办公应用培训(基础知识和WORD)

1、2016销售部内部培训资料朱 昭础知识及WORD部分前言 文件及其操作 WORD使用 文件是计算机信息的组成单元，好比人是社会的组成单元。 文件的属性主要有四个 文件名； 文件位置； 文件大小； 文件创建时间。文件概述文件名 文件名通常由主名和扩展名组成，中间用“.”隔开。 示例 .doc是姓，“说明书修改事项”是名。 主名可以使用汉字、英文、字符或者混写。 扩展名由文件类型决定，一般是自动生成的，不宜自行制定和修改。 文件名最多可以有255个字符。 不区分英文字母大小写。 文件名或文件夹名中可以包含空格，但不能使用下列9个字符： 、 /、 *、 ?、 、 、 ：、

2、| 电脑文件的类型扩展名为doc/docx/txt的文件俗称文档，我们主要用WORD2003处理，长处在于格式与排版，如要打印出来文件，尽量用WORD制作；扩展名为xls/xlsx的文件俗称表格，我们主要用EXCEL2003处理，长处在于计算，如果要涉及统计分析的文件，尽量用EXCEL制作；扩展名为jpg/gif/png/bmp的文件俗称图片，我们用ACDSee和系统自带的画图应用已经能处理好办公日常所需，JPG最常用，GIF是动画，PNG无损压缩，BMP画质高；后缀名为pdf的文件俗称PDF文件（也叫可移植文档），用各种PDF阅读器和编辑器处理，长处在于跨平台，无损打印，自嵌字体，高压缩，可

3、靠的分发与交换。最常用的就是客户公函、图纸和电子书；扩展名为rar/zip的文件俗称压缩包，我们主要用RAR等解压软件处理。主要用于多个文件的几种传送；扩展名为exe的文件俗称程序（也叫可执行文件），是我们安装各种软件的载体，同时也是各种垃圾软件和病毒的载体，切勿随意点击；视频、音频、PPT、DWG、FLASH、INI、DLL等其它格式。文件的处理 复制 剪切 粘贴 删除 查找查找 排列排列 编辑编辑 传递传递文件的查找 开始-搜索 快捷键WIN+F 支持使用“*”（代表任意多个字母或汉字）和“?”（代表一个汉字或字符）。例如：输入“*.txt”将列出指定目录下所有文本文件。文件的排列 主要指

4、文件的查看方式和排列方式。文件在文件夹的查看方式 文件在文件夹的查看方式有：缩略图、平铺、图标、列表，详细信息。 缩略图：直观预览图片 方便查看比较多的图片。 平铺：图标比较大，可以直接看到文件大小。 图标：图标正常，看不到文件大小。 列表：小图标模式，方便查看长文件名。 详细信息：小图标列排模式，可以看到文件的详细信息，文件名、文件类型、修改时间、文件大小。 文件在文件夹的图标排列方式 文件在文件夹的图标排列方式有：名称、大小、类型、修改时间。WORD-内容概要 WORD窗口、基础操作 文字编辑 段落编辑 表格编辑 图片编辑 页面设置与打印 其它WORD-WORD窗口Word窗口包括标题栏、

5、菜单栏、工具栏、标尺、滚动条、工作区、状态栏等七个组成部分。基本操作包括新建文档、保存文档、打开文档等。WORD-常用工具栏 格式工具栏 标尺栏WORD-内容选择 双击，选择词组 三击，选择一段 单击空白处，选择一行 双击空白处，选择一段 三击空白处，选择整篇文章 Ctrl+单击，选择一句。 单击+Shift+单击，从到WORD-字体格式 字体格式包括字体、字号、效果（包括颜色、下划线、着重号、，特殊效果）、字符间距（包括缩放、间距、位置）。WORD-查找和替换 Ctrl+F 以及菜单“编辑”-“查找”都可以实现。WORD-段落格式 常用的段落格式包括：对齐方式，缩进，段间距，行距。WORD-

6、用标尺对齐段落 利用标尺快速对齐段落 选择视图标尺，显示标尺后，选取需要对齐的段落，向右拖曳上方的标尺 首行缩进：控制段落中第一行第一个字的起始位 悬挂缩进：控制段落中首行以外的其他行的起始位 左缩进：控制段落左边界缩进的位置 右缩进：控制段落右边界缩进的位置首行缩进右缩进左缩进悬挂缩进WORD-缩进调整示意悬挂缩进悬挂缩进首行首行缩进缩进右缩右缩进进左缩进左缩进WORD-项目符号和编号 多级编号插入后，默认为1级，如果想让编号变为2级或以下，需要选中编号按Tab键，按一次降一级，以此类推，如果要升一级，需按Shift+Tab 。 WORD-格式刷的使用 连续点击两次格式刷可对文档中的多处文本

