材料采购管理办法(初稿)

1、材料采购管理办法（试行）编号：EMSWQ-Z-CG02版号：A/0页码：第 10 页 共 10 页材料采购管理办法(试行)【主责部门：招标采购部】编制日期审核日期审批日期一、 总则1 目的为规范公司工程材料、设备类采购工作，提高投资效益，确保所购甲供、甲指乙供及乙供材料、设备符合项目工程要求，根据国家现行法律、法规并结合公司实际，制定本办法。2 适用范围本办法适用于本办法适用于公司新建、改建和扩建的所有工程项目的设备和材料采购的招投标采购活动。3 术语和定义3.1 甲供材料:甲方与供货商签订供货（供货及安装）合同，并由甲方直接向供货商采购的材料；3.2 甲指乙供:指由公司指定材料和设备的供应商

2、、品牌、规格、价格、技术参数等，由施工单位负责与供货商签订合同，支付货款，采购材料及安装；3.3 乙供材料: 是指甲方对乙方购买的材料、设备进行范围界定以及对品牌、价格等进行确认的过程工作；3.4 建设单位：甲方，施工单位：乙方。4 甲供、甲指乙供及乙供材料确认原则4.1 项目工程启动前期针对工程具体情况，明确甲供材料、甲指乙供材料、乙供材料的详细范围；4.2 一般情况下，甲指乙供及乙供材料由项目工程部与招标采购部共同报总经理定样确认即可，部分材料需设计参与定样确认。5 职责5.1 招标采购部是甲供、甲指乙供、乙供材料和设备采购的主管部门，负责采购及认价全过程的操作；5.2 招投标小组对采购全

3、过程进行监控；5.3 设计、成本预算部、项目工程部、财务部是材料、设备采购的协办部门。5.3.1 设计、项目工程部和招标采购部负责材料、设备选型；5.3.2 预算部负责造价成本核算，并协同招标采购部对价格审核。5.3.3 财务部负责资金筹措。二、 甲供材料管理流程1 目的为规范公司甲供材料管理工作，提高工作质量和办事效率，保证采购人员正确、高效地实施管理与服务，完善监督机制，兼顾质量和成本，提高材料、设备质量，减少采购成本，结合公司的实际情况，特制定本流程。2 甲供材料采购计划2.1 项目开工前，项目工程部应根据工程开发计划编制材料/设备需求计划总表，提交招标采购部，由招标采购部制定项目的材料

4、、设备采购计划。2.2 在建项目应在每年年初招标采购部随工程年度计划编制完成下一年的采购计划，包括材料设备名称、规格、性能参数、数量、拟招标起止日期、计划进场时间等。2.3 实施中的工程项目的甲供材料的进场计划由工程部根据与施工单位确认的施工进度计划提报：2.3.1 一般材料提前30天提交；设备提前60天提交；2.3.2 需定制的材料设备、重大或集中采购的项目需适当提前。3 甲供材料执行程序3.1 施工单位依据施工合同、招标文件、工程量清单、施工图纸要求等，对需要的甲供材提出书面申请；3.2 施工单位在规定时间内按要求填写材料/设备申请单工程部（审核规格型号是否与图纸相符）成本预算部（对申报数

5、量、技术参数、规格型号等是否符合要求审核）招标采购部；3.3 招标采购部按照材料/设备申请单内容和金额确定采取招标方式或询价采购；已有合作协议的，业务经办人填写材料/设备订货单直接订货；需进行招标的，按公司招标采购流程执行；3.4 实施询价采购的，招标采购部通过询价方式将最终确定的价格填入材料/设备采购审批表，并附材料/设备询价单及材料/设备采购汇总分析表，报招标采购部分管领导及公司总经理审批。3.5 材料/设备申请单包括内容： 3.5.1 工程名称，使用部位、申请单编号；3.5.2 施工单位、项目工程部主管工程师及负责人审核签字，成本预算部、招标采购部负责人、招标采购分管领导及公司总经理审核

6、签字；3.5.3 材料设备的名称、规格型号、数量等；3.5.4 申请时间、要求到货时间。 36 材料/设备采购审批表应包含以下内容：3.6.1 审批表编号； 3.6.2 材料设备名称、规格型号、单位、数量、单价、合计等；3.6.3 招标采购部负责人、招标采购分管领导、公司总经理审核签字。4 甲供材料采购工作的组织实施按公司招标采购管理流程（WQTZ-ZB-CG01）文件组织实施采购。5 封样核准程序5.1 招标采购部在询价、谈判过程中，签订*材料/设备采购合同之前，要求供应商提供签字盖章、封存的样品，作为投标、报价的实物依据；5.2 项目工程部对样品的质量、规格、外观、颜色等进行确认，选定符合

