企业行政管理实务123

1、c全县中小企业组织人事干部培训全县中小企业组织人事干部培训c布衣公子 精心制作课程纲要课程纲要 1.企业企业行政管理概述行政管理概述 2. 办公室日常行政事务办公室日常行政事务3.人事管理实务人事管理实务4.行政工作的提升和发展行政工作的提升和发展c布衣公子 精心制作一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述案例：有位老师，有一次在北京讲课，有个同学与他交换有位老师，有一次在北京讲课，有个同学与他交换了一张名片，他发现这个同学的名片上面写着了一张名片，他发现这个同学的名片上面写着“不管不管部部”，当时吓了一跳，就问那位同学：，当时吓了一跳，就问那位同学：“为什么有这为什么有这个部门呢？个部门呢？

2、”那位同学笑了笑说：那位同学笑了笑说：“我们这个叫法比较特殊，意我们这个叫法比较特殊，意思就是其他部门都不管的事归我们管，所以叫思就是其他部门都不管的事归我们管，所以叫不管不管部部。”c布衣公子 精心制作一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述由此可见，在企业中人们对行政的理解很由此可见，在企业中人们对行政的理解很混乱，而且组织结构可大可小，有的企业混乱，而且组织结构可大可小，有的企业小到在人事部下面的两个人负责行政事务，小到在人事部下面的两个人负责行政事务，大到集团下设四大中心，其中一个中心就大到集团下设四大中心，其中一个中心就叫叫“行政管理中心行政管理中心”，这已经是很大的，这已经是很大的

3、“行政行政”概念了，基本上已经跳跃出了事概念了，基本上已经跳跃出了事务性的工作，参与了权力性的工作。务性的工作，参与了权力性的工作。c布衣公子 精心制作一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述v 目前，人们对企业行政的理解仍然比较模糊。大体上，人们对目前，人们对企业行政的理解仍然比较模糊。大体上，人们对“行政行政”的认知有两种解释。的认知有两种解释。v 第一种解释，也是最为中规中矩的解释就是第一种解释，也是最为中规中矩的解释就是“政令的执行政令的执行”。对于。对于“行政行政”最原始的理解是最原始的理解是“权力权力”的概念，这在我国政府部门中得到的概念，这在我国政府部门中得到很好的表现，例如我国

4、关于政府公务员行政序列、行政职能、行政权很好的表现，例如我国关于政府公务员行政序列、行政职能、行政权力的交割等。又例如我们国家还专门成立了国家行政学院。力的交割等。又例如我们国家还专门成立了国家行政学院。v 例如，凤凰卫视的老板刘长乐先生的名片上就印了例如，凤凰卫视的老板刘长乐先生的名片上就印了“行政总裁刘长行政总裁刘长乐乐”，你认为这里的，你认为这里的“行政行政”指的是权力还是事务呢？很显然是权力指的是权力还是事务呢？很显然是权力的代表。的代表。c布衣公子 精心制作一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述v 第二种解释，它指的是事务性的工作。第二种解释，它指的是事务性的工作。v 企业其他职能

5、部门的叫法都比较统一，如企业其他职能部门的叫法都比较统一，如“财务部财务部”、“人力资源部人力资源部”、“销售部销售部”、“市场部市场部”等都是特定职等都是特定职能部门的固定叫法，但只有行政这一块的叫法是五花八门能部门的固定叫法，但只有行政这一块的叫法是五花八门的，有的企业叫的，有的企业叫“总裁办总裁办”，有的企业叫，有的企业叫“办公室办公室”，有，有的企业叫的企业叫“行政部行政部”，还有的叫，还有的叫“综合管理中心综合管理中心”、“不不管部管部”等。等。c布衣公子 精心制作 内涵内涵一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述v 行政管理的本质就是服务。行政管理的本质就是服务。v 行政部门应以服

6、务为本，甘当幕后英雄的角色。行政部门应以服务为本，甘当幕后英雄的角色。v 行政以服务于企业为最终目的，行政部门应该兢兢业业、认真细致地行政以服务于企业为最终目的，行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来。活琐事中解脱出来。v 行政部门的工作永远不会成为企业关注的中心。不但不可能，而且不行政部门的工作永远不会成为企业关注的中心。不但不可能，而且不应该。因为，如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说应该。因为，如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明行政

