公文种类及格式

1、公文知识常用的公文种类有：一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”/五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任 免和聘用干部，用“通知”。六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。九、批复。

2、答复下级机关的请示事项，用“批复”。十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规7H o十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。公文格式1 .公文格式的组成公文格式的组成要素包括：(1)发文机关标识(版头、红头)(2)公文份数序号(3)密级 (4)发文字号|.(5)签发人(主要用于请示)(6)标题(7)主送机关(内发可省略)(8)

3、正文(9)附件(10)发文机关署名,(11)成文日期(1,一(13)附注(此件发至XX级)(14)主题词(15)抄送单位 (16)印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求：用 A4型纸( 297X21。，正文用3号仿宋体，每页22行, 每行28个字。2 .发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。3 .公文标题标准式：发文机关+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略特殊形式：(1)发文机关+文种。如中华人民共和国主席令(2)发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。4 .成文日期

4、成文日期确定原则:. (1)会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。(2)领导签发的，以签发日期为准。1(3)联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。一(4)法规性文件以文件批准日期为准。(5) 一般信函、电文以实际发出日期为准。成文日期必须写年月日，且要用汉字。5 .主题词条例和方法都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和公文主题 词表标注主题词。上海市人民政府公文主题词表使用说明中规定：(1) 一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。标引主题词的顺序为先标类别词， 再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内 容的词，最后标反映公文形式的词。如上海市人民政府关于做好本市农村扶贫

5、 工作的通知，先标类别词“农业”，冉标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后 标反映公文形式的类属词“通知” 。|(2) 一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。(3) 根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。(4) 在公文主题词表中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词 替代。6 .用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。国标国家行政机关公文格式规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机 关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印 章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。第一条 公文一

6、般由眉首，正文、文尾三部分组成。第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居 中。如“发改委文件”第一行居中二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之 上，居中。如洛师党委办【2012】21号，第二行居中，若有签发人，则第二行 顶格空一个字。三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。联合行 文的，主办单位签发人标注于发文字号后居中，其他单位下一行接起。四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角第二行。五、秘密

7、文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角第一行。第三条 正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容， 除发布和批转上级规章性文 件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。|二、“公告”“通告” “条例”“规定” “决议”“决定”等公文可不标明主送机关，仆局'其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、 左端顶格。“决议”, “决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。三、正文内容的结构层次序数依次为“一、” “（一）” “1

8、.” “（1） ”。规章和规范性 文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。I四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合 订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。I五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导 签发日期为准。六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关 名称。文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。第四条 主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目问问隔一个汉字距离0第五条 抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。 第六条 印发机关及

9、日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关 全称，右端署印发日期。第七条 文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。第八条公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4型，并用统一印制的红头 公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用 二号宋体字，内容用三号仿宋体。（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示 庄重。常用的公文版头形式有三种：1 、由发文机关名称加“文件”二字组成。例如：国务院文件2 、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。例如：安徽省人民政府3 、几个同级机关（如安徽省人事厅、

10、安徽省科学技术委员会、安徽省财政 厅）联合发文，可用主办机关（安徽省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？ （例1）,但发文机关署名应标联合行文单位的名称；也可用几个同级机关的名 称加“文件”二字作版头（例 2）,但应将主办的机关排列在前。前者多用于上 行文，后者多用于下行文。例1:安徽省人事厅文件例2:安徽省人事厅安徽省科委 文件安徽省财政厅4 、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。例如：*人民政府令、*人民政府任免通知发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。在民族自治 地方，发文机关名称可

11、以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条 细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行一 22行和37行一46行区域内。MM为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。（二）密急密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、 “绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机 关版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星，即“”,五角星之前标 密急，五角星之后标期限，如：机密 20年。密急件的份数序号是同一文件

12、在其总印数中逐份所给的顺序编号。一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识 区域的上一行标注。如：某份文件份号为“ 000068”就说明这份文件是总印数中 的第68份。（三）紧急程度公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对公文传递和办理速度的 要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项 的及时处理。文秘部门处理公文要力求”当日签收、当日登记、当日呈批、当日 转办”。特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文 时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、 “加急”、“平急”。在

13、特殊情况下，也可以标明”在*日*时送达"。紧急程度在公 文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的，如“关于 *紧急通知”等，也应 视同急件处理。（四）发文字号（亦称“文号”）发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。年度使用公 元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“ 口”。例如：皖政199718号，“皖政” 是安徽省人民政府的代字，”1997 ”是发文的年度，“18号”是1997年发文的 顺序号。几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件” 二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文 机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之

14、右下角、文件标题之上。上报的公文，应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。 签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题 之上。同时，发文字号则移至左侧。机关代字应相对稳定，不可经常变动。为保证发文字号规范，防止重号、漏 雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。（五）公文标题公文标题是对公文主要内容的揭示。 要求做到准确、简要。规范化的公文标 题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。除三个 部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个

15、结构助词“的”字。例如： “国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知”，其中：“国务 院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，”发布国家行政机关公文处理办 法”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。标题除发布法规 性的文件可加书名外，一般不用标点符号。公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。1 、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。例如： “关制 于印发安徽省行政机关公文处理实施细则的通知”。这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文