7、要求的厂家、品牌。招标采购部根据项目工程部确定结果签字封存样品，一样一封，保证封样单牢固。样品封存两份，并填写材料设备封样清单项目工程部和招标采购部各保存一份；5.3 封存的样品作为现场收货的依据，发生质量争议时，以封存样品质量为准。6 审批时限6.1 材料/设备申请单及材料/设备审批表审批传递过程中各相关部门的审核时限要求如下：6.1.1 成本预算部、项目工程部及招标采购部的审核时间各为0.5个工作日；6.1.2公司总经理的审批时限为1个工作日。6.2 招标采购部文员负责审批件的内部审批传递。材料/设备审批表原件一式三份，财务部、招标采购部各一份。7 甲供材料的监管及验收7.1 成本预算部在

8、审核施工单位上报的甲供材料数量时，如发现施工单位用量计划超出预算，向项目工程部提出超量供应预警。工程进度款、结算款申报时，成本预算部负责依据合同扣除甲供材料款；7.2 项目工程部负责甲供材料的接收和验收工作。招标采购部应提前1-2天通知工程部材料进场时间，项目工程部组织招标采购部、施工单位、供货商进行联合验收，验收人员应严格按申请单中（有封样的按照封存样品）的规格型号、技术参数进行检验，检验结果应当场签署，不符合要求的材料必须退场；7.3 材料、设备验收合格后，验收人员共同签署甲供材料/设备签收检验单，一式肆份，供应商、招标采购部、项目工程部、施工单位各一份；7.4 签订供货合同的供应单位交货

9、时不到现场的，视为同意验收各方的验收结果，由采购部负责转交甲供材料/设备签收检验单。各方签字的甲供材料/设备签收检验单，作为供货方履行合同和付款的依据，否则财务部不予受理；7.5 招标采购部负责甲供材料、设备的台账登记及台账管理工作。三、 甲指乙供材料管理流程1 目的为规范甲指乙供材料、设备的宏观把控，提高材料、设备的质量，降低采购成本，减少重复核价流程，综合公司的实际情况，明确甲乙双方对甲指乙供材料、设备管理职责，特制定本管理办法，施工单位必须无条件按此管理办法执行。2 甲指乙供材料采购计划甲指乙供材料采购计划按此管理办法第二节第2 小点甲供材料采购计划执行。3 甲指乙供材料执行程序3.1

10、施工单位依据施工合同、招标文件、工程量清单、施工图纸要求等，对需要的甲指乙供材料提出书面申请；3.2 施工单位在规定时间内按要求填写材料/设备申请单工程部（审核规格型号是否与图纸相符）成本预算部（对申报数量、技术参数、规格型号等是否符合要求审核）招标采购部；3.3 招标采购部按照材料/设备申请单内容和金额确定采取招标方式或询价采购；已有合作协议的，施工单位直接订单采购；需进行招标的，按公司招标采购流程执行；3.4 实施询价采购的，招标采购部通过询价方式将最终确定的价格填入材料/设备采购审批表，并附材料/设备询价单及材料/设备商务汇总分析表，报招标采购部分管领导及公司总经理审批。4 甲指乙供材料

11、采购工作的组织实施按公司招标采购管理流程（WQTZ-ZB-CG01）文件组织实施，并签订框架性协议，协议签订后转发施工单位一份，由施工单位组织采购。5 封样核准程序5.1 招标采购部在询价、谈判过程中，签订*材料/设备采购协议之前，要求供应商提供签字盖章、封存的样品，作为投标、报价的实物依据；5.2 项目工程部对样品的质量、规格、外观、颜色等进行确认，选定符合要求的厂家、品牌。招标采购部根据项目工程部确定结果签字封存样品，一样一封，保证封样单牢固。样品封存叁份，施工单位、项目工程部和招标采购部各保存一份；5.3 封存的样品作为现场收货的依据，发生质量争议时，以封存样品质量为准。6 审批时限6.

12、1 材料/设备申请单审批传递过程中各相关部门的审核时限要求如下：6.1.1 成本预算部、项目工程部及招标采购部的审核时间各为0.5个工作日；6.1.2公司总经理的审批时限为1个工作日。6.2 招标采购部文员负责审批件的内部审批传递并进行存档；6.3 如招标采购部在项目启动前已按招标或询价流程提前签订*材料/设备采购协议，施工单位可按协议约定的内容直接进行采购。7 甲指乙供材料的监管及验收7.1 成本预算部在审核施工单位上报的甲指乙供材料数量时，如发现施工单位用量计划超出预算，向项目工程部提出超量供应预警；7.2甲指乙供材料进场时，招标采购部应提前1-2天通知工程部材料进场时间，项目工程部组织招

13、标采购部、施工单位、供货商进行联合验收，验收人员应严格按申请单中（有封样的按照封存样品）的规格型号、技术参数进行检验，检验结果应当场签署，不符合要求的材料必须退场；7.3 材料、设备验收合格后，验收人员共同签署材料/设备签收检验单，一式肆份，供应商、接收单位，招标采购部、项目工程部各一份；7.5 招标采购部对甲指乙供材料、设备不定时进行抽查，如施工单位项目现场所用的材料、设备非我公司协议单位中约定的厂家、品牌、规格型号，我公司将根据项目工程影响程度对施工单位进行处罚并更换回协议中的材料和设备。四、 乙供材料认价管理流程1 目的加强乙供材料认价管理，规范工作程序，明确各部门职责，确保乙供材料符合

