档案管理部门职权1、参与档案管理制度的拟订。2、负责对所属各分、子公司、

6、项目部各类档案资料归档工作的监督、考核、指导、培训工作。3、做好公司档案的收集、整理、登记、编号、保管和查询、调阅工作。4、做好永久性档案向有关档案机构的移交工作。第四条归档分类、代码为了便于管理和查阅，所有归档的资料必须按其来源渠道、时间、性质、用途、资料特性，结合相关制度规定及其管理习惯进行分类编码，按类存放保管。（一）分类原则及类别代码1、档案的分类原则：（1）按照档案的来源渠道、性质、用途或使用范围进行分类。分类的原则：如来自政府机关或行政职能单位的红头文件、通知、通告、行政法规、行业规范等资料归入“外来行政档案类”归档；公司内部形成的文件，如公司红头文件、会谈纪要、通知（通报）、工作

7、计划（总结）、规章制度等由公司内部形成或签发的文件资料归入“公司行政档案类”归档；与工程（项目）开发有关的档案归入“工程类”档案；与财务有关的归入“财务类”档案等。（2）按照用途或使用范围分类原则：如用于项目开发的政府批文、政府规划部门的用地批复等，虽然来自外部，但用于某个项目开发；公司就某个项目向政府机关或行政职能部门的提交的申请、请示、专题工程会谈纪要等文件，均应归入“工程类”档案管理。档案分类一般应按照用途优先、来源渠道次之的原则。特殊情况下，如果出现一个文件用于几个项目或几项不同内容时，可在几个档案类同时归档，如果只有一份原件，可按文件中主要内容对应的用途类型保存原件，在其他类型保存复

8、印件。2、类别代码：类别代码也叫分类代码，是按照上述分类原则进行分类，以代码的形式表示某个档案资料应归属的类别，便于档案的日常管理，便于确定档案的归属及调阅。根据目前公司档案内容，暂按以下类别分类，共9类。（1）外来行政文件类。代码“01”一般来自政府机关或行政职能部门，包括行政职能机关颁发的政策法规、政府文件、行业规范、行业标准、通知、通报、行业规章制度等；还包括政府机关签发的批复性文件。（2）公司行政文件类。代码“02”一般是由公司内部签发的文件、规章制度、会议纪要（主要指工作会议、例会等）、工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。（3）图书资料类。代码“03”各种学习资料、图书等。（4

9、）合同（协议）类。代码“04”本公司与有关单位或个人签订的合同、协议书等文件材料等。具体包括融资、对外担保、对外投资、企业并购、债权债务处置、股权转让、资产处置、产权处置、劳动人事、法律事务等方面的合同协议。（5）证照、证书类。代码“05”包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。（6）项目开发（工程）类。代码“06”或以项目名称拼音缩写代替。包括与项目开发、工程承包、建筑安装材料采购有关的合同协议、勘探报告等。具体包括项目前期筹划、土地征用、文物地质勘察报告、拆迁补偿、方案规划、设计方案、施工图纸、工程

10、预算、工作联系单、工程签证、材料认价单、工程月报、竣工验收、工程决算等与项目建设有关的文件材料。（7）销售合同。代码“07”或以项目名称拼音缩写代替。包括开发的住宅、商铺销售合同、写字楼租赁合同。（8）会计档案。代码“08”（9）其他类。代码“09”包括公司日常文件娱乐活动、学习培训、考察等照片或以声像形式记录下来的各种资料。除工程建设外的与相关单位来往的信件、传真等资料。（10）预留代码：第五条档案数量计量、登记方法及归档要求：1、档案的计量方法：（1）纸质档案、图片资料的计量方法：“单面”打印的资料以自然张数计量（含资料封面、封底），单位为“张”；“双面”打印的以自然“页”计量（含资料封面

11、、封底），单位为“页”。（2）会计档案：如凭证、账簿、报表等均以“册”为计量单位，按档案形成的“年、月”登记。（3）图书、工具书类的档案：以“册”或“本”为计量单位，登记时要同时记载出版年、月和版号。（4）电子档案（即移动硬盘、存储卡、影视光盘等）的计量方法：电子档案一般以“个”为计量单位。当同一个移动硬盘存储多个不同内容文件时，应另附纸质文件名称目录。2、档案的登记方法：为了便于档案的查找、利用，防止档案丢失，对所有归档的档案资料必须进行逐项登记管理。档案登记的形式采取纸质版与电子版同时进行。档案登记一般应遵循以下几点原则：（1）按照档案类型进行分类登记；（2）按照档案所属的单位、项目进行登

