Excel应用入门

1、Excel应用入门应用入门 一、一、Excel概述概述 Excel 之所以被称为电子表格，是因为它之所以被称为电子表格，是因为它采用表格的方式采用表格的方式来管来管理数据。理数据。 Excel以二维表格作为基本操作界面。以二维表格作为基本操作界面。 Excel 2003是微软公司出品的是微软公司出品的Office系列系列办公软件中的一个组办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个件，确切地说，它是一个电子表格软件电子表格软件，可以用来制作电子表格、，可以用来制作电子表格、完成许多完成许多复杂的数据运算复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能

2、。大的制作图表的功能。 二、二、Excel 2003的启动和退出的启动和退出启动启动Excel的方法：的方法： 用快捷图标启动：桌面快捷方式图标用快捷图标启动：桌面快捷方式图标 双击已存在的表格文件（扩展名为双击已存在的表格文件（扩展名为.xls的文件）启动的文件）启动 用用“开始开始”按钮中的按钮中的“程序程序”项启动项启动1234从从Excel窗口的窗口的“文件文件”菜单中选择菜单中选择“退出退出”命命令令 单击单击Excel窗口标题栏右侧的关闭按钮窗口标题栏右侧的关闭按钮 按按Alt+F4键键退出退出Excel的方法：的方法：工工作作簿簿工作簿工作簿 （Workbook） ：是用于存储并

3、处理数据的文件，是用于存储并处理数据的文件， 启动启动Excel 2003后，系统将自动建立建立一个名为后，系统将自动建立建立一个名为Book1的新工作簿。的新工作簿。 一个工作簿是一个一个工作簿是一个Excel文件，扩展名为文件，扩展名为 .XLS，工作簿的名字就工作簿的名字就是文件名是文件名.xls工作表工作表工作表标签工作表标签工作表工作表（Worksheet）：由由单元格单元格构成的表格，是工作簿的重要组构成的表格，是工作簿的重要组成部分，又称电子（报）表格。成部分，又称电子（报）表格。 系统默认系统默认一个工作一个工作簿包含簿包含三个三个工作表名称工作表名称为：为：Sheet1 Sh

4、eet1 ，Sheet2Sheet2，Sheet3Sheet3 一个工作簿最多有一个工作簿最多有255255张互相独立的工作张互相独立的工作表表SheetSheet。 工作簿是工作表的工作簿是工作表的集合集合。一个工作簿可包。一个工作簿可包含多个工作表含多个工作表。 同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理同一时刻一般只能对一张工作表进行编辑处理；正在使用的；正在使用的工作表（即工作表（即活动工作表活动工作表）显示为白色；在活动工作表标签的左）显示为白色；在活动工作表标签的左侧有侧有4个按钮个按钮，每个按钮显示不同的工作表。，每个按钮显示不同的工作表。当前单元格当前单元格单元格：单元格：行和列

5、的交点形成的行和列的交点形成的每个网格每个网格称单元格。是称单元格。是工作表的基本单元。工作表的基本单元。每个工作表有每个工作表有256列和列和65536行行组成组成。取消按钮取消按钮：单击该按钮，可取消此次对单元格的输入或修改操作，相当于按Esc键。输入按钮输入按钮：单击该按钮，可确认此次键入或修改的内容，相当于按Enter键。插入函数按钮插入函数按钮：调出【插入函数】对话框，以便于在单元格中输入或修改函数 地址栏地址栏/名称框名称框编辑栏编辑栏名称框：名称框：显示活动单元格的地址或单元格区域名称，也可以给单元格区域命名。编辑区：编辑区：显示活动单元格中的内容，向活动单元格输入数据、公式或函

6、数时，输入的内容会在单元格和编辑区中同时出现。单元格：单元格：是工作表的基本单位是工作表的基本单位。（1 1）列标由）列标由A,B,CA,B,C字母表示，行标由字母表示，行标由1,2,31,2,3数字表示数字表示（2 2）每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格）每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格, ,称为称为活动活动单元格，单元格，当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时，它的当选中某一单元格作为活动单元格进行操作时，它的四周就会出现四周就会出现粗黑线框粗黑线框，同时它的名称还会显示在表格左上方，同时它的名称还会显示在表格左上方的名称框中。的名称框中。单元格单元格工作簿工作簿工作表工作