14、公司的品质和预算成本要求，特制定本管理流程。2 参与部门流程中承担的职责2.1 施工单位：负责提出材料认价申请。2.2 项目工程部2.2.1 对施工单位提报的乙供材料认价申请的材质要求、规格及使用部位进行初审，并及时转交公司招标采购部进行认价；2.2.2 审核乙供材料是否符合设计要求，施工单位的认价申请文件是否规范；2.2.3 负责乙供材料的验收和材料现场使用的监督管理工作。2.3 招标采购部：2.3.1 进行市场考察的乙供材料，提出品牌、市场价格行情、供应商等参考意见；2.3.2 必要时，组织对供应商考察；2.2.3 招标采购部认价结果报招标采购部分管领导审核决策。3 乙供材料认价工作程序3

15、.1 提出认价需求施工单位根据施工进度，向我公司项目工程部提交乙供材料认价申请单，提出所供材料的进场计划需求（包括使用材料的数量、时间等），如乙方在前期已确定材料的品牌、规格、品质，施工单位需同时提报供应商报价。u 报价单必须加盖供货商印章，注明联系人姓名及联系电话、报价日期及报价有效期；u 材料详细品牌、规格必须认真填写清晰完整。u 材料预估数量，由申请单位填写，由监理及项目工程部复核。3.2 审核认价申请及确认3.2.1 项目工程部现场工程师对乙供材料认价申请单及相关资料审核后，提出材料规格、品牌和质量技术要求，经项目工程部负责人确认后提交招标采购部；3.2.2公司招标采购部通知供应商报价

16、，必要时组织乙供材料招标，了解供应商及市场行情并出具定价意见；3.2.3公司招标采购部负责人参考市场行情，根据成本预算、市场价格调查、施工质量要求等，做出认价决策报公司招标采购部分管领导审批；3.2.6招标采购部分管领导对供应商认价进行审批后，向施工单位下达乙供材料认价确认单，项目工程部负责检查施工单位乙供材料执行情况；3.2.7 乙供材料认价确认单招标采购部备案并抽查检查该项制度的执行情况；3.2.8 施工单位接受乙供材料认价确认单后，与供应商签订合同。3.2.9 公司招标采购部是认价的责任部门，负责收集供应商报价和资料，如供应商提供样品的，由项目工程部收集保管样品，并对样品进行检查，如有不

17、合格样品，则要求供应商重新报送或取消供应商资格。4 审核时限4.1 月度乙供材料认价申请审核时限：4.1.1 项目工程部须于收到认价申请单1个工作日内完成审核；4.1.2 招标采购部须于收到认价申请单1个工作日内完成审核，须于3个工作日内完成核价（需组织三方招标的20个工作日内）；4.1.3 招标采购部分管领导须于收到认价确认单1个工作日内审批。4.1.4 临时增加的认价申请审核时限：(总体不得超过5天)4.1.5 项目工程部须于收到认价申请单0.5个工作日内完成审核；4.1.6 招标采购部须于收到认价申请单0.5个工作日内完成审核，3个工作日内完成核价；4.1.7 招标采购部分管领导须于收到

18、认价确认单1个工作日内完成审批。5 乙供材料认价管理规定5.1 认价的依据来源于四个方面：5.1.1 公司价格信息库；5.1.2 供应商报价及市场询价；5.1.3 招投标；5.1.4 建材信息价下浮一定比例。5.2 选择四种认价方式的规定：5.2.1在市场价格相对稳定的情况下，且材料批量较小，若公司价格信息库中有最近的认价数据，可直接参照使用；5.2.2 无最近认价数据，市场价格有波动，施工单位供应商报价及其它供应商报价作为认价依据；5.2.3若无法参照上述方式确定认价，可参照本地最近一段时期的信息价下浮一定比例后执行。5.3 施工单位应在工程项目开工30天前编制*项目乙供材料采购进场总计划（明确认价材料定版定样时间、标书发布时间、合同签订时间或给出认价通知时间），提交项目工程部审核确认。5.4 施工单位应在每月20日前提报下月乙供材料认价申请，其中大宗材料认价申请提报的时间应充分考虑招标组织时间，时间节点周期参照物资采购周期表。5.5 施工单位推荐的供应商须无条件配合甲方对其资质、信用状况、生产能力、经营状况、市场口碑、市场份额、价格、质量等的调查，否则不列入供应商指定（推荐）范围。5.6 同种材料甲方根据调查情况一般择优选定、指定（推荐）二家以上供应商，有特定要求的可只指定一家。5.7 乙供材料认价确认单只对当月有效，施工单位