16、标题就省略了发文 机关名称。2 、印发公布性文件时，有的公文标题可以省略公文主题部分。例如： “铜陵 市人民政府令"。经会议讨论通过或批准的公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某 月某日经某会议讨论通过。公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时， 尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。（六）主送机关（亦称“抬头” ）|主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或规范化的简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规 定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”。主送机关应明确

17、、具体，标列在公文标题的下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续 顶格，未尾加冒号。主送机关的确定，应注意以下几个方面：1 、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提 出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用。2 、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用的一种 公文，主送机关可以是一个，也可以是多个。|3 、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公 文。这种公文如发行范围大，主送机关可用统称。4 、张贴性在需广大群众周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不标主送 机关；经会议讨论通过的公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主

18、送机关名称 则移至文尾抄送栏上方标明。5 、对参阅性文件，不需要明确的主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分 送”，印在原“抄送”位置。“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是 文件内容涉及的有关单位；三是应抄送周知的单位。（七）正文正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容、传达发文机关的意图。撰写 公文总的要求，内容符合党的方针、政策和国家的法律、法规，情况准确，措施、 要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确， 篇幅力求简短。当正文占满了公文用纸的全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页 时，必须在下一页的首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方的

19、适当位 置标注发文机关署名牌成文时间。（八）附件附件是指附在正文后面的文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文的重 要组成部分。附件有的起补充、阐明作用，有的起说明、注释作用，有的起证实、 执行作用。附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称。除使用特殊材料制 作的附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订。被印发、批转、转发的公 文应视为正文，不能作为附件处理。（九）发文机关署名|公文除电报、会议纪要外，大部分文件的发文机关署名都应加盖印章。网印章是代表机关组织或领导人的象征，是行使法定职权的一种印信凭证。法,定机关印章具有法定性、权威性和效用性。公文盖上印章，是表示发文机关对文 件正式生效

20、和确认无误的一种凭证。印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化的简称。用印位置在成文日 期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。印章必须盖得端正、清晰。（十）成文时间成文时间以领导人签发的日期为准； 联合发文，以最后签发机关领导人签发 的日期为准；会议讨论通过的公文，一般以讨论通过的日期为准；电报，以发出 日期为准。成文时间一般在正文之后的右下方专行标注。会议讨论通过的公文，如决议、 决定、条例等，一般应用小于标题的字体将会议讨论通过的时间和会议名称在公 文标题之下居中标注，并加圆括号。成文时间一般应是公文正式生效、执行的日期，但是发布法规、规章的公文， 除了标注发布时间外，还专门公布具体

21、实施的年、月、日。成文时间使用汉字写 明年、月、日，年度使用公元纪年全称，不得简写或省略。如： 1997年1月8 日，既不能写成“ 97年1月8日”，也不得写成“九八、元、八”。成文时间必 须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间。（十一）附注附注用于说明公文中在其它区域不便说明的事项。 如需要加以解释的名词术 词、或用于表述公文的传达范围等。附注的内容，一般在成文日期的左下方、主 题词的上方，另行标注，并加圆括号。如：”（此件发止各乡、镇人民政府）"；“（此 件至*月*日对外公开）”等。|（十二）主题词主题词是为实现办公现代化的要求， 便于计算机管理公文和提高查找率、 查 全率，

22、根据公文基本内容按照一定的规范优选的词或词组。公文应根据内容和文种标明主词题。（十三）抄送机关抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知的机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽的平行细实线（宽 140毫米，高1 毫米）作为界线。抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其 它逻辑关系依次标注抄送机关的全称或规范化的简称，移行时与上一行平行书 与。抄送机关一般按上级、平级、下级机关的次序排列，同级机关按党、政、军、 群次序排列。不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。（十四）印发（翻印）机关、印发日期公文的文本根据用途的不同

23、，可分正本、副本、存本、修订本。根据已签发的定 稿制发的正式文件称为正本，突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签 署，以实现文件的效力；凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本（抄本），主要代替正本供传阅、参考和备查使用；存本是指发文机关印制一份文件 的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，作为正本的样本留在本机关 以备查考之用。存本不外发，一般也不加盖印章或签署；对于已经发布生效的文 件，在经过一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改 补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。通知是机关团体用来传达事务或布置工作用的，通知的发文、收文单位之间有

24、直接的上下级关系；通告面向公众，用于公布一般性的、应当遵守或周知的事项，没有特定的主送单位；公告用于宣传重大事件；通报适用于表彰先进，批评错误, 传达重要精神或者情况。公文：按特点和作用分为规范性公文、指挥（导）性公文、报请性公文、知照性 公文和记录性公文、批转类公文。指导性公文（1）命令（2）指令（3指示）（4）决定（5）决议（6）计划 （7）布告规范性公文（1）章程（2）规定（3）条例（4）办法（5）细则报请性公文（1）报告（2）请示批转类公文（1）批复（2）批转（3）转发知照性公文（1）公告 （2）通告 （3）通报 （4）通知记述类公文（1）会议纪要（2）总结 （3）会议记录（4）大事记联系类公文（1）公函（2）便函从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记 录性公文。从公文内容处理要求分类，一是参阅性公文，二是承办性公文。1指示是领导机关对下级机关布置工作，阐明工作活动要点及要求、步骤和方法时所使用的一种具有指导原则的下行公文。2