办公室管理制度第一稿

1、办公室管理制度第一章 总则第一条 为加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使行政事务管理工作标准化、制度化和规范化，提高办公效率，塑造企业良好形象，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度所指行政事务包括接打电话、邮件收发、接待会客、会议管理、文书管理、档案管理、印信管理等。第三条 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。第四条 办公室人员必须明确工作职责，简化办事流程，提高工作效率。第二章 办公室职责第一条 负责办公室各项规章制度的起草编写 ，一般文书、公文的整理汇编工作等。第二条 负责公司办公用品管理、文书管理、会议管理等，保证各项事务有序开展。第三条 协调各部门之间的行政关系，

2、为各部门的业务开展提供相应服务。 第四条 负责传达公司的各类通知、命令、决议等。第五条 负责公司内、外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司文化宣传工作。第三章 办公室秩序第一条 员工应准时上班打下班打卡，上下班时间按考勤管理制度执行。第二条 工作时间不应无故离岗、随意串岗，不得大声喧哗、嬉笑打闹，不能玩游戏，确保安静的办公环境。第三条 员工因私会客、接打电话，必须控制时间在20分钟之内，及时回岗。第四条 下班后要整理各自的办公区域，物品摆放整齐，确保桌面干净，维持清洁有序的办公室卫生环境。最后离开办公室的工作人员要检查电源、水龙头、门、窗是否关闭好。第五条 不得私自外借、带走公司物品，必须

3、申报批准和填写物品借阅登记表后方可带走使用。第四章 办公室礼仪第一条 仪容仪表：员工衣着应该稳重大方、整洁清爽、干净利落。女士不能穿拖鞋、睡衣、超短裤等,不得浓妆艳抹；男士不能头发太长、长指甲、面容不干净等。坚持整洁、大方的原则。第二条 礼貌用语：用语规范，对外接待必须使用普通话；语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。第三条 微笑服务：在接待公司内外部人员或其他问询、接待事务时，应注视对方，微笑应答。第四条 爱护公物。办公室人员应维护好办公物品的完好，办公区域的清洁。若有故意损坏须照价赔偿或者自购。第五章 通信事务管理第一条 接听电话一、 电话铃响二至三声就应该接听电话。“您好”开场，自报家门，再

4、让对方陈述来由。二、 在电话机旁边随时放着笔、便签等，一手摘机，一手拿笔，随时准备记录。重要电话应立即向主管领导汇报。三、 通话结束时，应礼貌的说“谢谢”或“再见”。根据“地位高者先挂”的原则，应等对方先挂电话后才可挂断，做到尊重对方第二条 打出电话一、 打出电话之前，首先要做好准备，理清要说的事实和要点，人名、地名、时间、数据要核实无误，必须的材料放在手边。其次，要考虑对方合适的时间。二、 打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了六七声以后再挂电话。紧急的事情，应过几分钟以后再次拨打，同时做好未接、已打、拒绝等的记录。三、 拨打预约电话，要清楚五个要点：时间、地点、对象、事务、目的、怎么说。第

5、三条 口信处理一、 制作一个简单的口信表，把口信表放在自己办公桌醒目的地方，避免混乱而忘记处理口信。二、 确保准确记录了所有信息，笔记要清晰可辨。处理完的口信要打上“已处理”、“已完成”的标记，避免重复。第六章 来访接待事务管理第一条 日常来客接待应本着认真负责 、文明礼仪；与人方便，讲求实效；遵守纪律、照章办事的总原则。第二条 前台必须有工作人员值班，有访客到来时立即起身，微笑迎接，并填写访客登记表。第三条 来访接待的一般程序：（一） 确认与通报。问清身份与来意，领进接待处或会客处，倒水、倒茶，及时通报被访者、被访部门。（二） 引见与介绍。遵照先主后客、先高后低的顺序介绍宾客。（三） 送客与

