第四章 电子表格软件概述

1、会计电算化会计电算化电子工业出版社电子工业出版社 丛书主编：高翠莲丛书主编：高翠莲主主 编：马鸿燕编：马鸿燕会计从业资格考试系列丛书高等职业教育财经类“十二五”系列规划教材（财务会计专业）目目 录录会计电算化概述会计电算化概述1会计软件的运行环境会计软件的运行环境2会计软件的应用会计软件的应用3电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用4第第四四章章 电子表格软件在电子表格软件在会计会计中的应用中的应用第一第一节节 电子表格软件概述电子表格软件概述第二节第二节 数据的输入与编辑数据的输入与编辑第三第三节节 公式与函数的应用公式与函数的应用第四第四节节 数据清单及其管理分析数据清单及其

2、管理分析第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用第一节第一节 电子表格电子表格软件概述软件概述一、常用的电子表格软件一、常用的电子表格软件二、电子表格软件的主要功能二、电子表格软件的主要功能三、三、ExcelExcel软件的启动与退出软件的启动与退出四、四、ExcelExcel软件软件的用户界面的用户界面五、五、ExcelExcel文件的管理文件的管理第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 一一、常用的电子表格软件、常用的电子表格软件 电子表格电子表格，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，用，又称电子数据表，是指由特定软件制作而成的，

3、用于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。于模拟纸上计算的由横竖线条交叉组成的表格。 Windows Windows操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的操作系统下常用的电子表格软件主要有微软的Exce1Exce1、金山金山WPSWPS电子表格等；电子表格等；MacMac操作系统下则有苹果的操作系统下则有苹果的NumbersNumbers，该软件同，该软件同时可用于时可用于iPadiPad等手持设备。此外，还有专业电子表格软件如等手持设备。此外，还有专业电子表格软件如Lotus Lotus NotesNotes、第三方电子表格软件如、第三方电子表格软件如Formu1aOneFormu1aO

4、ne等等。 本章本章主要主要介绍介绍Exce1Exce1的的有关有关内容。内容。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用Excel2003默认用户界面默认用户界面Excel2013默认用户界面默认用户界面第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 二二、电子表格软件的主要、电子表格软件的主要功能功能 电子表格电子表格软件的主要功能有软件的主要功能有： 建立建立工作簿工作簿； 管理管理数据数据； 实现实现数据网上共享数据网上共享； 制作制作图表图表； 开发开发应用系统。应用系统。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用

5、二二、电子表格软件的主要功能、电子表格软件的主要功能 （一）（一）建立建立工作簿工作簿 Exce1Exce1启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个启动后，即可按照要求建立一个空白的工作簿文件，每个工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认工作簿中含有一张或多张空白的表格。这些在屏幕上显示出来的默认由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称由灰色横竖线条交叉组成的表格被称为工作表，又称“电子表格电子表格”。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，且各张工作表之间的内容相对独立之间的内容相对独立。

6、 在在Exce12003Exce12003中，中，每个工作簿默认含有每个工作簿默认含有3 3张工作表，每张工作表张工作表，每张工作表由由6553665536行和行和256256列列组成组成。 在在Exce12013Exce12013中，中，每个工作簿默认含有每个工作簿默认含有1 1张工作表，该工作表由张工作表，该工作表由10485761048576行和行和1638416384列组成。列组成。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 二二、电子表格软件的主要功能、电子表格软件的主要功能 （二）（二）管理数据管理数据 用户用户通过通过Exce1Exce1不仅可以直接在工作

7、表的相关单元格中输入、存不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，利润表以及大多数数据处理业务所需的表格，而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，以及可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算等操作，以及可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。和分析。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应

8、用电子表格软件在会计中的应用 二二、电子表格软件的主要功能、电子表格软件的主要功能 （三）（三）实现数据网上共享实现数据网上共享 通过通过Exce1Exce1，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 二二、电子表格软件的主要功能、电子表格软件的主要功能

9、（四）（四）制作图表制作图表 Exce1Exce1提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、提供了散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等气泡图、三维图等1414类类100100多种基本图表。多种基本图表。Exce1Exce1不仅能够利用图表向不仅能够利用图表向导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不导方便、灵活地制作图表，而且可以很容易地将同一组数据改变成不同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系；不仅能够任意同类型的图表，以便直观地展示数据之间的复杂关系；不仅能够任意编辑图表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种编辑图

10、表中的标题、坐标轴、网络线、图例、数据标志、背景等各种对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设对象，而且可以在图表中添加文字、图形、图像和声音等，使精心设计的图表更具说服力。计的图表更具说服力。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 二二、电子表格软件的主要功能、电子表格软件的主要功能 （五）（五）开发应用系统开发应用系统 Exce1 Exce1自带自带VBAVBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大