12、记；（3）按照档案编号类别登记；（4）按照档案形成的时间顺序进行登记。3、文件材料的归档要求：（1）公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。（2）归档文件材料必须齐全、完整、准确。（3）归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。（4）归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。（5）归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。（6）归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版

13、。（7）归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。（8）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。（9）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。（10）为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整，图像、字迹清晰。4、凡由公司与其他单位协作、合资完成的项目，公司必须保存一整套档案。5、送交材料的部门，要填写移交档案材料登记表一式两份，接交双方签字，履行交接手续。任何部门与个人不得以任何理由积压、滞留应归

14、档的材料。6、归档文件留存（1）涉及合同履行，经办部门可自留合同复印件一份，合同履行过程中涉及的其他部门由经办部门各送合同复印件一份；（2）与政府企业、业务单位之间的函件、联系单等由经办部门视情况自留复印件。7、档案保管期限保管期限分为永久、长期、短期（1）永久：凡是反映公司主要职能活动基本历史面貌、对公司有长远利用价值的档案列为永久保管。保管期限为50年以上。（2）长期：凡是反映公司的一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16至50年。（3）短期：凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。第六条档案保密等级的划分1、“I”级档案：公司内

15、容阶段性工作总结、计划相关文件，阶段性工作会议纪要，内部制度等，在建项目阶段工程推进会议纪要等。2、“II”级档案：人事任命类文件、与关联单位往来信函等，对政府机关单位发出的申请、报告类文件；工程档案资料、工程施工合同、材料采购合同、工程造价预（决）算报告、经济往来对账单。3、“III”级档案：公司组织架构设置、薪酬方案；重要经济往来合同、借款合同、涉及公司重大经营决策的文件等；项目规划阶段的规划方案、设计方案；4、“W”级档案：会计档案、财务信息；一般性投资规划及项目并购相关文件等；5、“V”级档案：涉及公司重大收购并购合同、重大科研成果、专利成果等。档案保密等级按照“档案保密等级目录”执行

16、。第七条档案管理1、档案室应制订科学合理的档案分类方案，对档案进行分类、编号、排架；2、档案室应对全年档案的收进和移出、案卷数量、档案的利用等情况进行统计；3、档案室对保管期限己满的档案，应造册报总经理室批准后，予以销毁。未经批准，不得销毁任何档案。4、档案室对己破损和字迹褪色的档案，应及时修复和复制。5、档案室对所存档案和资料的保管情况定期检查，遇有特殊情况，应立即向董事会及总经理室报告，及时处理。第八条档案的调阅、借出的规定档案管理必须严格执行保密制度，如因开展业务需要查询、调阅、复制已归档的档案时，必须履行申请、审批、登记程序。1、档案调阅、查询、复制：（1）凡本公司各部门因工作需要，可

17、以查借阅有关档案。（2）查借阅档案者一律履行查借阅手续，并限于所申请查借阅的范围，完毕后，应立即归还并当面点清注销。（3）查借一般档案由本部门负责人批准，查阅非本业务范围的档案或重要机密文件，需经总经理批准后方可查借阅。本公司工作人员需要查询、调阅、复制与其分管业务相关或有关联业务的档案资料时，调阅人必须办理登记程序。内容包括调阅档案名称、调阅时间、调阅事由、调阅人签字，经调阅人部门经理（副经理）审核；调阅后不归还的应该经调阅人部门副总审核签字；本公司工作人员查询、调阅、复制与其分管业务不相关、业务不关联的保密级别为“I”、“II”级档案资料时，必须经与档案资料业务相关的所属部门经理审批，根据

18、审批意见登记后才能调阅、摘抄、复制等。说明：a、业务相关：即指调阅的档案与其目前所从事的业务有直接关系；b、业务关联：即指调阅的档案与其目前所从事的业务有间接联系；c、调阅：即调出档案在档案室内阅读、查看；d、摘抄：即调出档案在档案室内阅读、查看、并将部分内容摘抄记录下来；e、复制：即复印、扫描，将复印、扫描内容带出档案室；f、外单位人员：即本公司及本公司控股子公司以外的人员。外单位人员调阅、查询、复制保密级别“I”、“II”级档案时，由与档案内容相关的主管副总、档案主管副总同时审批；保密级别“III”级及以上级别的文件严禁无关人员调阅、查询、复制。需要“加密”的文件归档时应密封加密存档。加密