7、表工作簿（工作簿（255）（3 3）为便于对单元格的引用，系统赋予每个单元格一个）为便于对单元格的引用，系统赋予每个单元格一个地址地址：列标列标+ +行号行号。如：如：F6F6表示的是第表示的是第F F列第列第6 6行交叉点处的单元格；行交叉点处的单元格； A1 A1：D4D4表示的是表示的是A1A1到到D4D4单元格之间的巨型区域。单元格之间的巨型区域。行号行号列号列号单元格地址：单元格地址：C2单元格地址：单元格地址：B8单元格地址单元格地址（4）单元格的选取：）单元格的选取： 单个单元格：单个单元格：鼠标左键单击；鼠标左键单击；或或“编辑编辑”菜单菜单/“定位定位”命令命令 多个连续单元

8、：多个连续单元：鼠标变成空心十字时鼠标变成空心十字时 按住左键拖动鼠标按住左键拖动鼠标。 不连续单元格：不连续单元格：选一单元格，按住选一单元格，按住Ctrl 键，逐一选取键，逐一选取。 整行整行/列：列：单击相应的行号单击相应的行号/列标列标 整表：整表：单击左上角行列交叉的全选按纽单击左上角行列交叉的全选按纽 相临行相临行/列：列：鼠标拖拽行号或列标。鼠标拖拽行号或列标。1.Excel1.Excel文件的文件的建立建立 选择选择“文件文件”|“”|“新建新建”命令来建立一个命令来建立一个ExcelExcel文件。文件。 直接点击常用工具栏中的直接点击常用工具栏中的“新建新建”按钮。按钮。

9、按按Ctrl+NCtrl+N键来完成新建操作。键来完成新建操作。2 2ExcelExcel文件的文件的打开打开 使用使用“文件文件”|“”|“打开打开”命令命令 直接单击工具栏中的直接单击工具栏中的“打开打开” ” 按钮。按钮。 按按Ctrl+OCtrl+O键键3 3ExcelExcel文件的文件的保存保存4.4.改变默认的工作表数目改变默认的工作表数目 “工具工具”/“”/“选项选项”命令，弹出命令，弹出“选项选项”对话框，对话框，单击其中的单击其中的“常规常规”选项卡，如图所示。选项卡，如图所示。微调框微调框中输入中输入。5.5.工作表的选定工作表的选定 单击，选定单个工作表单击，选定单个

10、工作表 选择相邻多个工作表：选择相邻多个工作表：shiftshift（工作组工作组） 选择不相邻多个工作表：选择不相邻多个工作表：ctrlctrl 选择全部工作表：右键快捷菜单选择全部工作表：右键快捷菜单6.6.工作表的插入、删除工作表的插入、删除 选定一表，选定一表，“插入插入”-“-“工作表工作表” 、“编编辑辑”|“”|“删除工作表删除工作表”命令命令 选定一表，选定一表，右键单击可见右键单击可见插入、删除等命令插入、删除等命令7.7.工作表工作表复制、移动：复制、移动： 同一个工作簿：拖动标签、同一个工作簿：拖动标签、ctrlctrl 不同不同bookbook之间：如图之间：如图, ,

11、或右键或右键“移动或复制工作表移动或复制工作表”8.8.工作表的工作表的重命名重命名： 双击双击要改名的工作表标签，要改名的工作表标签，使其反白显示，直接输入新名，使其反白显示，直接输入新名，然后按然后按即可；即可； 右键右键快捷菜单快捷菜单“重命名重命名”； 菜单菜单“格式格式”/“/“工作工作表表”/“/“重命名重命名”9.9.切换工作表：切换工作表：出现在工作表中的：出现在工作表中的：直接单击相应的标签直接单击相应的标签未出现在工作表中的：未出现在工作表中的：使用滚动按钮切换使用滚动按钮切换快捷键：快捷键：Ctrl+Pageup Ctrl+PagedownCtrl+Pageup Ctrl

12、+Pagedown10.10.工作表的隐藏和恢复工作表的隐藏和恢复 选定要操作的表，使用选定要操作的表，使用“格式格式”|“”|“工作表工作表”|“”|“隐隐藏藏”“取消隐藏取消隐藏”11.11.改变工作表显示比例改变工作表显示比例： “ “视图视图”|“”|“显示比例显示比例”命令（在格式工具栏上有命令（在格式工具栏上有提示操作）提示操作）五、保护和隐藏功能五、保护和隐藏功能所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿所谓保护即知道密码方可修改工作表或工作簿密码区分字母的大小写密码区分字母的大小写sheet工作簿工作簿1 1、保护工作簿、保护工作簿 工作簿的保护有两个方面：第一是保护工作簿，防工