11、Exce1Exce1的的功能。功能。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 三三、ExcelExcel软件的启动与退出软件的启动与退出 （一）一）Exce1Exce1软件的启动软件的启动 通常通常可以采用下列方法启动可以采用下列方法启动Exce1Exce1软件软件： 1 1点击点击“开始开始”菜单中列示的菜单中列示的Exce1Exce1快捷命令快捷命令 2 2点击桌面或任务栏中点击桌面或任务栏中Exce1Exce1的快捷方式的快捷方式图标图标 3 3通过通过“运行运行”对话框启动对话框启动Exce1Exce1软件软件 4 4打开现成的打开现成的Exce1Exce1文

12、件文件第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 三三、ExcelExcel软件的启动与退出软件的启动与退出 （二二） Exce1 Exce1软件的退出软件的退出 通常通常可以采用下列方法退出可以采用下列方法退出Exce1Exce1软件：软件： 1 1点击标题栏最右边的关闭点击标题栏最右边的关闭按钮按钮 2 2点击点击“关闭窗口关闭窗口”或或“关闭所有窗口关闭所有窗口”命令命令 3 3按击快捷键按击快捷键“A1tA1tF4F4” 需需注意的是：注意的是：以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，以上操作方法均指的是当前只有一个工作簿的情形，如果当前有多个工作簿文件在

13、运行，以上操作方法执行的结果将是光标如果当前有多个工作簿文件在运行，以上操作方法执行的结果将是光标所在的文件被关闭，其他处于打开状态的所在的文件被关闭，其他处于打开状态的Exce1Exce1文件仍在运行，文件仍在运行，Exce1Exce1软软件并未退出。只有这些文件均被关闭后，件并未退出。只有这些文件均被关闭后，Exce1Exce1软件才能退出。软件才能退出。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用工作表区工作表区四、四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面Excel2003Excel2003界面构成：界面构成：任务窗格任务窗格标题栏标题栏菜单菜单栏栏工具

14、工具栏栏标题栏标题栏状态状态栏栏第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （一）（一）标题栏标题栏 标题栏标题栏位于窗口的最上方，依次列示位于窗口的最上方，依次列示Exce1Exce1软件的图标、文档的软件的图标、文档的标题和控制标题和控制Exce1Exce1窗口的按钮窗口的按钮。 标题栏标题栏最左边的图标是最左边的图标是Exce1Exce1控制菜单图标控制菜单图标，提供，提供还原、移动、还原、移动、大小、最小化、最大化和关闭窗口等功能。打开控制菜单的方法主要大小、最小化、最大化和关闭窗口等功能。打开控制菜单的方

15、法主要有三种：（有三种：（1 1）鼠标左键单击标题栏最左边的控制菜单图标；（）鼠标左键单击标题栏最左边的控制菜单图标；（2 2）鼠）鼠标右键单击标题栏任意位置；（标右键单击标题栏任意位置；（3 3）同时按住）同时按住AltAlt键和键和BackspaceBackspace键。键。 标题栏标题栏的右端列示控制的右端列示控制Exce1Exce1窗口的按钮，从左向右依次为最小窗口的按钮，从左向右依次为最小化按钮、向下还原或者最大化按钮、关闭按钮。这些按钮称为控制化按钮、向下还原或者最大化按钮、关闭按钮。这些按钮称为控制按按钮钮，用来控制工作簿窗口的状态。标题栏中间列示当前正在编辑的工，用来控制工作簿

16、窗口的状态。标题栏中间列示当前正在编辑的工作簿的名称。作簿的名称。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （二）菜单栏（二）菜单栏 Excel2003 Excel2003的菜单栏默认位于标题栏的下方，的菜单栏默认位于标题栏的下方，但可移动到窗口但可移动到窗口的其他适当位置，包含的其他适当位置，包含“文件文件”、“编辑编辑”、“视图视图”、“插入插入”、“格式格式”、“工具工具”、“数据数据”、“窗口窗口”和和“帮助帮助”等等9个默认个默认的菜单项，包括的菜单项，包括Exce1的全部操作命令，每一菜单项分别含有对

17、工作的全部操作命令，每一菜单项分别含有对工作表进行操作的一组功能相关的命令选项。命令后面带有表进行操作的一组功能相关的命令选项。命令后面带有“”的，的，表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框表示选择了这一命令后将打开该命令的对话框；命令后面带有命令后面带有“ ”的，表示该选项后面带有一个子的，表示该选项后面带有一个子菜单。菜单。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （三）工具栏（三）工具栏 工具栏工具栏默认位于菜单栏的下方，但可移动到窗口的其他适当默认位于菜单栏的下方，但可移动到窗口的其他适当位置，它由一系