7、工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业明行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目标的实现，以致于引起了大家的关注。最终目标的实现，以致于引起了大家的关注。c布衣公子 精心制作 特点特点一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述v 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。v 行政人员每天都面临着大量的、琐碎的和不起眼的事务。但这些事务行政人员每天都面临着大量的、琐碎的和不起眼的事务。但这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。v 行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等

8、方面都不同于企业其他行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面的业务。方面的业务。v 行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。调。v 行政管理的广度涉及到整个公司或集团的全部运作过程；行政管理的广度涉及到整个公司或集团的全部运作过程；v 行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的深度又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；v 行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；行政管理的重要是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁；v 行政管理的敏感是因为它涉及到每个

9、成员的切身利益。行政管理的敏感是因为它涉及到每个成员的切身利益。c布衣公子 精心制作 综述综述一、企业行政管理概述一、企业行政管理概述v 总体来讲，行政工作有以下十二字概述：总体来讲，行政工作有以下十二字概述：搞好服务、管好事务、搞好服务、管好事务、参与业务。参与业务。这是行政工作的特点，行政工作人员了解工作特点后可以这是行政工作的特点，行政工作人员了解工作特点后可以有针对性、有重点、有目的地开展工作。有针对性、有重点、有目的地开展工作。 企业行政管理属于企业的综合管理部门，人员涉及的主要工作职企业行政管理属于企业的综合管理部门，人员涉及的主要工作职能包括：行政协调、信息处理、决策参谋、综合事

10、务管理。能包括：行政协调、信息处理、决策参谋、综合事务管理。 行政管理人员的基本素质行政管理人员的基本素质 ：遵守制度纪律、人际技能、：遵守制度纪律、人际技能、Office ,办公技能、身心健康办公技能、身心健康. 思考：行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政秘书、行政总监、行政经理、经理秘书、行政主管、行政秘书、总务部主管、档案管理员、企业文化专员、差旅管理员、总务部主管、档案管理员、企业文化专员、差旅管理员、ISO9000专员等行政管理岗位有什么素质要求？专员等行政管理岗位有什么素质要求？ c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务 办公室的认识办公室的认识办公

11、室涵义办公室涵义 ： 机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构，是设机关和企事业单位内部办理行政事务的工作机构，是设在上司身边直接为上司服务的综合部门；协助上司办理专在上司身边直接为上司服务的综合部门；协助上司办理专门事项、起辅助和协调整个日常工作作用的部门。门事项、起辅助和协调整个日常工作作用的部门。 办公室的地位和作用办公室的地位和作用 :中心的地位和作用、枢纽的地位中心的地位和作用、枢纽的地位和作用和作用 、窗口的地位和作用。、窗口的地位和作用。 办公室的外部职能办公室的外部职能 ：服务职能、指导职能服务职能、指导职能 、管理职能、管理职能 、监督职能、监督职能 、协调职能、协调职能

12、。 办公室的内部管理：办公室的内部管理：办公室制度规范、办公室文化、办办公室制度规范、办公室文化、办公室员工管理。公室员工管理。c布衣公子 精心制作企业行政规划企业行政规划行政组织设计；办公环境设计；办公自动化建设；企业规章管理；行政组织设计；办公环境设计；办公自动化建设；企业规章管理；行政事务管理行政事务管理接待工作管理；值班工作管理；会务工作管理；企业信印管理；保接待工作管理；值班工作管理；会务工作管理；企业信印管理；保密工作管理；表单管理；印刷品管理；行政经费管理；出国出境工密工作管理；表单管理；印刷品管理；行政经费管理；出国出境工作管理；作管理；文书档案管理文书档案管理文件收发管理；文

13、书撰写与管理；文书归档管理；文件收发管理；文书撰写与管理；文书归档管理；行政人事管理行政人事管理人员聘用及变动管理；培训管理；薪资福利管理；人事评定与考核人员聘用及变动管理；培训管理；薪资福利管理；人事评定与考核行政礼仪接待行政礼仪接待办公室接待礼仪；电话接听礼仪；会议礼仪；外宾接待礼仪；宴会办公室接待礼仪；电话接听礼仪；会议礼仪；外宾接待礼仪；宴会与舞会组织礼仪；庆吊礼仪；与舞会组织礼仪；庆吊礼仪；总务后勤管理总务后勤管理财产管理；物资管理；员工食堂宿舍管理；安全卫生管理；环境绿财产管理；物资管理；员工食堂宿舍管理；安全卫生管理；环境绿化管理化管理 办办公室工作公室工作内内容容二、办公室日常

