第3章 办公自动化软件

1、3.1.1 3.1.1 办公自动化概述办公自动化概述 P136P136一、办公自动化的简介一、办公自动化的简介1) 办公自动化综合了多门学科，是发展迅速的新型学科2) 办公自动化是人机会话的信息系统3) 办公自动化应实现对文字、数据、语音、图形和图像等信息的一体化出来过程4) 办公自动化以提高办公效率和办公质量为目的。二、办公自动化系统的硬件设备二、办公自动化系统的硬件设备1) 计算机2) 计算机网络3) 各种专用设备三、办公自动化应实现的功能及业务三、办公自动化应实现的功能及业务1) 文字处理2) 数字、表格处理3) 语音处理4) 图形图像处理5) 电子邮件6) 电子会议7) 文档管理和资料

2、检索3.1.3 Office 20003.1.3 Office 2000应用程序的启动和退出应用程序的启动和退出 P138P138启动：从开始菜单启动；双击快捷图标启动；通过文档启动等退出：用文件/退出命令；用窗口的关闭按钮等。3.1.4 Office 20003.1.4 Office 2000的帮助系统的帮助系统 P139P139用帮助菜单的Microsoft PowerPoint帮助命令；按功能键F1等。3.1.5 Office 20003.1.5 Office 2000应用程序的文件操作应用程序的文件操作新建、打开、保存、另存为命令的使用；文件类型：doc xls ppt3.2 字处理软

3、件字处理软件 Word 20003.2.1 Word 20003.2.1 Word 2000的基本操作的基本操作3.2.2 Word 20003.2.2 Word 2000的排版技术的排版技术3.2.3 3.2.3 制表及表格处理制表及表格处理3.2.4 3.2.4 绘图及图文混排绘图及图文混排3.2.5 3.2.5 打印打印wordword文档文档3.2.6 3.2.6 Word 2000Word 2000案例分析案例分析3.2.1 Word 2000的基本操作Word 2000的窗口的基本组成的窗口的基本组成 P139标题栏标题栏“格式格式”工具栏工具栏标尺标尺文档编辑器文档编辑器状态栏状

4、态栏菜单栏菜单栏“常用常用”工具栏工具栏选定栏选定栏“绘图绘图”工具栏工具栏3.2.1 Word 2000的基本操作二、文档的输入与编辑二、文档的输入与编辑 P1411.文档的创建文档的创建（新建）按钮（新建）按钮“文件文件”“新建新建”2.文件的打开和保存文件的打开和保存打开：打开：（打开）按钮（打开）按钮“文件文件”“打开打开”保存：保存： （保存）按钮（保存）按钮“文件文件”“保存保存”或或“另存另存为为”设置自动保存的步骤：设置自动保存的步骤：使用使用“工具工具”菜单菜单“选项选项”命令命令“保存保存”选项选项卡卡选中选中“自动保存时间间隔自动保存时间间隔”复选框，设置间隔时间复选框，

5、设置间隔时间3.2.1 Word 2000的基本操作3.文字的输入文字的输入1) 插入点定位插入点定位2) “改写改写”模式和模式和“插入插入”模式模式3) 输入和插入输入和插入插入文字插入时间和日期插入符号插入其他文档3.2.1 Word 2000的基本操作4. 选择正文选择正文选择对象方法：选择对象方法： 一行一行：鼠标单击：鼠标单击 一段一段：鼠标双击：鼠标双击 全文全文：鼠标三击：鼠标三击 任意一段连续文字任意一段连续文字：鼠标拖动或：鼠标拖动或shift与光标移动键连用与光标移动键连用 列表块列表块：Alt和鼠标拖动和鼠标拖动取消选择方法：取消选择方法： 鼠标单击任意未被选择的部分鼠

6、标单击任意未被选择的部分 击任意一个插入点（光标）移动键击任意一个插入点（光标）移动键3.2.1 Word 2000的基本操作5. 删除文字删除文字插入点后内容：插入点后内容：Del插入点前内容：插入点前内容：Backspace一块连续的文字或项目：选择后一块连续的文字或项目：选择后Del或或Backspace6.撤销和恢复撤销和恢复撤销撤销撤销用户误操作。撤销用户误操作。“文件文件”“撤销撤销”“常用常用”工具栏的撤消按钮工具栏的撤消按钮Ctrl+Z恢复恢复原撤销命令撤销的操作原撤销命令撤销的操作“文件文件”“恢复恢复”“常用常用”工具栏的恢复按钮工具栏的恢复按钮3.2.1 Word 200