18、列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每位置，它由一系列与菜单选项命令具有相同功能的按钮组成。每个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作个按钮代表一个命令，能更加快捷地完成相应的操作。 用户用户不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的不仅可以自行设定工具栏的显示、隐藏及其在窗口中的位置，而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置位置，而且可以自行设定工具栏中的按钮及其在工具栏中的位置。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 Exce12003 Exce12003默认显示默认显示“常用工具栏常用工具栏”和和“格式工具栏格式工具栏”两个工具两个工

19、具栏。显示或隐藏工具栏的两种常用方法是栏。显示或隐藏工具栏的两种常用方法是： （1 1）在工具栏或菜单栏任意位置点击鼠标右键，打开工具栏列）在工具栏或菜单栏任意位置点击鼠标右键，打开工具栏列表，从中选定或取消相应的工具栏表，从中选定或取消相应的工具栏。 （2 2）在菜单栏单击）在菜单栏单击“视图视图”菜单，在打开的命令列表中指向菜单，在打开的命令列表中指向“工具栏工具栏”选项，从中选定或取消相应的工具栏名称，即可显示或隐选项，从中选定或取消相应的工具栏名称，即可显示或隐藏相应的藏相应的工具栏工具栏。 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （四）编辑区（四）编辑区 编辑编辑区默

20、认位于工具栏的下方，由名称框、取消输入按钮、确认区默认位于工具栏的下方，由名称框、取消输入按钮、确认输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字输入按钮、插入函数按钮和编辑栏构成，用来显示当前单元格的名字和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或和当前单元格的内容、取消或确认本次输入的数据或公式公式。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用名称框名称框编辑编辑栏栏插入函数按钮插入函数按钮确认输入按确认输入按钮钮取消输入按钮取消输入按钮 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （五）工作表区（五）工作表区 工作工作表区默认位于编辑区的

21、下方，是表区默认位于编辑区的下方，是Exce1Exce1文件用于存储和处理数据文件用于存储和处理数据的专门区域。由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条的专门区域。由工作表、工作表标签、标签滚动按钮、滚动条和滚动条按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素按钮、列和列号、行和行号、全选按钮、单元格等要素组成组成。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用全选按钮全选按钮单元格单元格行号行号窗口水平拆分框窗口水平拆分框列号列号标签滚动按钮标签滚动按钮工作工作表标签表标签滚动条按钮滚动条按钮窗口垂直拆分框窗口垂直拆分框窗口水平拆分框窗口水平拆分框第四章第四章

22、 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （六）状态栏（六）状态栏 状态栏状态栏默认位于窗口底部，可以显示各种状态信息，如单元格模式、默认位于窗口底部，可以显示各种状态信息，如单元格模式、功能键的开关状态等。功能键的开关状态等。 状态栏状态栏左边显示当前的单元格编辑模式。常规状态下，状态栏的左左边显示当前的单元格编辑模式。常规状态下，状态栏的左边显示边显示“就绪就绪”字样，表明该单元格正准备接收新的信息。鼠标单击某字样，表明该单元格正准备接收新的信息。鼠标单击某个单元格，状态栏的左边显示个单元格，状态栏的左边显示“输入输入”

23、字样，表明该单元格处在输入模字样，表明该单元格处在输入模式。当在编辑栏中输入内容或者双击某个单元格后再单击该单元格时，式。当在编辑栏中输入内容或者双击某个单元格后再单击该单元格时，状态栏的左边显示状态栏的左边显示“编辑编辑”字样，这时可以在单元格输入内容或编辑数字样，这时可以在单元格输入内容或编辑数据。如果要回到据。如果要回到“就绪就绪”状态，单击回车键或单击编辑栏中的状态，单击回车键或单击编辑栏中的“”或或“”“”按钮。按钮。 状态栏状态栏的右边为自动计算显示区和键盘状态显示区。自动计算显示的右边为自动计算显示区和键盘状态显示区。自动计算显示区可以快速显示所选定数字区域的求和、平均值和计数等

24、计算结果。键区可以快速显示所选定数字区域的求和、平均值和计数等计算结果。键盘状态显示区显示大写、数字、改写等键盘状态。盘状态显示区显示大写、数字、改写等键盘状态。 通常通常情况下，状态栏默认为显示状态，也可以通过情况下，状态栏默认为显示状态，也可以通过“工具工具”菜单下菜单下的的“选项选项” ” 中的中的“视图视图”选项卡将其设置为隐藏状态选项卡将其设置为隐藏状态第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （七）任务窗格（七）任务窗格 任务任务窗格默认位于窗格默认位于Exce1Exce1窗口的右边，但可移动到窗口的