14、行政事务二、办公室日常行政事务c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务v 行政组织设计：行政组织设计：指明组织中总共设立了哪些部门、指明各级管理指明组织中总共设立了哪些部门、指明各级管理者的职位名称、指明各个部门的负责人是谁者的职位名称、指明各个部门的负责人是谁 、指明组织内上下级的、指明组织内上下级的隶属关系和责任关系、使每一位员工明确自己的职位在组织中的地位。隶属关系和责任关系、使每一位员工明确自己的职位在组织中的地位。v 办公环境设计：办公环境设计：v 办公自动化建设：办公自动化建设：v 企业规章管理：企业规章管理： 企企业业行政行政规划规划c布衣公子 精心制作二

15、、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务 企业对外联络的对象企业对外联络的对象 政府管理部门政府管理部门、业务相关单位、社会媒体、供应、业务相关单位、社会媒体、供应商、经销商、客户、竞争对手、行业协会商、经销商、客户、竞争对手、行业协会 等等等等 联络方式：联络方式：日常联络（节日、庆典）、任务宴请日常联络（节日、庆典）、任务宴请或拜访等等或拜访等等 接待工作：事前准备接待工作：事前准备接待接待后续工作后续工作 重点技巧技能：重点技巧技能：建立好第一印象建立好第一印象（介绍、明片、（介绍、明片、形象）；形象）； 寻找话题：寻找话题：既要围绕工作，又要交上朋友；既要围绕工作，又要交上朋友；用心

16、注意细节。用心注意细节。 联络与联络与接待接待c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务 外事接待：注意有关国家主权等敏感问题的说法；注意尊外事接待：注意有关国家主权等敏感问题的说法；注意尊重国家、民族的习惯；内外有别，注意保密工作；对外事重国家、民族的习惯；内外有别，注意保密工作；对外事务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留有余地。务的管理、手续都较为复杂，要提前办理留有余地。 赠送商务礼物：赠送商务礼物：商务礼品的意义作用、商务礼品的选择、商务礼品的意义作用、商务礼品的选择、把握赠送的时机、把握赠送的时机、商业礼品的赠送要领商业礼品的赠送要领。v思考：思考： 邀请经销

17、商、供应商、关系户到修水开会有什么邀请经销商、供应商、关系户到修水开会有什么 特色礼物？特色礼物？ 联络与联络与接待接待c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务v基本工作：基本工作： 收、发、管、用收、发、管、用v重点：收文抓催办、发文抓把关、保管抓分类、重点：收文抓催办、发文抓把关、保管抓分类、利用抓方便。利用抓方便。v核心：文件的利用核心：文件的利用 文件管理文件管理c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务 含义：对员工外出工作的管理或协助；包括：交通安排、含义：对员工外出工作的管理或协助；包括：交通安排、食宿安排、出差经费、各类手续。食宿安

18、排、出差经费、各类手续。 主要问题：主要问题： 管理太严，影响员工工作积极性；管理太严，影响员工工作积极性； 管理太松，产生漏洞，成本上升。管理太松，产生漏洞，成本上升。 交通安排交通安排 出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、客车、飞出差的交通手段有公司车辆、的士、火车、客车、飞机、轮船等六种。机、轮船等六种。 事先根据出差级别规定好可选的范围；事先根据出差级别规定好可选的范围； 留好票据以供报效；留好票据以供报效； 商务活动要避免过分节俭耽误工作。商务活动要避免过分节俭耽误工作。 差旅管理差旅管理c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务食宿安排食宿安排 酒店的级别：

19、酒店的级别：15星级酒店、兴新的快捷酒店星级酒店、兴新的快捷酒店住宿注意：住宿注意： 根据工作需要选择酒店：方便，配套服务根据工作需要选择酒店：方便，配套服务 酒店价格浮动很大，争取优惠；酒店价格浮动很大，争取优惠； 注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等；注意酒店各项规定：退房、自费项目、免费项目等；办理出国手续办理出国手续 基本流程：办理护照基本流程：办理护照签证（申请、面试）签证（申请、面试）注意问题：注意问题： 护照的性质与限制；护照的性质与限制； 提前的时间；提前的时间； 拒绝签证的可能；拒绝签证的可能； 差旅管理差旅管理c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常