7、0的基本操作3.2.1 Word 2000的基本操作9. 查找和替换查找和替换1）查找：）查找：“编辑编辑”菜单的菜单的“查找查找”“高级高级”按钮功能按钮功能2）替换）替换使用使用“编辑编辑”菜单的菜单的“替换替换”命令命令3.2.1 Word 2000的基本操作10. 自动更正和自动图文集自动更正和自动图文集1）自动更正）自动更正创建自动更正词条创建自动更正词条引用自动更正引用自动更正删除自动更正词条删除自动更正词条2）自动图文集）自动图文集创建自动图文集词条创建自动图文集词条引用自动图文集引用自动图文集删除自动图文集词条删除自动图文集词条3.2.2 Word 2000的排版技术一、字符格

8、式化二、段落格式化三、边框和底纹四、项目符号和编号五、题注、注释和书签六、样式七、视图介绍八、分栏3.2.2 Word 2000的排版技术一、字符格式化 P1471.字体类操作（默认：宋休、5号）字体、字形、字号、字符颜色、下划线、着重号、效果等2.间距类操作字符间距、字符的提升/降低等3.文字效果只能用于显示，不可打印。3.2.2 Word 2000的排版技术二、段落格式化 P150Word中段落格式主要有：段落的对齐和缩进、行距、段落间距和制表位等。方法一：使用标尺方法一：使用标尺方法二：使用格式工具栏方法二：使用格式工具栏方法三：方法三： 使用使用“段落段落”对话框的对话框的“缩进和间距

9、缩进和间距”选项卡选项卡1.对齐2.缩进3.间距4.复制段落格式（用格式刷）5.查看某一段落的字体和段落格式（用帮助/这是什么？）3.2.2 Word 2000的排版技术三、边框与底纹三、边框与底纹1.1.设置边框设置边框设置：类型、线型、颜色、线条宽度2.2.设置底纹设置底纹底纹：分底纹填充和底纹图案取消底纹：在“底纹”选项卡的“式样”菜单中选“清除”3.2.2 Word 2000的排版技术四、项目符号和编号四、项目符号和编号 P154P1541 1、项目符号、项目符号（1）添加项目符号（2）删除项目符号2 2、编号、编号（1）添加编号（2）删除编号3 3、多级符号、多级符号用于创建多级标题

10、3.2.2 Word 2000的排版技术五、题注、注释和书签五、题注、注释和书签 P157题注题注是附加在表格、图表、公式等项目上的一种带编号的说明。注释注释用于在打印文档中为文本或某些术语提供解释、批注以及相关的参考资料。书签书签是用来标记选定的文字、图形、表格以及其他项目的一种方法。交叉引用交叉引用是对文档中其他位置中的项目的引用。3.2.2 Word 2000的排版技术六、样式六、样式 P160P160样式是模板的重要组成部分，样式本身是一系列格式的样式是模板的重要组成部分，样式本身是一系列格式的组合，这些格式可以是段落格式、字体格式、边框和底组合，这些格式可以是段落格式、字体格式、边框

11、和底纹等。纹等。1、新建样式2、应用样式3、编辑样式4、删除样式3.2.2 Word 2000的排版技术七、视图介绍七、视图介绍 P1611.普通视图普通视图 2.页面视图页面视图3.Web板式视图板式视图4.大纲视图大纲视图5.文档结构图文档结构图6.全屏显示和显示比例全屏显示和显示比例3.2.2 Word 2000的排版技术八、分栏八、分栏 P1631.创建分栏2.调整栏宽3.设置平衡栏4.删除分栏3.2.3 制表及表格处理一、创建表格一、创建表格 P164方法一：插入表格方法二：绘制表格方法三：将文字转换成表格二、文字与格式操作二、文字与格式操作三、其他操作三、其他操作1. 移动2.修改