7、进行格式化，使用完毕后，再次单击“格式刷”按钮即可。WORD-插入表格 插入表格的三种方法：菜单创建，表格和边框工具栏创建，常用工具栏创建。 注意“插入表格”和“绘制表格”的区别。WORD-表格与边框工具栏 表格与边框工具栏常用按钮绘绘制制表表格格擦除擦除线型线型粗细粗细自自动动求求和和插插入入表表格格对对齐齐合合并并单单元元格格拆拆分分单单元元格格边框颜色边框颜色底底纹纹颜颜色色外外侧侧边边框框排排序序WORD-用常用工具栏插入表格 注意“插入表格”和“插入EXCEL表格”的区别。WORD-删除表格方法一：鼠标经过表格时，表格左上角会出现十字框，鼠标点击十字框选定整个表格再按退格键或删除键进

8、行删除。方法二：从表格左上第一个单元格内容到右下角最后一个单元格外的回车键外进行选定再按退格键或删除键进行删除。WORD-移动表格的行和列 快速移动行：按住Shift+Alt键的同时使用键或键移动选中行，如果选中行中输入了文字，此时可以非常直观的看到选中的行上移或下移的过程，甚至可以将选中的行移出表格，从而变成一个独立表格。 移动行和列的内容：鼠标选定需要移动的行和列的内容拖拽到目标行和列。WORD-调整表格的大小快速将行和列以相同的比率调整大小：将鼠标移到表格中，表格右下角会显示一个小方块，再将鼠标指针移到小方块上，指针变成一个双向箭头，此时按住鼠标左键进行拖动即可调整整个表格的大小，调整后

9、表格的各列与各行将以相同的比率进行增减。WORD-调整表格的行高和列宽调整某列宽度时保持其它列宽度不变：方法一：拖动某个列线的同时按住Shift键；方法二：将鼠标置于表格中，水平标尺上出现列标记，将鼠标移到某个列标记上，当鼠标变成双向箭头形状后进行拖动。快速按内容调整列宽：选中要调整宽度的多列后将鼠标置于最后的列线上，当鼠标变成双向箭头时，双击即可使选中列的列宽自动根据单元格的内容长度进行调整。平均分布列宽或行高：用表格与边框工具栏按钮 。或者用菜单栏“表格-自动调整-平均分布各行/平均分布各列WORD-调整表格的行高和列宽 调整某一个或几个单元格的列宽：用鼠标选定一个或几个单元格（注意单元格

10、与单元格内容的选定有区别），将鼠标移动到右边列线，当鼠标变成双向箭头形状后进行拖动。WORD-调整表格的行高和列宽 在表格任意位置点击右键，进入表格属性项，可对表格的行高和列宽进行精确调整。WORD-精确调整表格的行高和列宽精确调整表格行高和列宽：方法一：将鼠标指针置于表格行线或列线上，当指针变成双向箭头时，按住鼠标左键进行拖动，同时按下鼠标右键即可在垂直标尺或水平标尺上显示精确的数值；方法二：将鼠标指针置于表格行线或列线上，当指针变成双向箭头时，按住鼠标左键进行拖动，同时按住Alt键即可在垂直标尺或水平标尺上显示精确的数值。Word中的其它调整如分栏的栏宽调整、首行缩进等都可用此方法进行。W

11、ORD-单元格的合并与拆分 用表格与边框工具栏按钮。或者用菜单栏“合并单元格/拆分单元格WORD-调整单元格内容对齐方式 调整单元格内容对齐方式可以通过“表格与边框”工具栏以及鼠标右键两种方式进行调整。WORD-表格的边框和底纹 鼠标经过表格时，表格左上角会出现十字框，鼠标点击十字框选定整个表格再按鼠标右键进入“边框和底纹”项进行调整。WORD-图片工具栏 图片工具栏中裁剪、旋转、环绕、设置透明色最常用。WORD-设置图片属性 主要用于设置图片边框、大小、环绕方式。WORD-页面设置 打印预览中调节标尺可以快速进行页面设置。WORD-打印WORD-自动保存与文档恢复在输入Word文档过程中，为

12、了防止意外而不使文档丢失，Word设置了自动保存功能，欲设置自动保存时间间隔，应选择“文件”菜单中的“另存为”命令，再单击“工具”“保存选项”按钮进行设置。一般存储位置在：C: Documents and Settings 用户名 Application Data Microsoft WORD 也可以直接打开WORD程序而不是某个DOC文件。WORD-输入上下标和常用符号 用插入域输入上下标、特殊符号等。 特殊符号也可以用小键盘或快捷输入。 单纯的诸如D0等下标或LG 上标的处理，可以用“字体”设置。WORD-快速输入常用符号人名间隔号（）：按Shift+2；中文省略号（）：按Shift+6；英文省略号（）：按Alt+Ctrl+。；自然亦可输入中文后减半；乘号（）：按Alt键不放，然后依次按小键盘上的0215；向右的箭头（）：依次按“-”、“-”和“”即可；向左的箭头（）：依次按“”即可；双向箭头（）：依次按“”即可；注册符（）：依次按“(”、“R”和“)”即可；亦可按Ctrl+Alt+R；版权符（）：依次按“(”、“c”和“)”即可；商标符（）：依次按“(”、“TM”和“)”即可；亦可按Ctrl+Alt+T。WORD-常用快捷键快速复制内容： Ctrl+C键。快速粘贴剪贴板中的内容： Ctrl+V键。快速选中所选内容： Ct