13、作簿的保护有两个方面：第一是保护工作簿，防止他人非法访问；第二是禁止他人对工作簿或对工作簿止他人非法访问；第二是禁止他人对工作簿或对工作簿窗口的非法操作。窗口的非法操作。2、对工作表的保护、对工作表的保护 如果不允许对工作簿中工作表进行移动、删除、插如果不允许对工作簿中工作表进行移动、删除、插入、隐藏、取消隐藏、重命名或禁止对工作簿窗口的移入、隐藏、取消隐藏、重命名或禁止对工作簿窗口的移动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭，操作步骤动、缩放、隐藏、取消隐藏或关闭，操作步骤如下如下：【工具工具】/保护保护/保护工作表保护工作表如果选勾如果选勾复选框复选框，工作表将，工作表将不能移动、删除、插入等不能移

14、动、删除、插入等键入密码，若要取消这种保键入密码，若要取消这种保护，可以选择护，可以选择【工具工具】保护保护撤消工作簿保护。撤消工作簿保护。3 3、保护单元格、保护单元格 首先使工作表处于非保护状态（撤消工作表保护）首先使工作表处于非保护状态（撤消工作表保护） 选定选定需要锁定或取消锁定的单元格区域；需要锁定或取消锁定的单元格区域； 【格式格式】单元格单元格/“/“保护保护”标签标签 注意：注意：清除清除“锁定锁定”复选框并单击复选框并单击“确定确定”按钮。按钮。重新对工作表实施保护后，本操作中重新对工作表实施保护后，本操作中取消锁定的单元格取消锁定的单元格就是就是可以进行修改可以进行修改的单

15、元格，的单元格，其余其余单元格为单元格为保护保护单元格。单元格。（1）隐藏工作簿）隐藏工作簿 隐藏： 打开要隐藏的工作簿； 单击【窗口】隐藏； 退出Excel，退出时选择保存；下次打开该文件时，以 隐藏方式打开。可以使用其数据，但不可见。 取消隐藏：4、隐藏功能、隐藏功能 【窗口】取消隐藏 对工作簿和工作表除了上述密码保护外，也可以赋予“隐藏”特性，使之可以被其他工作表调用，但其内容不可见，从而得到一定程度的保护。（2 2）隐藏工作表）隐藏工作表隐藏工作表隐藏工作表 打开要隐藏的工作表；打开要隐藏的工作表； 【格式格式】工作表工作表隐藏，单击隐藏，单击“保存保存”。 隐藏工作表后，屏幕上不再出

16、现该工作表，但可以隐藏工作表后，屏幕上不再出现该工作表，但可以引用该工作表中的数据。若对工作簿实施引用该工作表中的数据。若对工作簿实施“结构结构”保护保护后，就不能隐藏其中的工作表。后，就不能隐藏其中的工作表。取消工作表的隐藏取消工作表的隐藏 【格式格式】工作表工作表取消隐藏取消隐藏在弹出的对话框中选中要取消隐藏的在弹出的对话框中选中要取消隐藏的sheetsheet，“确定确定”。隐藏单元格内容：隐藏单元格内容：“格式格式- -单元格单元格- -保护保护- -隐藏隐藏”( (若需要隐藏的单元格区若需要隐藏的单元格区域有保护，则要先取消单元格保护域有保护，则要先取消单元格保护) )；【工具工具】

17、保护保护保护工作表，使隐藏特性起作用。保护工作表，使隐藏特性起作用。隐藏单元格内容是指隐藏单元格内容是指:单元格的内容不在单元格的内容不在数据编辑区数据编辑区显示。显示。（3 3）隐藏单元格的内容）隐藏单元格的内容 例如，对存有重要公式的单元格进行隐藏后，人们只能在单例如，对存有重要公式的单元格进行隐藏后，人们只能在单元格中看到公式的计算结果，但在数据编辑区中看不到公式本身，元格中看到公式的计算结果，但在数据编辑区中看不到公式本身，而隐藏之前却可以看到。而隐藏之前却可以看到。 取消工作表的保护，方法如前；选定要取消隐藏的单取消工作表的保护，方法如前；选定要取消隐藏的单元格区域。元格区域。 单击