12、线条样式3.添加/删除4.表格属性3.2.4 绘制及图文混排3.2.4 绘制及图文混排二、图文混排二、图文混排 P168P168Word文档分3个层次：文本层；绘图层；文本层之下层文本层；绘图层；文本层之下层。利用这3个层次，可让图和文字混合编排，获得特殊的效果。1.插入图片和剪贴画2.改变图片的尺寸3.文本框4、对象组合5设置图片、自选图形、文本框的格式6.生成水印图案3.2.4 绘制及图文混排三、辅助应用程序三、辅助应用程序 P174P1741.1.添加公式添加公式-使用公式编辑器使用公式编辑器2.2.插入插入“艺术字艺术字”3.2.5 打印Word文档一、分页和页码一、分页和页码 P17

13、5P1751.1.分页分页( (自动分页自动分页分页符分页符; ;手工分页手工分页硬分页符硬分页符) )2.2.插入页码插入页码二、页眉和页脚（包括页码、日期、公司徽标、文档标题、二、页眉和页脚（包括页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名等文字或图形）文件名等文字或图形）三、页面设置（设置页边距、纸张来源、纸张大小、页面方三、页面设置（设置页边距、纸张来源、纸张大小、页面方向和其他板式选项）向和其他板式选项）四、打印预览四、打印预览五、打印（打印当前文档、打印部分页面或更改打印选项）五、打印（打印当前文档、打印部分页面或更改打印选项）3.3 电子表格软件Excel 20003.3.1 Exce

14、l 20003.3.1 Excel 2000的基本操作的基本操作3.3.2 3.3.2 公式和函数公式和函数3.3.3 3.3.3 工作表的格式化工作表的格式化3.3.4 3.3.4 图表的建立图表的建立3.3.5 3.3.5 数据库管理数据库管理3.3.6 3.3.6 打印电子表格打印电子表格3.3.7 Excel 20003.3.7 Excel 2000案例分析案例分析3.3.1 Excel 2000的基本操作概念概念：工作簿、工作表、单元格 P182一、一、Excel 2000Excel 2000窗口的基本组成窗口的基本组成1.工具栏2.工作表区（1）行号和列标（2）工作表标签（3）单元

15、格和活动单元格3.编辑栏4.Excel操作的鼠标指针3.3.1 Excel 2000的基本操作3.3.1 Excel 2000的基本操作二、在工作表中输入数据二、在工作表中输入数据1.1.输入文本（字符）输入文本（字符）输入硬回车，按Alt+Enter。前面加上英文的单引号“ ”。2.2.输入数字输入数字输入负数（输入负号或括号）。输入分数（先输入0和空格，再输入分数）。3.3.输入日期和时间输入日期和时间格式。支持的运算。3.3.1 Excel 2000的基本操作三、三、ExcelExcel中的选择操作中的选择操作单元格的选择（单元格的选择（P187P187，表，表3.93.9）一个单元格、

16、矩形区域、多个不相邻单元格、一行/一列、相邻行/列、不相邻行/列工作表的选定（工作表的选定（P188P188，表，表3.103.10）单张工作表、多张相邻工作表、多张不相邻表、所有工作表3.3.1 Excel 2000的基本操作四、修改、插入、删除四、修改、插入、删除 P188P1881.1.修改数据（双击单元格或按修改数据（双击单元格或按F2F2）2.2.插入插入单元格整行（列）工作表3.3.清除和删除清除和删除清除单元格删除整行（列）删除工作表删除3.3.1 Excel 2000的基本操作五、移动和复制五、移动和复制 P189P1891.1.移动移动单元格中部分数据的移动、工作表中数据的移

17、动、工作表位置的移动。2.2.复制复制填充（1为步长的数据、等差/比数列、其它序列）六、查找和替换六、查找和替换 P192P1923.3.2 公式和函数公式公式是电子表格最重要的核心部分，是对数据进行分析的等式。一、公式一、公式 P192P192语法：语法：“= =表达式表达式”表达式是操作数和运算符的集合。操作数是常量、单元格或区域引用、标志、名称或工作表函数。输入公式的方法。3.3.2 公式和函数二、运算符二、运算符1.1.算术运算符算术运算符2.2.文本运算符文本运算符3.3.比较运算符比较运算符4.4.引用运算符引用运算符 P193P193相对引用、相对引用、绝对引用、绝对引用、混合引

