信息交流控制程序2

1、深圳XX电容器有限公司程 序 文 件文件编号HRP0001修订序号000制订部门人事行政部页码第4之1页发行日期2006/06/20信息交流控制程序发行部门发行章1总经理7市场部2质量管理部8工程部3产品事业部9设备部4人事行政部10制造部5采购部11品管部6生管部序号修订日期修订摘要制订审查核准0002006/06/20新制定王斌王斌制订审查会签核准深圳XX电容器有限公司程序文件文件编号HRP0001制订部门人事行政部页码第4之2页修订序号000发行日期2006/06/20信息交流控制程序1. 目的：为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序2. 适用范围：适用于

2、本公司内部信息的传递与处理，以及与外部信息的交流3. 定义：3.1 内部信息：来源于公司内部的信息(如：会议通知、公告、建议等)3.2 外部信息：来源于公司外部的信息(如：政策法规、客户投诉等)4. 权责：4.1 人事行政部：4.1.1 负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理4.1.2 负责建立信息传递的渠道4.2 各部门：4.2.1 负责工作范围内信息的传递与交流4.2.2 负责对相关信息的收集4.2.3 负责紧急信息的传递和处理4.3 文管中心：负责建立信息库，保存和管理相关的信息5. 流程及作业：5.1 流程图：无5.2 作业说明5.2.1 信息分类5.2.1.1. 外部信息(1)

3、客户的环境投诉与公司内的环境信息、地方监测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息(2) 政策法规、标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等(3) 相关方反馈的信息及投诉等，相关方如客户、供方、外包方等(4) 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境要求、品质与环境管理等方面的信息5.2.1.2. 内部信息(1) 正常信息，如方针、目标、指针、检验监测记录，内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时其它记录等深圳XX电容器有限公司程序文件文件编号HRP0001制订部门人事行政部页码第4之3页修订序号000发行日期2006/06/20信息交流控制程序(2) 潜在

4、不合格信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等(3) 紧急信息，如出现环境事故、火灾、化学危险品泄漏等情况下的信息与记录(4) 其它内部信息，如员工的建议等5.2.2 信息的收集与处理信息可采用书面文件、记录、讨论交流信息、电子媒体信息、通讯信息等方式予以传递5.2.2.1 外部信息的收集与处理(1) 人事行政部负责地方监测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等的监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不合格情况时，按照不符合、纠正与预防措施程序的要求进行处理(2) 政策法规、标准类的信息由各相关部门负责收集、更新、整理，并按照文件控制程序保存

5、(3) 各部门直接从外部获取的其它类信息，如客户抱怨、生产技术、工程技术、环境管理信息等，在三天内反馈到管理代表，由管理代表指定相关负责部门分类、整理，根据需要传递到各相关部门5.2.2.2 内部信息的收集与处理(1) 正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；管理代表按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指针、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息(2) 潜在不合格信息的处理按照不符合、纠正与预防措施程序执行(3) 紧急信息则由发现部门迅速传递给管理代表，再由管理代表指定相关部门按照应急准备与响应控制程序紧急处理(4) 其它内部信息的处理：提供者应及时反馈给相

6、关单位或管理代表进行处理5.2.3 信息库的建立和应用5.2.3.1. 文管中心负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的不同（如法律、法规等）分别存放，确保已获取信息的完整性和可用性深圳XX电容器有限公司程序文件文件编号HRP0001制订部门人事行政部页码第4之4页修订序号000发行日期2006/06/20信息交流控制程序5.2.3.2 各部门根据合同评审、采购、生产、监视和测量等不同过程的需要，提供各部门所需信息，各部门也可根据索引对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会5.2.3.3 对体系运行过程中各类记录的控制按照记录控制程序执行5.2.3.4 各部门应健全收发文制度，对接收、传递的信息予以记录5.2.4与相关方交流重要环境因素方面的信息见公司与相关方重要环境因素交流一览表，交流后的信息记录于对外信息记录中