19、文件的调阅、查询、复制由加密人和董事长同时审批后才能拆封查阅。2、档案借出的管理：档案原件一般不允许带出档案室，因工作需要确需借出时，须经档案室主任、档案主管副总审批，借出人登记备案，注明借出时间、拟归还时间，档案管理人员应及时跟踪催要。“加密”文件借出由加密人和董事长审批。3、查借阅档案时，必须爱护档案资料，不得私自在文件上作任何标记或涂改，不得损毁和抽走案卷的张页，不得擅自转借他人。第九条档案移交的管理1、档案移交时间：按照相关制度规定，各部门、各项目、各（分）子公司需要及时移交的档案，必须在规定时间向档案室移交，移交时间按照“档案移交时间表”规定执行。2、档案移交程序：档案移交必须办理移

20、交手续，档案移交过程必须有第三人参与。移交人按照档案分类规定及档案管理人员的要求，将档案分类，编制移交目录；接收人应逐项核对移交目录及档案内容；监交人负责逐项核对移交资料的完整性、准确性，并监督移交人、接管人签字。（监交人可由一至二人共同监交，由档案主管副总指定监交人人选）。第十条档案保管期限及销毁的规定保管期限到期需要销毁的档案，由档案室编制档案销毁目录，经档案室主管领导、相关职能部门经理及其主管副总逐项查验，经总经理或董事长审批，并指定专人监督销毁全过程，档案销毁目录永久保存。各类档案的保管期限按照“档案保管期限目录”执行。第十一条档案室档案管理员岗位职责1、根据部门领导的安排，积极主动地

21、开展工作，努力完成好各项工作任务和岗位职责。2、负责收集、整理、分类、鉴定、保管、统计全公司各类档案资料。3、对接收入库的各类档案进行分类、整理，编制检索工具，为公司的各项工作提供优质服务。4、贯彻执行国家关于保守机密的规定，维护涉密档案的安全，维护公司机密，不得利用职权擅自扩大档案室利用范围，非经批准，不得擅自借、阅和销毁档案材料。5、做好“八防”工作，严格遵守档案的保管、保护制度，确保各类档案材料的完整、安全，努力提高档案的使用寿命。6、努力钻研各类档案的业务知识和业务技能，熟悉库藏，了解库藏，每年度对各类档案数量以及变动情况作出精确的统计，积极参加档案相关管理部门举办的学习、培训。7、档

22、案管理员在工作变动时，应严格履行档案移交手续。第十二条附件:1、档案分类查询目录2、档案编码检索目录3、档案保密等级目录4、档案移交时间表5、档案保管期限目录6、档案登记表（样表）7、合同分类编号规则8、档案资料分类编码规则第十三条其他本制度自发布之日试行。（如各部门、各项目及各子公司有更好的建议可以向档案室书面提出，以使档案管理制度更加完善、方便服务于工作）附件1档案分类查询目录外来文件（与公司具体项目无关）：01政府机关或行政职能颁发的政策法规01-001政府文件01-002行业标准、行业规范、行业规章制度等01-003通知、通报01-004政府机关签发的批复行文件01-005公司行政文件

23、类02公司的内部文件、规章制度02-001会议纪要02-002工作计划、总结02-003报告02-004请示02-005批复、批示02-005-1人力资料管理02-006员工工作计划及绩效考核工作02-006-001在职员工档案02-006-002离职员工档案02-006-003劳动合同02-006-003社保、医保及其他保险02-006-004其他02-006-005其他02-007图书类资料03合同协议类04工程合同04-001其他合同04-002证照、证书类05荣誉证书等05-001法人营业执照05-002开发资质等05-003土地规划许可证05-004施工规划许可证05-005预售许可