18、用混合引用3.3.2 公式和函数三、函数三、函数 P194P194语法：函数名（参数，参数，语法：函数名（参数，参数，）常用函数常用函数：求和函数SUM求平均值函数AVERAGE求最大/小值函数MAX/MIN取整函数INT四舍五入函数ROUND条件计数函数COUNTIF条件函数IF逻辑与函数AND逻辑或函数OR逻辑非函数NOT四、出错信息（四、出错信息（P198 P198 表表3.113.11）3.3.3 工作表的格式化一、改变行高和列宽一、改变行高和列宽 P198P198二、设置数据格式二、设置数据格式1.数值格式2.货币格式3.日期格式4.时间格式5.分数格式三、设置对齐方式三、设置对齐方

19、式3.3.3 工作表的格式化四、保护工作表四、保护工作表“锁定”和“隐藏”。如何设置工作表保护？如何取消？五、设置条件格式五、设置条件格式六、自动套用格式六、自动套用格式3.3.4 图表的建立一、建立图表一、建立图表 P202P202图表概念：图表概念：分类X轴标题、分类Y轴标题图表标题分类X轴标志图例、系列名称数据系列、数据值、网格线。建立的操作步骤。建立的操作步骤。3.3.4 图表的建立二、图表编辑二、图表编辑 P204P2041.1.移动图表、更改图表大小、删除图表移动图表、更改图表大小、删除图表2.2.改变图表类型改变图表类型3.3.修改标题修改标题4.4.向图表中添加数据向图表中添加

20、数据5.5.向图表中添加文字向图表中添加文字6.6.删除数据删除数据3.3.5 数据库管理一、数据清单的创建一、数据清单的创建 P205P205数据清单是包含一系列相关数据的工作表数据行。1.1.创建数据清单创建数据清单要符合一定的准则（P205）2.2.数据清单与数据库数据清单与数据库相关概念：数据库、关系、记录、字段、字段名。3.3.5 数据库管理二、使用记录单编辑数据二、使用记录单编辑数据 P206P2061.修改数据2.添加记录3.删除记录4.查找记录三、记录排序三、记录排序 P207P207排序规则。排序的步骤。3.3.5 数据库管理四、记录筛选四、记录筛选 P208P208“自动筛

21、选”是一种简单、方便的压缩数据清单的方法。1.建立“自动筛选”2.显示数据行3.撤消筛选箭头3.3.5 数据库管理五、分类汇总五、分类汇总 P210P210分类汇总是按某一字段的内容进行分类，对每一类统计出相应的数据。（先排序）1.建立分类汇总 分类字段、汇总方式、选定汇总项、2.撤消分类汇总3.3.5 数据库管理六、数据透视表六、数据透视表 P211P211数据透视表是一种交互工作表，用于对已有数据清单中的数据进行汇总和分析，概括出有用的统计数据。1.建立数据透视表2.编辑数据透视表3.删除数据透视表3.3.6 打印电子表格一、页面设置一、页面设置 P214P2141.页面2.页边距3.页眉

22、/页脚4.工作表二、打印区域二、打印区域打印区域的设置和取消。三、打印预览三、打印预览四、打印工作表四、打印工作表3.4 文稿演示软件PowerPoint3.4.1 PowerPoint 20003.4.1 PowerPoint 2000的基本操作的基本操作3.4.2 3.4.2 演示文稿的格式化和可视化演示文稿的格式化和可视化3.4.3 3.4.3 演示技术演示技术3.4.4 3.4.4 打印演示文稿打印演示文稿3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作一、一、PowerPoint 2000PowerPoint 2000窗口的基本组成窗口的基本组成 P218P218内容提示向导设计

23、模板空演示文稿打开已有的演示文稿3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作二、视图二、视图 P219P2191.普通视图2.幻灯片视图3.备注页视图4.大纲视图5.幻灯片浏览视图6.幻灯片放映视图3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作三、创建演示文稿三、创建演示文稿 P221P2211.空演示文稿2.内容提示向导3.设计模板4.选择演示文稿类型5.将Word中的大纲文件转为PowerPoint演示文稿3.4.1 PowerPoint 2000的基本操作四、编辑幻灯片四、编辑幻灯片 P225P2251.输入和编辑文本2.PowerPoint中的选择操作3.插入、删除、移动、复制4.查找与替换3.4.2 3.4.2 演示文稿的格式化和可视化演示文稿的格式化和可视化一、文字和标题的格式化一、文字和标题的格式化 P227P2271.文字格式化2.