25、其他窗口的右边，但可移动到窗口的其他适当位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具体包括适当位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具体包括“开开始工作始工作”、“帮助帮助”、“搜索结果搜索结果”、“剪贴画剪贴画”、“信息检索信息检索”、“剪贴板剪贴板”、“新建工作簿新建工作簿”、“模板帮助模板帮助”、“共享工作区共享工作区”、“文档更新文档更新”和和“XMLXML源源”等等1111个任务窗格。个任务窗格。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 四四、ExcelExcel软件的用户界面软件的用户界面 （八）功能区（八）功能区 Exce12007 Exce1200

26、7以后的版本使用了功能区，与之前的版本有了明显以后的版本使用了功能区，与之前的版本有了明显的变化。功能区是由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令的变化。功能区是由一系列在功能上具有较强相关性的组和命令所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标所形成的区域，各功能区的主要功能由相应的选项卡标签予以标识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所识，用户可以根据需要完成的操作，快速找到和调用包含当前所需命令的功能区。需命令的功能区。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用Excel2013Excel2013界面构成：界面构成：工作表区工作表区状态

27、状态栏栏编辑区编辑区功能区功能区工作表区工作表区第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 五、五、ExcelExcel文件的管理文件的管理 （一）一）Exce1Exce1文件的新建与文件的新建与保存保存 1 1Exce1Exce1文件的新建文件的新建 单击单击“开始开始”菜单中列示的菜单中列示的Exce1Exce1快捷命令、桌面或任务栏中快捷命令、桌面或任务栏中Exce1Exce1的快捷方式图标或者通过的快捷方式图标或者通过“运行运行”对话框等方式启动对话框等方式启动Exce1Exce1软软件的，系统将自动建立一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板件的，系统将自动建立

28、一个新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将以供选择，选定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口将在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。在屏幕上呈现出来，并在标题栏中显示默认的文件名。v 以以打开现成打开现成Exce1Exce1文件方式启动文件方式启动Exce1Exce1软件的，可通过以下方法软件的，可通过以下方法之一建立一个新的空白工作簿：之一建立一个新的空白工作簿： 按按击快捷键击快捷键“Ctr1Ctr1N N”键；键； 打开打开“文件文件”菜单，点击菜单，点击“新建新建”菜单命令，选定其中的空菜单命令，选定其中的空白工作簿

29、模板；白工作簿模板； 点击点击工具栏中的工具栏中的“新建新建”按钮（按钮（Exce12003Exce12003为常用工具栏，为常用工具栏，Exce12013Exce12013为快速访问工具栏）。为快速访问工具栏）。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 2 2Exce1Exce1文件文件的的保存保存 为了为了继续使用新建的继续使用新建的Exce1Exce1文件，应当以合适的名称和类型将文件，应当以合适的名称和类型将Exce1Exce1文件保存在适当的位置。文件保存在适当的位置。Exce1Exce1文件在编辑修改完毕或退出文件在编辑修改完毕或退出Exce1Exce1软

30、件之前，均应进行保存。对软件之前，均应进行保存。对Exce1Exce1文件首次保存时，用文件首次保存时，用“保存保存”或或“另存为另存为”命令的结果一样，都是在命令的结果一样，都是在“另存为另存为”对话框中进行。对对话框中进行。对于重新修改的已存文件而言，于重新修改的已存文件而言，“保存保存”是将修改后的工作簿以原文件是将修改后的工作簿以原文件名保存在原来的位置，覆盖原文件。而名保存在原来的位置，覆盖原文件。而“另存为另存为”则是将修改后的工则是将修改后的工作簿以新文件名保存至指定位置，原文件仍然存在，没有任何变化作簿以新文件名保存至指定位置，原文件仍然存在，没有任何变化。v 保存保存Exce

31、1Exce1文件的常用方法包括：文件的常用方法包括： 通过通过敲击功能键敲击功能键“F12F12”键进行保存键进行保存。 通过通过按击快捷键按击快捷键“Ctr1Ctr1S S”键进行保存。键进行保存。 通过通过单击常用工具栏（适用于单击常用工具栏（适用于Exce12003Exce12003）或快速访问工具栏）或快速访问工具栏（适用于（适用于Exce12013Exce12013）中的）中的“保存保存”或或“另存为另存为”按钮进行保存。按钮进行保存。 通过通过“文件文件”菜单（或菜单（或Exce12003Exce12003“工具栏工具栏”菜单）中的菜单）中的“保保存存”或或“另存为另存为”命令进行

32、保存。命令进行保存。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 五五、ExcelExcel文件的管理文件的管理 （二二）Exce1Exce1文件的关闭与文件的关闭与打开打开 1. 1. Exce1 Exce1文件的文件的关闭关闭 Exce1 Exce1软件退出前必须关闭打开的文件，因此，也可以采用前述软件退出前必须关闭打开的文件，因此，也可以采用前述三种三种Exce1Exce1软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可软件的退出方法来关闭处于打开状态的文件。此外，还可采用以下方法来关闭处于打开状态的采用以下方法来关闭处于打开状态的Exce1Exce1文件：文件：