18、单击【格式格式】【单元格单元格】，对话框中单击，对话框中单击“保护保护”标签，清除标签，清除“隐藏隐藏”复选框，最后单击复选框，最后单击“确定确定”按钮。按钮。取消单元格隐藏取消单元格隐藏1 1）隐藏行（列）隐藏行（列）：法一：法一：“格式格式”- -行行- -隐藏隐藏 法二：右键快捷菜单法二：右键快捷菜单- -隐藏隐藏（4 4）隐藏行或列）隐藏行或列 鼠标变为鼠标变为 = = 形状时双击形状时双击 单击单击【格式格式】行（或行（或“列列”）取消隐藏。取消隐藏。 也可用鼠标拖动的方式来完成，把鼠标指针指向也可用鼠标拖动的方式来完成，把鼠标指针指向已隐藏行的下一行的行号最上端（或已隐藏列右列的已

19、隐藏行的下一行的行号最上端（或已隐藏列右列的列标最左侧），当鼠标指针出现为列标最左侧），当鼠标指针出现为 = = ，向下（右），向下（右）拖动鼠标即可。拖动鼠标即可。2）取消行（列）的隐藏）取消行（列）的隐藏六、数据的输入六、数据的输入k输入文本输入文本k输入数值输入数值k输入日期和时间输入日期和时间k快速填充数据快速填充数据每个单元格最多包含每个单元格最多包含3200032000个字符。个字符。文本包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合。文本包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合。当数字作为文本输入时当数字作为文本输入时，1、输入文本、输入文本存储数据存储数据：取消输入取消输入:默认

20、单元格内默认单元格内左对齐左对齐数字前输入单引号数字前输入单引号表示输入表示输入的数字作为文本处理。的数字作为文本处理。如如 1234Enter键或键或Tab键键;上、下、左、右的光标键上、下、左、右的光标键; 或在其它单元格单击鼠标，都可以存储当前单元或在其它单元格单击鼠标，都可以存储当前单元格中输入的数据。格中输入的数据。若在未存储之前，取消输入的数据，按若在未存储之前，取消输入的数据，按Esc键键进入修改状态的方法：进入修改状态的方法： 按按F2或或双击双击单元单元格内换行：格内换行：按按Alt+Enter组合键可强制在某处换行组合键可强制在某处换行确认操作确认操作取消操作取消操作2、输

21、入数字、输入数字对齐方式：默认对齐方式：默认右对齐右对齐u正数：正数：直接输入直接输入u负数负数：带括号带括号或或使用使用“-”-”号号，如：如：-15-15或（或（1515）均表示负数。）均表示负数。u小数：小数：“工具工具”-“-“选项选项”-“-“编辑编辑”正数，设置小数位数负数，设置尾数0的个数u输纯分数：输纯分数：应在分数前加应在分数前加“0”0”和一个空格，和一个空格，要避要避免把输入的数字当作日期，免把输入的数字当作日期，如：如：0 3/40 3/4。提示两点：提示两点：（一）当要输入并显示（一）当要输入并显示多于多于11位位的数字时，系统自动以科学记数的数字时，系统自动以科学记

22、数法法（如（如7.89E+08）表示，而表示，而编辑栏中仍将显示编辑栏中仍将显示输入的内容；无输入的内容；无论显示的数字的位数如何，论显示的数字的位数如何，Excel单元格中单元格中只保留只保留15位数字位数字精度。精度。若超过若超过15位的数字，则位的数字，则多余数字位将转换为多余数字位将转换为0（低位）。（低位）。（二）当输入一个（二）当输入一个超过列宽超过列宽的较长数字时，的较长数字时，ExcelExcel会自会自动采用科如果单元格中给出动采用科如果单元格中给出【#】标记，说明列宽已标记，说明列宽已不足以显示数据（扩大列宽后数据会重新完整地显示），不足以显示数据（扩大列宽后数据会重新完整

23、地显示），但系统但系统“记忆记忆”了该单元格的全部内容，当选中该单元了该单元格的全部内容，当选中该单元格后，在编辑栏中会显示完整内容。格后，在编辑栏中会显示完整内容。3、输入日期和时间、输入日期和时间1）输入日期：）输入日期：使使用用分隔符分隔符 /或或 - 1996/10/1，1996-10-1， 01-OCT-96,1/OCT/96 3/43/4，3-43-4：则：则显示显示“3 3月月4 4日日”2）输入时间：）输入时间：hh:mm:ss 19：15，7:15空格空格PM，19时时15分，下午分，下午7时时15分分 （12小时制：小时制：AM或或PM，PM或或P表示下午，表示下午，AM或