24、证05-006工程类06政府来文06-001工程管理制度与技术标准06-002本部门、员工工作计划与考核资料06-003对外发文06-004与设计院往来06-005与监理单位往来06-006与主体施工企业往来06-007与其他施工企业往来06-008工程周例会06-009设计类06-010图纸类资料06-011现场签证和变更单06-012合同类一06-013-01合同类二06-013-02工程周报、月报06-014工程检查06-015验收备案资料06-016工程资料06-017其他06-018预决算06-019招标类06-019-01投标类06-019-02预算书06-019-03材料报价单0

25、6-019-04工程变更资料06-019-05工作联系单06-019-06工程签证06-019-07工程款支付06-019-08决算06-019-09销售合同07住宅销售合同07-001商铺销售合同07-002写字楼租赁合同07-003会计档案08其他类09附件2档案编号检索表序号要容内要主n1xo关件机文管等、艮3扌通、各知屮件他文其关n2oW寧会结行赤府请向能3o习等学料种资各频4o类议协合工合除他融资合同、担保合同、投资合同、企业并购合同、债权债务处置合同、股权转（受）让合同、资产处置合同、人事劳动合同、法律事务协议等。证照、证书类营业执照、组织机构代码证、稅务登记证、开发资质证、公司章

26、程等；各类产权证、经营许可证、租赁证等；各类荣誉证明等；工程验收合格证、各专业工程验收合格证、达标证明等；注册商标、专利证书等；用地规划许可证、建筑工程规划许可证、施工许可证、预售证等，按项目单独建档。项目、工程类土地出让、拆迁、补偿、安置土地出让、拆迁、补偿、安置等协议TDCQ项目刖期规划、设计方案及其合冋，拆迁及补偿协议，安置协议等；规划、设计GH、SJ项目前期三通一平工程合同，文物、地质勘察合同及相关报告，环评、项目可行性报告等；土地平整、临建施工、文物勘察、地质勘察、环境评价、可行性报告工程设计合同、协议；监理合同。施工图设计合同；监理合同。TS、JL施工图纸建筑、结构、水施、电施、消

27、防、人防、暖通、燃气、绿化、官网等；JZ、JG、SS、DS、XF、RF、NT、RQ、LH、GW等0506按对应标段或施工单位，设置编号；主体工程承包合同、协议等;主体工程施工合同（协议）各专业工程施工、安装合同，各分包合同;门、窗、电梯、水、电、气、暖、人防、消防等分包工程；按对应各标段、各专业施工单位，设置编号；变更单、签证单、认价单、工作联系单等；签证单按照施工单位及土建安装依序进行编号工程月报、施工日志等;预算书、决算书等；月报、日志预算、决算YB、RZ套用施工合同的编号投标文件、投标文件、招标会议纪要等;销售、经营类合同08会计档案商品房、商业房、车位、地下室销售合同;房屋租赁合同。记

28、账凭证、账簿、报表、其他财务资料。09其他类附件3档案保密等级目录“I”级档案:“II”级档案:外来文件（与公司具体项目无关）：01政府机关或行政职能颁发的政策法规01-001政府文件01-002行业标准、行业规范、行业规章制度等01-003通知、通报01-004公司行政文件类02公司的内部文件、规章制度02-001会议纪要02-002工作计划、总结02-003图书类资料03证照、证书类05荣誉证书等05-001工程类06政府来文-rnAA*-TE41t-4-J、丄一、/亠06-001工程管理制度与技术标准06-002对外发文06-004工程周例会06-009工程周报、月报06-014工程检查

29、06-015工程资料06-017其他06-018外来文件（与公司具体项目无关）：01政府机关签发的批复行文件01-005公司行政文件类02报告02-004请示02-005批复、批示02-005-1合同协议类04工程合同04-001其他合同04-002证照、证书类05法人营业执照05-002开发资质等05-003土地规划许可证05-004施工规划许可证05-005预售许可证05-006工程类06本部门、员工工作计划与考核资料06-003与设计院往来06-005与监理单位往来06-006与主体施工企业往来06-007与其他施工企业往来06-008设计类06-010图纸类资料06-011现场签证和变

30、更单06-012合同类一06-013-01合同类二06-013-02验收备案资料06-016其他06-018预决算06-019招标类06-019-01投标类06-019-02预算书06-019-03材料报价单06-019-04工程变更资料06-019-05工作联系单06-019-06工程签证06-019-07工程款支付06-019-08决算06-019-09销售合同07住宅销售合同07-001商铺销售合同07-002写字楼租赁合同07-0033、“III”级档案：公司组织架构设置、薪酬方案；重要经济往来合同、借款合同、涉及公司重大经营决策的文件等项目规划阶段的规划方案、设计方案；人力资料管理0