33、 点击点击“工具栏工具栏”中的中的“关闭关闭”按钮或命令按钮或命令。 点击点击“文件文件”菜单中的菜单中的“关闭关闭”命令。命令。 按按击快捷键击快捷键“Ctr1Ctr1F4F4”。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 2 2Exce1Exce1文件的打开文件的打开 打开打开Exce1Exce1文件的方法主要有：文件的方法主要有： 通过通过直接点击直接点击Exce1Exce1文件打开文件打开。 通过通过快捷菜单中快捷菜单中“打开打开”命令打开。命令打开。 通过通过Exce1Exce1“文件文件”菜单中的菜单中的“打开打开”命令进行打开。命令进行打开。 通过通过常用

34、工具栏（适用于常用工具栏（适用于Exce12003Exce12003）或快速访问工具栏）或快速访问工具栏（适用于（适用于Exce12013Exce12013）中的）中的“打开打开”按钮进行打开。按钮进行打开。 通过通过按击快捷键按击快捷键“Ctr1Ctr1O O”（字母（字母O O的按键）进行打开。的按键）进行打开。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 五五、ExcelExcel文件的管理文件的管理 （三三）Exce1Exce1文件的保密与文件的保密与备份备份 1 1Exce1Exce1文件的保密文件的保密 对于设置了打开权限密码的对于设置了打开权限密码的Exce

35、1Exce1文件，只有输入正确的密码才能打文件，只有输入正确的密码才能打开。对于设置了修改权限密码的开。对于设置了修改权限密码的Exce1Exce1文件，只有输入正确的密码才能修文件，只有输入正确的密码才能修改，否则只能以只读方式打开。改，否则只能以只读方式打开。Exce1Exce1文件加密或输入文件加密或输入“打开权限密码打开权限密码”和和“修改权限密码修改权限密码”的方法为：打开的方法为：打开“另存为另存为”对话框，点击对话框，点击“工具工具”下拉菜单中的下拉菜单中的“常规选项常规选项”，在弹出的，在弹出的“保存选项保存选项”中输入中输入“打开权限打开权限密码密码”和和“修改权限密码修改权

36、限密码”。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 2 2Exce1Exce1文件的备份文件的备份 Exce1Exce1软件能够根据原文件自动创建备份文件，备份文件的软件能够根据原文件自动创建备份文件，备份文件的名称为原文件名后加上名称为原文件名后加上“的备份的备份”字样，图标与原文件不同。对字样，图标与原文件不同。对当前的当前的Exce1Exce1文件进行备份的方法为：打开文件进行备份的方法为：打开“另存为另存为”对话框，对话框，点击点击“工具工具”下拉菜单中的下拉菜单中的“常规选项常规选项”，在弹出的，在弹出的“保存选项保存选项”中选中中选中“生成备份文件生成备份

37、文件”选项选项。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 五五、ExcelExcel文件的管理文件的管理 （四四）Exce1Exce1文件的修改与文件的修改与删除删除 1 1Exce1Exce1文件的修改文件的修改 Exce1Exce1文件的修改通常在已打开的文件的修改通常在已打开的Exce1Exce1文件中进行，包括修改单元文件中进行，包括修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。调整工作表顺序等。 2 2Exce1Exce1文件的删除文件的删除 Exce1E

38、xce1文件的删除方法同普通文件一样，有下面两种方法：文件的删除方法同普通文件一样，有下面两种方法： 选中选中要删除的要删除的Exce1Exce1文件，按击文件，按击“De1eteDe1ete”键进行删除。键进行删除。 鼠标鼠标右键点击要删除的右键点击要删除的Exce1Exce1文件，选择删除命令。文件，选择删除命令。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用第第二二节节 数据的输入与编辑数据的输入与编辑一、数据的输入一、数据的输入二、数据的编辑二、数据的编辑三、数据的保护三、数据的保护第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 一一、数据的、数

39、据的输入输入 （一）数据的手工一）数据的手工录入录入 Exce1Exce1中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑中，数据的输入和修改都在当前单元格或者对应的编辑栏中进行。栏中进行。Exce1Exce1文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，文件打开后，所有单元格均默认处于就绪状态，等待数据的输入。我们只需要在工作表标签中选中要操作的工作表，等待数据的输入。我们只需要在工作表标签中选中要操作的工作表，再选中要输入内容的单元格进行输入并设置单元格格式再选中要输入内容的单元格进行输入并设置单元格格式。 手工手工录入数据具体方法包括以下几种：录入数据具体方法包括以下几种： 1 1在单个单元