20、行政事务差旅费用报销差旅费用报销 一般流程：一般流程：个人垫付（公司预借）个人垫付（公司预借）消费、保留票据消费、保留票据凭票据，领导签字报帐凭票据，领导签字报帐领款，冲低借款。领款，冲低借款。报销上的注意：报销上的注意： 健全报销制度，加强监管；健全报销制度，加强监管； 简化流程，服务员工；简化流程，服务员工； 加强审查，杜绝作假；加强审查，杜绝作假； 精打细算，鼓励节俭。精打细算，鼓励节俭。 差旅管理差旅管理c布衣公子 精心制作二、办公室日常行政事务二、办公室日常行政事务v讲究效率：讲究效率： 减少时间，减少成本，增加效果。减少时间，减少成本，增加效果。 会议会议管理管理c布衣公子 精心制

21、作三、人事管理实务三、人事管理实务 概概述述c布衣公子 精心制作三、人事管理实务三、人事管理实务 概概述述c布衣公子 精心制作三、人事管理实务三、人事管理实务员工录用（用人计划、岗位设置、招聘、面试）员工录用（用人计划、岗位设置、招聘、面试）转正（试用、培训）转正（试用、培训）转岗（内部、外部）转岗（内部、外部）档案建立，信息利用。档案建立，信息利用。注意事项：注意事项： 1、新进员工资料不完整；、新进员工资料不完整； 2、人员资料填写不规范；、人员资料填写不规范； 3、人事资料要保证真实性与有效性。、人事资料要保证真实性与有效性。 队队伍建伍建设设c布衣公子 精心制作三、人事管理实务三、人事

22、管理实务招聘：招聘：信息发布：信息发布：待遇确定：待遇确定：培训：培训：员工手册：员工手册：业务操作业务操作短期培训和长期培训相结合：短期培训和长期培训相结合：劳动合同：劳动合同： 队队伍建伍建设设c布衣公子 精心制作三、人事管理实务三、人事管理实务日常管理制度：日常管理制度：薪酬机制：薪酬机制：绩效考核机制：绩效考核机制：作用：任职依据、调配依据、培训依据、报酬依据、激励作用。作用：任职依据、调配依据、培训依据、报酬依据、激励作用。内容：德、能、勤、积、廉内容：德、能、勤、积、廉奖惩机制：奖惩机制：（激励）原则：与预定目标相结合，物质与精神相结合；奖惩结合，按（激励）原则：与预定目标相结合，

23、物质与精神相结合；奖惩结合，按需激励。需激励。惩罚的技巧：不能不教而诛杀；惩罚的技巧：不能不教而诛杀； 不能全盘否定；不能全盘否定； 不掺杂个人恩怨；不掺杂个人恩怨； 不以言代法，以罚代管；不以言代法，以罚代管； 打击面不能太大，尊重自尊心和隐私权。打击面不能太大，尊重自尊心和隐私权。 机制建机制建设设c布衣公子 精心制作三、人事管理实务三、人事管理实务以人为本，人性化管理！以人为本，人性化管理！公司：员工是根本财富！公司：员工是根本财富！员工：公司是发展的平台！员工：公司是发展的平台！理念：理念：劳动赚工资、学技术、积累经验。劳动赚工资、学技术、积累经验。 文化建文化建设设c布衣公子 精心制

24、作四、行政工作的提升与发展四、行政工作的提升与发展行政工作主体的职业规划：行政工作主体的职业规划：自我认识自我认识自我提升自我提升自我实现自我实现自我超越自我超越用心，再用心，更用心！用心，再用心，更用心！努力，在努力，更努力！努力，在努力，更努力！ 职业规划职业规划c布衣公子 精心制作四、行政工作的提升与发展四、行政工作的提升与发展 行政系统行政系统 首先是要加强企业行政管理的制度建设。首先是要加强企业行政管理的制度建设。“没有规矩不成方圆没有规矩不成方圆”，制，制度是企业管理的基石。企业应注重行政制度的建设与加强，通过制度度是企业管理的基石。企业应注重行政制度的建设与加强，通过制度正本清源。正本清源。 其次是要全面实行流程化管理。行政工作总是千头万绪，制度只是基其次是要全面实行流程化管理。行政工作总是千头万绪，制度只是基础，行政上的许多环节需要靠流程图来实现，流程图的好处就在于它础，行政上的许多环节需要靠流程图来实现，流程图的好处就在于它能够简单明了地说明工作的关键点，做到能够简单明了地说明工作的关键点，做到“分工清晰、责权