31、2-006员工工作计划及绩效考核工作02-006-001在职员工档案02-006-002离职员工档案02-006-003劳动合同02-006-003社保、医保及其他保险02-006-004其他02-006-005其他02-0074、“W”级档案：会计档案、财务信息；一般性投资规划及项目并购相关文件等；5、“V”级档案：涉及公司重大收购并购合同、重大科研成果、专利成果等。档案保密等级按照“档案保密等级目录”执行。附件4档案移交时间表1. 公司财务部资料按年度归档，财务资料在一个会计年度结束后，会计档案由财务人员整理装订、编制目录，在财务部门保管一年后移交档案室管理。2. 人力资源部人事、薪酬等资

32、料一年度一存档，由企管部统计收集、整理、编制目录，在次年4月中旬上交档案室。3. 工程部相关工程资料应在项目竣工验收并备案后一个月内将相关图纸、与相关业务单位的外来信函和部门周会议记录归档，并和竣工资料一起交公司档案室。合同应在签订完成三日内归档，涉及招（投）标程序的，招（投）标文件应与合同一起归档。4. 销售部客户资料及销售合同等文件材料应在当期交房工作完成后一个月内归档，由物业经营中心收集整理，编制目录后上交公司档案室。5. 物资采购应在采购供应合同订立后3天内归档。6. 工程类设计变更、工程量签证单应在次月10日前由各个项目部整理归档，编制目录上交档案室进行存档。附件5附表序号文件类型保

33、存期限备注1通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件永久2贺信、贺电、讨论未通过的文件长期3小组会议记录、参考文件、会议服务机构的计划、总结等文件材料短期4公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料永久5讨论未通过的文件材料等短期6主要文件材料长期7其它文件材料短期8直属上级企业颁发的，属本企业主管业务的，和非直属上级企业颁发的针对本企业主管业务并要执行的重要的文件材料永久9直属上级企业颁发的属本企业主管业务并要执行的一般文件材料长期10其它需要执行的文件材料短期11党

34、和国家领导人、上级企业视察、检查本地区、本企业工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件材料永久12本企业党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件永久13通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料永久14典型材料、代表发言、简报长期15小组会议记录、参考材料短期16纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料长期17典型材料、代表发言、简报短期18方针、政策法规性的，重要业务问题的永久19一般业务问题的长期20事务性有参考价值的短期21重要的法规性的长期22其它的短期序号文件类型保存期限备注23综合成果、专题成果、方案、总结、报告永久24原始记录长期

35、25重要的永久26一般的短期27方针政策性的重要问题的永久28一般事务性问题的短期29主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的永久30半年的、季度的、一般专题的长期31年度和年度以上的永久32季度的、月份的短期33汇总的、年度和年度以上的、专题的永久34季度、月份的短期35本企业机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信交件材料永久36本企业领导人，本企业对直属单位领导人任免的文件材料永久37本企业内部机构负责人的任免材料长期38省级以上的永久39地、县级以下的长期40影响大、问题严重的永久41影响、问题一般的长期42本企业中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会

36、议文件和团员名册等文件材料长期43本企业组织沿革、大事记永久44本企业及本企业批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料永久45本企业财产、物资、档案等的交接凭证长期46本企业编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久47有历史意义和长远利用价值的永久序号文件类型保存期限备注48重要的长期49一般的短期50重大活动的主要文件永久51一般活动的审批手续、考察报告长期52其它文件材料短期53企业之间协商工作的往来文件材料短期54同级企业和非隶属企业制发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料短期58有省以上领导人重要批示和处理结果的永久59有上级企业或本企业领导人重要批示和处理结果的

37、长期60其它有重要处理结果的短期61没有处理结果的短期62年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告长期63年度以下的总结一般专题的报告和备案的短期64工程类资料按照国家规范标准存档附表二会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注-一一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年-二二会计帐溥类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产投资清理后保管5年8辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年