40、格中录入数据在单个单元格中录入数据。 2 2在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据。 3 3在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的数据。 4 4在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据据。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 一一、数据的输入、数据的输入 （二二）单元格数据的快速单元格数据的快速填充填充 填充填充功能主要是通过功能主要是通过“填充柄填充柄”或或“填充序列对话框填充序列对话框”来

41、实现来实现的。用鼠标单击一个单元格或拖拽鼠标选定一个连续的单元格区的。用鼠标单击一个单元格或拖拽鼠标选定一个连续的单元格区域时，框线的右下角会出现一个黑点，这个黑点就是填充柄，填域时，框线的右下角会出现一个黑点，这个黑点就是填充柄，填充柄的主要功能就是复制与填充。当鼠标靠近填充柄时，鼠标箭充柄的主要功能就是复制与填充。当鼠标靠近填充柄时，鼠标箭头会变成黑色的十字形，此时按住鼠标就能实现复制或者填充。头会变成黑色的十字形，此时按住鼠标就能实现复制或者填充。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 （二二）单元格）单元格数据的快速数据的快速填充填充 1 1相同数据的填充相

42、同数据的填充 某某单元格的内容需要复制到其他单元格时，通常可点击该单单元格的内容需要复制到其他单元格时，通常可点击该单元格右下角的填充柄，按住鼠标左键向上下左右的任一方向拖动，元格右下角的填充柄，按住鼠标左键向上下左右的任一方向拖动，然后松开鼠标左键，该单元格的内容即被填充到相关单元格然后松开鼠标左键，该单元格的内容即被填充到相关单元格。 2 2序列的填充序列的填充 序列序列是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比是指按照某种规律排列的一列数据，如等差数列、等比数列等。使用填充柄可自动根据已填入的数据填充序列的其他数数列等。使用填充柄可自动根据已填入的数据填充序列的其他数据据。 3 3

43、填充序列类型的指定填充序列类型的指定 利用利用自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充自动填充功能填充序列后，可以指定序列类型，如填充日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等日期值时，可以指定按月填充、按年填充或者按日填充等。拖动。拖动填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现填充柄并释放鼠标时，鼠标箭头附近出现“自动填充选项自动填充选项”按钮，按钮，单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。单击该按钮打开下拉菜单以选择填充序列的类型。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 一一、数据的输入、数据的输入 （三三）导入其他数据库的数据导入其他数据库的数据

44、 Exce1 Exce1可以获取可以获取SQLServerSQLServer、AccessAccess等数据库的数据，实现与等数据库的数据，实现与小型数据库管理系统的交互。小型数据库管理系统的交互。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 二、二、数据数据的编辑的编辑 （一）数据的复制和剪切一）数据的复制和剪切 1 1数据的复制和粘贴数据的复制和粘贴 Exce1Exce1可以将已输入的数据复制到其他位置，这个位置可以是同可以将已输入的数据复制到其他位置，这个位置可以是同一张工作表的不同位置，也可以是同一个工作簿的其他工作表或不同一张工作表的不同位置，也可以是同一个工作

45、簿的其他工作表或不同工作簿的工作表。复制完成后，源区域的内容不变，目标位置增加了工作簿的工作表。复制完成后，源区域的内容不变，目标位置增加了新的内容。如果源区域的内容为数值或字符串，则复制的结果与源内新的内容。如果源区域的内容为数值或字符串，则复制的结果与源内容完全相同；如果源区域的内容为公式，则要根据公式中所包含地址容完全相同；如果源区域的内容为公式，则要根据公式中所包含地址的形式（相对地址、绝对地址和混合地址）自动进行调整。的形式（相对地址、绝对地址和混合地址）自动进行调整。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用1 1数据的复制和数据的复制和粘贴粘贴v 操作操作

46、步骤：步骤： （1 1）选中含有复制内容的对象选中含有复制内容的对象； （2 2）复制原单元格的内容）复制原单元格的内容； （3 3）选中需要粘贴的目标位置）选中需要粘贴的目标位置； （4 4）粘贴复制的内容。如果需要使用）粘贴复制的内容。如果需要使用“选择性粘贴选择性粘贴”，就在复制后，在目标，就在复制后，在目标位置打开快捷菜单，选择位置打开快捷菜单，选择“选择性粘贴选择性粘贴”命令，打开命令，打开“选择性粘贴选择性粘贴”对话框在对话框在“粘贴粘贴”区域选择需要粘贴选项的单选区域选择需要粘贴选项的单选框（如框（如“数值数值”单选框），并单击单选框），并单击“确确认认”按钮。按钮。第四章第四章