24、或A表表示上午。如示上午。如“8:20 PM”） 日期和时间视为数字处理，右对齐。输入时，必须严格按照日期和时间视为数字处理，右对齐。输入时，必须严格按照规则，当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本，被当做规则，当输入的不是合法的日期时系统自动认为是文本，被当做字符串来处理，就左对齐了字符串来处理，就左对齐了，如：如：2011.3.42011.3.4。3 3）日期和时间的组合输入）日期和时间的组合输入 既要输入日期又要输入时间，则用既要输入日期又要输入时间，则用空格空格分隔开分隔开 如：如：1996-10-01 1996-10-01 1919：1515 ， 9696年年1010月月1 1日

25、日1919时时1515分。分。输入当天日期：输入当天日期：ctrl+; 组合组合输入当前时间：输入当前时间：ctrl+: 组合组合 4、填充、填充 在在ExcelExcel中，利用数据的填充可以将大量数据迅速中，利用数据的填充可以将大量数据迅速地输入到工作表中去地输入到工作表中去. .对于有一定规律的数据和公式，对于有一定规律的数据和公式，ExcelExcel提供快速序列填充，主要包括等比序列、等差序提供快速序列填充，主要包括等比序列、等差序列、日期序列、自定义序列等，对于不同的序列，填充列、日期序列、自定义序列等，对于不同的序列，填充方法稍有不同。方法稍有不同。 （1 1）填充柄自动填充）填

26、充柄自动填充 适用于填充相同文本序列、等比序列、等差序列、适用于填充相同文本序列、等比序列、等差序列、日期序列甚至是自定义序列，但必须告诉日期序列甚至是自定义序列，但必须告诉ExcelExcel在在开始时开始时如何去做。步骤如下：如何去做。步骤如下： 在第一个单元格区域中输入数据；在第一个单元格区域中输入数据； 选择填好数据的单元格或区域，将光标选择填好数据的单元格或区域，将光标移至区域的移至区域的右下角填充柄处右下角填充柄处； 鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格鼠标左键拖动填充柄至最后一个单元格松开鼠标即可松开鼠标即可; ;（2 2）输入序列）输入序列 在序列的第一个单元格中输入数据作为初始

27、值在序列的第一个单元格中输入数据作为初始值 选定序列所填充的单元格区域（此步骤可省略选定序列所填充的单元格区域（此步骤可省略) ) 【编辑编辑】/ /【填充填充】/ /【序序列列】，弹出，弹出【序列序列】对话框，对话框，选择填充类型，填入步长值，选择填充类型，填入步长值，如果没有选定序列所在的区域，如果没有选定序列所在的区域，需选择序列产生的方向和填入需选择序列产生的方向和填入终止值，用以确定数据区域的终止值，用以确定数据区域的范围。范围。注意：在选定单元格区注意：在选定单元格区域的情况下，域的情况下，【序列序列】对话框对话框的的【终止值终止值】不用填写。不用填写。 单击单击【确定确定】按钮即

28、可完成序列的填充。按钮即可完成序列的填充。练习：在单元格练习：在单元格A1:A10中填入序列数字中填入序列数字2, 4,8, 164096, 选择选择【工具工具】/ /【选项选项】命令，命令，在在【输入序列输入序列】框中输入相应的数据项，每个数据项框中输入相应的数据项，每个数据项 以以EnterEnter键键分隔，输入完毕后单击分隔，输入完毕后单击【添加添加】按钮即可按钮即可用户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列。用户也可根据需要随时删除或编辑自定义序列。 经常使用有一定的规律相对固定的文本（经常使用有一定的规律相对固定的文本（如学生姓如学生姓名等名等），可设定为自定义序列。），可设定为自定义序列。(3)自定义序列自定义序列设置方法设置方法: 使用时只需输入该序列的第一个数据，拖动使用时只需输入该序列的第一个数据，拖动填充柄填充柄即可实现自定义序列的填充。即可实现自定义序列的填充。按住按住CtrlCtrl键键, ,选定所有需要输入相同数据的单元格选定所有需要输入相同数据的单元格在最后选定的单元格中输入数据，按在最后选定的单元格中输入数据，按Ctrl+EnterCtrl+Enter键键(4)(4)在不连