38、12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对帐单5年附表三财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注财政总算行政单位事业单位税收会计-一一会计凭证类1国家金库编送的各种报表及进库退库凭证10年10年2各收入企业编送的报表10年3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表4各种完税凭证和缴、退库凭证15年缴款书存根联在销号后保管2年5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年包括：拨款凭证和其他会计凭证6农牧业税结算凭证15年-二二会计账簿类7日记账15年8总账15年15年15年9税收日记账（总账

39、）和税收票证分类出纳账25年10明细分类、分户账或登记簿15年15年11现金出纳账、银行存款账25年25年12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年三财务报告类13财政总预算永久14行政单位和事业单位决算10年永久15税收年报（决算）10年永久16国家金库年报（决算）10年17基本建设拨、贷款年报决算）10年18财政总预算会计旬报3年所属单位报送的保管2年19财政总预算会计月、季度报表5年所属单位报送的保管2年20行政单位和事业单位会计月季度报表5年所属单位报送的保管2年21税收会计报表（包括票证根数）10年电报保管1年，所属税务企业报送的保管3年

40、四其他类22会计移交清册15年15年15年23会计档案保管清册永久永久永久24会计档案销毁清册永久永久永久借文登记表附件6第页收文登记表第页附件7合同分类编号规则1. 目的为加强合同的标准化管理，制定本规则。2. 范围2.1 本规则除特别指明外，适用于：2.1.1 河南豫发置业有限公司及其各分公司房产企业；2.1.2 公司作为一方当事人签订的所有合同。3. 职责3.1 公司档案室负责本规则的制订、修改、实施指导和监督。3.2 各公司合同/档案管理人员负责本规则的具体实施。4. 方法和过程控制4.1 合同分类编号应遵循下列原则：4.1.1 适应公司以房地产为主营业务的合同管理需要；4.2.1 公

41、司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号。4.2合同分类编号4.2.1 合同共分为三类：工程类合同、销售租赁类合同、管理类合同。各类合同均按级编码进行分类编号，各级编码之间以“-”号分隔。4.2.2 工程类合同编号方法：（按五级编码）4.2.2.1 一级编码：根据公司名称分类，一级编号代码由二个大写字母表示，两个大写字母是分公司名称前两个汉字拼音的第一个声母。各公司的编号按下表中代码执行。新设立公司按照上述方法进行编码，如新编码与先成立公司的编码相同，则由公司档案室为新设公司指定代码。公司简称总公司港区二七新密兰考楷林夏邑代码ZBGQEQXMLKKLXY4.2.2.2 二级编码：为工程项目简

42、称中两个汉字的拼音第一个声母（大写），如金晨嘉园简称“金晨”，代码为JC。属于公司范围内开发的同一品牌楼盘，其项目代码要求一致。对各分公司新开发项目的代码，应由各分公司管理合同的职能部门对项目简称代码进行明确规定，并经公司档案室批准备案后才能使用。项目名称金晨嘉园轻纺城代码JCQF422.3三级编码：根据开发期数分为“一期”、“二期”、“三期”、“跨期”，代码分别为01Q、02Q、03Q、KQ。4.2.2.4 四级编码：工程类合同共分六类，相应编号按下列括号中汉字表示。 土地合同（土地）：包括房地产项目合作开发与土地使用权出让、转让等合同； 前期合同（前期）：包括规划、设计、勘察、监理、造价咨

43、询等合同； 施工合同（施工）：包括建筑、安装、装饰、市政等施工或安装合同； 工程材料设备采购合同（采购）：包括材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买等合同； 园林环境合同（环境）：包括室外环境施工和采购合同； 营销包装合同（营销）：包括策划、销售代理、样板间装修、户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷等合同；4.2.2.5 五级编码：根据合同签订先后顺序编流水号，在前四类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。4.2.2.6 编号举例：楷林公司金晨嘉园二期第一份施工类合同编号：KL-JC-02Q-施工-0001港区绿苑一期第8份环境类合同编号：GQ-LY-01Q-环境-00084.2.3销售租赁类合同编号方法：（按三级编码）4.2.3.1一级编码：区别各地区或公司的合同，同工程类合同编号方法4.2.2.1。4.2.3.2 二级编码：区别合同的项目归属，编号方法同工程类合同4.2.2.2。4.2.3.3 三级编码：为具体房号的编号（包括苑名、栋号、单元号、房间号），可以用汉字、字母或数字综合表示，具体形式不作规定，但各分公司自行编号的形式必须一致。4.2.3.4 同一套商品