47、 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 （一）数据的复制和剪切一）数据的复制和剪切 2 2数据数据的的剪切与粘贴剪切与粘贴 数据数据的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然的剪切与复制不同。数据复制后，原单元格中的数据仍然存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，存在，目标单元格中同时还增加原单元格中的数据；数据剪切后，原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数原单元格中数据不复存在，只在目标单元格中增加原单元格中的数据。据。 二二、数据的编辑、数据的编辑 （二二）数据数据的的查找和替换查找和替换 1 1查找和替换特定查找和替换特定数据

48、数据 Exce12003Exce12003中，在中，在“编辑编辑”菜单下，点击菜单下，点击“查找查找”或或“替换替换”，打开打开“查找和替换查找和替换”对话框对话框。 在在“查找查找”选项卡中输入需查找的内容，如果只需要查找，单击选项卡中输入需查找的内容，如果只需要查找，单击“查找下一个查找下一个”逐个查找或单击逐个查找或单击“查找全部查找全部”一次性全文查找；在一次性全文查找；在“替换替换”选项卡中，还需要输入要替换的内容，如果需要替换，单击选项卡中，还需要输入要替换的内容，如果需要替换，单击“替换替换”逐个替换或单击逐个替换或单击“全部替换全部替换”一次性全部替换。一次性全部替换。第四章第

49、四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 （二二）数据的）数据的查找和替换查找和替换 2.2.选中包含公式的单元格选中包含公式的单元格 在在“查找和替换查找和替换”对话框的对话框的“查找查找”选项卡中，单击选项卡中，单击“选项选项”按按钮；在查找范围中，选择钮；在查找范围中，选择“公式公式”选项，即可选中工作簿中所有包含选项，即可选中工作簿中所有包含公式的单元格。如果在查找内容中，输入公式的具体公式，就可以选公式的单元格。如果在查找内容中，输入公式的具体公式，就可以选中工作簿中所有包含该公式的中工作簿中所有包含该公式的单元格单元格。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子

50、表格软件在会计中的应用 （二二）数据的）数据的查找和替换查找和替换 3.3.替换格式替换格式 在在“查找和替换查找和替换”对话框的对话框的“替换替换”选项卡中，在选项卡中，在“替换为替换为”所在所在行，单击行，单击“格式格式”按钮，进行相应格式设置后单击按钮，进行相应格式设置后单击“确定确定”按钮，回到按钮，回到“查找和替换查找和替换”对话框。对话框。“格式格式”按钮左边的按钮左边的“预览预览”框会出现所设置框会出现所设置格式的预览结果，单击格式的预览结果，单击“全部替换全部替换”即完成对内容和格式的批量即完成对内容和格式的批量替换替换。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会

51、计中的应用 三、三、数据数据的保护的保护 （一）保护工作簿一）保护工作簿 Exce1Exce1可以为重要的工作簿设置保护可以为重要的工作簿设置保护，限制，限制进行相应的操作进行相应的操作。 第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 1 1限制编辑权限限制编辑权限 在在Exce12003Exce12003中，打开中，打开“工工具具”菜单下的菜单下的“保护保护”下的下的“保保护工作簿护工作簿”，进入，进入“保护工作簿保护工作簿”对话框。选中需要保护的对话框。选中需要保护的“结构结构”或者或者“窗口窗口”，输入密码后确定，输入密码后确定。 工作簿工作簿被保护后所有的操作都不

52、可进行。如果要撤销保护工被保护后所有的操作都不可进行。如果要撤销保护工作簿，按设置保护工作簿的路径选择作簿，按设置保护工作簿的路径选择“保护工作簿保护工作簿”，输入正确，输入正确的密码后可撤销保护。的密码后可撤销保护。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 （一）保护一）保护工作簿工作簿 2 2设置工作簿打开权限密码设置工作簿打开权限密码 设置设置工作簿的打开权限密码后，当再次打开工作簿时需要输入正工作簿的打开权限密码后，当再次打开工作簿时需要输入正确的密码才能打开确的密码才能打开。 在在Exce12003Exce12003中，设置工作簿打开权限密码的方式有以下两种

53、：中，设置工作簿打开权限密码的方式有以下两种： （1 1）执行）执行“文件文件”菜单下的菜单下的“另存为另存为”命令，在命令，在“另存为另存为”对话对话框中，单击右侧的框中，单击右侧的“工具工具”中中“常规选项常规选项”，出现，出现“保存选项保存选项”对话对话框，在框，在“打开权限密码打开权限密码”和和“修改权限密码修改权限密码”文本框中分别输入文本框中分别输入密码。密码。 （2 2）执行）执行“工具工具”菜单下的菜单下的“选项选项”命令，在命令，在“选项选项”的的“安全安全性性”选项卡中的选项卡中的“打开权限密码打开权限密码”文本框中输入文本框中输入密码密码。 三三、数据的保护、数据的保护