6、整理。会谈结束后，热情友好地送别来访者。客人离开后，及时整理会客室、会议室，保持整洁干净。第四条 涉及接待用餐的，必须先申报主管部门领导，按照公司定下的标准到指定的餐馆、酒楼宴请，并出具发票。第七章 文书管理第一条 文书的起草、收发、打印、归档整理、销毁等由办公室人员负责执行。公司上报、下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行上报、下发正式文件。第二条 文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。第三条 凡寄到公司的文件、传真等，由办公室统一签收并做好相应记录，填写收文登记簿。（

7、一） 凡属于个人的文书，直接通知本人来领取，并签字确认；（二） 凡属于公司部门的文书，由部门负责人（专人）来领回，并签字确认；（三） 属于领导的文件、书信，必须及时送至本人手中。第四条 文件下发的程序和注意事项：（一） 下发程序：起草文件审核审批、签发打印文件下发文件。（二） 注意事项：1. 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；2. 各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发；3. 下发的文件必须填写发文登记簿，以备核查。第五条 文书的整理、归档和销毁（一）

8、整理：把处理完毕的文书、材料按时间、名称、部门等内容分门别类进行整理，附件、披件等材料也要搜集完全，合并在一起，存放于文件夹或者文件盒内。（二） 立卷归档：将办理完毕、具有参考价值和保存价值的文书，根据文书性质进行编号整理，按照编号定期归档。坚持平时归档和年终归档相结合，做好归档文字记录。（三） 销毁：对已经不具备归档和贮存价值、过了保存期限的文书材料进行销毁。一般报废文书的销毁自主安排。重要档案、文件的销毁，必须遵照本制度第八章第五条执行，严格销毁程序。第八章 档案管理第一条 本制度所指的档案主要包括公司的规划、年度计划、统计资料、经营状况、财务审计、劳动工资、合同、人事档案、委托书、委任状

9、、项目方案、协议、会议记录、决议等具有保存和参考价值的文件。第二条 档案的管理必须指派专人负责，明确责任，保证原始资料及单据完整、齐全。分清类别，装订完好，区分好密级，做好档案管理工作。第三条 档案管理的一般流程搜集材料（原稿、附件、复印件）分类装订文档排序和编号装盒（袋）存柜第四条 本制度所指的档案密级分为公开、内部、秘密、机密、绝密5个等级。第四条 档案借阅（一） 一般的公司内部档案借阅：总经理、副总经理、各部门主管领导需借阅时，可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员借阅时，须经副总经理批准，并办理借阅手续。（二） 档案借阅手续：填写档案资料借阅申请表，由部门主管审核签字后，

10、报总经理、副总经理批准，然后由个人凭档案资料借阅申请表到档案管理员处办理借阅手续，并填写档案资料借阅手续表。（三） 保密文档的借阅：保密文档一般不允许借阅。如有特殊情况需借阅的，必须由主管领导申请，填写档案资料借阅申请表，由办公室主任审核，总经理签字批准以后方可提档。密级文档只能在指定区域进行阅览。使用结束后，管理员对档案进行检查。核实无误以后，借阅人和管理员在档案资料借阅手续表上签字确认。（四） 借阅注意事项：1. 必须办理档案借阅手续，填写档案资料借阅手续表。2. 必须爱护档案，保持完好、整洁，严禁涂改、毁坏等。3. 必须保密，严禁擅自复印、抄录、转借等。如确属工作需要，凡密级档案，必须由

11、总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案由办公室主任批准方可摘录和复制。第五条 档案的销毁第一条 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。第二条 按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，经办公室主任批准后方可销毁。第三条 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写档案资料销毁清单，由专人监督销毁。物品借用登记表序号借出日期物品名称数量借用人借出人证件号码联系方式归还日期归还确认发 文 登 记 簿序号发文单位日期文件名称份数附件发往单位签收单位签收人签收日期电话备注收 文 登 记 簿序号发文单位文件名称份数附件签收单位签收人签收日期电话号码备注口信记录表收信人：带信人：时间：口信内容：请您回话时