非生产辅助物料及办公用品管理办法

1、深圳市*科技有限公司非生产辅料及办公用品物品管理办法文件编号:修订日期:生效日期:核准:审核:制作:版本版次/修订履历版本版次修订内容修订日期修订页码DCNNOA首次发行/SYSTEMS统名称：管理办法(WI)SUBJECTS题：非生产辅料及办公用品物品管理办法DOCUMENTNO:WI-FA-005页次1of6版次A01目的为规范公司非生产辅料及办公用品的管理，本着勤俭节约原则，确保合理采购和使用，控制费用开支，特制定此管理办法。2. 适用范围：适用于公司的非生产辅助及办公用物品，不包括固定资产。3. 职责和权限3.1经管：制定各部门非生产辅导及办公用品预算费用，包括规定各部品规格，单价限制

2、等。3.2各部门：根据经管制定的预算费用和本部门实际需求，提交须采购申请。3.3行政部：负责对各部门的非生产辅料及办公用品进行汇总统一申购。3.4采购部：负责进行购买与交期跟进。3.5仓库：负责物品入库出库及做出入账。4. 作业流程4.1常用非生产辅导及办公用品的分类，其中A类为消耗品，B类为管理类物品。品种物品名称管理分类办公管理用品计算器、订书机、打孔机、手电、剪刀、卷尺、衣服架、文件架/框等；B类办公文具回形针、大头针、别针、胶水、胶带、档案/文件袋、文件夹、名片/证件卡套等A类书写工具各类写字笔和笔芯、修正液、橡皮等；A类纸制品类各类打印/复印纸、复写纸、封皮纸、便条纸、告示贴、记事本

3、等；A类金融用品印章垫、印台、印油、账本、凭证、单据、日戳；A类办公设备电话机、风扇、文件柜等；B类生活用品垃圾桶、拖把/扫把、水桶、手套、香皂、洗手液、烟灰缸；A类消防设备灭火器、消防栓、消防水管等B类办公着装类厂牌、吊绳、来宾证、驻厂证、冬/夏工衣、防静电衣/帽等；A类SYSTEMS统名称：管理办法（WI）SUBJECTS题：非生产辅料及办公用品物品管理办法DOCUMENTNO:WI-FA-005页次2of6版次A0应急药品创可贴、医用酒精、云南白药、碘酒、纱布等A类其它物品看板、白板、白板架等A类4.2A/B类物品的申购4.2.1各部门依经管提供的预算报表每月提出申请，依次由部门经理/经

4、管经理/（副）总经理签核；4.2.2签核报表完成后呈交行政窗口做统一汇总申购表，汇总申购表后结合当前库存等实际情况调整并由行政主管审核，递交给（副）总经理签核4.2.3签核完成的申购单由采购进行统一购买4.3验货4.3.1采购单位依采购控制程序要求进行采购，供应商按时将辅助物品或办公用品送到公司指定的收点。4.3.2A/B类物料，由仓库按采购送货单进行验收，核对品牌、规格、数量与质量，确保准确无误验货完成；必须由仓管与人资行政窗口一起完成，并在验收单签收4.4单据管理4.4.1各部门需将请购单/领料单统一起保存，以作为日后使用情况报告书的审核与检查依据。4.4.2仓库分发前一工作日供应商送货单

5、或退货单给财务/采购；4.4.3送货单一式三联，白联呈交财务，红联交采购，黄联仓库保管4.4.4采购保管采购订单，以便于月结对账；4.5非生产物品与办公用品的管理领用4.5.1供应商送货后，仓库统一收货并做账，做好账后即于当日发布库存报表，并邮件或电话通知相关领用窗口；4.5.2A/B类用品，行政接通知后2个工作日内到仓库统一领取统一保管，各申请的单位需按4.8要求至行政部领取;4.6A/B类办公用品费用核定及有关规定:4.6.1办公用品领用必须认真履行手续，由部门文员应填写办公用品领用单由部门经理签SYSTEMS统名称：管理办法（WI）SUBJECTS题：非生产辅料及办公用品物品管理办法DO

6、CUMENTNO:WI-FA-005页次3of6版次A0核后，至行政部领用，严禁先借后领的行为。4.6.2公司各部门应按经管核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关，行政窗口保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，须经行政经理同意。463核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事行政部门与经管部部门根据人员变动情况进行调整。4.6.4各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经（副）总经理审核后，由（副）总经理签核后方可增加该项费用。4.6.5办公用品使用实行月统计年结算，截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具领用报表，财务部审核。

7、费用超支在超支人年终奖金中扣除，节约费用计入下年度使用。4.6.6各部门办公职员的办公用品使用标准。每周的周二及周三统一领用办公用品，其他时间严禁领用办公用品。467新进职员入职发放1支笔与1本笔记本;其它每人每月最多领用1支笔芯，领用时须以旧换新，笔记本每季度领用一本，如果保管不好丢失自行负责购买。468各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。笔记本、签字笔芯、圆珠笔芯、胶水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新。4.6.9凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。4.6.10部门应急药品

8、部门窗口须妥善保管，应做到领用人登记；原则上由人资每月统一补配发，确保各部门应急药品有一定库存品以备于急用；如紧急缺少，部门窗口须及时或提前向行政窗口申请补足；4.6.11工衣与工鞋的管理依工衣工鞋管理办法执行4.7报废处理4.7.1仅对B类别物品进行报废处理;A类消耗品不列入报废行列；4.7.2对决定报废类别物品要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、标准寿命与实际使用SYSTEMS统名称：管理办法(WI)SUBJECTS题：非生产辅料及办公用品物品管理办法DOCUMENTNO:WI-FA-005页次4of6版次A0寿命、价格、数量及报废处理的其他有关事项。4.7.3每一年度提报一次统一报废

9、作业；各部门人员统一汇总提报给行政，行政统一开立报废单进行签核；4.7.4报废物品须依次签核至部门经理/行政经理/财务经理(副)总经理，签核完成行政统以废品处理；4.8物品的保管4.8.1各部门领取物品后，需登记A/B类物料发放的登记;4.8.2各部门必须清楚地掌握办公用品库存情况，确保保存区现场5S标准规格，必要时要实行防护等安保措施。4.9盘点库存4.9.1办公用品仓库应定期与不定期进行清盘点。4.9.2清点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整清单，使两者一致。4.9.3月度盘点或年度盘点为固定期盘点，盘点须形成盘点报表；物品有进出异动须进行清点,清点做账并邮件发布给相关部门；有异动情况，须于每日的AM9:30前须把前一工作日的库存报表邮件发出。4.10印刷品纸张管理4.10.1行政印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出相应余量作为安全库存；4.10.2如果消耗品用完，立即写报告递交行政主管进行统一请购5.相关流程图5.1申购与发货流程图:SYSTEMS统名称：管理办法(WI)SUBJECTS题：非生产辅料及办公用品物品管理办法DOCUMENTNO:WI-FA-005页次5of6版次A0ND1：5.2报废流程图YES6.相关表单6.1办公用品预申请表6