54、（二二）保护工作表保护工作表 在在Exce12013Exce12013中，可以对工作表中，可以对工作表进行编辑权限设定，限制他人对工进行编辑权限设定，限制他人对工作表的编辑权限，如插入行、插入作表的编辑权限，如插入行、插入列等。设置方法是：在列等。设置方法是：在“审阅审阅”功功能区中，单击能区中，单击“保护工作表保护工作表”命令，命令，进入进入“保护工作表保护工作表”对话框，设置对话框，设置需要保护的内容以及密码，单击需要保护的内容以及密码，单击“确定确定”按钮按钮。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的

55、应用 （二二）保护工作保护工作表表 在在Exce12003Exce12003中，则是在中，则是在“工具工具”菜单下的菜单下的“保护保护”下的下的“保保护工作表护工作表”中设置。设置完成后，如果要取消权限保护则需输入正中设置。设置完成后，如果要取消权限保护则需输入正确的密码。如果要撤销保护工作表，按设置保护工作表的路径选择确的密码。如果要撤销保护工作表，按设置保护工作表的路径选择“保护工作表保护工作表”，正确输入取消工作表保护时使用的密码后可撤销，正确输入取消工作表保护时使用的密码后可撤销保护。保护。 三三、数据的保护、数据的保护 （三三）锁定单元格锁定单元格 锁定锁定单元格可以使单元格的内容不

56、能被修改，使用单元格可以使单元格的内容不能被修改，使用“锁定单元格锁定单元格”功能必须启用保护工作表功能。功能必须启用保护工作表功能。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用v 操作步骤：操作步骤：（1 1）启用保护工作表。启用保护工作表。（2 2）选定需要保护的单元格或单）选定需要保护的单元格或单元格区域，执行快捷菜单下的元格区域，执行快捷菜单下的“设置单元格格式设置单元格格式”命令，进入命令，进入“单元格格式单元格格式”对话框，选择对话框，选择“保护保护”选项卡，在这里选择选项卡，在这里选择“锁定锁定”，即完成保护单元格，即完成保护单元格设设置置。第四章第四章 电

57、子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用第第三三节节 公式与函数的应用公式与函数的应用一、公式的应用一、公式的应用二、单元格的引用二、单元格的引用三、函数的应用三、函数的应用第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 一一、公式的应用、公式的应用 （一）（一）公式公式的概念及其的概念及其构成构成 公式公式是指由等号是指由等号“= =”、运算体和运算符在单元格中按特定顺序、运算体和运算符在单元格中按特定顺序连接而成的运算表达式。运算体是指能够运算的数据或者数据所在单连接而成的运算表达式。运算体是指能够运算的数据或者数据所在单元格的地址名称、函数等；运算符是使元格

58、的地址名称、函数等；运算符是使Exce1Exce1自动执行特定运算的符自动执行特定运算的符号号。 Exce1Exce1中，运算符主要有四种类型中，运算符主要有四种类型：算术运算符、比较运算符、算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符文本运算符和引用运算符。所有所有运算符都必须在英文半角状态下输入运算符都必须在英文半角状态下输入。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 一一、公式的应用、公式的应用 （二）（二）公式公式的的创建与修改创建与修改 1 1公式的创建公式的创建 Exce1 Exce1中，创建公式的方式包括手动输入和移动点击输入中，创建公式的方式包括手动

59、输入和移动点击输入。 v 手工输入手工输入操作步骤：操作步骤： （1 1）选定目标单元格选定目标单元格； （2 2）在目标单元格或其对应的编辑栏中输入等号）在目标单元格或其对应的编辑栏中输入等号“= =”，输入的内容在，输入的内容在单元格和编辑栏中同步显示单元格和编辑栏中同步显示； （3 3）输入第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体，以下类推，直）输入第一个运算体、第一个运算符、第二个运算体，以下类推，直至最后一个运算体，输入时如有小圆括号，应注意其位置是否适当以及左括至最后一个运算体，输入时如有小圆括号，应注意其位置是否适当以及左括号是否与右括号相匹配；（号是否与右括号相匹配；（4 4）

60、输入完毕按回车键或者单击编辑栏的）输入完毕按回车键或者单击编辑栏的“”“”按钮。按钮。第四章第四章 电子表格软件在会计中的应用电子表格软件在会计中的应用 2 2公式公式的的编辑和修改编辑和修改 公式公式编辑和修改的方法有：编辑和修改的方法有： （1 1）双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。）双击公式所在的单元格直接在单元格内修改内容。 （2 2）选中公式所在的单元格，按下）选中公式所在的单元格，按下“F2F2”建后直接在单元格内建后直接在单元格内更改内容。更改内容。 （3 3）选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏）选中公式所在的单元格后单击公式编辑栏，在公式编辑栏中作相应